外贸邮件回复注意事项

（一）、回复技巧 1.回复时间注意事项： 今天的今天一定要回 香港、台湾、韩国 2 个小时内回复 澳大利亚收到后马上回 欧洲下午三点前一定要回 美国下班前回 （根据各国的时差和工作习惯统计） 注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉他目前不能回的原因和什么时候能够给客 户回 2.回复原则： 3C 原则 Clearness(清楚) Concisenes(简洁) Courtesy（礼貌） 3.案例分析 第一回合 1）需要思考的问题： 专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度) 满足需求度 meet demands 体现诚意 show your sincereity 2）回复邮件注意点 规范的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer.） 主题 Subject 点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for 哪几个产品） 问候语礼节、呼应 有问必答不能回答要给客户解释 重点突出，意思明确 落款要有完整称呼 第二回合 询盘回复 专业报价完整、针对性/报价谨慎、完整 专业图片清晰、方便浏览和接收 向客户提要求审慎，tell why 可以向客户报两个价格 fob/c若你回复 “Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表达(我知道有不少朋友对此无意识)。 二、漏点 1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关 条款、等。你的回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能 提供及什么时候可提供。普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参 考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定 形式的产品(参考图片)，以及特定规格的产品(产品参数)，以及报价基于的交易条件、付 款条件等(相关条款)，而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去?让客户去 猜?我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只会 因你的“不专业”而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些”的同 行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客 户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四?就不要说你的丢三落四 是不尊重客户了。 2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点，结束。咳!客人楞了， 且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交 代何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想? 3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他 。如果是紧急确认，后果可能很严重。 4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景(如杭州西湖)的，你回复 时总该礼貌性说一句“是啊!西湖好美啊!”吧。你如果只字不提，那客人不是被冷了吗?与 这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复的邮件中却找 不到与此所对应的字句。 买家心理总是想用最低的价格买到理想的产品，所以，在商务谈判中，买家砍价是常见的， 如何与买家讨价还价，首先要分清楚，客人的动机。 A 类客户，恶意还价：你开个价格，每次他都说，HI TRACY，YOU GIVE ME A CRAZY PRICE，I KNOW XX COMPANY WHO PRODUCE A SIMILAR PRODUCT， THEY ONLY GIVE ME 30% PRICE AS YOU GAVE.这种情况下，你听到一定很火，这个不识货的家伙，你到别人那里去买好了。听 到这种的时候，我会这样答复：YES，SIR，I DO KNOW THEY GIVE YOU LOW PRICE FOR SIMILAR PRICE， BUT OUR PRODUCT IS DIFFERENT TO THEIRS 。接着讲下，公司的产品特色， 售后服务等的优势。然后说很遗憾，我们的产品跟你要求的价格相差太远，不过我们还有 些便宜的产品（介绍些特价，库存品给他） ，看他的答复，如果他还是不要，或者继续砍价 就算了。我感觉，外贸一定要晓得自己的目标市场在哪里，你的销售对象不是所有的人， 你只要能抓住你的目标市场的 1 小部分人就足够了。比如你的市场定位是在 10USD，你的 客户就是能接受 8-12 元产品的人（举个大概的价格空间） ，那些只肯出 1 元买便宜产品或 者 20 元买奢侈品的人，你就该把他们从客户名单中暂时删除掉。除非他们将来能接受这个 10 元的价格和质量。 B 类客户，善意还价：比如每次开价后，他们总是要个 10% DISCOUNT。这种客户，1 般来 说，都是想买你的产品的，就不要为了些小零碎把人家得罪。这种情况，是需要知道你的 权限在哪里，你能接受的折扣在哪里。 你可以回答“ DEAR SIR，THE PRICE WE GIVE IS ALMOST REACH OUR BOTTOM LINE， I TRIED TO GET A 2% DISCOUNT FROM MY BOSS， HOPE THIS WILL MAKE YOU SATISFIED。PLEASE NOTE， I HAVE TRY MY BEST” 或者说“ACCORDING TO OUT COMPANYS POLICY, ONLY ANNUAL PURCHASING AMOUNT REACHED XX, WE CAN ONLY GIVE A 2% DISCOUNT. I REPORT YOUR CASE TO OUR TOP MANAGEMENT AND TRIED TO GET THIS DISCOUNT FOR YOU DUE TO OUR LONG TERM RELATIONSHIP” 总之，即使这个价格你能接受，也要显示的比较委 屈和勉强。 假如，人家 1 还价，你马上就松口，他们就知道了，你还有让价的空间，接下来你的价格 就会被越压越低。而且，