企业财务报销制度

财务报销制度及流程（试用稿） 第一章 总 则 一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定 本制度。 二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为借支款项及 预付款管理、日常办公费用、采购支出、销售费用、车间费用、固定资产购置支 出、税费支出、其它费用等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的 财务报销制度和报销流程。 三、本制度适用公司全体员工 第二章 审批权限 四、经公司董事会授权，公司有关销售方面的支出归销售总经理审批，除此之外 的支出归常务总经理审批。以下简称总经理。 第三章 公 司 报 销 制 度 的 基 本 原 则 五、公司费用开支必须遵循“先申报、审批，后支出、报销”的原则；购物支出 时必须遵循“货比三家，性价比高优先”的原则，原则上购物人为二人，并在购 物发票背面签名。此原则为公司报销制度的基本原则，后面不再重复。 （一）对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批 准。 （二）报销人员所报销的费用支出必须真实、合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。 （三）报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销，所持票据原则上是国 家税务机关统一印制的票据。并要填写完整、数字清楚，能取得正规票据的尽量 取得正规票据。严禁费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。 （四）报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要 求填写费用报销凭证，待审核批准后，方可报销。 （五）费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相 监督和共同承担相关责任。 （六）报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的 原则，将费用要素填写齐全，并签署自己的名字， “费用报销单”的填写一律不 允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。 （七） 正常的费用报 销 流 程 经 办 人 部门主管财务经理总经理 第四章 借支款项及预付款管理 六、借款管理规定 （一）出差借款：出差人员凭审批后的借款单，按批准额度进行借款，出差 返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 （二）临时借款：经总经理批准，借款后应及时报账。 （三）借款金额超过 10，000 元应提前一天通知财务部备款。 （四）借款销账规定：借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为个人借 款从工资扣除。 （五）特殊情况处理：由经办人提出申请，出纳打电话征得总经理同意后，可先 行借款，后补签字手续。 七、借支款项的借款流程及报销流程。 （一）审批流程：经办人部门主管总经理财务经理出纳付款 （二）报销流程：经办人部门主管财务经理总经理到出纳处核销借款 八、预付款管理规定： 3 公司业务中，如固定资产购置、车间设备安装及维修、招商会会场押金等需 要支付预付款的，由经办人员依据约定的付款方式及金额填写预付款申请单， 预付的金额不得超出付款总金额。经部门主管签字，总经理签字，财务经理签字， 到出纳处办理预付款。 第五章 日常办公费用 九、公司的日常办公费用主要包括：办公用品、低值易耗品和保洁用品等、电话 费、交通费及午餐补贴、招待费、差旅费、车辆使用费、食堂费用、水电费维修 费等。 十、办公用品、低值易耗品和保洁用品等报销规定 （一）一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一计划管 理，集中购置。 （二）公司办公室每月根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写采 购申请单报总经理审批。 （三）办公用品、低值耗品和保洁用品等的购置由办公室按计划统一购买，并建 立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品原则上必须有正式发 票，并附有供货单位加盖公章的购货明细。 （四）报销时填制费用报销单，附采购申请单，需要入库的需填制入 库单。 十一、电话费报销的一般规定 （一)公司固定电话费由办公室按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若 遇电话费异常变动情况应到通讯部门查明原因，特殊情况报总经理批示处理。 （二）公司个人电话费报销。