公司财务报销制度及流程.doc

关于公司财务报销制度及相关流程第一部分 总则 第一条、 为了加强公司内部财务管理、成本核算、合理控制费用支出，规范公司财务报销工作,倡导一切以业务为重的指导思想，提高公司经济效益，根据有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。 第二条、 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出、专项支出及物流费用等,以下分别说明报销相关流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条、本制度适用于公司全体员工。 第二部分 借款及备用金制度 第四条、 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请单按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续(不含周末及节假日)。 (二) 其他临时借款，如业务费、各办事处的备用金等，借款人员应及时报帐，除各办事处的备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。 （必须跨月借支，例如下月月初资金需求的情况呢？）(三) 各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款销账规定：1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 2、借领支票者原则上应在同一工作日内办理销帐手续。 （实际情况很多不成立）3、年终不论任何人的任何借款全部交回财务，进行往来欠款清算。第二年如有需要重新借支。 (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第五条、借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第六条、备用金制度规定（一）备用金限额：1、上海办事处有仓库且负责的客户多，产生的费用也多，南京办事处的备用金归属于上海办事处统一管理，暂定备用金7000元以下；2、武汉办事处有仓库但发生的物流费用不是很多，暂定备用金2000元以下；3、重庆、广州、北京、沈阳办事处没有仓库且发生的物流费用相对较少，暂定备用金1000元以下；4、总部各部门除采购部外其余部门没有分配备用金，需要的款项填写用款申请单或付款审批单，外办事处备用金需要填写申请单。以上备用金除了月或季度缴纳的房租之外，大额物流费用可以根据实际情况提前申请，备用金不足的可以再做调整。（二）备用金及预支款项销帐规定：1、外办事处销售会计每月1号、16号要把之前发生的支付单据按规定要求整理好后寄回总部，没按要求整理的，退回办事外，各负责人重新整理（退回的快递费自行承担）。外办销售会计每天发送电子档现金收支明细账，并把账核对清楚，否则再次申请的备用不予处理。2、总部预支款项，需在三个工作日，最长在一个星期之内办理销账手续，并结算清楚，否则不可再申请下一笔款项。（需结合不同地区送货时间效率，另一种常见情况，若非预支的款项，事后付款的是否也有时间规定呢？）3、总部及外办事处负责人每月28号之前做好下个月整个月及上旬的支出预算，每月9号、19号之前做好中旬、下旬的支出预算并发电子档到总部财务部负责人做公司支出预算。4、外办事处备用金需填写用款申请单，发电子表格给总部，由总部负责人代替给相关部门签字审批后转账。5、总部各部门相关负责人填写用款申请单或付款审批单，经各相关部门签字审批后支付。出纳付款总经理审批财务经理审批会计审核是否有未结清的费用负责人审核经办人凭采购合同、采购申请单、销售订单等填制付款审批单（三）备用金及预支款项流程：第三部分 日常费用报销制度 第七条、 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、培训费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第八条、 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据(从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名或盖章),发票背面有经办人签名并简述事由(何人何时何地何事），发票单据需按要求黏贴。 (二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改）。 (三) 报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。(四) 费用报销的具体要求：1、生活用品：除扫把、拖把、水桶、垃圾袋用于办公地方清洁用品外，其余不能报销。2、办公用品：必须开具正规发票并附上购物清单。3、运输费用：具体规定详见第六部分物流费用报销流4、临时雇工费：附临时工明细表，明细表上贴标计时费，需注明贴标发往哪里的货物，共计几件几双鞋子；搬卸费，需注明几件货物，单据需要有临时工人签名及电话号码。5、所有单据都需要有三个人以上签字：经办人、区域负责人、会计。6、各办事处寄回来的单据不符合规定的不予以报销，全部退回各办事处，负责人自行处理，不予以抵扣预支的备用金。7、所有的支出必须做费用支出凭证，把原始单据分为正规发票和收款单据黏贴在黏贴单上，差旅费按黏贴标准。