研究所转型工作要点

研究所管理转型工作要点 1 1、改革制度（管理体系）实现转型包括以下八项工作内容、改革制度（管理体系）实现转型包括以下八项工作内容 （1） 确定研究所工作需求和期望； （2） 建立研究所的工作方针和目标体系； （3） 确定实现工作目标必需的过程和职责（建立规章制度和工作过程） ； （4） 确定和提供实现工作目标必需的资源； （5） 规定客观的测量每个过程的有效性和效率的方法； （6） 应用这些测量方法确定每个过程的有效性和效率； （7） 确定防止不合格并消除其产生原因的措施； （8） 建立和应用持续改进管理体系的过程。 2 2、研究所的方针、研究所的方针 研究所的方针是：在科学发展观指导下，围绕部队、学校军事训练过程， 以过程中的要求为目标，为学校部队军事训练提供高质量的“产品” 。 3 3、研究所的工作方法、原理与指导原则研究所的工作方法、原理与指导原则 要求在研究所建立、实施管理体系以及改进其有效性时采用过程方法，通 过满足学校、部队要求，增强学校、部队满意。 为使研究所有效运行，必须确定和管理众多相互关联的活动。通过使用资 源和管理，将输入转化为输出的活动，可以视为过程。通常，一个过程的输出 直接形成下一个过程的输入。 为了产生期望的结果，由过程组成的系统在研究所内的应用，连同这些过 程的识别和相互作用，以及对这些过程的管理，可称之为“过程方法” 。过程方 法的优点是对过程系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行 连续的控制。 在研究所管理体系中应用过程方法时，强调以下方面的重要性： （1）理解和满足要求； （2）需要从增值的角度考虑过程； （3）获得过程绩效和有效性的结果； （4）在客观测量的基础上，持续改进过程。 此外，称之为“PDCA”的方法可适用于研究所工作所有过程。PDCA 模式可 简述如下： P策划：根据学校部队的要求和学校组织的方针，为提供结果建立必要的 目标和过程； D实施：实施过程； C检查：根据方针、目标和产品要求，对过程和产品进行监视和测量，并 报告结果； A处置：采取措施，以持续改进过程绩效。 怎样客观的测量目前研究所具有的过程方法和持续改进的能力？我们可以 以下面四个等级客观的评价： （1）已管理过程是一个按研究所组织方针策划和执行的已实施过程；聘用 受过培训的人员，具有足够的资源，产生受控的输出；吸纳利益相关方；受到 监督、控制和评审，并评价人员对其过程说明的遵循性。以管理过程一至少般 有以下过程组成： a. 配置管理； b. 测量与分析； c. 项目监控； d. 项目策划； e. 过程和产品质量保证； f. 需求管理； g. 供方协议管理。 （2）已定义过程是按组织的剪裁指南从研究所组织的标准过程集中剪裁出 来的已管理过程；有受维护的过程说明；并向组织过程资产贡献其它过程改进 信息。一个已定义过程应当可以清晰地陈述对该过程以下 9 项要求： 本过程的目标、目的； 过程的输入，前一个过程的输出； 过程的入口准则，前一个过程的出口准则； 过程中的处理活动，经验、方法、技术、知识等； 过程的责任人、职责、角色； 对过程活动结果达到目标的有效性测量方法； 过程结果达到目标的验证步骤； 过程的输出，下一个过程的输入； 过程结果出口的准则。 两个项目的已管理过程可以是不同的。以定义过程在以管理过程基础之上 至少增加以下过程组成： h. 决策分析和决定； i. 集成项目管理； j. 组织过程定义； k. 组织过程焦点； l. 组织培训； m. 产品集成； n. 需求开发； o. 风险管理； p. 技术解决方案； q. 确认； r. 验证。 （3）已定量管理过程是使用统计技术和其它定量技术进行控制的已定义过 程。在项目的整个过程中，产品质量、服务质量和过程绩效属性都应是可测量 的和受控的。