深圳离职管理制度

LOGO 深圳市深圳市 XXXXXXXX 有限公司有限公司 SHENZHEN CONSTRUCTION DESIGN CO.,LTD 离离 职职 管管 理理 制制 度度 文件编号HR/YGGD002版本A/0页码16 页 编制目的为强化管理、规范工作秩序，特制定本制度 适用范围本制度适用于全体员工 权责 本制度的执行由人力资源部负责； 其他部门负责本制度的落实。 文件修订详情 修订时间内容修订人备注 2015-6-17离职管理制度XX初稿 编制审核批准 人力资源管理制度人力资源管理制度-离职管理制度离职管理制度 第一章第一章 总则总则 为维护公司合法行使用工权，保障公司员工的合法权益；规范公司员工的离职管理工作， 确保工作的延续性，特制订本制度。 一一.适用范围适用范围 适用公司所有员工的离职工作。 二二.相关人员职责相关人员职责 人力资源部：人力资源部：负责员工的离职管理工作； 离职人员所属部门：离职人员所属部门：负责协助人力资源部完成离职工作、事务交接工作等； 财务部：财务部：负责离职员工的工资核算与支付。 第二章第二章 离职定义离职定义 离职依据其发生的形式可分为以下七种。 一一. .辞职辞职 在劳动合同期限内，员工自动提出与公司解除劳动关系。 二二. .自离自离 合同期内，员工擅自离开工作岗位或员工已递交辞职申请但未经批准就擅自离岗、或员 工辞职申请虽获批准但未履行完毕离职手续就擅自离岗。 三三. .合同到期合同到期 劳动合同期限已满，员工或公司一方提出不再续签合同。 四四. .辞退辞退 员工因各种原因不能胜任岗位工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；或 因违反公司相关规章制度，由公司提出与其解除劳动关系。 五五. .开除开除 员工严重违反公司规章制度或国家法律法规，由公司提出与其解除劳动关系。 六六. .调离调离 因公司业务发展需要或个人发展意愿，调至公司其他工作地点上班。 七七. .退休退休 根据国家有关规定，劳动者因年老或因工、因病致残，完全丧失劳动能力（或部分丧失 劳动能力）而退出工作岗位。 第三章第三章 离职流程离职流程 离职流程顺序为： 离职申请部门面谈报人资人资面谈部门批示下发离职通知单工作交接办理 离职手续工资结算档案管理离职分析 一一.离职申请离职申请 1.辞职 1）试用期内的员工提前天向其直接上司提交离职申请表； 2）合同期内的员工提前 30 天向其直接上司提交离职申请表。 2.自离 员工连续旷工三天并经部门联系无果者，由部门负责人向人力资源部离职岗书面递交员 工离职报告，离职岗通知财务部、行政部清查该员工财务等方面问题，并由人力资源部按 自离结果处理。 3.合同到期 1）员工提出不再续签：员工应提前 30 天将离职申请表报送人力资源部离职岗。 2）公司提出不再续签：部门负责人提前个月填写辞退员工申请表，并提供具体 的体现员工不胜任的资料，人资员工关系组提供员工具体的工作过失表现和处罚材料报送 人力资源部，由人力资源部提前 30 天以终止或解除劳动合同通知书的形式通知员工 本人办理相关手续。 4.辞退 试用期内的人力资源部在试用期满前 3 天通知员工，员工收到通知后按按要求办理离职 手续；合同期内的部门负责人提前个月将辞退员工申请表报送人力资源部离职岗， 员工关系岗在个半月前将该员工的处罚资料和工作过失行为报送离职岗。离职岗提前 30 天以终止或解除劳动合同通知书的形式通知员工本人，员工收到通知书后按要求办理 离职手续。 5.开除 对于符合开除条件的员工，公司可随时进行开除，无需提前通知，由其直接上司其办理 离职手续。同时公司有权向其追偿相应的补偿金。 6.调离 1）员工申请调离：员工应提前 30 天向直接上司提交调离申请单； 2）公司提出调离：部门负责人应提前 30 天填写调离申请单报送人力资源部规划岗， 待规划岗核实后转交至离职岗，由离职岗提前 15 天通知员工本人办理相关手续。 7.退休 由员工关系组依据国家规定向人力资源部提交欲退休人员名单及处理办法，人力资源部 按照规定上报至总经理（董事长）批示后，由离职岗提前 30 天通知员工本人办理相关手 续。 二二.部门面谈部门面谈 部门在得到员工离职信息的第一时间内，部门负责人需及时进行沟通、确认。