行政办公手册01-办公事务管理规定.doc

中建国际建设公司行政办公手册文件编号cscec/ad/2003/01办公事务管理规定文件页数第 6 页 共 6 页文件状态2003版 第0次修订办公事务管理规定1 总则为确保公司办公管理正常、有序，以适应公司现代化管理的要求，在办公秩序礼仪、接待管理规定的基础上，特修订并完善本规定。1.1 办公事务管理规定组成l 办公秩序；l 办公礼仪；l 工作交往接待。 1.2 适用或参照范围中建国际建设公司下辖的所有单位。2 办公秩序2.1 办公环境l 公司所有职员有责任和义务维护办公秩序、爱护办公设备，创造、维护和保持卫生、干净、良好、安静的办公环境，并同时形成浓厚的学习氛围；l 注意公共卫生，保持个人办公桌的整齐、干净；对于废弃物品的处理须严格按照公司办公区垃圾分类管理办法执行；l 遵守办公区内就餐、吸烟的规定，以保持办公区域空气的清新与流通；l 上班时间内接打私人电话时间不宜过长；如外出办事，应周知领导或其他同志以保证联系，本部门其他职员应主动代接电话，避免由于电话铃声过大或时间过长影响其它职员工作；l 上班时间内禁止上网查看与工作内容无关的信息，禁止网上聊天，禁止使用公司电脑玩游戏。在合理安排好工作任务的余暇时间内，可学习外语或其它与工作相关的知识，以创造公司良好的学习氛围。2.2 公共设施l 自觉爱护办公区内所有办公设备、办公家具及办公用品，禁止自行拆卸、修理或带出公司。如上述用品出现故障，应及时与综合管理部联系。l 应严格按照公司规定使用办公室房间、办公桌、衣柜、文件柜、档案库房等，提倡合用，减少空间浪费，预留的办公桌、椅、柜等未经许可不得私自占用；l 总部会议室分为大会议室（no.3）、小会议室（no.1、2、4、5）两种。原则上接待10人以下的来访人员及部门会议应在就近的小会议室进行；l 使用总部会议室时请填写会议室使用单（参见会议管理规定附件）注明是否需要拍照、摄像、茶水、投影等服务，并至少提前一天与综合管理部前台文员联系预定。2.3 考勤l 正常工作时间：盛福为周一至周五早8：30 - 晚17： 30；林河，周一至周五，早8：45晚16：45；中午休息时间盛福为11：45-13：00，林河为12：0012：40；（项目人员视工期情况自定）。盛福、林河办公区上、下班考勤实行刷卡制度；其它办公区域及项目实行签到制度；l 严禁代刷或代签行为，对于违反公司规定的职员，人力资源部有权扣除未刷及代刷职员当天工资。2.4 安全、保卫l 总部办公区域大门由门禁系统进行自动控制，综合管理部负责门禁磁卡的保管与分发，持卡人员注意保管好磁卡。休息日、节假日加班的职员请在综合管理部登记、领取磁卡，严禁将外人带入办公区域。其它办公区域的管理，参照盛福总部管理的原则精神，结合本办公区域的实际情况，适时执行管理；l 综合管理部负责检查防火安全通道，并按时开启、关闭。其它办公区域由其责任部门执行；l 非办公时间内请勿进入装有有效警报的区域；l 随时注意自己周围的电源插座，防止进水、漏电等，如发现不正常情况，应及时通知综合管理部。其它办公区域应及时通知责任部门；l 个人贵重物品要妥善保管。3 办公礼仪3.1 准则公司崇尚谦逊做人、礼貌待人、诚实为人、友善助人的处事原则。3.2 服饰、举止l 公司所有职员上班应做到服饰整洁、庄重，言谈举止端庄、大方、亲切、热情， 以此展示公司职员良好的精神风貌；l 总部办公区域人员，每周一至周四工作时间内，男性职员须穿皮鞋、系领带，女性职员须穿皮鞋、着职业女装；如无特殊活动，每周五原则上不做硬性规定。其它办公区域及项目的职员，如到总部开会或汇报工作须严格按照此规定执行；l 总机文员接听电话时，应报公司全称，吐字清晰，语音流畅、礼貌、热情、亲切。总部前台文员工作时间内不能同时离开岗位，如同时外出办事，须由其他职员替岗，替岗人员也应时刻注意自己的对外形象；l 一般前来办事的人员由前台文员或相关部门职员负责接待。接待人员对客人要热情、礼貌、落落大方。3.3 仪式、庆典l 工程开工、封顶、竣工仪式一般由项目主办，综合管理部配合；公司周年庆典及其它大型活动一般由综合管理部主办，党委、工会及各事业部、部门、项目相关人员配合。各相关人员组成筹备小组，负责仪式、庆典活动的策划、组织、举办等所有事宜。举办单位必须提前3-5天通知相关协办单位；l 邀请上级单位领导和公司领导出席的活动，主办单位可在综合管理部协助下发放正式邀请函，并附活动程序及相关背景材料；l 综合管理部派员或由主办单位自行安排人员进行拍照、摄像，留取的资料由综合管理部统一保存。4 工作交往接待4.1 准则接待工作，是公司公关工作的重要组成部分。此项工作的质量与效率，体现公司的精神和作风，事关企业的社会形象。