物资管理解决方案.doc

物物资资管理解决方案管理解决方案 二零零六年二月二零零六年二月 目目录录 1.前言前言2 1.1.企业现状及处理流程2 1.2.物资管理信息系统软件的设计原则3 1.3.物资管理信息系统目标4 2.物资管理系统功能特点物资管理系统功能特点5 2.1.系统设计思想简介5 2.2.系统模块结构7 2.3.系统功能7 2.4.系统特点8 2.5.系统实施条件8 2.5.1.领导重视与支持参与8 2.5.2.成立项目小组8 3.物资管理系统开发方案物资管理系统开发方案9 3.1.系统运行环境：9 3.1.1.系统平台9 3.1.2.网络平台9 3.1.3.开发平台9 3.2.系统管理模块10 3.2.1.系统设置模块10 3.2.2.系统维护模块10 3.2.3.权限管理模块11 3.2.4.中间层管理模块11 3.3.业务处理模块11 3.3.1.计划采购子系统11 3.3.2.仓库子系统12 3.3.3.管理子系统12 4.项目实施计划项目实施计划13 4.1.前期分析13 4.2.开发进度安排13 4.3.运行及维护14 4.4.时间进度表14 5.培训及售后服务培训及售后服务14 5.1.人员培训安排15 1.前言前言 1.1. 企业现企业现状及处理流程状及处理流程 公司负责白云供电局所有物资的计划、采购、库存管理、领用分发工作，在日 常业务中需要管理大量的票据和数据，目前这些数据的采集、传递、统计、汇总分 析全部由手工完成，故存在大量的重复输入，信息的滞后和错误的现象不可避免的 存在，建立计算机信息管理系统来进行有针对性的管理就是要从根本上解决这个问 题。 以下为现有工作流程，本流程未经实际调研，仅仅表示一种开发模式： $ $ $ 采购人员 库管员 仓仓库库 库库存存 工作人员 领料工作单 供应商 付给 $ 订单 经理 付给 $ 计划单 申请 批准 通知到货 填写 提交 出库单 核实出库单 领用出库 付给 $ 入库单 提交 采购人员 填入库单 库存分析 $ $ $ 采购人员 批准 出入库 修改库存 库管员 核实入库单 产品入库 低值额度内 单据、表格说明： 编号编号名名 称称负责人负责人备备 注注 w-a1入库单打印保存 w-a2出库单打印保存 w-a3采购单打印保存 w-a4订单打印保存 w-a5领料单 本流程图没有包括每月财务对帐的流程，具体流程待调研，主要工作是处理采购 物资情况及各个部门物资领用情况，并进行统计和汇总，财务部门根据统计和汇总 的数据进行核对及财务处理，在条件成熟时可以开发自动转账的借口程序。 单据、表格说明： 编号编号名名 称称负责人负责人备备 注注 c-a1月度分部门物资领用报表 c-a2采购入库报表 c-a3在途物资报表 c-a4 c-a5 c-a6 1.2. 物资管理信息系统软件的设计原则物资管理信息系统软件的设计原则 管理的严密性管理的严密性 在物资管理方面，企业已有一整套有效控制方法，形成了相对稳定的管理模式， 管理系统必须在目前的管理模式基础上结合计算机信息系统的特点进行开发，扬长 避短，物流各环节之间存在着互动关系，因此信息系统必须注意潜在的严密性。 物流过程控制物流过程控制 从控制理论上来讲，不严密和不及时的信息是难以实现控制的。建立一套信息 畅通、逻辑严密、层次环节分明、信息反馈及时的系统是实现控制的基础。从物资 计划、采购、入库，审批到出库进行闭环管理，在物资流动的过程中会伴随产生大 量的各种信息，要求随着物资的移动而同步跟踪，同时又必须在公司集中控制之下。 强调事前与事中控制的思想，使业务过程处于有效监控之下。 动态实时效果动态实时效果 强调及时性和系统运行的高效率是本项目的基本要求。 先进实用，通用可靠先进实用，通用可靠 系统应既实用，又具有一定的先进性。因此，应选用成熟的技术，这些技术在 今后较长时间内，不应过时，可以根据技术的发展，逐步采用更新的技术。 着重眼前，兼顾长远着重眼前，兼顾长远 系统设计本着性能适宜，允许随需求增长而扩展规模的原则。