信用社(银行)信贷档案规范化管理办法.doc

信用社（银行）信贷档案规范化管理办法第一条 为了加强信用社信贷档案的科学管理，保障信贷资金安全，有效地为信贷管理和投资决策提供参考依据，根据中华人民共和国商业银行法、贷款通则和辽宁省农村信用社信贷管理基本制度有关规定，制定本办法。 第二条 信用社贷款档案，是各社在管理和经办各类人民币贷款和外汇贷款工作活动中形成的，具有史料价值和查考利用价值的贷款管理专业技术材料的总称，是贷款管理工作的原始凭证和参考依据。 第三条 信用社贷款档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。即：在联社的统一领导下，各基层信用社负责建立本社所管理和经办的信贷档案，并负责对本社系统贷款档案工作进行指导、监督和检查。同时接受联社对本社贷款档案工作的指导、监督和检查。 第四条 各基层信用社应重视贷款档案管理工作，加强对贷款档案工作的领导。信贷业务部门和档案部门应相互支持，密切配合，使贷款档案得到完整的保存、科学的管理和有效的利用。 第五条 凡是本社管理和本社直接经办的用信贷资金发放的各类人民币、外汇贷款项目，均属于贷款档案归档范围，均应按照本办法建立贷款档案。其中属于本社经办的贷款项目，应保证其档案材料的齐全完整；属于本社管理的贷款项目，其档案资料的收集，以能够满足贷款工作管理需要为准。 第六条 贷款档案的具体内容包括： （一）自然人贷款归档内容： 借款人基础资料 （1）贷款申请书（2） 借款人及配偶身份证明（复印件）（3）借款人及配偶户口簿（复印件）（4）借款人及配偶收入证明（5）申请人及家庭有效资产证明2贷款信息材料 （1） 调查报告（2）借款人还款计划或还款承诺（3）所在村委会组织的意见（4）贷款审批会议记录（5）借款合同及担保、抵（质）押合同3保证人需提供的资料 （1） 保证人及配偶身份证明（复印件）（2） 保证人及配偶收入证明（3） 保证人财务状况或财产收入证明4抵押人需提供的资料 （1） 同意抵押意向书（原件）（2） 抵押物评估报告（由中介机构提供原件）（3） 评估单位资格证明（复印件）（4） 抵押物清单（原件或复印件）（5） 抵押物权利证书，如土地使用权证、房屋所有权使用证（复印件）（6） 客户及家庭18岁以上成员同意抵押的证明（7） 房产交易契税证（8） 第三方财产共有人抵押同意书（9） 房屋他项权利证复印件（10） 房产抵押登记表5质押人需提供的资料 （） 同意质押意向书（原件）（） 出质人身份证明（复印件）（） 质押物出质人及财产共有人同意质押的方面材料（） 质押人有关身份证明（原件或复印件）6信用社内部需提供的资料借款 （） 开立贷款帐户通知书（） 贷款凭证（） 还款凭证（） 信贷员的日常贷后检查记录（） 信贷业务到期通知书（） 会计部门出具的本金及利息结清清单（） 信贷业务逾期催收通知书（） 贷款展期协议书（） 自然人其他贷款五级分类认定表（5万元以上）（） 其他需要说明的材料（二）农户小额信用贷款归档内容： 借款申请书。 农村信用社农户信用等级测评表 农户经济情况登记卡 农户小额信用贷款证 借款人及配偶身份证明(复印件) 借款人及配偶户口簿(复印件) 借款人及与偶收入证明 申请人及家庭有效资产证明 调查报告 借款人的历史还款记录 所在村委会组织的意见 贷款审批会议记录 贷款人还款计划或还款承诺 贷款凭证 还款凭证 信贷员的日常贷后检查记录 信贷业务到期通知书 会计部门出具的本金及利息结清清单 信贷业务逾期催收通知书 贷款展期申请书 贷款展期协议书 其他需要说明的材料（三）农户联保贷款归档内容： 联保小组成员借款申请书 农户联保贷款联保协议书 借款人及配偶身份证明(复印件) 借款人及配偶户口簿(复印件) 借款人及配偶收入证明 申请人及家庭有效资产证明 各联保户身份证明(复印件) 各联保户家庭有效财产证明 农户联保贷款借款合同 调查报告 借款人的历史还款记录 所在村委会组织的意见 农户联保贷款调查审查审批表 借款人还款计划或还款承诺 贷款凭证 还款凭证 信贷员的日常贷后检查记录 信贷业务到期通知书 会计部门出具的本金及利息结清清单 信贷业务逾期催收通知书 贷款展期申请书 贷款展期协议书 其他需要说明的材料（四）企事业单位贷款归档内容： 借款人基础资料 （） 营业执照(复印件)（） 法定代表人身份证明(原件或复印件)、签字样本（原件）（） 