已定义过程与已定量管理过程的关键区别是过程绩效可预测。定 量受控是使用合适的统计技术或其它定量技术管理一个或多个关键子过程的绩 效，以便可以预测过程绩效。已定义过程只提供定性的可预测性。以定量过程 在以定义过程基础之上至少增加以下过程组成： s. 组织过程绩效； t. 定量项目管理。 （4）优化过程是经过更改和改编以满足现行的和预定的相关业务目标的已 定量管理过程。优化过程关注通过增量式和创新式的技术进步持续地改进过程 绩效。在优化过程中，当过程重新稳定时借助移动均值或减少变差地更改过程 来处理过程变异的共因。这些更改是想改进过程绩效，并达到所建立的组织的 过程改进目标。优化过程在以定量过程基础之上至少增加以下过程组成： u. 原因分析和决定； v. 组织创新和部署。 4 4、领导研究所必须坚持的八项原则、领导研究所必须坚持的八项原则 成功地领导和运作研究所，需要采用系统和透明的方式进行管理。针对所 有相关方的需求，实施并保持持续改进其业绩的管理体系。八项质量管理原则 被党章和GJB9001B 质量管理体系要求确定为研究所党委用于领导我们 进行业绩改进的指导原则： （1） 以学校、部队需求为关注焦点（党章中要求坚持全心全意为人民服 务）：研究所依存于学校和部队。因此，研究所应当理解学校和部队当前和未 来的需求，满足学校和部队要求并争取超越人民和部队期望，既是十七大提出 的主题主线工作。 （2） 领导作用（党章要求坚持党在政治思想和组织上的领导作用）：领 导者应确保研究所的目的与方向的一致。他们应当创造并保持良好的内部环境， 使各级人员能充分参与实现研究所目标的活动，既是党组织在研究所的工作。 （3） 全员参与（党章要求坚持民主集中制）：各级人员都是研究所之本， 唯有其充分参与，才能使他们为研究所的利益发挥其才干。 （4） 采用过程方法（党章要求坚持马列主义毛泽东思想作为指导思想的 理论基础） ：将活动和相关资源作为过程进行管理，可以更高效地得到期望的 结果，此方法是所有人员能力的核心。 （5） 管理的系统方法（党的坚持落实科学发展观要求）：将相互关联的 过程作为体系来看待、理解和管理，有助于研究所提高实现目标的有效性和效 率，是此方法是所有人员思维素质的核心。 （6） 持续改进（坚持辨证唯物主义的认识论）：持续改进总体业绩应当 是研究所的永恒目标。 （7） 基于事实的决策方法（党章要求坚持解放思想的实事求是）：有效 决策建立在数据和信息分析的基础上，是提高和评价研究所绩效的方法。 （8） 相关方互利的关系（党章要求坚持团结一切可以团结的力量）：研 究所与相关方（学校内其他教研室、顾客、部队、其他院校、各级机关、外单 位、供货商）相互依存，互利的关系可增强双方创造价值的能力。 5 5、新研究所建立工作的产品、新研究所建立工作的产品( (非研究所的产品非研究所的产品) ) 建立研究所管理制度过程的主要产品是过程文件，包括： （1）研究所发展战略、目标体系与研究所章程； （2）教学工作手册以及教学文件编写指南； （3）政治工作手册以及政治工作文件编写指南； （4）科研工作手册以及科研文件编写指南； （5）后勤工作手册以及后勤工作文件编写指南； （6）研究所的管理体系。 6 6、研究所研究项目的过程与过程资产、研究所研究项目的过程与过程资产 转型的目标确定以后，实现目标的唯一手段就是设计研究所的工作过程， 目标体系转变为过程规范就是一个设计开发的过程，具体的要求见ISO9001 质量管理体系要求的（7 节-设计开发） 。 我们现有的研究所管理体系，应当与质量管理体系整合成一个使用通用要 素的综合管理体系。这将有利于工作的落实，有利于工作的策划、资源配置、 确定互补的目标以及评价研究所的整体有效性。 