办公室文员需掌握的必备知识

一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”“页面设置” 选择“页边距”附签，上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米。选择“版式 ”附签，将“页眉和页脚” 设 置成“奇偶页 不同”, 在该选项 前打“”。选择“文档网格” 附签，“字体设 置”， “中文字体” 设置为“仿宋”；“ 字号”设置成 “三号”，单击“ 确定”按 钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“ 每行” 设置成“28” 个字符；“ 每 页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三 号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”“页码” ，“位置”设置为“页面底端（页脚）” ，“对齐方式” 设置为“外侧 ”。然后 单击“ 格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示 格式，单击“ 确定”按钮，再次单击“ 确定”按钮完成页码设置。双击页 码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四 号”；字体任意；奇数 页 的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设 置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”“文本框” “横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输 入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设 置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。 选择“颜色和 线条” 附签 ，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“ 大小”附 签，“ 高度” 设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用 户可根据实际 情况调节尺寸。选择“ 版式”附签，单击“ 高级” 按钮，水平对齐：“对齐 方式”设置成 “居中”， “度量依据”设置成“ 页面” ；垂直对齐： “绝对位 置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm” 平行文标准， “8.0cm” 上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定” 。 选择“ 文本框 ”附签 ，左、右、上、下都设置成“0cm” ，单击“ 确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定” 按钮。 选 中文本框内的全部文字，将颜色设置成“ 红色”，字体设置成 “小标宋简体” ，字号根据文本框的大小 设置成相应字号，但要尽量充满该 文本框， 这样，宽为 155mm、高 为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。 4、红线制作 首先将“视图 ”“工具栏” “绘图”选中，单击“绘图”工具条的直 线工具，鼠标会变成“ 十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动 鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“ 设 置自选图形格式”， 红线的属性在这里进行设置。 选择“颜色和线条”附 签，“ 颜色” 设置为“ 红色”；“虚实” 设置为“实线 ”；“粗线” 设置为“2.25 磅” 。选择“大小”附签， “宽度”设置为“15.5cm” 。选择“版式”附签，单击“ 高 级”按钮，水平对齐：“对齐方式” 设置成“居中”，“度量依据” 设置成“页 面”，垂直对齐：“绝对位置” 设置成“页边距”，“下侧” 设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm” 上行文标准，注：用户可根据实际情况进行 调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号：文号 三号仿宋、居中 显示。 上行文文号：文号 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人 三号仿宋字体；签发人姓名 三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入” “符号”“符号” 附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地 方，单击“插入”按钮即可。 6、主题词制作 选择“表格”“插入” “表格”，选中表格，单击鼠标右键表格 属性“表格” 附签，“对齐方式” 设置为“居中”；然后单击“边框和底 纹”按钮，在“预览” 窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中 填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、 抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 7、保存成模板文件 单击“文件”“保存” ，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“ 文件名” ：给模板命名；“保存位置 ”：模板所在路径（一般不做，默 认即可）。 至 此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板， 直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模 板，方法是：选择“ 文件” “打开” ，找到相应的模板路径，若模板保 存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1 依据模板建立新公文：选择“文件” “新建”“常用” 附签，选中 所需模板，单击确定，调出模板。 2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入 文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标 准： 标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体， 顶格，冒号使用全角方式； 正 文三号仿宋字体； 成文日期 三号仿宋字体，右空四个字的距离，“”和六角符号的输 入方法一致，不能使用“字母 O”或“ 数字 0”代替。 