网络和应用系统 应具有较好的扩充性，随着用户的增加，网络应能方便地扩充。 性能适宜，扩展性好性能适宜，扩展性好 系统设计本着由小到大，由简到繁的原则。在今后升级和扩展功能时具有较好 的互换性和兼容性。 1.3. 物资管理信息系统目标物资管理信息系统目标 系统建设的主要任务是实现公司总部、办公室、肥料部（含生产厂） 、原料部、 储运部（含各港口、港口加工厂）等各部门工作流程的信息化管理。 通过该项目的建设应能达到：通过该项目的建设应能达到： 实现信息资源的高度共享，充分利用企业信息资源。 为公司各级领导提供高效、便捷的办公、控制工具，提高整体管理决策水平。 实现高效协同办公，提高公司办公效率，节约办公经费。 改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现办公的电子化、网络化、自动化， 减小公司员工的劳动强度。 全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学依据。 充分利用公司内部的知识资源和技能。 建立一个具有文档收发与管理，消息通知、电子邮件等功能的办公自动化系统； 建立以关键指标体系查询为基础的综合查询系统； 建立人事、工资、考勤管理系统，提高经济效益； 新建系统应具有辅助决策的功能。 2.物资管理系统功能特点物资管理系统功能特点 2.1. 系统设计思想简介系统设计思想简介 过去很多软件开发公司曾做过信息管理系统的开发，而造成信息管理系统往往 不容易成功的原因恰恰是忽略了企业管理的易变性，或称为可调整性。软件公司常 常抱怨的是刚刚编好的程序因为企业的管理制度、方式、组织的调整而不得不放弃， 做好的软件用户又不愿意使用，软件人员吃苦不讨好。用户单位经常抱怨投资收不 到效益，白花钱等等。究其原因，就是未能去了解企业管理的本质、未能了解企业 管理者-领导层的管理思想和方法。造成了系统建设常常是做的面面俱到，眉毛 胡子一把抓，而不能突出重点、抓住主要矛盾，不能为企业解决问题。 由于企业外部环境的变化和内部因素的变化，企业管理必然经常的进行调整； 特别是现代社会企业竞争的加剧，管理模式调整的周期越来越短，变动加快。那么， 是不是管理系统无规律可循了吗，也不是。我们在进行信息管理系统的开发时，首 先注重的是企业的管理目标和模式。信息管理系统的实用化首先要归功于对管理本 身的科学化、规范化，而管理的科学化、规范化又要归结到管理目标的相对稳定。 不能想象一个企业的管理目标天天在变，却可以开发创造出好的管理系统，同样不 能想象一个不懂企业管理模式的软件公司却可以开发出好的管理系统。 古人云：“它山之石，可以攻玉” 。参考国外先进的企业管理模式，建设我们特 有的新型管理模式。新的管理模式需要用新的管理信息系统软件帮助实现,最基本的 推动力就是要不断适应企业的需求。由于有现代计算机和通信技术的支撑,实现现代 化集成管理已经成为可能。它的基本特征是: 1.企业组织结构扁平化; 2.企业组织应以作业过程而非职能部门为中心; 3.所需信息完整地一次性获取,企业管理建立在集约信息系统之上; 4.企业各部门活动并行化,而非顺序式运作; 5.使用团队方式进行管理。 这种管理模式以追求企业整体效益和效率的提高,提高企业的整体柔性、减少库 存为目的。企业管理信息系统是实现集成管理的必要手段。为了实现现代化集成管 理和成功运行管理信息系统,必须对企业经营过程进行重新调整。 针对我国企业目前的需求,新的管理信息系统软件首先应该是一种一体化的系统,它 依据新的企业管理模式,采用客户机/服务器结构、 internet/intranet/extranet、web 以及电子商务等最新的软件技术开发而成,为用 户提供整体解决方案。其次,新的企业管理信息系统软件应该具有明确的针对性。要 求开发的软件有明确的用户定位,能以最恰当的性能、价格比,适应用户的需求,帮助 用户解决遇到的各种问题。 