一天25小时_用Outlook2007管理时间.doc

精品资料一天25小时 用Outlook2007管理时间2007-04-11 09:49:56来源: it168网友评论 2 条 进入论坛很多人都有这样的体会，每天工作紧张而忙碌，却又常常被领导突然下达的命令把计划打乱，邮件太多怎么也找不到想要的附件文档，会议前的等待无奈又必须，到了下班时间才想起来还有几项今天必须完成的任务。今天我就来帮助您解决这一困境，讲解如何使用Outlook2007进行有效的时间管理。一、颜色与后续标记邮件信息快速标注每天早晨打开Outlook，我们可能会收到大量的邮件：有些是领导分配的任务，有些是朋友发来的笑话，有些是同事提的问题，有些是亲友发来的祝福，还有一些是讨厌的垃圾邮件。我们是不是应该仔细的阅读每一封信逐一处理呢？我认为不应该这样。我们应该先预览邮件，判断邮件的重要程度，删除垃圾邮件，回复容易处理的邮件。对一些需要大量时间去处理或者需要后续提醒的邮件，用Outlook 2007的颜色与后续标记功能进行标记。在Outlook 2003中，颜色标记和后续标记是同一个概念。Outlook 2007中把他们分开，变成两个功能。其中，颜色标记可以对颜色进行选择、对名称进行修改，同一封邮件可以标注多个颜色标记，方便对邮件进行具体的规类和管理。我们可以在颜色标记的方框上点击鼠标右键，选择“所有类别”，在弹出的窗口中对颜色进行命名。命名完后我们可以右键点击颜色标记的方框，选择适合这封信的颜色标记。如果我们还需要对这封邮件的相关事件进行后续工作，那么我们还需要添加后续标记。后续标记在Outlook 2007中不再仅仅是一个标记而已，它被赋予了时间节点的概念。设置后续标记的目的是提醒您在限定的时间内完成后续工作。我们可以看到在对邮件设置后续标记以后，“待办事项栏”和“任务”中都相应的增加了提醒，提示您在限定的时间内完成该邮件的后续工作。如果这封邮件是一封会议的提醒邮件，我们可以直接拖动它到待办事项栏的日期上，选择好相应的时间，我们就可以看到相应的会议安排，届时Outlook会准时提醒您参加。二、日历合理安排各项时间预览完邮件后我们还需要看一下自己的日历，看看哪些事情是已经安排好的，哪些时间是空闲时间，可以用来处理今天的任务。在有Exchange服务器支持的情况下，我们可以将日历共享给同事，让同事了解自己的时间安排，避免时间上的冲突。在日历的左边点击“共享我的日历”，填写收件人进行发送，就可以将日历共享给同事。在没有Exchange服务器的环境下我们可以将日历发布到网上，点击“发布我的日历”，输入Microsoft Live ID，选择相应的权限，将你的日历信息通过E-Mail发送给想要查看的对象，即可完成日历的发布。你还可以直接通过E-Mail将日历发送给你的同事。点击“通过电子邮件发送日历”，选择要发送的日历，再输入接收人的邮件地址，点击发送即可。为了避免在发布和共享日历中出现尴尬，我们可以通过建立多个日历来进行日程管理，比如我们可以建立一个公司日历，建立一个私人日历，将公私分开进行管理。新建日历的方法很简单，只要在左侧日历上点击鼠标邮件，选择“新建文件夹”，弹出的窗口中命名为“私人日历”即可。日历默认是以并排模式显示的，我们可以在右侧的日历选项卡上点击鼠标右键，选择“以重叠模式查看”。这种模式下我们可以看到其它日历以半透明的方式显示在上面，便于我们安排合理的时间以避免冲突。三、任务今日事今日毕看完日历后我们需要再看一下今天有什么任务需要完成，还有什么任务没有添加上去，完善今天的任务列表。需要注意的是任务只能以天为单位，不能以小时为单位。如果要限定某时之前完成需要使用日历。在任务列表的空白栏中我们点击右键，选择新建任务，输入主题、内容和开始完成时间即可。在Exchange的支持下，我们还可以跟同事共享我的任务列表。点击“共享我的任务文件夹”，在弹出的窗口中填入收件人，点击发送即可。四、待办事项栏工作信息一目了然做完这些时间仅仅过去半小时，这时我们就可以有条不紊的处理自己的邮件和任务了。Outlook 2007新增了待办事项栏，处理邮件的同时能在右边显示日历和任务，非常方便。五、邮件搜索即时搜索省时省力处理邮件时我们经常会面临找不到想要的附件的尴尬。Outlook 2007基于Windows Vista核心搜索技术的Windows Desktop Search，可以利用系统空闲时间对邮件进行索引，实现即输即搜特性，另外它还可以对附件的内容进行搜索。我们只要点击搜索右边的小双箭头，点击“添加条件”，选择“附件内容