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数字档案馆解决方案白皮书数字档案馆解决方案白皮书1. 数字档案馆理念1.1 概念什么是数字档案馆，现在尚无定论。无论是学术研究人员，还是项目建设人员，大都处在摸索和实验的阶段。目前在学术界主要有两种观点：1、数字档案馆是一种实体概念，是全方位实现信息化的新型档案馆，它包括服务数字化和档案馆其他业务职能的信息化。实现了数字化馆藏的存储、维护、传输和提供利用，同时实现了文档接收、征集、整理、著录、鉴定、编研、维护、保管、迁移等各项工作的信息化。2、数字档案馆是一个跨越空间的档案信息资源的集成，主体是基于网络的共享数据库系统，它突破了馆与馆之间的物理界限，将分散在不同物理位置、不同载体上的信息联接起来，向用户提供方便快捷的在线信息服务。简单来说，基于本馆信息化的数字档案馆和基于信息共享的数字档案馆将成为数字档案馆的主要形式。而且实践将说明，这两种数字档案馆具有很大的互补性，未来应该看到基于“信息化充分发展的档案馆”的信息共享空间。我们对数字档案馆的定义是：数字档案馆是建立在现代信息技术高度发展和广泛应用基础上，利用数字化技术和手段，对数字档案信息资源进行收集、存储、管理、加工，通过通信网络设施相连接和提供利用，实现档案信息资源共享的大规模、超大规模的分布式数字信息系统。 1.2 国外实践在国外，从实际应用上来看，美英国家的数字化档案馆实践比较具有典型性，包括三种形式的数字档案馆： 基于信息共享的数字档案馆这种数字档案馆主要是由图书馆等机构发起而由档案馆参与的项目，其中较为典型的有美国的伊利诺斯数字档案馆和西北数字档案馆，核心部分主要是数据库和网站建设。 基于本馆信息化的数字档案馆这种类型的数字档案馆，根据其现阶段信息化侧重的不同，可分为基于服务信息化的数字档案馆和基于整体职能信息化的数字档案馆。前一种基于数据的积累，后一种则基于各种研究成果的积累。英国的ndad(national digital archive of datasets)和美国的电子文件档案馆(bra)分别是这两类的代表。1.3 必要性 是电子政务发展的必然要求 是档案事业发展“十一五”规划的基本要求 是保存人类社会记忆，对历史负责的需要 是政府信息公开和信息资源共享的需要 是依法有效管理档案的需要 是节约政务管理成本的需要1.4 可行性 国内外同类系统的研究和实践，为建设数字化档案馆提供了宝贵经验 国家档案馆关于电子文件归档、管理的标准和规范，为电子文件的管理提供了依据和保障 档案部门拥有丰富的档案管理经验，为管好、用好电子文件准备了合适的责任单位 档案馆馆局域网、政务网、互联网以及支撑平台的建设，为数字化档案馆建设奠定了基础 计算机技术和网络技术的快速发展，为数字化档案馆建设提供了技术保障1.5 建设条件数字档案馆的建设需要具备以下四个条件： 法律条件 人才条件 档案数字化 工作体系1.6 基本功能 信息集成功能 资源管理功能 共享利用功能 社会记忆功能 公众服务功能1.7 基本形式按建设内容划分: 综合性数字档案馆 行业性数字档案馆 专题性数字档案馆 特色性数字档案馆按建设规模划分: 国家数字档案馆 区域数字档案馆 团体数字档案馆 个人数字档案馆1.8 总体目标结合国家档案事业和本地区的现实情况，在“统一规划、逐步实施、安全保管、加强利用”的指导思想下，充分发挥现代信息技术、数字技术的优势，通过理论与实践的集中探索研究，建立覆盖档案工作各环节和档案数字资源的收集、存储、加工、管理、利用的过程体系，形成政府、企事业、社区、家庭等档案管理的模式，建立立档单位、区县、市多级的档案目录资源库、电子全文资源库，最终形成覆盖本地区的档案信息资源共享的具有一定规模的分布式数字信息系统，档案信息化的建设还必须与国家档案局对于档案馆建设四位一体的要求相对应，建设具有中国特色的数字档案馆。1.9 建设内容数字档案馆的建设是一项“四位一体”的工作，即： 档案安全保管的基地 利用档案开展爱国主义教育的基地 已公开现行文件集中向社会提供利用的中心 档案信息服务中心随着电子政务建设的不断推进和逐步深入，电子文件大量产生，如何加强管理、综合开发和有效利用这些信息资源，已经成为电子政务建设中的一个值得研究和探讨的问题。