我们采用的解决方案是以优秀先进的“现代企业管理”理论作为指导，同时引 用其它先进的管理思想和设计思想，贯彻在系统的始终。 在设计中，以基本功能为中心，依企业管理的需求，形成了多层次、多维的整 体相关的系统。在实施过程中，我们按照资源（对企业活动处理的对象的统称）生 命周期的特征来规划管理信息系统的结构，重视业务处理过程，而不是使管理信息 系统分割的从属于企业的不稳定的组织机构，并采用“自上而下”与“自下而上” 相结合的“全面规划，总体设计”思路。 以往的管理系统开发人员一般多是计算机科班毕业的新人，不具备必要的业务 知识，开发的系统只是仿真的手工管理模式。而我们的系统软件中要注入新的管理 思想和方法，促使企业管理有根本性的转变。 我们一直认为，企业管理信息系统是企业增值全过程的核心。它的合理应用是 一种长期行为,需要克服来自人的观念和知识水平方面的重重困难。以往，人们的注 意力都过分地集中在信息技术层面,忽略对管理科学的研究与结合,因而副作用日渐 明显。当今的管理系统,应当进行全面的企业管理模式改造,融入更多科学管理思想 与理念。传统的企业管理模式是按职能展开的,其组织结构的特征是纵向分层次、横 向分部门。每个层次是一个权力等级,每个职能部门是一个封闭的独立王国。这种组 织结构使企业的内部信息采集、处理和传递成为分散的、重复的有时甚至是矛盾的。 传统管理模式会给企业的发展套上枷锁。总之,在强调企业对市场需求多样化应具有 较高柔性的今天,传统的管理模式就显得很僵化。市场变化呼唤我们要将现代的企业 管理模式融入管理信息系统。管理信息系统的实施不可避免地对企业的社会方面(劳 动分工、生产组织方式、人员等)产生冲击,例如,管理信息系统能在很大程度上取代 人工进行生产经营数据的处理和分析,但数据的采集工作更加严格、任务更加繁重, 因而迫切需要对劳动分工的再调整和利益的再分配。另一方面,企业管理信息系统软 件成功运行的先决条件是有与之相适应的企业管理运行模式,这一点往往没有被企业 管理层充分认识,从而导致相当多的管理信息系统在实施过程中半途而废。因此，我 们在实施的过程中注重与企业的现实情况相结合，互相交流、互相学习、共同探索。 企业管理从手工管理演变为计算机化管理,必须相应调整工作流程，,使公司内部 之间各部门的联系、公司与供应商之间、公司与运输公司之间、公司与客户之间的 联系都更为方便和快捷,从而使公司的管理更加协调一致; 适合中国国情,无论是在过去,还是现在以至将来,中国的企业都有自己的特点, 因此其管理模式也不完全与国际上通行的模式完全一致,而要取长补短,使其适合于 中国国情。 因此，管理系统的建设，应该首先了解企业的目标，性质，一般业务流程，并 从中归纳分析出相对科学的业务流程；搜集分析企业的基本数据、参数、指标等， 归纳总结出基础数据字典；对企业的日常活动进行标准化、规范化、程序化。这个 过程即是建立企业运行模型，并针对企业总目标，找出相对重要的业务流程，作为 开发的主线索进行先期开发。 2.2. 系统模块结构系统模块结构 按照现有业务流程分析，按业务功能模块重新设定了基本业务功能模块的组成， 不管是哪一个部门，只要有权限就可以操作有关功能模块，总结为下图中所示的主 要模块结构： 计划管理订单管理在途物资管理 仓库管理短信通知管理 财务借口费用管理 审批管理 权限管理模块 系统维护模块系统设置模块 软件系统支撑模块软件系统支撑模块 基本业务功能模块基本业务功能模块 统计、查询分析 中间层管理模块 参数管理模块 2.3. 系统功能系统功能 将公司原有的以部门为中心的管理模式转换到以功能为中心的管理模式，模块 划分以功能为中心，整个系统业务分为计划管理，订单管理，在途管理，仓库管理， 审批管理等几大模块，费用管理控制仓库成本，辅助模块为财务接口管理，提供财 务需要的各种数据。