为适应日益频繁的接待工作，以更好地配合公司各项业务的发展，公司特提出“热情、周到、礼貌、节俭”的接待原则。本公司有关主顾、关系户、供应商、融资关系户以及其他外部关系者的接待均按本规定执行。4.2 接待程序及标准为保证接待工作顺利、有序，事先由接待部门或接待人按规定标准提出接待申请及计划（接待计划包括接待事由、接待人、被接待人活动安排，宴请安排，礼品馈赠等），报有关负责人批准后实施。根据被接待工作人员的不同，进行如下接待分工：l 公司客人，原则上由综合管理部负责接待；l 总公司人员：总公司领导来我公司检查指导工作，应由我公司领导（总经理、董事副总经理）出面接待。综合管理部统筹协调接待事务。总公司各业务部门领导来我公司检查指导工作，由公司分管领导或对口部门领导出面接待并安排活动日程，综合管理部配合。总公司一般人员来访，由相关业务部门或对口工作人员出面接待，并安排相应活动日程；l 总部外来客人：包括政府官员、业主客户、合作伙伴等来我洽谈工作，考察业务、检查指导工作，由各相关业务部门根据情况提出是否需要公司领导出面接待的意见，如有必要可由公司主管领导直至总经理出面接待。客人接送分别由有关业务部门负责，综合管理部配合；l 外埠机构、驻外机构邀请有关领导或客户来京洽谈工作、考察业务，由有关业务部门或邀请单位根据来京人员情况提出是否需要公司领导出面接待的意见，如有必要可由公司主管领导接待。客人接送分别由有关业务部门或邀请单位负责，综合管理部配合；l 外埠机构、驻外机构负责人回京，如有需要，由综合管理部负责接送，相关业务部门负责接待，必要时，由公司主管领导出面接待。外埠机构、驻外机构其他人员回京，由各有关业务对口部门接待。4.3 宴请4.3.1 宴请目的l 招待新交易伙伴关系户；l 庆祝新契约关系的建立；l 项目结算完成后的致谢；l 来访时的招待；l 接纳各种建议后的致谢；l 达到各种目的后的致谢；l 重要的节日或庆典。4.3.2 宴请档次宴请按对象、目的以及场合，分为以下三档。l a档（特别重要和重大的宴请），可安排在高级的饭店、餐馆、美食中心和风味特色佳肴饭店；l b档（比较重要和重大的宴请），可安排在略低于a档水平的中高档餐馆；l c档（一般的宴请），可安排在中低档大众用餐场所。4.3.3 宴请对应标准l 总公司来人：总公司领导，宴请标准b；总公司各业务部门领导，宴请标准b；总公司一般人员：宴请标准c；l 总部外来客人：重要的政府官员、业主客户，宴请标准a；合作伙伴及一般的政府官员、业主客户，宴请标准b、c；l 外埠机构、驻外机构邀请有关领导或客户来京洽谈工作、考察业务的，参照总部外来客人的宴请标准；l 外埠机构、驻外机构负责人及其他人员回京，如需宴请的，原则上采用标准c；l 公司写字楼及各项目一般不得宴请本部门、本项目员工，如确需要时应向主管领导请示，说明原因和开支标准；l 公司员工调往外单位工作时，原属公司领导的，由公司人力资源部和综合管理部安排欢送茶话会，其他部门和项目一律不准用公款再组织欢送宴请。一般员工由部门组织茶话会；l 项目开工等宴请活动，应以业主、监理、设计及有关政府领导为主，我公司人员尽量从简；l 根据工作需要，我们可以宴请分包商、材料商和与我公司有业务关系的公司，宴请标准为b、c。公司员工原则上不参加分包商、材料商的宴请，如必要参加时，应事先征得主管领导的批准；l 每年的大型宴请活动，限定公司成立周年庆典、中秋节、春节三次，应根据传统习惯确定宴请对象，突出活动主题，由公司届时统一安排或组织。4.3.4 宴请注意事项l 必须注意宴请费用支出项目与宴请用途目的相一致。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何宴请上的开支不得背离经营上的目的与要求。尤其须注意避免个人动机夹杂其中。同样内容与对象的接待尽量避免，不要重复接待；l 宴请费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次宴请的目的和方法，有效使用经费开支；l 各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次宴请任务与宴请方式，给予宴请任务担当者以适当的指示；l 各部门、项目都必须分别进行预算，并在预算范围内开支；l 关于宴请审批程序和权限执行按公司有关的财务管理制度。4.3.5 参观凡来公司、项目或其他地方参观者，由有关业务部门研究定出活动日程表。到项目参观时，一般以工作午餐安排。到其他地方参观时，由陪同人员就近安排便餐。4.3.6 馈赠礼品确因工作需要确需送礼时，公司领导可本着经济、大方、得体的原则馈赠客人礼物（包括公司统一订购的礼品）；其他人员应征得主管领导的同意方可送礼。赠送贵重礼品或向贵宾、重要人士馈赠礼品需由公司总经理批准。4.3.7 监督执行l 各