杨冬权局长2009年10月在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出：“加快电子文件中心建设，对本级各机关电子文件进行统一备份和集中管理，确保电子文件的安全保管和有效利用”。两办39号文电子文件管理暂行办法中要求：“县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理的部门，承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查”。因此数字档案馆的建设内容在逐步向“五位一体”转化。2. 总体建设思路2.1 建设原则1、处理好现实与发展的关系 正确认识取得的成绩和存在的问题 有效规划、分期实施；循序渐进、逐步发展；注重实效，确保成果； 避免盲目，形成特色2、处理好规模与效益的关系 做好充分的调研、论证，合理规划和分配资源 形成规范、有序的建设环境 节省资源、避免浪费 投资省，效益好3、处理好传统与现代的关系 传统模式与现代模式并存的现状不会改变 现代模式逐步将取代传统模式并占据主体地位 结合二者优势，取长补短、和谐统一4、处理好硬环境与软环境的关系 硬环境:高效率的网络、良好的设施设备、高质量的应用系统、 合理的人员配备等 软环境:政府政策、法规标准、档案理论、人员素质、资金来源、 信息安全等往往被忽视 协调发展，不可偏费2.2 标准体系1、应当遵循的档案管理主要法规包括： 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 全国档案信息化建设化建设实施纲要2、应当遵循的档案业务标准和规范包括： 电子文件归档与管理规范（gb/t18894-2002） 档案交接文据格式（gb/t13968-92） 档案分类标引规则gb/t 15418-94 照片档案管理规范gb/t 11821-2002 全宗卷规范da/t 12-1994 全宗指南编制规范da/t 14-1994 档案著录规则da/t 18-1999 归档文件整理规则da/t 22-2000 档号编制规则da/t 13-1994 磁性载体档案管理与保护规范da/t 15-1995 档案工作基本术语da/t 1-2000 档案主题标引规则da/t 19-1999 纸质档案数字环技术规范da/t31-20053、电子政务、信息安全保密有关部门规定： 电子签名法 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例 中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定 国家计算机信息系统保密管理规定 国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见（中办发【2002】17号） 国家电子政务标准化指南总则 电子文件归档管理暂行办法需要建设的档案规范标准体系如下图所示。具体来说，需要制定的标准规范包括： 1、数字档案馆组织结构与人员要求 2、数字档案馆系统主要框架与基本要求 3、电子文件归档技术规范 4、档案数据结构标准 5、档案数据交换接口标准 6、多媒体档案数字化技术规范 7、电子文件保管期限、密级划分原则 8、档案编码规则及代码表 2.3 网络平台合理规划档案应用网络平台并调整改造现有档案局(馆)网络结构，总体上划分为局域网、政务外网、政务内网、因特网四个网络平台。网络架构示意如下：基本建设要求如下： 局域网与政务外网、局域网与政务外网、政务内网与政务外网之间采取物理隔离； 政务外网与因特网之间采用逻辑隔离，政务外网可以单向访问因特网 各网络平台的为： 局域网：面向档案局（馆）内部档案人员，部署档案核心资源总库（档案目录、现行文件、公开信息等），实现档案信息资源的收集、管理、利用。