文号、签发人、主 题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红 头、红线、文号、 签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的 相互位置调整好 办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产 ,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级企管部经 理主管签字 执行日期 应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度；二、工作经验： 有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3 、会做账 表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外 来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪 要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整 理、保管和统计工作，实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计； 五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信 息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案， 做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作； 七、负责归档文件的 验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责 定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和 温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和 复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性负责；二、 对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权 利有权拒绝不符合公司要 求的部门或人员查阅文件 行政前台文员工作职责 、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好, 请问找谁?”,并请访客入坐，请示 后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸； 、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯； 、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，XX 公司。”；若自动转拨，三分钟内 必须转为人工；来电找“总经理 ”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关 部门； 、传真信息必须在五分钟内送达相关人员； 、负责收发管理报纸、信函； 、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗； 、接受行政助理安排的其它工作。 人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。 办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 人员的到职和离职的相关手续的办理。 3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。 4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 接受其他临时性工作。 13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 14. 社会保险的投保、申领。 15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率 ,提倡节俭。 1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。 2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。 3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。 现代社会，礼仪是塑造个人形象和企业形象的灵魂，即体现员工对企业的基本态度，更反 映一个企业的水准和档次，已经成为提高企业形象的必要条件，成为现代竞争的附加值。 一、服装与举止 1、员工必须仪表端庄、整洁 头发要经常清洗，保持清洁。 指甲不能太长，应经常注意修剪。 胡子：出特意蓄须外，胡子不能太长，应经常修剪。 口腔：保持清洁，上班前、拜访客户前不能喝酒或吃有异味的食品。 女员工化妆应给人清新的印象，不宜浓妆艳抹，不宜用气味浓烈的香水。 女员工切忌在办公室化妆，如需要化妆或补妆，可到人少处或者在洗手间进行。 2、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态 站姿：两脚脚跟着地，腰背挺直，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。 坐姿：应尽量端正，双腿平行放好，不得傲慢地向前伸。移动位置时，应先把椅子就位， 然后再落坐。 打招呼：在公司里对上司和同事要讲礼貌， “您好” “早安” “再会”之类的问候用语要经常 使用。对上司态度要礼貌尊重，应称其头衔，以示尊重。 出入房间的礼貌：进入房间，要轻轻敲门，听到应答再进。进门后，回手关门不能大力、 粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话， 要准时机，并且说：“对不起，打扰一下” 。 递交文件：要正面、文字朝向对方；递交钢笔时，要把笔尖朝向自己；递交刀剪刀等利器， 应把刀尖朝向自己。 3、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态 在走廊里要放轻脚步，不能边走边大肆谈笑，更不得唱歌或吹口哨等。遇到上司或客户要 礼让，不能抢行。 在办公室里无论是打电话还是同事讨论，一定要注意控制声音，不能忘乎所以。员工之间 讨论以两人听见为宜，不要影响其他员工的工作。较大范围的讨论，应该选择在会议室进 行。 控制情绪。不要把情绪带到办公室，尤其是情绪不好时，容易影响工作效率，甚至和别人 发生冲突。每个人都有情绪不好得时候，有想发泄的冲动，但请尽量控制。 上司或客人走到座位面前与你交谈，应起立以示尊重。 二、工作中的六个“不要” 1、不要将您的工作和个人生活混在一起。如果您必须在工作 中处理私人事情，最好留到中午吃饭时，不要在您工作时 安排朋友到您的办公室中来拜访您。 2、不要滥用您有权利使用的东西。例如，传真机、抬头信纸 和其他办公用品只是办公用的。您的费用帐户只是用于办 公费用，不是用于家庭和个人支出。 3、不要把粗俗的话带到办公室里。 4、不要不打招呼就突然闯到别人的办公室里。 5、不要抱怨、发牢骚或讲那些不该讲的故事。 6、不要将办公室搞得乱糟糟，请整理收拾好个人办公桌。 三、接待客户的礼仪 有客户来访，应马上起来接待，并让座。 来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。 接待客户时应主动、热情、大方、微笑。 对每一位来访的客人都应让座并倒上一杯温水。 客人落座前主人不应先坐下，当客人告辞时，主人应送到门口或电梯口。讲话时目光应停 留在对方双眼至前额的三角区域，使对方感到被关注。 四、引见时的礼仪 到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。 在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影 留给客人。 在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍 一下本单位的大