查询、表报是业务数据的一种表现，只要业务数据记录齐全， 所有想要得查询和统计分析都是可以计算出来的； 将功能为中心的系统与原有管理模式相结合的关键是业务流程控制，在分析现 有业务流程的基础上产生严密的计算机工作流程，以库存分析为中心，根据唯一的 入库单号将所有物资以条码的形式来管理，每一步工作都生成工作单进行闭环管理， 在工作单进行中和完成时可以填写新的工作单，可以指定完成人员，也可以不设， 由具有处理权限的人员来处理，在完成每一张工作单时要填写完成情况，主管和经 理可以随时察看每一张工作单的执行情况； 在业务权限控制采用审批方式以及通知方式结合的方案，关键操作例如订单的 批准必须经过审批，在修改订单或合同时应尽快通知相关人员处理，在系统中还可 以设一台短消息服务器，可以设定将一些重要消息在处理过程的同时用手机短信的 方式自动发送的有关人员的手机中，加强信息在公司内部的共享； 2.4. 系统特点系统特点 本系统以订单管理为中心，以流程控制为重点，逐层展开。 本系统设计着眼于公司全部业务的统筹规划，协调发展，其处理业务覆盖了公 司运作的各个环节。在此基础上，结合各部门之间、内部的工作和数据传递的流程， 深入研究了各部门间的内在联系，形成了提高效益为主的业务处理数据处理流水线， 提高整个企业的运作效率。 重视目标责任管理，把管理的重点放在企业的最基本单元“人”上，权限责任 到人,即体现以人为本的思想，只要打开电脑,每个人应做的工作就列在电脑上，职 责分明。 强调系统管理概念，追求业务处理与系统管理的统一，把业务组织、业务流程、 规章制度和管理策略融入到整个综合业务处理的全面系统中，使整个系统内部安排 合理有序，运行控制自如、安全可靠性高。 强大的报表功能，所有报表都由计算机自动完成，并提供报表输出、查询功能， 提高了报表的质量和工作效率。 采用身份验证，用户权限集中控制，权限审核、数据加密等手段，有效的维护 了系统的安全。 2.5. 系统实施条件系统实施条件 2.5.1.领导重视与支持参与领导重视与支持参与 各级领导既是业务管理的决策者，也是信息系统的主要使用者，在项目实施的 过程中，涉及到体制的要求，管理方式的变革，人员的配合等一系列困难。问题的 解决实施，必须要各级领导给予很大的支持和帮助。 2.5.2.成立项目小组成立项目小组 公司方面需要专职人员协调开发方与公司的关系,同时将各部门经理或业务骨干 纳入项目小组,充分讨论确定实施方案.因为一旦在实施阶段再来调整设计方案将大 大增加工作量,不可避免地导致工期拖后,甚至造成烂尾工程，所以需要在现有流程 图的基础上画出详细的新系统的工作流程图和数据流程图并充分讨论批准后才能进 入下一阶段的开发； 3.物资管理系统开发方案物资管理系统开发方案 3.1. 系统运行环境：系统运行环境： 3.1.1.系统平台系统平台 操作系统为 windows 2000 server 或 windows 2003 server，数据库系统产品选 用 sql server 2000 或 sql server 2005； 3.1.2.网络平台网络平台 使用光纤网组成公司内部局域网，保证信息系统的实时性，所有工作站以在线 方式连接服务器工作。 3.1.3.开发平台开发平台 利用 b/s 的方式结合 c/s 方式,以微软最新的 vs 2005 作为开发工具,以 sql server 数据库为基础，开发以数据驱动的、用在浏览器平台下运行的动态网页客户 端提交数据的方法,在需要大量输入数据等情况下应用采用智能客户端程序直接提交 数据库; 3.2. 系统管理模块系统管理模块 3.2.1.系统设置模块系统设置模块 由于物资管理系统相对比较复杂，系统灵活性也非常高，所以系统设置的功能和 复杂度就要求非常高，不仅能对模块进行设置，包括模块功能和模块数据将也可以 进行相关的设置，而且在管理系统中将大量运用。 供货商管理放在系统维护中，如果供货商较多应建立单独的供货商关系管理模块， 供货商关系主要关注公司业的供货商资源，将以前分散在业务员手中的供货商资源 以数据库的形式保存。 3.2.2.系统维护模块系统维护模块 系统维护模块主要是对数据和日志的管理。数据管理包括备份数据库、恢复数据 库、备份模块数据、恢复模块数据、备份设置。