主要应用：q 档案馆信息资源管理系统q 数字化加工处理系统q 电子阅览室q 档案馆行政事务管理系q 触摸屏导读系统 政务外网：非涉密网，面向直属立档单位，部署非涉密数据库（档案、公开信息、现行文件等非涉密数据），实现较大范围的档案资源收集上报与共享利用。主要应用：q 电子文件中心系统q 档案室集中式管理及报送系统（虚拟档案室）q 馆室信息交互平台q 档案利用服务平台 政务内网：涉密网，面向直属立档单位，部署涉密数据库，接收和管理具有一定密级的档案信息，主要应用：q 数据接收管理平台q 档案利用服务平台 因特网：面向广大公众，部署开放数据库（包括公开档案、公开信息、现行文件等），向社会发布各种信息并提供公开档案、现行文件、公开信息的查询，网上信息采集、网上办事功能。主要应用：q 统一的档案信息门户q 网上办事q 网上信息采集2.4 设施选型数字档案馆基础设施的典型拓扑如下所示1、主机服务器推荐采用hp proliant dl580 g5 服务器。2、存储系统推荐选用hp storageworks 1000模块化智能阵列3、交换机（磁盘阵列）推荐hp storageworks 4/16 san交换机4、操作系统推荐采用microsoft windows 2003 server或unix5、数据库推荐采用oracle 10g 标准版。6、应用服务器推荐weblogic 9.1 高级服务器版7、全文检索引擎推荐trs（拓尔思）公司的全文数据库服务器8、ocr识别北京文通的th-ocr开发包。9、备份系统 hp storageworks msl2024磁带库 symantec backup exec 11d 备份软件10、防病毒系统 局域网、政务外网、因特网推荐采用瑞星中小企业版杀毒软件 公务网推荐采用kill2.5 基础配置1、局域网 人数少、用户访问量不大 部署核心资源总库，数据量较大、安全性要求高2、政务内网3、政务外网2.6 安全体系档案数据是安全性和保密性要求较高的数据，需要从以下四个方面进行通盘考虑：1、物理层安全安全措施包括屏蔽机房、屏蔽结构化布线系统、干扰器、加密机等，用于： 防止数据窃听 防止电磁泄露 防止电力中断 防止物理破坏2、系统层安全安全措施包括防火墙、防病毒系统、网闸、入侵检测、漏洞扫描、网络审计系统等，用于： 防止非法访问 防止计算机病毒 防止黑客攻击 防止系统超负载3、应用层安全安全措施包括身份认证系统、访问控制、应用审计、数字签名、电子签章、加密传输、数字水印等，用于： 防止假冒身份 防止权限扩散 防止数据篡改 防止操作失误4、管理层安全制定安全管理与标准法规 、采取网间逻辑隔离和物理隔离、强化网络管理、运行管理、业务管理、用户管理等，用于： 建立主动性的信息安全体系 制定安全管理与标准法规2.7 技术架构1、开发技术 java b/s开发技术 mvc开发模式（业务模型、界面表示、逻辑控制） ces coral框架（中信自主知识产权的j2ee开发框架）2、基础平台 系统管理平台 数据交换平台 信息发布平台2.8 总体架构系统的体系架构如下： 设施层：包括机房和数字化场地，为系统建设提供基础支持； 系统层：包括网络平台、硬件平台和系统软件平台以及各种网络协议（http/ssl/ftp/smtp/ soap /mms，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、数据交换、流媒体播放），是系统得以部署和运行的基础条件； 数据层：即档案信息资源库，是数字档案馆系统的核心。按照资源的类型和用途可以分成目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、档案管理数据库、网站数据库、系统维护数据库。 平台层：指应用基础平台和第三方工具软件，包括基础组件平台、系统管理平台、信息发布平台、全文检索引擎、pdf转换服务等，为应用系统的建设提供强有力的平台支撑。 应用层：已经建成或需要建设的各种应用系统，如档案馆资源管理系统、电子文件中心系统、数字化加工处理系统、档案室集中式管理系统、档案信息交互平台、因特网门户等，分别部署在局域网、政务外网、政务内网和因特网四个网域； 安全保障体系：系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面； 实施保障体系：系统建设的同时，应从人才、技术、资金、标准和制度等方面保证项目的顺利实施。