采购程序.doc

采购程序第一条 目的 保证全店为餐饮服务所需原料、物料用品的采购供应符合规定要求，减少成本开支，及时、准确为企业提供各类食品，满足顾客需求。第二条 适用范围 适用于总务部对全店所需原料、物品及设备的采购过程控制。第三条 职责（一） 总务部经理负责采购工作的管理和监督。（二） 各部门负责人对提出采购单负责，并对本部门所需采购货物组织验收。（三） 采购员根据采购单要求负责完成采购。（四） 库房保管员负责对采购物品进行质量核对、过数。第四条 工作流程图各部门提出申领单，集中到库房依情况提出采购单采购需求和计划 比质比价选择合格的分承包商 总部配送采购评价、批准分承包商 与供货单位签订合同，或直接进货 进货验收各部门验收进货质量 保管员检验过数 结账 第五条 由各部门将相关采购需求填写申领单，报库房集中，按库房情况开出采购单，交采购人员按采购需求和资金情况制定采购计划。第六条 采购分总部统一配送和自行采购两部分。总部统一配送部分由总务部按计划定期上报总部进行统一配送，自行采购部分由总务部依据采购计划选择分包方比质比价采购。第七条 由总务部门执行采购总务部会同使用部门，对采购产品进行分类。对本店菜肴制作影响大，又经常使用的原料、产品等，必须先对分承包方进行比质比价评议，合格后再采购，对不经常使用的，不重要的原料、产品，可在采购时对样品质量即时评价。（一） 分承包方选择1. 总务部经理、采购员、使用部门经理负责对分承包方进行评价。评价内容包括：（1） 供货情况：主要指供货能力、信誉、合法经营资格等。（2） 货品质量：包括管理水平或实物质量。（3） 价格情况：是否有竞争力，与其质量水平相符。（4） 售后服务：主动、及时。2. 根据评价结果列出合格分承包方名单，报总经理批准后，采购人员、库房保管员各留一份名单，以备采购时使用。分承包商在运作过程中如有不良表现应及时给与警告，必要时可以停止合作，重新选择分承包方（二） 分承包方控制1. 结合分承包方一年来供货质量状况的综合评估，每年对分承包方进行一次重新评价。2. 将每年重新评价不合格的分承包方及日常工作中出现重大问题的分承包方从合格分承包方名单上划掉，重新选择其它合格分承包方，实施动态控制。（三） 价格控制1. 各部门负责人、采购员每15天对所有选用菜品原料及经营品种进行价格调查，时令海鲜产品应每周进行调查，记录市场价格，与现有价格进行比较，根据实际情况制定采购价格，与分承包方达成协议。2. 最新采购价格表信息由会计室、采购员、库房保管员备份使用。（四） 物品采购1. 日用原料采购（1） 厨房、前厅、总务等相关部门主管级以上负责人，根据营业所需原材料用量填写申领单，交库房。（2） 库房根据库存原料物品的存货量，由库房保管员及时填写采购单。（3） 库房将各部门采购单，集中交给采购员。（4） 采购员根据采购单，向总部要求配送或向合格分承包方要货。2. 经营用品采购（1） 各相关部门主管级以上负责人根据工作需要，填写申领单，交库房。（2） 库房保管员确认库房短缺该物品时，将采购单交采购员。（3） 采购员按照采购单要求以最合理的价格购进物品。属于总部统一配送物品报总部配送。3. 采购物品500元以上需先经总经理批准后方可购买。4. 在业务急需或顾客要求时，个别商品可由使用部门经理批准后紧急采购，款项报总经理批准后方可报销。第八条 验收入库（一） 货物到达后由相关部门主管级以上负责人进行质量检验，库房保管员核检、过数，合格后方可入库。（二） 参照库房控制程序，严格执行入库制度，做到发票与货物相符，货物质量、数量与计划要求相符。第九条 结帐：及时办理结帐手续，做到单据清、帐清、手续清。（一） 采购来的原料、物品必须先办理入库手续，在入库单上如实填写实收数额，连同发票到会计室报销，发票背面要有经手人、店主管经理签字。（二） 费用类报销时，发票背面要注明用途、经手人、店主管经理签字后方可报销。（三） 费用如果超出相关采购预算，必须经总经理审批后执行。第十条 标准与考核：指标设置建议指标权重指标解释指标分值资料来源被考核部门考核人1.采购信息分析传递情况 信息传递及时、合理过程信息收集库房总务部负责人2.采购计划制定情况 制定合理、准确过程信息收集采购人员3.具体采购情况采