公司办公室主任管理建议

公司办公室主任管理建议 公司办公室承担着参与领导班子对重大问题的讨论和决策、招投标、 档案文件合同管理、会议、接待等工作，是信息传递、政策落实、上下内外 沟通的窗口，是为公司运营起辅助作用的综合部门。如果我作为公司办公 室主任，我开展工作的计划如下： 一、充分深入地了解公司情况，找准自己的工作定位 了解公司的信息主要包括：公司的发展远景、发展战略、管理理念、企 业文化等；公司的主营业务各部门各项工作和流程、以及工作技能技巧，组 织结构，公司的整体运作，以及公司目前状况等。 在了解了公司的远景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作 职责的基础上，对自己的工作进行定位，按照职位对公司的重要程度来明 确工作重点，并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案。 二、具体工作业务开展 （一）、公文、档案、信息管理； 加强政务工作效率，推进电子政务平台建设。推荐使用 OA 办公系统 或相关 ERP 操作软件，简化流程。 公文处理要求及时高效、严格保密、归口统一； 凡公司在各项工作和活动中形成的、办理完毕具有保存价值的各种载 体的文件均应收集齐全，由各部门内勤人员进行系统整理后向办公室移交， 兼职档案员负责归纳整理；同时要建立健全公司档案的收进、移出、保管、 利用等情况的统计。 应主动积极地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选，传输 工作，把调查 中获得的大量第一手材料，进行综合分析，去粗取精，去伪存 真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项 工作任务和进行决策的有利因 素与不利因素，及时向领导反馈。 （二）、招投标、合同管理； 公司属于生产型企业，大批订单纷至沓来，不管是采购还是销售，都需 要加以规范，以保证公司的利益，因此合同签订和后续管理极为重要。 “三务”（即：法务、财务、业务）介入公司经济活动，成立五人谈判小组， 无论是商务谈判还是招投标等重大经济活动及凡涉及到价格的谈判，谈判 小组必须介入，争取在合同的谈判过程中争取主动，争取到有利的地位，更 好的为公司经济活动保驾护航。 建立的合同台账，负责监督检查合同执行情况； （三）、督办管理； 为保证企业各项管理工作落实到位、政令畅通，提高工作效率，保证上 级指示、公司决策的贯彻落实，按时完成领导交办的工作，建议启用督办机 制。 综合管理部设督办员，负责对公司督办范围内的工作进行检查、协调、 督促。负责 在各项工作任务的完成节点，向承办部门下督办单，跟踪任务 的完成情况与进度。人力资源部负责将督办工作纳入绩效考核内容。 （四）、会议、接待管理； 准备好议题；做好会议记录；已形成决定的，整理好书面材料，需有关 部门执行的，会后形成文件下发执行；会议讨论中遇到的疑难问题，组织人 员进行调查研究，提出解决方案。 接待工作应遵循“节约 、对等、周到”的原则。 节约：招待来宾一律从简，不铺张浪费，不重复宴请，控制陪餐人数。 对等：各职能部门对口接待，遇有综合性接待时，办公室负责予以协调， 保证接待行为规范有效，实行“谁组织接待谁签单” 的原则。 涉外宾客的接待、重大活动招待、上级机关主要领导视察、由董事长总 经理邀请的客人，由办公室负责牵头，相关部门配合，共同做好接待工作。 周到：各接待部门应全程接待，时间安排衔接周密，接待方式恰当。 （五）、车辆管理； 公务车实行司机负责制，单车费用核算控制。指定司机负责车辆的管 理、保养、维修、 审验等事宜。建立公 务车单车 管理档案，实施单车费用独 立管理。 （六）、食堂管理； 餐厅管理实行“主管负责 制” ，即由餐 厅负责人对本餐厅饭菜质量、卫 生状况、就餐环境、 员 工纪律等全面负责，并对发生的问题承担相应责任。 严把采购关，原材料采购需填报请购单，由厨师长、食堂负责人、办 公室主任确认后方可进行，并备案；采购完后由厨师长及食堂负责人进行 验收；每月对食堂出入库进行盘点。 厨房人员实行卫生分片包干制，做到分担区挂牌，卫生天天达到标准， 明确卫生责任，真正落实卫生制度。 餐厅工作人员实行投诉意见考核评分管理，分为二部分：服务性投诉 及菜品质量、 卫生投诉，与月度工资挂钩。 （七）、宿舍管理； 宿舍严格实行半军事化管理。确保员工宿舍安全、有序、整洁、舒适、 卫生。设立兼 职宿舍管理员，负责员工宿舍的安全、秩序、物业、卫生管理， 定期抽查。 建立宿舍内部卫生值日制度，由室长安排，同寝室人员轮流值日； （八）、保洁、 绿化管理； 办公室派专人负责厂区保洁、绿化工作，每日要填写环境卫生日检查 记录表认真做好保洁工作的监管，发现问题及时上报，监督每日保洁工作 的全过程。 搞好厂区花木的维护保养，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，设专人对花 草进行施肥、施水，防治病虫害，适时修剪。每日填写绿化养管记录表 设定保洁、绿化工作处理单，严格执行监管职能。 三、综合管理及协调机制 办公室主任要出色地履行自己的各项职责，必须注意和不断改进工作 方法，从而充分发挥作用。 （一）要总揽全局，抓好大事，突出重点，兼顾一般。 办公室主任不论工作多忙，都要始终站在全局的高度上，注意处理全局 与局部的关系，重点与一般的关系，分清主次缓急，镇定自若地处理好每一 项工作。因此，统筹规 划是关键。 （二）管理制度化 办公室是联系上下、协调左右、连接内外的桥梁和纽带，部门的工作任 务重，头绪 多、内容 杂 。为了确保办公室各项 工作有序可循，规范有序，就 需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度，将办公室的各项 办事规程、行 为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管 理规范之中，使办公室的工作有章可循、有法可依。 （三）精细化管理 我们要以构建和谐团队为目标，营造宽松和谐、温暖如春、催人奋进的 办公室内外工作环境，促进和谐企业建设。注重细节，例如关注高层领导管 理人员和各部门领导的生日，代表董事长和公司送他们一份礼物，哪怕是 一份写着生日快乐的邮件也可以。让其感受到企业如同一个大家庭，和谐 一家亲。 （四）协调服务管理 从协调工作看，办公室的协调联络对象是各职能部门。在协调工作中， 办公室主任始终要站在全局利益上，毫不含糊地贯彻领导意图和决策性意 见， 这是大前提。 从服务工作看，办公室主任要始终把全心全意为各职能部门服务作为 自己的宗旨，带领办公室全体工作人员主动热情、尽心竭力地为各职能部 门服务。经 常向领导反映他们的意见和要求，积极帮助他们解决实际困难。 这不仅是办公室的一项职责，也是调整办公室同各职能部门之间关系的有 效途径。 我认为做好一个办公室主任，需要做到：一是发言不施令，切实摆正自 己的位置。把握层次性、把握准确性、把握原则性、把握分寸性。二是协调 不指挥，注意自己的角色。决策协调、工作 协调、活动协调。三是建议不越 权，认真履行自己的职责；四是服务不盲从，努力形成自己