2.9 数据模型系统的数据模型如下：说明：左侧为数据来源，中间为处理方式，右侧为资源库内容。2.10 业务模型系统的数据模型如下：这个模型表示数字档案馆的信息处理过程模型，包含了档案的收、管、用。 收：档案数字化及电子文件收集 管：档案资源存储及管理 用：档案检索利用和信息发布3. 档案资源库建设3.1 档案条目著录加工流程如下：解决思路： 大量历史数据：外包给专业公司进行著录 新进馆档案：自行录入3.2 数字化扫描加工加工流程如下：解决思路： 大批量的数字化扫描：建议由专业公司进行外包 零散档案文件：建议自购扫描设备，自行扫描3.3 音像档案数字化处理加工流程如下： 适用范围： 库存音像带档案的模拟信号转换为统一的wmv数字格式 dvd光盘切分处理4. 信息系统建设数字档案馆相关应用总体规划如下：注：箭头表示数据流向，红色箭头表示数据汇总，蓝色箭头表示数据发布，各个渠道的数据首先汇总到局域网核心资源库中，由档案馆相关责任人对其整理鉴定之后再发布到各个网域的相关系统上去。下面对各应用系统的模块功能进行概要介绍。4.1网站系统功能模块子模块功能描述门户网站局域网信息门户面向到馆查档用户，提供用户注册、信息检索和内部可公开查阅的信息资源目录政务内网网站面向档案馆内部用户，提供档案资源的快速检索政务外网网站面向立档单位，实现网上交流和信息共享互联网信息门户面向社会公众，提供开放档案查询检索、文件阅览和网上展厅信息发布平台内容管理提供了基于工作流的内容管理功能，实现信息的采集、处理、发布到归档的一系列功能，其中还包括内容管理的常见功能，如信息流程管理、信息检索等发布管理提供从模板定义门户页面的功能，门户页面定义采用符合jsr 168规范的portal技术，并采用taglib技术对访问信息的数据源构件进行封装，对外提供标准二次开发的api接口系统设置信息发布平台系统的配置功能，如：全文检索设置、动态页面刷新设置等等功能档案利用平台档案数据检索提供对开放档案的目录和全文检索政府信息公开提供政府开放档案的信息浏览和查阅档案专题展览提供对档案专题的浏览检索档案信息服务提供对档案检索的网上办理4.2电子文件中心功能模块子模块功能描述文件收集电子公文接收通过相关应用接口，从公文系统中将电子公文的元数据、电子全文、流转过程、数据签名等信息接收到电子文件中心，并对所接收的电子文件进行必要的检查，包括有效性、真实性和完整性检查。对通过检查的予以接收归档。接收方式包括人工接收和自动接收脱机文件接收下属单位将电子文件导出，通过移动存储介质进行上报；电子文件中心对所接收的数据进行必要的接收检查，包括归档接收和三性检查，最后导入到电子文件中心零散文件收集将各业务部门产生的各类电子文件信息（包括背景信息和全文信息）登记到电子文件中心。允许对电子文件信息进行维护，支持ftp大文件上传。文件整理文件著录、文件信息补充录入提供对所收集的各类文件的著录和补充录入功能审核鉴定可用性鉴定对文件是否可以使用进行鉴定利用范围鉴定确定文件可以由哪些人员进行查阅目录打印目录打印电子文件目录、载体标签、统计报表的打印功能，能够对打印自定义文件分流文件销毁将无用的电子文件销毁文件进馆将可以作为档案管理的电子文件移交进馆转现行文件对电子文件进行鉴定，确定是否可以转化为现行文件；对通过鉴定的电子文件补充相应现行文件信息，使成为现行文件；将电子文件从现行文件库转入虚拟档案室中的现行文件库载体管理组盘备份将电子文件按照一定的规律自动汇集，在文件服务器上生成指定容量的文件目录光盘发布将已组盘目录发布到相应的网站，以便形成专题检索载体检测自动监测载体是否损坏并给出损坏情况报告，对于有损坏的情况进行恢复查询利用文件检索提供浏览查询、基本查询、组合查询三种方式，对查询权限进行严格控制文件借阅对检索到的电子文件申请借阅借阅管理档案管理员对借阅申请进行审批统计分析文件统计按照电子文件产生的单位、时间、类型来统计相关电子文件的数量系统管理用户管理对系统用户进行维护，包括注册、登录和维护权限管理对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权日志管理对系统关键操作进行记录和查询。