同时了解 员工工作上、生活上的困难，反思自身管理工作。在挽留无效的情况下，最终将意向离职 人员名单及面谈记录表汇总报送人力资源部离职岗。 三三.报人资报人资 人资在收到意向离职信息后，准备员工面谈工作： 1.员工个人信息收集整理 包括职位信息、心理状况信息、阅历与经验信息、家庭背景信息、生活状况信息； 2.与员工有关的绩效和薪酬信息 包括所获得的荣誉和奖励信息、薪酬福利信息、绩效表现、同部门其他成员的绩效等内 容。 四四.人资面谈人资面谈 1.人资离职岗面谈 包含员工离职信息确认，包括离职原因、离职后的目标单位、目标岗位等。 2.离职面谈注意事项 1）注意平衡维护企业、部门主管和员工三方的利益； 2）不要过分安慰，不提员工表现； 3）不承诺做不到的事，不谈及他人。 3.面谈人的选择 1）总监级及其以上员工：由人力资源分管副总或总经理负责离职面谈； 2）主管级以上总监及以下员工：由人力资源负责人负责离职面谈； 3）主管级以下员工：由人力资源离职岗负责离职面谈。 4.挽留/转岗原则 1）看该员工是否是公司的骨干力量； 2）看该员工现阶段的工作是否处于关键阶段，离开后是否会导致工作无法正常进行； 3）看该员工是否认同公司的文化； 4）所转岗位是否有空缺、员工能力是否与岗位任职要求相符； 面谈结束后,将员工面谈结果与部门负责人意见和离职员工信息对比，与同岗位在职员 工交流，核实面谈信息的准确性。考整理分析面谈结果，提出分析观点和建议，报送人力 资源分管副总，并进行归档管理。 五五.部门批示部门批示 1.总监级及其以上员工：收到员工离职申请后，由其直接上司 5 个工作日内签署意见并报 送分管副总审核后报送人力资源部，人力资源总监在 5 个工作日内会签完毕后报送总经理 审批，总经理在 5 个工作日内将审批结果反馈至人力资源部。 2.主管级以上总监级以下员工：收到员工离职申请后，由员工所在部门负责人或直接上司 在 5 个工作日内签署意见报送人力资源部，人力资源总监在个工作日内审核并提出意见， 报送人力资源分管副总复核，人力资源分管副总在 3 个工作日内复核完毕后，报送总经理 审批，总经理在个工作日内将审批结果反馈至人力资源部。 3.主管级以下员工：收到员工离职申请后，由员工所在部门负责人或直接上司在 3 个工作 日内签署意见报送人力资源部，人力资源总监在个工作日内审核并提出意见，报送人力 资源分管副总复核.人力资源分管副总在 3 个工作日内复核完毕后，将审批结果反馈至人力 资源部。 会签人对手续办理的合规性和合理性负责，不具有决定权，但具有否决权。 六六.下发离职通知单下发离职通知单 人力资源部在收到人力资源分管副总或总经理审批意见的个工作日内，由人力资源专 员以邮件形式通知员工本人及各相关部门负责人，确定离职时间。 七七.工作交接工作交接 工作交接具体内容如下： 1.资料交接：工作文件、客户资料、合同等，包括电子版和纸质版。 2.工作交接：工作职责、工作流程、工作进度、代办事项、工作联系人等。 人力资源专员负责整个离职手续办理工作的监督工作，由人力资源部向离职员工发放 工作交接清单，交接工作严格根据工作交接清单进行。 八八.办理离职手续办理离职手续 离职审批通过后，由人力资源专员安排离职员工进行离职手续办理。离职办理程序： 离职员工所在部门行政部人力资源部财务部。 离职员工须持有已经审批完毕的终止或解除劳动合同通知书和辞工单方可办理 离职手续。 1.用人部门 1）确认员工离职日期及薪资结算日期，确定员工本月考勤； 2）协助离职员工办理工作交接事宜。 2.行政部 1）电脑（笔记本）、名片及办公用品的回收。 2）邮箱等账号的禁封，通讯录删除。 3）其它事项。 3.人力资源部 1）考勤卡或门禁权限的解除及本月考勤情况说明； 2）合同解除及离职证明的出具； 3）五险一金终止日期及其减员； 4）确定档案、户口和福利关系的转出日期； 5）其它事项。 4.财务部 1）借款支票及现金； 2）工资结算：包括应发工资、经济补偿金（发送）、赔偿金（扣除）及其发放时间和 方式； 3）薪资异常查询及处理。 九九.