8、属于员工借支而后至财务部核销的，填写费用报支单时应在单据的左上角写上“销账”二字，以区分财务是否已经付款。第九条、费用报销的一般流程:1、办事处报销流程：经办人填制报支单销售会计初审区域经理审核签字总部财务审核总经理审批出纳办理抵扣备用金账款 经办人填制费用报支单（附签字后的原始票据），提供给销售会计 销售会计初审（票据是否符合公司的相关规定，购买物资的需附上审批后的购买物资申请表），如不符合退还经办人，如符合则黏贴票据区域经理审核签字财务部门审核总经理审批出纳报销。2、泉州总部报销流程：经办人填制费用报销单部门经理审核财务部审核总经理审批出纳付款业务经办人按付款类型收集整理齐全完整的付款凭据作为附件，并正确填写相应的费用报销单，签名确认后报送部门经理进行业务审核，部门经理审核确认后，送交财务部审核付款凭据是否齐全，业务是否合规、合理，支出金额是否超出预算或合同、单据是否合法完整，再报送总经理审批，出纳根据审批后单据执行付款程序。第十条、差旅费报销制度一、差旅费标准1、费用标准：日常支出差旅费按不同岗位级别标准不同，具体规定如下：1）、住宿费按出差地区和人员级别制定标准，(原则上两人出差，如为同性住宿标准按一个人住宿标准报销)级别一般地区直辖市及省会城市特区、广州副总经理以上级别140170190经理级100130150助理及主管级70100120员工级50801002）、出差的市内交通费实行包干制，标准如下：级别市内交通费副总经理以上级别全额报销经理级30元/天助理及主管级25元/天员工级20元/天3）、出差人员每人每天伙食补贴标准如下：一般城市享有补助20元/天，省会城市及特区35元/天。具体时间规定标准如下： a.中午10时前离开本市按全天补助伙食费。 b.中午10时后离开本市按半天补助伙食费。c.中午14时前抵达本市按半天补助伙食费。d.中午14时后抵达本市按全天补助伙食费。2、费用标准的补充说明：（1）以上报销的住宿费，交通费，伙食补助费都必须提供相等额度的票据报销（必须提供正规票据，按标准报销，超出部分自己负责），往返长途车费必须以车站电子发票为准（全额报销），可自行按实际需要安排选择公路、铁路或水路，如因工作性质确实需要乘坐飞机者必须向各相关部门申请，经各相关部门及总经理同意后方可执行。（2）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。（3）出差费用原则上按一天一夜报销，如是早上8:30出发，第二天18:00返回的可按两天一夜报销，具体时间依据电子车票上的发车时间为准。（4）到各办事处出差，其办事处提供住宿者不补住宿费，如办事处无法提供住宿可按住宿标准报销住宿费用。（5）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 （6）宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。（7）出租车费在紧急情况下（如每季度送大件的样品），市区内可以搭乘出租车，跨区有班车的一律坐班车，事先向行政部申请报备，总经理同意后方可报销。（8）出差时两人不能同时去同一个地方，除非特大事件需要两人同行，必须事先申请报备。申请后方可按报销标准报销，否则只报销一人。（9）因工作需要超出原计划出差时间，出差人员在外地要事先向公司总经理说明原因征得同意，返回后在差旅费申请表中加以注明，经批准予以报销。凡未经批准事后追加费用，超预算部分一律由当事人自付。（二） 报销流程 1. 出差申请：公司人员因工作需要出差填写出差申请单，详细注明出差地点、业务内容、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由直接主管审核、总经理审批。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请单交财务部,按借款管理规定及相关于出差报销标准额度办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 购票: 公司人员出差须订票的持审批过的出差申请单，到行政部统一订票，经审批人签字后报财务。 4. 返回报销：出差人员应在回公司后三个工作日或一个星期之内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，附出差申请单及路线日程表，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第十一条 电话费报销制度及流程(一) 费用标准 1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。 2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。 3、移动电话费：因工作的特殊性，公司部分员工将统一使用公司的办公电话用于业务联系，并由公司统一支付话费，私人电话将不再报销话费，禁止员工使用办公电话打私人电话。员工转岗或离职后应将手机交还行政部（依照工作业务手机使用协议办理）。(二)报销流程 1、人力资源部每月初将报销话费做入员工工资表，20日由财务部统一发放。如有配置电话的，由公司统一付费（超出部分由员工负责），不再从工资做补贴。