根据公司制定的电话费标准报销。报销人每个月初 打印上个月的电话费缴费单据，如实际发生的电话费低于公司制定的报销标准， 按实际发生金额报销。如实际发生金额高于公司制定的标准，按公司制定的标准 报销。（公司统一标准，下同） 十二、交通费及午餐补贴的报销规定 员公因公务需要，乘坐公交车所发生的交通费，按实际发生的费用报销。如有特 殊情况，经总经理同意，可打出租车，在出租车票据后写上经手人，姓名。如当 天中午赶不回公司就餐，公司按 20 元/每人给予午餐补贴。报销时填制市内办 公费用报销单。 13、招待费报销规定 （1）招待费支出。根据公司制定的业务招待费报销标准，报销人需写明就餐时间、 主要招待的客人姓名、一共几个人就餐，平均每个人不超过 80 元/人标准，超出 部分公司不予报销，由报销人承担，月报销餐费总额不得超过公司规定的业务招 待费标准。报销时填制费用报销单。 （公司统一标准，下同） （二）因公司业务需要，所购买的涉及招待礼品、招待日常用品（烟、酒、茶以 及其他招待用品），需征得总经理同意，才能报销。 14、差旅费报销规定 （1）报销范围：是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地所发生的费用，包括 城际交通费、住宿费、餐费补贴、出差地市内交通费等； （二）出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报 销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，并按公司规定的标准报销。 十五、车辆使用费报销规定 车辆使用费是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、 检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等。报销人填制费用报销单， 及时按实际发生费用报销。 5 16、食堂费用的报销规定 （1）食堂费用主要是指食堂购入蔬菜、肉类、粮食、油、调料等费用，还有水、 电、煤气、供暖费用。（水、电费用和供暖费用没摊入食堂费用） （2）采购流程 由厨师购买相关食材，并填制食堂购物明细表，并填写日期、 食材名称、单价、购物人处签字。由门卫过磅并填入数量，过磅人处签字，菜品 入库。 （3）门卫必须在食材购买当天，将食材过磅，并签字，写明日期。如门卫不是在 购买当天过磅、签字，财务不予报销。煤气票据也需要门卫签字。 （4）厨师在购买食材二日内到财务报销，填制费用报销单，并附填制完整的 食堂购物明细表。 （5）报销流程 厨师办公室主任财务经理总经理出纳付款 17、水电费、维修费等报销的规定 （1）水、电费是每个月都发生的费用，由办公室负责核对表数，表数要和付款单 据的表数一致。 （2）维修费 维修费包括人工费和材料费。维修费用在单位金额以上的，由办 公室填制维修申请单，标明预计发生的费用，经总经理同意并签字。 第 6 章 采购支出 十 八 、 采 购 管 理 制 度 （1）询价比价制度：公司大宗原料必须遵循比价采购制度执行，大品种的原料询 价客户不少于 3 个，小品种原料及月用量低于最小送货量的，不少于 2 个。 （2）定价定商：本着同等质量选择最低价定商原则执行。 （3）公司原则上不允许打原料预付款。如有特殊情况，财务部见到北京总部的原 料中心审批文件，才可付款。 （4）付款单据必须是七单齐全，付款单、结算单、发票、询价单、入库单、磅单、 化验单、合同。无询价单的付款单据，财务部不付款。 （五）按原料采购合同支付大品种原料的合理损耗。 十九、原料采购流程 采购合同采购订单到货通知单（到货）品控部签字（原料检测记录）原 料过磅（磅单）品控部初检、取样合格（化验单）原料入库（入库单） 二十、原料付款流程（七单齐全加合同） 采购内勤采购部负责人总经理财务经理出纳付款 二十一、原料运费的报销规定 采购内勤根据要单独支出运费的，按实际发生的原料运费，填制运费支付申请 单。 第 7 章 销售费用 二 十 三 、 报 销 的 销 售 费 用 主 要 包 括 ： 差 旅 费 、 招 待 费 、 电 话 费 、 业 务 员 冰 点 内 提 成 、 业 务 员 提 成 、 车 补 、 业 务 员 奖 金 、 月 返 、 客 户 奖 励 、 客 户 年 奖 、 促 销 品 支 出 、 招 商 会 年 会 支 出 、 运 费 支 出 、 运 费 补 助 、 餐 费 补 助 、 圆 桌 会 议 补 贴 、 广 告 宣 传 活 活 动 费 、 其 它 和 销 售 相 关 的 费 用 等 。 二 十 四 、 电 话 费 、 差 旅 费 的 报 销 规 定 同 上 ； 区 域 业 务 经 理 的 招 待 费 按 公 司 规 定 的 标 准 发 放 。 二 十 五 、 业 务 员 冰 点 内 提 成 、 业 务 员 提 成 、 招 待 费 、 差 旅 费 、 车 补 ， 应 依 据 销 售 部 具 体 的 销 售 政 策 和 费 用 标 准 ， 根 据 业 务 员 每 个 月 完 成 的 销 量 ， 每 月 底 由 销 售 部 主 任 编 制 当 月 的 业 务 员 提 成 、 车 补 、 招 待 费 等 明 细 表 ， 经 总 经 理 审 批 。 