工资结算工资结算 离职员工按照离职流程办妥离职手续，将离职申请表、辞工单工作交接清单 交至人力资源部，人力资源部将工作交接清单、终止或解除劳动合同通知书和 辞工单复印件报送财务部，财务部根据上面的资料进行离职员工的薪资结算，并于次 月的发薪日发放。 员工离职时必须办妥离职手续，工资及相应补偿金等只有在办妥离职手续后才予以发放。 否则员工本人将承担由此造成的损失，必要时将要求其承担法律责任。 结算项目： 1）违约金。因开除、解聘、自动离职和违约性辞职产生的违约金，由行政部按照合 同违约条款进行核算，包括劳动合同期未满违约金和保密、竞业协议违约金。 2）赔偿金。违约性离职对公司造成的损失，由人力资源部、财务部共同进行核算， 包括物品损失赔偿金、培训损失赔偿金。 A 物品损失赔偿金 公司为方便办公所配置的物品，不能完好归还，按物品使用年限折 旧后的余额赔偿损失。 B 培训赔偿金 按培训协议相关条款进行处理。 3）工资 A 合同期满人员，发放正常出勤工资，无违约责任。 B 公司辞退的人员，发放正常出勤工资，双方互不承担违约责任。 C 因公司经营状况等特殊原因的资遣人员，发放正常出勤工资外，公司另外加付一个 月基本工资。 D 项目损失补偿金 项目开发人员违约性离职，其负责的开发任务未能完成和移交，应 赔付公司项目损失补偿金。 十十.档案管理档案管理 1.人力资源部 1）检查提交的离职手续是否完备； 2）调整公司员工花名册，并向行政部提供离职人员名单； 3）离职手续（含离职员工档案）归档。 公司内部所建立的个人档案资料不再归还本人，由人力资源部档案组分类存档。 员工离司后，离职员工所在公司人力资源主管部门应将离职员工人事档案与在职人员人事 档案分离。 离职员工人事档案及已经解除或者终止的劳动合同的文本保存时间自离职生效之日起， 不得少于二年。 2.行政部 1）调整公司通讯录； 2）办公用品的归档或销毁。 十一十一.离职分析离职分析 1.离职岗主管每月应做一次离职员工分析报告，主要从离职员工结构、离职原因等方面进 行分析，并提出改进措施，使员工流失率控制在合理的范围。 2.离职人员所属部门管理者应根据员工面谈记录及员工在离职信息情况分析现行员工管理 制度及方法并改进。 第五章第五章 附则附则 一.制度修订： 本制度将随着公司战略调整与运营发展不断调整；并在实际执行过程中不断修订完善； 本制度自发布之日起执行，最终解释权归公司人力资源部所有。 二二.员工离职工作以保密方式处理，并保持工作连贯、顺利进行。 三三.本制度在执行过程中发生异议，经双方协商未能解决，任何一方可以提请当地经济仲裁 机构或人民法院解决。 深圳 XX 人力资源部 二 0 一五年六月十一日 附件： 1.辞工单 2.离职申请表 3.人资员工离职面谈表 4.部门员工离职面谈表 5.工作交接清单 6.终止或解除劳动合同通知书 LOGO 深圳市 XXXXXXXX 有限公司 辞工单辞工单 辞职 自离 合同到期 辞退 开除 调离 退休 填表日期： 年 月 日 工 号姓 名部 门 职 务入职时间离职日期 当事人确认 本人同意移交以下事项内所有内容，有关离职手续将按规定办妥，确认从即日起与公司结束劳动关 系,今后所从事的一切活动与公司无关。 签名： 日期： 交接部门交接事项交接人 部门负责人 签字 备注 所属部门 工作交接 文件/用品资料 办公室钥匙 部门印章 电脑设施 部门考勤表 其他（未完工作交接请另纸记录） 行政部 工服与工牌 短号退订 通讯设备 其他 人力资源部 社保手续 考勤核实 其他 财务部 借支费用： 。 与公司业务有关的其他财务款项 。 发放薪资清算： 各类应扣款： 劳动报酬 结算凭据 其他： 123456789101112131415161718192021222324252627282930 考 勤 部门主管： 人事专员： 财务： 离职人员签名： 日期： 注：1、各有关部门按移交事项确认收回在打“”未收回打“”并在备注处注明（扣款）情况，无此项则划 “”。 2、财务部结清薪资后将此结算单交回人力资源部，离职人员在手续办清后即离开公司。 注：本单一式两份，离职员工与人力资源部各执一份。本表保存期限：2 年。 