数字化管理是城建档案馆现代化必由之路

数字化管理是城建档案馆现代化必由之路 邱书巧 提 要未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决 定了城建档案工作必须走信息化之路；城建档案的信 息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入 数字时代。 关键词档案信息化 必然要求 指导思想 总体目标 主要 任务 计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术 的高速发展、不断突破及有机结合，使城建档案的载体从纸张到 磁盘、光 盘、 U 盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信 息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式 转变 。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术，来增加科 技含量，走科技强档之路，用现代通讯技术和计算机技术，来提 高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥重要 的价值。 也就是也就是 说说 ：我 们们 城建档案的主要保存地城建档案的主要保存地 城建档案城建档案 馆馆 也必将也必将 发发 展成展成 为为 在在 这这 种新形种新形 势势 下生存与下生存与 发发 展的信息化、数字化的展的信息化、数字化的 城建档案城建档案 馆馆 。 一 、信息化是城建档案事业发展的必然要求 我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的 电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的 城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵 资源没有得到很好的开发利用。在这种新形势下，我们应该克服 “老档案”、 “死档案” 的思想，跳出档案来看档案，把城建档案作为 重要的信息资源进行认真的开发利用，充分挖掘内存价值，积极 为政府、为社会、为群众提供有用的统计数据、资料和决策依据， 让馆藏档案产生最大的效益。所以我们应该积极利用现代信息技 术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下 的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、 规范化、动态化和信息化。 第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适 应新形势。 目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信 息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依 托，进 行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划 及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定 要融入数字时代，信息化建设是必由之路。 第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的 需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形 式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息 时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的 信息化建设、 电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方 面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已 应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， 这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、 利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。 第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城 建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监 理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建 设电子文件；勘察设计行业技术得到普遍应用；甲乙级设计 单位计算机出图率达到 100；计算机辅助施工技术（）也在 建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅 助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信 息化时代，向数字化发展迈进。 第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档 案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的 电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在 信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社 会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业 必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的 发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。 二、城建档案信息化建设的历史背景 城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走 过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是 一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和 检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不 同的、更高的技术来实现而已。 1、20 世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总 体上看， 20 世纪 90 年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通 过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的 开展基本上以手工为主。 2、20 世纪 90 年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机 读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用 为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的 运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成 档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。 3、21 世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通 信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向 自动化发展阶段。 这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆 和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问 档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实 现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来， 为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。 4、全国城建档案信息化建设规划实施纲要建办档（2004） 39 号指出目前还未建立计算机管理系统的馆 要建立城建档案计 算机管理系统， 实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在 进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实 现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络 系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设； 正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字 城建档案馆和网络信息服务系统的构架。 总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社 会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是 时代赋予城建档案馆的任务。 三、 城建档案信息化工作的指导思想 全国城建档案信息化建设规划实施纲要以立足现实，着眼 未来，服务社会需求提出“统一领导，统筹 规划，统一标准、信息 共享，服务管理、面向社会” 二十四字方 针。以信息化提高 创新 能力，促进我国城建档案工作的可持续发展。 建设部城建档案工作办公室根据城建档案发展的需求，组织 有关专家，在总结近年来我国电子文件与电子档案管理的实践经 验上，借鉴国际上先进的科研成果和标准规范的基础上，制定了 全国城建档案信息化建设规划与实施纲要 建办档（2004）39 号； 建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)；城市建 设档案著录规范(GB/T50323 -2001)等等。 2007 年又发布了行业 标准建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117 2007）。从 标准化、信息化建设的角度对工程文件的归档范围及质量要求， 工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交，建 设电子文件与电子档案的代码标识、格式与载体，电子文件的收 集与积累，电子文件的整理，鉴定与归档，电子档案的验收与移 交，以及建设档案信息的著录项目与内容、格式进行了统一和约 束。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极 的促进作用。这些规范和标准是各单位收集、积累、整理、鉴 定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。 四、城建档案信息化建设的总体目标 全国城乡建设档案事业“十一五” 规划提出要构筑 “三网” 城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网 建设和“一 库” 城建档案建 设信息库的基本框架。所以，我 们的总 体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数 字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案利用的需要。 我们要以城建档案馆为中心，将参与城市规划、建设和管理 的政府部门与企事业单位形成的现行城建电子文件、归档城建电 子文件及其数字化信息贯穿起来，形成连接多个职能机构、多级 网络和各级各类城建档案馆(室) 的较完整意 义的数字城建档案馆； 针对电子文件的多种来源，统一归档渠道，实现对电子文件的前 端控制和全程管理，从而建成符合法律要求的城建电子文件真实 性保障体系。 1、利用信息化管理手段,以建设工程项目为主线，从工程报 建开始，从建设各职能部门收集工程建设过程中的有关信息（如 报建信息、工程建设进度、工程验收备案情况、房地产预售状况 等信息），实现对建设工程的动态可视管理。 2、将市城建档案馆及参与城市建设活动的建设单位、施工 单位、 监理单位、 设计单位有机地结合起来实现“由文件形成单 位完成建设工程记录、录入工程及工程施工技术资料电子版、并 按城建档案馆的组卷规则组卷、归档”，从而把电子文件完整、安 全、可读的措施附加于文件形成过程，为城建档案馆双套接收 （电子文件及实体档案）工程档案提供了保证，同时通数字签名技 术保证了电子文件的真实性。 3、通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，为保持地 下管线信息管理系统长久的生命力、建立地下管线数据的动态更 新与管理工作打下基础。 4、建成城建档案空间型数据库，使得城建实物档案的信息 管理与城市空间信息管理融为一体，为全面实现城建档案的集成 化、可视化管理提供广阔的发展空间。 5、通过数字城建档案馆的建设，将使城建档案馆纳入城市 建设环节， 实现信息服务模式由“被动” 转 化为 “主动”。 6、实现城市建设信息的远程数字服务与利用。用户可以通 过网络直接登录城市建设信息服务门户（或网站）进行信息查询， 为社会公众畅通的档案利用渠道，同时也为各级领导、各职能部 门提供及时的、直观的城市建设信息及决策依据，避免重复、浪 费投资建设。 7、开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理 的提供全面、准确、具体、前瞻性的依据，以及为全社会提供各种 城市建设的信息，使城建档案馆真正成为城市规划、建设的信息 中心，成为整个城市基础设施投资（固定资产）的活管家。 8、建立城市建设信息服务平台，实现城市建设信息的深层 次服务与利用；可支持社会各部门在该平台上开发专业应用系统、 建立相关专业的信息服务平台。 五、城建档案信息化建设的近期主要任务 数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网 络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展 方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案 馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城 建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务 的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项 极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信 息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设 好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。 1、从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为 主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本 出发点的职能要求。 2、加速数字化进程 积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形 成、收集、积累、 鉴定、 归档的监督与指导。 加强电子文件的归 档管理，加大对城建电子档案的接收力度。 3、整合资源，优化服务 创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综 合管线数据库， 规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市 规划方案数据库，声像资料数据库。 数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信 息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了 虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网 络动态的进行组织，而不管