2、公司统一支付话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到相关部门查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 第十二条 交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐公交车;(2)市内公交车费应保存相应票据报销。(3)员工在本市内出差，只报销公交车票（盖有2个章），公交车票除二人及以上同行外均不得连号，无特殊情况不得报销出租车票。（4）各外办事处人员因公安排回公司可按电子车票报销， 在这行程间顺道回家造成的车票不可报销，只按公司到办事处的车票报销。(二) 报销流程 1. 员工整理交通车票（只含有公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部人员签字确认。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第十三条 物资采购报销制度及流程 （一）物资采购流程:1、公司行政部门为低值易耗品之采购、管理部门，设置标准库房，并设专门保管人员管理，财务部为核算监督部门。2、由物资使用人填写采购申请单，部门经理签字审核，再将填写完的采购申请送至行政部签收。3、行政部低值品保管人根据使用部门申请数量，与库存进行核实，填写采购申请单中的“库存数量”、“批准数量”两栏。4、行政部低值品采购人接到送来的采购申请单，按需购物资的要求进行询价，将价格填列到采购申请单后由部门经理签字审核，送至财务部进行复核。5、物资到位后物资采购员将采购申请单送至物资保管人处以备验收时使用。6、物资保管人、物资验收人、供货商三方共同对到货物资进行验收。验收时注意物资是否与采购申请单中内容、规格型号相符、质量是否合格。7、验收符合要求后，填写物资入库验收单，一联交供货商、一联交采购员，将物资分类存放，分别登账。8、通知使用部门可以领取所需物资。9、使用部门填写物资出库单领取所需物资，物资保管人根据物资出库单登账。（二）报销流程 1、物资采购前，预借物资款必须经财务主管领导签字批准后方可借款。物资采购完毕，需及时报销，逾期三天不办理者，按挪用公款论处。 2、物资采购员填写费用报支单，将本次采购的全部原始发票、入库验收单、采购申请单粘贴附后，部门经理审核，财务部审核（财务部审核内容填写是否正确无误、签字是否齐全、发票、入库验收单、采购申请三份单据中内容、数量、金额是否相符、实际金额与报销金额是否相同），总经理审批。3、采购员持审批后的费用报支单到出纳处办理付款手续。4、各部门急需或特殊的办公用品，经以上程序批准，可自行购买。第十四条 培训费、资料费及其他报销制度及流程 （一）费用标准 1. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 2.其他费用：根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 第十五条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 第十六条 工薪福利 (一) 工资（1）每月10日由各办事处负责人根据上月销售情况做好导购工资表，转交财务审核无误，经公司总经理审批后于15号支付，导购工资算错或是迟交导致的问题相关负责人承担责任；每月20日由人事部做好管理人员工资表，转交财务审核无误，经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及等信息）。（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）统一由财务部通过现金或是银行转账形式支付工资；（6）每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 （三）社会保险支付流程：（1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专员签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。（3）社会保险需由员工负责部分在工资发放时候扣除。 （四）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分 专项支出财务报销制度及流程 第十七条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第十八条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请：按公司相关规定填写资产物资申请表并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三) 结账报销（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 （四）发生物品转移，即由另一个使用人转移给他人使用时应填写“物品转移清单”第十九条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。 (二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 (三) 财务报销流程 1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。 3付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 第六部