备份恢复业务数据备份及恢复4.3现行文件中心功能模块子模块功能描述文件收集在线报送接收能够在线报送和接收现行文件脱机文件接收能够接收脱机现行文件零散文件收集能够收集零散的现行文件分类整理类型维护、文件归类能够将各种现行文件进行分门别类的维护发布管理文件发布将现行文件发布到互联网信息门户撤销发布撤销已发布的文件现行文件目录打印现行文件目录打印能够打印现行文件库中的文件目录查询利用目录检索提供包括基本信息查询、复合条件查询、一体化查询在内的各种目录查询方式，提供必要的权限控制全文检索通过集成第三方检索引擎，提供各类全文信息的内容检索，提供必要的权限控制全文浏览集成相关的浏览器，对现行文件的全文内容进行查看利用统计利用统计能够对现行文件的利用情况进行分析统计审核鉴定开放鉴定对现行文件目录、电子全文的开放范围进行鉴定发布范围鉴定对现行文件目录、电子全文的发布范围进行鉴定销毁鉴定对现行文件目录、电子全文进行销毁鉴定，执行销毁操作4.4分布式目录中心功能模块子模块功能描述数据采集数据录入将档案目录信息著录进档案目录数据库脱机数据导入从历史档案条目数据导入到现有档案目录数据库在线上报接收将档案条目对应的电子文件上传到服务器保存，服务器端进行接收数据检索本地目录检索提供对本地档案目录的查询检索分布式检索提供对档案馆及基层档案室的档案条目的分布式检索树状浏览提供树状结构的目录浏览方式，对档案目录进行逐级展开浏览系统管理用户管理对系统用户进行维护，包括注册、登录和维护权限管理对系统权限进行管理，包括权限定义、角色授权、用户授权日志管理对系统关键操作进行记录和查询4.5虚拟档案室功能模块子模块功能描述档案收集文件收集将零散的文件汇集起来文件整理对收集的文件进行条目信息、全文信息和电子附件维护档案接收从电子文件中心接收归档的档案数据和现行文件数据，包括档案目录和电子全文。数据导入提供xml/xls两种格式的开放接口，方便与其他业务系统进行数据交换档案管理档案整理对归档的档案数据进行案卷级和文件级维护，包括数据维护和删除编目打印提供案卷目录、卷内目录、文件级目录、档案盒封面、背脊的多种格式打印功能，用户可以方便地定义并调整各种打印格式专题组织实现方便灵活的专题汇编功能，打破档案类型、单位的限制，组成各种综合性专题并提供专题查询档案鉴定对于实体档案提供密级鉴定、保管期限鉴定、公开档案鉴定等功能，对于电子文件提供三性检查等功能，系统支持单个条目鉴定、批量条目鉴定，对超期档案计算机能自动提取进行鉴定档案统计提供档案室室藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计档案利用档案检索对馆藏档案进行一般查询、组合查询和全文检索档案借阅检索档案并提交借阅申请借阅审批对提交的借阅申请进行审批馆室互动信息门户集成内网信息门户，提供文字、照片、多媒体发布，开放档案和现行文件查询主题交流主题创建、维护、审查和回复业务指导接收和解答基层档案管理人员的问题档案年检档案年检数据填报、提交、汇总、发布和报表打印上报接收实现上下级档案部门之间的档案上报和接收系统管理用户管理对系统用户进行维护，包括注册、登录和维护权限管理权限定义、角色授权、用户授权编码维护对系统通用编码和业务编码进行维护日志管理对系统关键操作进行记录和查询4.6行政事务管理系统功能模块子模块功能描述文档管理收文管理收文登记、分发、领导批示、部门办理发文管理发文拟稿、核稿、会签、签发、成文、发文内部文件内部文件（请示报告、申请报告、电话记录等）的办理归档管理各类文件（收文、发文和内部文件）的部门立卷和归档个人办公任务台帐对个人办公的待办、已办事务进行提醒和汇总通讯录按照单位、部门、姓氏等对通讯录进行管理即时通讯工作沟通（聊天）群发通知、文件传输、消息提醒电子邮箱电子邮件的收发和管理工作日志实现工作人员每日工作情况的记录、查询和汇总日常事务一周安排实现领导一周安排和各庭、处、室领导的一周安排信息录入及浏览通知通告起草和维护通知通告，并能够查询和发布档案用品管理提供对档案用品的领用和维护管理图书资料管理提供本单位的图书和其他资料的统一管理寄存情况管理提供对物品寄存情况的登记档案装具管理提供对档案盒、密集架等档案装具的登记和维护督导决策实体动态管理提供对实体档案的出库、入库和移库管理全宗动态管理根据现有数据库中的信息来自动计算填充每个全宗所对应档案总数、永久档案数量、长期档案数量、短期档案数量、缩微卷数、数字化卷数、数字化幅数等等数据项。