贷款卡（复印件）密码及近期贷款卡查询记录（） 公司章程（复印件）及成立文件（） 验资报告及企业主要资产明细材料（） 客户近2年及近期的财务报告、其他相关的财务资料（） 组织机构代码证（复印件）（） 开户证明（复印件）（） 税务登记证（复印件）（） 验资报告（） 特殊行业生产经营许可证贷款信息材料 （） 借款人的贷款申请书（） 贸易购销合同、承包协议书（） 信贷业务调查报告（原件）（） 信贷审批决策文件（原件）（） 信贷审批决策文件（原件）（） 信贷借款合同及保证合同、抵（质）押合同（原件） 3保证人需提供的资料 （） 营业执照（复印件）（） 法定代表人身份证明（原件或复印件）、签字样本（原件）（） 组织机构代码证（复印件）（） 贷款证（卡）密码（复印件）（） 客户近2年及近期财会报告（原件或复印件）（） 董事会同意提供保证的决议或具有同等效力的证明（原件）4抵押人需提供的资料 （） 同意抵押意向书（原件）（） 抵押物评估报告（由中介机构提供原件）（） 评估单位资格证明（复印件）（） 抵押物清单（原件或复印件）（） 抵押物权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证（复印件）（） 有处分权人同意抵押的证明文件，包括：董事会同意抵押的决议或具有同等效力的证明（原件）第三人同意提供抵押的书面证明（原件）抵（押）物财产共同人同意抵（质）押的证明（原件）国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明（原件）（） 抵押人有关身份证明（原件或复印件）（） 抵押物保险单据（原件或复印件）（） 抵押登记证明（原件）5质押人需提供的资料 （） 同意质押意向书（原件）（） 出质人身份证（复印件）（） 质押物出质人及财产共有人同意质押的书面材料（） 质押人有关身份证明（原件或复印件）（） 存单登记止付的证明（原件）（） 权利质物清单（） 质押登记证明（原件）6信用社内部需提供的资料 （） 贷款凭证（） 还款凭证）含分期还款凭证（） 信贷员的日常贷后检查记录（走访考察记录、备忘录）（） 贷后检查报告（） 贷款到期通知书（） 农村信用社催款通知（） 处置抵押物通知书（） 信贷资产五级分类认定表（） 信贷资产风险分类认定工作底稿（） 信贷资产五级分类分析报告（） 其他需要说明的有关材料（五）贴现业务归档内容： 贴现业务申请书 法人授权委托代理人证明（原件） 贷款证（卡）密码（复印件）及近期贷款卡查询记录 董事会同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明（原件） 有效的商品（原料）购、销合同（复印件） 申请贴现的商业汇票（正面及背面复印件） 申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据，或者其他能够证明票据合法持有的证明 会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见及票据真实性查询通知书 信贷调查及审批文件（原件） 贷款凭证（贴现凭证） 贴现协议 第七条 根据各贷款项目不同的保存和利用价值，人民币贷款档案的保管期限分为三种。凡国家重点建设项目，以及具有史料价值建设项目的贷款档案资料为永久保管；一般大中型建设项目、限额以上技改项目的贷款档案资料，保管期限为年；农户小额信用、农户联保、城镇自然人及小型建设项目、限额以下技改项目和流动资金贷款项目的档案资料，保管期限为年。 第八条 贷款档案的保管期限，从贷款本息全部还清后的第二年开始计算。 第九条 各社信贷业务部门应指定人员负责贷款档案资料的收集、整理和立卷归档工作。 第十条 贷款档案每年固定归档一次。固定资产贷款项目的档案资料一般分两期归档，即项目竣工后进行第一期归档，贷款本息按期收回后再进行补充归档；流动资金贷款项目的档案资料，在贷款本息按期收回后一次全部归档；逾期贷款的档案材料可比正常归档时间推迟一年移交归档。 第十一条 信贷业务部门指定的贷款档案管理人员，应于每年三月底以前，将上一年应归档的全部贷款档案资料收集齐全，并整理立卷，然后，第一期归档的固定资产贷款档案资料，按照项目竣工时间的先后顺序，第二期归档的固定资产贷款及流动资金贷款档案资料，按照如期收回贷款本息时间的先后顺序，逐笔登记“贷款档案移交单”。移交单一式两份，档案部门和移交部门各存一份。 