LOGO 深圳市 XXXXXXXX 有限公司 离职申请表离职申请表 工 号姓 名部 门 职 位入职日期合同有效期 申请日期预计离职日期 离职类型辞职 自离 合同到期 辞退 开除 调离 退休 离职原因详述：（若是辞职，由申请离职员工填写，其他情况由部门主管填写） 离职员工对公司的建议： 同意申请 其他意见 所属部门意见 签名： 日期： 年 月 日 同意申请 其他意见 部门总监 签名： 日期： 年 月 日 面谈要点如下： 人力资源部 同意申请 其他意见 签名： 日期： 年 月 日 同意申请 其他意见 总经理 签名： 日期： 年 月 日 说明：说明：1.乙方因个人原因离职，试用期员工提前 3 天，正式员工提前 30 天申请并填写辞工申请单， 在批准后于约定离职日期办理离职手续（非正常工作日则可提前或延后至最近的工作日）。 2.用人单位与劳动者依法终止或解除劳动合同的，工资计发到劳动合同终止或解除之日。支付方式 为在次月发薪日（或发薪日前）发薪入账。 人资员工离职面谈表人资员工离职面谈表 工 号姓 名部 门职 务 入职日期欲离职日期电 话邮箱 1.请指出你离职最主要的 原因（请在内勾选）， 并加以说明 薪金 工作性质 工作环境 工作时间 福利 晋升 工作压力 领导管理不当 与同事关系不融洽 公司文化 家庭 健康因素 创业 继续深造 转行 交通 其他 2.公司需要改善的方面 （可多项） 公司政策 工作程序 员工培训 发展机会 员工发展机会 上层管理能力 工资与福利 工作环境与设施 团队合作精神 其他 3.说说当初你选择加入本 公司的原因 4.在你做出离职决定时， 你发现公司在哪些方面与 你想象和期待差距很大 5.你最喜欢本公司的方面 6.你最不喜欢公司的方面 7.在你所在的工作岗位上， 你面临的最大困难和挑战 是？ 8.你对公司招聘该岗位的 任职者的建议 9.你认为公司应采取哪些 措施来更有效的吸引和留 住人才 10.若能挽留需要解决的 问题？ 增加薪酬 调整工作部门 调整岗位 其他 11.离职后想去的公司和 岗位是？ 12.你愿意在今后条件成 熟的时候返回公司吗？简 单陈述理由 人资离职分析及措施 以上资料属保密内容，仅作人事参考。 填表日期： 年 月 日 面谈人： 离职员工签名： 部门员工离职面谈表部门员工离职面谈表 填表日期： 年 月 日 面谈人： 职务： 工 号姓 名部 门职 务 入职日期欲离职日期提出离职次数次（具体时间） 升 迁 次轮 调 次调 薪 次降 级 次 今年月度绩效年度绩效 内外训情况 1.工作难处 是 否 具体情况： 2.工作压力 压力很大 有压力，可以承受 压力一般 无压力 3.与同事相处 融洽 关系较好 一般 有矛盾 具体说明： 4.领导管理能力 5.绩效 6.生活难处 （含家庭、感情） 是 否 具体情况： 7.岗位与自身规 划是否相符 是 否 具体情况： 8.离职原因 面谈总结 招聘建议 面谈结果 放弃离职 意向离职 考虑中 工作交接清单工作交接清单 工号姓名部门职务 开始时间结束时间 交接原因离职 请假 联系方式 代理人联系方式 交接内容 交接人代理人审核批准 说明： 1.工作交接内容应包括： 工作所需使用的各项文件存储位置； 职务说明书和岗位量化表； 工作业务表、待办事项表等； 2.工作交接需交接清楚后才可以离开岗位。 3.若是离职的交接需转移所有工作有关的账号、密码、业务关系等。 解除劳动合同通知书解除劳动合同通知书（公司提出） 女士/先生： 您好！ 根据你与公司于 年 月 日签订的劳动合同，因下面第 项 原因而无法继续履行，现依据劳动法的规定，决定从 年 月 日起 与你接触劳动合同，请你于 年 月 日到人力资源部办理离职手续。 1.在试用期间被证明不符合录用条件的； 2.严重违反甲方合法的规章制度的； 3.严重失职、营私舞弊，给甲方造成重大损害的； 4.同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经甲 方提出，拒不改正的； 5. 以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使甲方在违背真实意思的情况下订立或者变更本劳 动合同，致使劳动合同无效的； 6.被依法追究刑事责任的； 7.乙方患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由甲方另 行安排的工作的； 8.乙方不能胜任工作，经过培训或者调