档案工作督导利用有关统计表报，对于档案馆的数字化任务先后次序安排、著录鉴定任务分派、利用率极低档案库房位置调整等，进行督导规划馆藏统计分析实现对全宗名册、机读目录建设情况统计表、划控工作情况统计表、缩微和数字化工作情况统计表等进行查询打印4.7档案馆综合管理系统功能模块子模块功能描述档案采集目录建库实现各种档案目录的建库数据接收档案目录数据和实体档案数据的接收档案目录接收接收基层档案室上报的档案条目信息档案移交接收接收来自其他档案室移交的目录文档格式转换对所采集的各种档案格式转换为统一的便于档案利用的格式档案管理档案整理对接收的档案进行检查和档案信息补充维护编目打印实现档案目录的编目和打印专题组织实现专题类型维护、专题编研档案鉴定对档案的档案室级保管期限、开放鉴定、销毁鉴定三种档案统计档案馆馆藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计档案利用档案检索对馆藏档案进行一般查询、组合查询和全文检索全文调阅提供对档案全文的查阅vod点播提供对视频档案的播放照片档案浏览提供对照片档案的在线浏览系统管理用户管理对系统用户进行维护，包括注册、登录和维护权限管理权限定义、角色授权、用户授权编码维护对系统通用编码和业务编码进行维护日志管理对系统关键操作进行记录和查询4.8数字化加工系统功能模块子模块功能描述数字化扫描扫描加工过调用扫描仪提供的接口，使用户只需要在软件界面上进行扫描加工图像处理对图像进行纠偏、去黑边、去黑点等处理ocr识别对扫描后的档案文本进行识别，方便进行全文检索pdf转换将普通pdf转换成可全文检索的双层pdf合并挂接将图像型档案与著录的档案进行自动挂接音视频处理模数转换将录像档案转换为数字化的视频档案非编处理对视频档案进行处理文件上传将音视频档案文件上传到文件服务器，支持ftp大文件传输批量挂接将音视频档案与著录的档案进行自动挂接系统管理人员管理对数字化加工的人员进行管理任务分配记录数字化加工的每一工序的任务安排情况和操作记录工作量统计对数字化加工人员的工作量进行统计质检管理检查扫描人员扫描以及图像处理之后的影像质量，有问题的退回重扫，质检合格之后进入下一步，支持抽检。4.9虚拟库房管理系统功能模块子模块功能描述库房空间管理排架查询能够维护和查询排架空间使用情况存址管理能够维护和查询某一档案的存址库房查询能够对库房级档案位置进行查询出入库管理档案出库记录和维护档案出库信息档案入库记录和维护档案入库信息档案移库记录和维护档案在不同的库房之间的迁移信息日常管理库房盘点对库房中的各类档案的盘点情况进行记录和维护日常检查对库房的日常检查工作进行记录和维护密集架接口集成密集架，实现密集架的打开和关闭条形码接口继承条形码接口，实现档案出入库的条码检索温湿度管理对库房的温度和湿度进行监控记录4.10电子阅览室系统功能模块子模块功能描述检索门户信息门户电子阅览室的信息展现门户一门式检索平台能够对各种档案信息进行统一的检索全文调阅能够从检索门户上提出调阅请求，并在得到批准后进行全文浏览数据管理数据导入将数据从档案资源库导入电子阅览室备份恢复恢复电子阅览室的档案数据光盘发布将电子阅览室中的数据发布到光盘上进行分发系统集成光盘检索系统集成光盘检索系统，实现对光盘数据的动态检索期刊网系统集成期刊网系统，实现期刊的自动生成和发布触摸屏查询系统集成触摸屏查询系统，能够提供便利查询。5. 