7 7、研究所项目管理的、研究所项目管理的 4242 个基本过程个基本过程 项目管理过程组划分的知识（过程能力） 知识领 域 启动过程 组 规划过程组执行过程组监控过程 组 收尾过程 组 4项 目整合 管理 4.1 制定 项目章程 4.2 制定项目管 理计划 4.3 指导与管 理项目执行 4.4 监控 项目工作 4.5 实施 整体变更 控制 4.6 结束 项目或阶 段 5项 目范围 管理 5.1 收集需求 5.2 定义范围 5.3 创建工作分 解结构 5.4 核实 范围 5.5 控制 范围 6项 目时间 管理 6.1 定义活动 6.2 排列活动顺 序 6.3 估算活动资 源 6.4 估算活动持 续时间 6.5 制定进度计 划 6.6 控制 进度 7项 目成本 管理 7.1 估算成本 7.2 制定预算 7.3 控制 成本 8项 目质量 管理 8.1 规划质量8.2 实施质量 保证 8.3 实施 质量控制 9项 目人力 资源管 理 9.1 制定人力资 源计划 9.2 组建项目 团队 9.3 建设项目 团队 9.4 管理项目 团队 10项 目沟通 管理 10.1 识 别干系人 10.2 规划沟通10.3 发布信 息 10.4 管理干 系人期望 10.5 报告 绩效 11项 目风险 管理 11.1 规划风险 管理 11.2 识别风险 11.3 实施定性 风险分析 11.4 实施定量 风险分析 11.5 规划风险 应对 11.6 监控 风险 12项 目采购 管理 12.1 规划采购12.2 实施采 购 12.3 管理 采购 12.4 结 束采购 8 8、研究领导的作用、研究领导的作用 在本次工作中，所长、书记必须通过领导作用和实际行动，创造一个教员、 研究人员、干部、学员、工人充分参与的环境，管理体系能够在这种环境中有 效运行。要求首长应通过以下活动，对建立、实施管理体系并持续改进其有效 性所作出的承诺提供证据： （1） 制定并保持研究所的方针和目标；就是贯彻落实主题主线要求的工 作，包括研究所发展战略、路线图、共同愿景； （2） 通过在整个研究所内宣传方针并促进目标的实现，增强前提人员的 意识、积极性和参与程度；在研究所建立共同愿景、建立每个成员的愿景和职 业生涯路线图、政治工作条例要求的工作； （3） 确保整个研究所关注学校、部队的要求；在整个过程的制定工作中 确保以学校、部队需求为关注的焦点和评判的标准，计划、研究所到部队的调 查研究和维修活动； （4） 确保实施适宜的过程，以满足学校、部队和其他相关方要求并实现 目标；制定工作过程、科研目标、空军四项基础性建设工作目标、贯彻落实主 题主线工作目标； （5） 确保建立、实施和保持一个有效和高效的管理体系以实现这些目标； 条令、条例要求的职责； （6） 确保获得必要资源； 协调管理研究所的资源； （7） 定期评审管理体系；教学、科研过程的评估、审核工作； （8） 决定有关实现方针和目标的措施； （9） 决定改进管理体系的措施。 以上 9 项工作，都有条令条例的具体要求，应当融合到日常的所有工作中。 其中研究所共同愿景（价值观）的工作最为重要。根据内务条令和政治 工作条令 武器装备质量管理条例的规定，所长是这五项工作的责任人。 9 9、研究所的愿景与价值观、研究所的愿景与价值观 价值观、使命感、责任心、落实科学发展观不是空话也不是一个想法，建 立“共同愿景”不是一个想法，甚至像“自由”这样一个重要的想法，也不是 一项共同愿景。落实科学发展观是要在人们心中一股令人深受感召的力量。愿 景刚开始时可能只是被一个想法所激发，然而一旦进而发展成感召一群人的支 持时，就不再是个抽象的东西，人们开始把它看成是具体存在的。在人类群体 活动中，很少有像共同愿景能激发出这样强大的力量。 共同愿景最简单的说法是“我们想要创造什么？”