如何做好监理资料管理工作

如何做好项目监理部监理文件资料的收集、整理、立卷、归档 监理资料是监理工作的原始记录，也是监理工作的最终成功，是评定监理工作、界 定监理责任的证据，也是反映工程成果的重要性文件，许多从事监理事业的人员，往往忽 视了监理资料的重要性，认为只要工程实体达到有关标准即可，但资料的完整性、严密性、 准确性、及时性，也是保护自身、反映监理工作成效的一个方面。所以说，在我们的监理 工作中，监理资料是非常重要的，监理资料的专人管理，也是非常必要的。 下面，我想就我自己的看法，说说监理的资料工作 1、资料的处理一定要及时：一个工程，必然是一个长期的、延续的过程，在整 个过程中，都会源源不断的产生众多的资料，在这个过程中，我们就要及时对 资料进行处理，业主下发的资料要及时递交监理工程师和相关施工单位，总监 或者专监发出的指令要及时传达给施工单位，并抄送业主，施工单位报送的文 件要及时交总监或者专监处理。总之，资料要及时送达到责任人手中，以便于 及时处理。如果有暂时不需要处理的资料或者需要复核后才能签署的资料，则 要收捡好，避免遗失。 2、处理好的资料要及时进行整理，建立健全文件收集查询制度：经相关责任人 签署完的资料，反馈相关单位后，按规定由监理部存档的备份文件应该及时整 理归档，以便在需要的时候更容易找到需要的资料，这个更容易，不仅仅是你 自己能否第一时间找到，更是别人能否第一时间找到，这个时候，合理的利用 资料分类管理和文件盒标签，可以条理清晰地将各种资料分门别类的收集整理 好。工程资料的分类归档管理参考四川省建设工程质量安全监督总站编制的 建设工程施工质量验收规范实施指南内附的工程资料分类表 ，其中，把 工程资料分为了建设文件、监理资料、施工资料三个大类，每个大类分为了若 干个子类，我简单介绍下需要我们收集整理的资料 建设文件方面，有工程立项规划文件，勘察单位提供的地勘报告，城建规 划部门提供的规划红线图及相关批准文件，设计单位提供的设计文件（设计图 纸，设计说明书，设计计算书等） ，消防和图审机构提供的消防设计审核意见和 施工图审查意见。 工程招投标和承包合同文件，其中监理需要保存的有监理招投标文件，中 标通知书，监理合同，施工合同、设计合同等。 工程开工文件，其中有开工报告，施工许可证，质量监督报监书，安全监 督报监书，见证取样送检证人授权书。 经济技术资料，主要是工程量清单。 监理资料方面，分监理管理资料 有监理大纲、监理规划、监理实施细则、 监理备忘录、会议纪要、专题报告、月报、周报、日志、监理工作总结 监理工作记录，主要包括开（复）工、施组、分包资质、进度、材料、设 备选型等各种报审表，技术核定单，工程变更单等各种技术、经济资料和监理 工程师通知单、工程暂停令等各种监理指令文件以及旁站记录，见证取样备案 文件等监理工作记录。 施工资料主要是各种验收记录，检验批资料、检测报告质量证明文件等。 安全监理资料，安全监理资料不属于城建归档资料，但是安全监理资料也 是监理资料的一个重要组成部分。安全监理资料主要包括特种作业证，三级安 全教育，安全技术交底，安全施工方案，安全监理方案，扬尘治理专项方案， 扬尘监理细则，安全巡查记录，安全检查记录，安全周报等。 根据上述分类方法，工程中产生的各种资料分门别类的收集好，这样总监 和专业监理工程师根据文件标签可以第一时间找到需要的资料。 合理利用电脑，对文件进行档案管理，首先对文件盒进行编号，然后对收 集的资料进行编号，利用 excel 文件对文件进行记录，需要查找资料时，可以 直接通过 excel 文档的查找功能直接进行定位。 3、建立健全文件收发制度 文件收发制度最具体的体现就是收发文簿，来文、发文都要记录在专用的 收发文簿上便于查询，追溯。收发文簿要保存好，并在完工后交公司保存。 4. 文件的立卷与归档 4.1 文件的归档指的是工程完工后，将文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，实之有序化。 文件的件，是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与 定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件 在进行卷内文件排序时，遵循下列的要求：同一事项的请示与批复，同一 文件的印本与定稿。主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在 前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。材料复检（试）验报告在前 见证取样单在后，原材料出厂合格证或质量证明书在最后。图纸文件同专业的 按图纸序号排列，设计变更等既有图纸，又有文字的资料按文字在前，图纸在 后进行排列。 卷内文件要编写页号，单面书写的文件页号编写在右下角，双面书写的 ，正面 在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。每卷文件要有案卷封 面，卷内目录和卷内备考表，案卷封面是对本卷文件进行命名，命名的原则是 要反映本卷文件内含的文件。根据卷内文件页码，卷内目录要对每件文件进行 标注。方便快速找到需要的文件。卷内备考表置于盒内文件之后，包括盒内文 件情况说明、整理人、检查人和日期： 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负