方案亮点5.1电子公文归档1、指导规范 国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法 上海市档案局2006年12月发布的电子公文归档管理实施指南 2005年10月国家档案局颁布的电子公文文档一体化业务流程管理规范(征求意见稿)2、归档流程电子公文文档一体化业务流程包括电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（oa）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换。3、关键特性 电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的 对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的 可保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通和完整。 5.2 三性保证1、有效性检查有效性检查主要是指电子文件是否具有可理解性和可利用性，包括软件的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、软件的兼容性等，可采用档案管理员人工检查结合软件系统自动检查的方式。2、真实性检查真实性检查主要是指电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况一致。主要通过检查电子文件的背景信息以及打开文件并查看其内容，具体技术实现上，采用“数字摘要”技术，使系统自动监控和发现文件是否被修改，然后结合人工判断，共同检查内容是否完整、是否真实。3、完整性检查完整性检查主要是检测电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损，通过在系统设置中定义哪些是必输项实现，在接收时系统自动检测，并提醒管理员是否完整的方式进行。5.3 pdf技术1、概 述pdf（portable document format，可携式文件格式）是一种开放式电子文件格式，不论使用何种电脑平台或应用软件编辑的文件，几乎都可转换成pdf格式互通使用。2、格式转换 系统可将所有的电子文件格式转换成统一的pdf格式，可以保证电子文件的长期有效利用并降低阅读成本 支持各类文档（word、excel、ppt、wps、txt、xml等）和图像格式（tiff、jpeg、gif、bmp等）转换成pdf格式 电子文件接收后统一转换为pdf格式，配合纸质档案的归档形成“双轨制”的档案管理模式 pdf格式转换作为一个服务自动在服务器端执行，无需用户干预。5.4全文检索 全文检索针对各单位档案数据库中的中文全文信息，采用全文检索引擎实现，在应用系统开发时通过调用检索引擎提供的api接口完成具体功能。 全文检索只需要用户输入一个或几个简单的词或词组，系统将自动搜索出相关文件。示例如下：5.5多媒体浏览通过该可视化专用工具，不仅可以显示图片，还可以阅览文本文件、播放音视频，是一个展示效果非常优秀的实用工具。5.6图形统计展现统计功能除了提供统计指标自定义、表格格式输出之外，还可以以二维图形、三维图形等多种方式进行展现。5.7流媒体播放流媒体技术是实现网站视频点播功能的核心技术，在各种类型信息系统中得到了广泛应用，已经成为数字档案馆项目建设中不可或缺的基本技术。通过部署“流媒体服务器”软件，可实现多媒体文件在线高效浏览和利用。5.8 应用自定义本系统提供丰富的自定义功能，使系统具有良好的扩展性能和强大的自适应功能，极大地延长了系统的寿命，增强了系统的自适应性。1、档案类型自定义可以完成档案类型的创建及维护，实现档案类型的扩展。以下是档案类型自定义的示意图：2、数据结构自定义可以完成每种档案类型的数据结构的创建及维护，建立实体表。以下是数据自定义的示意图：3、档号自定义可以自由定义档号的组成结构并方便地进行维护，一般由固定的表字段组成，如文书档案由年度+部门代号+保管期限+顺序号组成。4、列表自定义可以自由定义列表的显示列（以字段为列）并控制显示格式，能够方便地进行设置和维护。以下是列表自定义的示意图：6. 公司简介6.1基本概况上海中信信息发展有限公司是一家以产品软件和行业应用软件研发、软硬件技术服务