正如个人愿景是人们心 中或脑海中所持有的意象或景象，共同愿景也是学校中人们所共同持有的意象 或景象，它创造出众人是一体的感觉，并遍布到学校全面的活动，而使各种不 同的活动融汇起来。 在传统的阶层式研究所里，没有人怀疑过愿景应来自高层。在这样的研究 所中，通常指引研究所的大蓝图是没有被大家分享的，每一个人只是听命行事， 以便能够完成他们的任务，来支持研究所的愿景。如果是传统威权研究所的领 导，推行新愿景的工作，将会比今天所面对的问题简单得多，因为研究所里大 多数的人不必了解这个愿景，只须知道领导对他们的期望是什么。这种愿景对 于工业化社会和机械化战争是适合的，对于信息化社会和信息化战争是失败的。 然而近年流行的、研究所建立愿景的过程，与传统中由上而下形成的愿景 没什么不同。研究所通常借由顾问的帮助写下“愿景宣言” ，这些愿景通常是为 了解决士气低落或缺乏策略方向的问题；它可能结合对竞争者、市场定位，与 研究所优弱势等项目的广泛分析。然而，结果常令人感到失望，原因如下： 第一，这样的愿景通常是治标而非治本的；透过一次建立愿景的努力，为 研究所的策略提供依循方向，一旦写下来后，研究所管理者就认为他们已卸下 建立愿景的职责。在质量审核中被考察如何建立愿景。回答是：“我们已经做 好了，我们已经写下共同愿景宣言了。 ”如果问一个研究人员，这位研究人员就 回答说：“那很好，你们领导得出什么样的愿景我背下来就可以了，我一定支 持领导的工作？”领导会拿出一个花很大气力写作出来的文件。写下愿景宣言 或许是建立共同愿景的第一步，但是，愿景只在纸上陈述而非发自内心，是很 难使愿景在研究所内扎根。 由研究所最高管理撰写愿景宣言的第二个缺失是，这种愿景并非是从个人 愿景中建立起来的。在追寻“策略性的愿景”时，个人的愿景常被忽略；而 “研究所愿景”所反应的仅是一、二个人的个人愿景。这种愿景很少在每一个 阶层内进行探询与检验，因此无法使人们了解与感到共同拥有这个愿景，结果 新出炉的研究所愿景也无从孕育出能量与真诚的投入。事实上，有时它甚至无 法在建立它的高阶管理团体中鼓起一丝热情。 以下便以几个层级来说明，成员在行为上表现出的对共同愿景的支持程度： 奉献：有使命感、创新能力和学习能力的优秀党员，衷心向往之，排除 万难上杆子的去干，并愿意创造或改变任何必要的“法则” ，这些法则当然包括 教育部的、军训部的、学校的工作内容和规章制度，以全心全意地实现研究所 的转型。小岗村的村民用带血手印的写着分地包干法则的纸证明了对未来富裕 愿景的向往，创造并变了中国必要的社会制度。 投入：好党员，衷心向往之，愿意在“精神的法则”内做任何事情。 真正遵从：一般党员，看到愿景的好处。去做所有被期望做的事情，或 做得更多。遵从明文规定。 适度遵从：有问题的党员，大体上，看到了愿景的好处。做所有被期望 做的事情，但仅此而已。 勉强遵从：不合格的党员，未看到愿景的好处，但是也不想打破饭碗。 不得不做刚好符合期望的事，但也会让人知道，他不是真的愿意做。 不遵从：反对派，看不到愿景的好处，也不愿做被期望做的事情。 “任你 苦口婆心，我就是不干。 ” 冷漠：既不支持也不反对愿景。既不感兴趣，也没有干劲。 “下班时间到 了吗？” 1010、研究所的过程资产、研究所的过程资产 过程资产包括任何或全部与工作过程相关的资产，可来自任一或所有参与 项目的组织，用于帮助项目成功。这些过程资产包括正式和非正式的计划、政 策、程序和指南。过程资产还包括组织的知识库，如经验教训和历史信息。组 织过程资产可能包括完整的进度计划、风险数据和挣值数据。项目团队成员通 常有责任在项目全过程中对组织过程资产进行必要的更新和补充，因为在转型 时期，各教研室的过程资产大都过期腐烂。组织过程资产可分成以下两大类。 （1）流程与程序 组织的工作流程与程序，包括（但不限于）： a.