7 二 十 六 、 业 务 员 奖 金 和 其 它 的 销 售 费 用 的 报 销 ， 由 销 售 部 提 供 说 明 具 体 情 况 的 呈 签 ， 经 总 经 理 审 批 。 二 十 六 、 月 返 、 促 销 品 支 出 ， 销 售 部 应 依 据 具 体 的 销 售 政 策 ， 每 月 底 由 销 售 部 主 任 提 供 当 月 的 相 关 明 细 表 ， 经 总 经 理 审 批 。 二 十 七 、 客 户 奖 励 及 年 奖 销 售 部 依 据 销 售 政 策 对 客 户 的 奖 励 ， 经 总 经 理 审 批 。 二 十 八 、 运 费 支 出 ， 对 于 需 要 公 司 承 担 的 产 品 运 输 费 用 ， 由 销 售 部 填 写 运费支 付申请单，经总经理审批。 二 十 九 、 广告宣传活动费 包括广告费、业务宣传费、印刷费、招商会及年会费用，总费用不超过当年 销售收入的 1%。 招 商 会 、 年 会 支 出 ， 由 销 售 部 做 出 预 算 ， 预 算 中 列 出 主 要 会 议 项 目 和 公 杂 费 的 预 计 费 用 支 出 ， 主 要 会 议 项 目 中 需 写 明 宿 费 、 餐 费 的 单 价 和 金 额 。 由 总 经 理 审 批 ， 财 务 部 按 照 预 算 金 额 借 款 。 在 会 议 结 束 后 ， 对 总 经 理 审 批 后 的 票 据 进 行 报 销 ， 对 超 出 预 算 的 费 用 进 行 分 析 。 三十、运 费 补 助 、 餐 费 补 助 、 圆 桌 会 议 补 贴 等 在 发 生 时 已 抵 销 客 户 的 货 款 ， 每 月 底 由 销 售 部 主 任 做 出 相 关 的 报 表 ， 经 总 经 理 签 字 ， 报 送 财 务 部 。 第 8 章 车间费用 三 十 一 、 车 间 费 用 主 要 包 括 ： 水 电 费 、 材 料 运 费 、 装 卸 费 、 燃 料 费 、 维 修 费 、 配 件 费 、 劳 保 用 品 、 检 验 费 、 产 品 标 签 、 其 它 杂 费 等 。 三 十 二 、 装 卸 费 公 司 需 外 雇 工 人 进 行 装 卸 时 ， 按 装 卸 费 的 单 价 和 磅 单 填 写 装 卸 费 支 付 申 请 单 ， 经 车 间 经 理 审 批 。 三 十 三 、 燃 料 费 主 要 包 括 煤 款 及 柴 油 费 （ 1） 煤 款 支 付 按 照 煤 的 单 价 及 磅 单 填 制 入 库 单 ， 需 经 办 人 、 锅 炉 工 签 字 ， 车 间 经 理 审 批 。 报 销 时 需 车 间 经 理 签 字 。 （ 2） 柴 油 费 支 付 报 销 时 需 车 间 经 理 签 字 。 三 十 四 、 维 修 费 、 配 件 费 费 用 发 生 金 额 在 单 位 金 额 以 上 时 ， 需 填制维修费申 请单，标明预计发生的费用，经总经理同意并签字。 三 十 五 、 劳 保 用 品 车 间 经 理 根 据 需 要 购置的劳保用品明细，填写采购申请单 报总经理审批，审批后由公司指定专人购买。购买完成交付车间后，车间应建立 实物帐，详细登记劳保用品的进、出情况。车间经理在采购发票上签字。 三 十 六 、 检 验 费 品 控 部 在 检 验 时 所 需 检 验 物 品 ， 报 销 时 需 总 经 理 签 字 。 三 十 七 、 产 品 标 签 需 要 印 刷 产 品 标 签 时 ， 由 品 控 部 填 写 申 请 单 ， 经 总 经 理 签 字 ， 报 销 时 填 写 费 用 报 销 单 ， 附 申 请 单 和 入 库 单 ； 每 个 月 底 由 品 控 部 填 写 产 品 标 签 收 、 发 、 存 明 细 表 ， 经 车 间 经 理 签 字 ， 报 送 财 务 部 。 三 十 八 、 其 它 杂 费 。 报 销 时 需 车 间 经 理 签 字 。 第 9 章 固定资产支出 三十九、固定资产是为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿 命超过一个会计年度的有形资产。包括：土地房屋建筑物、通用设备、专用设备 机、运输设备、计算机设备、办公家俱及设备等。 四十、固定资产支出的一般规定 （1）如需要购置固定资产，需填写固定资产购置申请单，经部门经理、财 务经理、总经理批准。如购入金额在 万元之上，需公司董事会审批。 （2）经批准后，由公司安排专负责采购，填写固定资产采购申请表，经部 门经理、财务经理、总经理批准。此表中详细写明固定资产的名称、规格、型号、 三家供货厂商报价。 9 （3）固定资产收到后，由固定资产管理部门负责验收，验收合理后填写固定 资产验收清单，在验收单中填写固定资产的名称、规格、型号、金额、供货厂 商。 （四）报销：报销人凭固定资产购置申请单、固定资产采购申请表、 固定资产验收清单、固定资产的购置发票到财务报销。 第十章 税费支出 四 十 一 、 税 费 支 出 是 指 通 过 国 税 、 地 税 、 社 保 支