第十二条 在办理逾期贷款档案移交前，移交部门的贷款档案管理人员，应先登记“逾期贷款统计台帐”，以便于信贷部门对逾期贷款的清收。然后再按照贷款到期日的先后顺序，逐项目登记“贷款档案移交单”，并分别在移交单“备注”一栏注明“逾期”字样。 第十三条 逾期贷款本息全部收回或呆帐贷款经批准核销后，信贷业务部门贷款档案管理人员应在“逾期贷款统计台帐”上，对该项目予以注销。然后，填写“收回逾期（核销呆帐）贷款通知单”，并及时送档案部门补充归档。 第十四条 贷款档案资料的收集，应围绕项目建设和管理的全过程，按照贷款管理操作程序和贷款档案归档内容，形成多少归档多少，保证贷款档案资料的齐全与完整，避免破损和遗漏现象。 第十五条 一份文件如果既属于贷款档案归档范围，又属于文书档案归档范围，其原件应首先满足文书档案归档的需要，贷款档案可采用复印或摘记主要内容、文号的方法收集归档。 第十六条 归档的每一个贷款项目的档案资料，应按照项目前、中、后三期的顺序和贷款管理程序，视档案资料的多少，设立一个或多个案卷。每一案卷应抄写三份卷内目录，其中一份放在卷首，一份交档案部门作为检索工具，另一份留信贷业务部门备查。项目调查与信贷业务分设机构的，信贷业务部门的贷款档案管理人员可多抄写一份卷内目录，送项目调查部门备查。 第十七条 属于国家秘密和信用社商业秘密的文件，信贷业务部门的贷款档案管理人员应在卷内目录“备注”栏内注明密级和保密期限，以免造成泄密、失密现象。 第十八条 卷内文件以件为单位装订。每件文件首页的左上角应编写与卷内目录顺序号相一致的件号，同时，每件文件都应在有效张页正面的右上角和背面的左上角编写文件页号，（如文件本身有打印页号的，可以借用，不必重复编页号），以便于保管和借阅利用。 第十九条 贷款档案装具采用卷盒形式。卷盒封面应标有经办部门、借款单位、贷款种类、项目名称、案卷标题、归档号、案卷号、目录号、保管期限、收回全部贷款本息时间、合同到期日、卷内件数等项目。卷盒脊背应标有经办部门、借款单位、贷款种类、项目名称、归档号、案卷号等项目。 第二十条 案卷封面及案卷脊背各项目应逐项填写清楚。具体填写内容和填写要求如下： 经办部门：填写本社内部经办该项目的具体部门。 借款单位：填写借款单位全称或规范化简称。 贷款种类：填写相应的会计科目名称。 项目名称：固定资产贷款填写项目名称，流动资金贷款填写借款用途。 案卷标题：应包括经办单位、项目名称和文件内容三部分。 保管期限：按本办法第七条规定填写或盖章。 收回全部贷款本息时间：填写实际收回全部贷款本息的时间。 合同到期日：填写借款合同正本中规定的借款期限的止日。 卷内件数：应与卷内目录顺序号尾数相一致。 归档号：填写：“贷款档案移交单”上的归档顺序号。 案卷号：由档案部门按照编定的案卷顺序填写。 目录号：由档案部门填写统一编排的目录顺序号。 第二十一条 信贷业务部门贷款档案管理人员，在移交项目竣工后先期归档的固定资产贷款档案和逾期贷款档案时，其案卷封面的案卷标题和卷内件数两个栏目应用铅笔填写，以便补充归档时改写有关内容。 第二十二条 档案部门对各信贷业务部门移交的贷款档案，应进行统一的分类、排列与编目。 第二十三条 贷款档案采用“币种保管期限全部收回贷款本息的时间顺序”的分类和编号方法，即首先按币种划分人民币和外币两大类，每一币种再区分不同的保管期限，每一保管期限内再按年度和全部收回贷款本息的时间顺序进行排列。然后，按照上述分类排列顺序，编制混年度大流水案卷号。每一种保管期限拥有一个案卷顺序号。 第二十四条 项目竣工后先期归档的固定资产贷款档案，不分保管期限，由档案部门按照移交顺序编制临时案卷号（用铅笔），待补充归档时，再按照贷款本息全部收回的时间顺序，在相应的保管期限内，统一编制案卷号，并注销其临时案卷号。 第二十五条 逾期贷款档案亦不分保管期限，由档案部门按照贷款到期日的先后顺序编制临时案卷号。待档案部门接到“收回逾期（核销呆帐）贷款通知单”后，再按照贷款本息全部收回的时间顺序，在相应的保管期限内，统一编制案卷号，并注销其临时案卷号。 第二十六条 案卷顺序固定后，档案管理人员应区分币种和不同的保管期限，逐卷登记“贷款档案案卷目录”。每一种保管期限形成一本贷款档案案卷目录。 第二十七条 人民币贷款档案和外汇贷款档案应分别存放与保管，并应建立定期检查制度，以确保其完整与安全，便于保管和提供利用。 第二十八条 贷款档案应实行借阅登记制度。