日志管理包括日志查询、日志备份、 日志恢复、日志清除。 客户端: 浏览器(ie) 发出 http 请 求返回 html 页面 www 服务器: windows nt 2000 iis/exchange asp.net script active data objects 数据对象模型 sql server 2000 数据库 动态更新 客户端 提交数据 3.2.3.权限管理模块权限管理模块 本系统将采用三级权限的管理，除了上面的两级外，还将做到第三级，即数据权 限，所谓数据权限，就是定义哪些操作员能对某个模块中的哪些数据进行操作，比 如操作员 a 只能操作模块 abc 的基本信息部分，不能操作模块 abc 的明细部分， 而操作员 b 不能操作模块 abc 的基本信息部分，只能操作模块 abc 的明细部分， 这样就起到了分工合作、互相监督的功能。另外，还可以进行模板管理，可以增加、 删除和修改模板，达到方便快捷的功效。 3.2.4.中间层管理模块中间层管理模块 由于系统采用三层 c/s 和 b/s 的混合结构，系统的中间层将起到至关重要的作用， 也是整个系统的核心。它负责处理用户认证、数据加密、事务处理、远程访问、消 息队列、站点控制等中间服务，更起到安全、稳定、集中化管理的作用。 3.3. 业务处理模块业务处理模块 3.3.1.计划采购子系统计划采购子系统 计划采购分为日常采购、定向计划采购、加急采购等几种， 在生成采购计划后 经有关经理批准后自动生成订单，订单可以帮定供货商也可以不绑定，根据需要也 可以由不同的经销商完成，订单可以采用附件的形式绑定合同，一个合同可以对应 多个订单，但是一个订单不同对应多个合同。 .计划管理计划管理 日常采购由以前的出入库数据进行库存分析得出，一般是达到设定警戒量的常用 物资，定向计划采购是指在可预计的一定时间内需要确定数量的物资，紧急采购指 临时需要的急需的采购计划，在提交计划是要区分各种情况。 .订单管理订单管理 通过审批的采购计划自动生成订单，订单管理就是管理订单履行的全过程，包括 供货商选择、付款、发货、收货等多种状态，以及订单执行情况备注和订单查询等 等。 订单统计和分析：订单统计和分析： 订单分析是指对企业执行订单效果的评价。不仅可判别供货商是否已达到预期的 要求，而且从中可以发现系统存在的各种问题，例如是否需要寻找替代的供应商等 等。 3.3.2.仓库子系统仓库子系统 .仓库管理仓库管理 管理仓库的出入库、盘库、对帐等日常工作。 .物资在途管理物资在途管理 管理订单付款到物资入库之间的所有信息，一般订单在付款后这批物资就属 于公司的产权，所以使用在途物资进行管理，每张订单在生效时设定到达时限， 根据订单执行的情况随时添加生产情况、发运情况、运输方式、运输单号等信息， 对所有在途物资列表显示，其中使用红色标记超过时限的订单，也可以对在途物 资进行分段时限管理，例如生产时限、发运时限、运输时限等； .审批管理审批管理 在需要领用物资时除低值易耗品在限额内的情况以外度需要相关领导批准，严格 的审批管理由于需要计算机来进行，所以在系统的设计是要特别考虑这个问题，建 议在领导不能及时进行审批时指定有关人员代替或使用短信息来进行审批。 3.3.3.管理子系统管理子系统 .仓储费用管理仓储费用管理 提供仓库发生的各种费用的录用及摊销工作，提供压缩仓储费用的第一手信息。 为可选模块。 .短信通知管理短信通知管理 现在每个人都有手机，在进行系统设计时可以充分利用这一通讯工具，在需要进 行通知时及时进行信息交流，例如领用某物品是没有，到有这种物资时可以第一时 间通知领用人，还有上一工序完成时及时通知下一工序的人员进行处理。 .财务接口管理财务接口管理 提供财务转账需要的数据，在条件成熟时可以自动生成。 .统计、分析查询统计、分析查询 查询模块是决策层最为关注的功能模块，该模块能体现企业领导层最关心的数据， 也是最重要的数据。由于数据查询只是表示层，适合 b/s 结构，所