组织的标准流程，例如，标准、政策（如安全与健康政策、伦理政 策和项目管理政策） 、标准的产品与项目生命周期，以及质量政策与程 序（如过程审计、改进目标、核对表和组织所使用的标准化的流程定 义） ； b.标准化的指南、工作指示、建议书评价准则和绩效测量准则； c.模板（如风险模板、工作分解结构模板、项目进度网络图模板以及 合同模板） ； d.根据项目的具体需要， “剪裁”组织标准流程的指南与准则； e.组织对沟通的规定（如具体可用的沟通技术、许可的沟通媒介、记 录保存政策以及安全要求） ； f.项目收尾指南或要求（如项目终期审计、项目评价、产品确认以及 验收标准） ； g.财务控制程序（如定期报告、费用与支付审查、会计编码以及标准 合同条款） ； h.问题与缺陷管理程序，包括对问题与缺陷的控制、识别与处理，以 及对相关行动的跟踪； i.变更控制程序，包括修改公司标准、政策、计划和程序（或任何项 目文件）所需遵循的步骤，以及如何批准和确认变更。 j.风险控制程序，包括风险的类别、概率的定义和风险的后果，以及 概率影响矩阵； k.排序、批准与签发工作授权的程序。 （2）共享知识库 a.组织用来存取信息的共享知识库，包括（但不限于）： b.过程测量数据库，用来收集与提供过程和产品的测量数据； c.项目档案（如范围、成本、进度与质量基准，绩效测量基准，项目 日历，项目进度网络图，风险登记册，风险应对计划和风险影响评价） ； d.历史信息与经验教训知识库（如项目记录与文件、完整的项目收尾 信息与文件、关于以往项目选择决策与绩效的信息，以及关于风险管 理工作的信息） ； e.问题与缺陷管理数据库，包括问题与缺陷的状态、控制情况、解决 方案，以及相关行动的结果； f.技术状态（配置）管理知识库，包括公司标准、政策、程序和项目 文件的各种版本与基准； g.财务数据库，包括工时、实际成本、预算和任何成本超支等信息。 作为过程资产的文件的价值就在于文件能够沟通意图、统一行动。因为文 件的使用有助于： 满足上级、下级的要求和工作质量改进； 对研究所全体人员提供适宜的培训； 保证教育、训练、后勤、政治工作过程的重复性和可追溯性； 为上级和本级的业绩测量和改进工作提供客观证据； 评价研究所管理体系的有效性和持续适宜性。 文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动，于是必须： （1） 建立该文件形成的程序：一般在工作过程设计中形成的，比如编写 规章制度的程序； （2） 形成文件：比如，编写规章制度，开展设计工作； （3） 对文件加以实施和保持的相关的工作，比如对设计输出的审批、存 档、借阅、改进。 （4） 对文件进入空军教育训练信息化系统的相关的工作，比如规定文件 的格式，进行文件的录入，建立文件的档案。 文件编写在落实中会出现问题，其基本原因就是因为一个研究所的工作管 理体系的设计和实施受下列因素的影响： 研究所的环境、该环境的变化以及与该环境有关的风险； 研究所不断变化的需求； 研究所的具体目标； 研究所工作的结果； 研究所所采用的工作过程； 研究所的规模和学校结构。 基于以上原因军队院校内部没有同样的管理体系的结构或文件。 1111、建立研究所的总要求、建立研究所的总要求 研究所应按 GJB-9001B 标准的要求建立管理体系，形成文件，加以实施和 保持，并持续改进其有效性。在研究所建立运行管理体系需要落实以下的 4 项 主要工作： （1）建立管理体系； （2）将要求形成文件； （3）加以实施和保持； （4）持续改进其有效性。 目前本项工作的责任人是研究所负责人，这些工作任务在过去空军所有的 教育、训练、政治工作的领导岗位职能中都是没有明确规定的职责和能力，我 们学校的领导、教员、学员都没有这种基本的工作能力。这就要求我们在本次 工作中； （1）对所有的领导和人员进行管理体系要求的培训，使之具有参与此工