一线主管如何管理时间

学习导航 通过学习本课程，你将能够： 认识到中国人缺乏时间观念的现状； 树立起进行时间管理的信念； 了解时间管理的发展历程； 学会时间管理的 13 个法则。 一线主管如何管理时间 一、时间效率管理的现状与误区 在时间效率管理问题上，中国人有以下两个缺点： 1.缺乏时间观念 中国人的传统是重视生命、乐于理财，却往往缺乏时间观念。经研究调查表明，人们 所处的地区越发达，人们的时间观念就越强。随着改革开放的深入，在东部沿海等很多经 济发达地区，缺乏时间观念的情况已经得到很大改观。 2.缺乏效能概念 人们的时间观念增强往往只停留在效率层面上，不能达到效能层面。高效率是指办事 速度快，而高效能则不仅要求速度，还要求在单位时间内获得价值和回报，即速度快、方 向对、效果好、效益高。这是很多经济发达地区至今没有重视的问题。 二、时间管理的 4 个发展历程 时间管理大致经历了以下四个阶段： 1.备忘录 在这个阶段中，人们是将需要做的所有事情都记录下来，每完成一件就划去一件。 2.工作计划 在这个阶段中，人们在完成每件事情之前，都要分配、安排一个预定的时间段，设计 每个时间段内需要完成的工作，最终以时间表的形式表现出来。 3.排列优先顺序以追求效率 在这个阶段中，由于需要完成的工作越来越多，在规定时间内可能无法全部完成，或 者由于工作太多，需要理清，这时就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时间排序，以提 高工作效率。 4.以价值性和重要性为导向 在这个阶段中，一切以价值性和重要性为评判标准，优先做创造生产力和价值多的工 作，相反的工作则尽量少做，甚至完全不做。 三、时间管理的 13 法则 1.排列优先顺序 四象限时间管理 在分配工作时，可以假设有“重要”和“紧急”两根轴，以此形成一个坐标系，这个 坐标系分为 A、 B、C、D 四个象限，分别代表不同级别的待分配工作：A 为既紧急又重要 的工作，也就是通常所说的突发事件；B 为重要但不紧急的工作；C 为紧急但不重要的工 作；D 为既不重要又不紧急的工作。 要点提示 四象限法中各象限工作的特性： A 类工作：既重要又紧急； B 类工作：重要但不紧急； C 类工作：紧急但不重要； D 类工作：不重要不紧急。 在这此种工作中，突发事件 A 应当优先处理，D 可以延后处理，甚至不去处理，难点 在于 B 和 C 哪个应该优先处理。如果 B 工作一直没有完成，时间久了就会变成突发事件 A；如果 C 工作一直没有完成，则一般不会变为 A 工作，因为它虽然紧急，但是不够重要， 即使会有损失，也不会造成太大的影响。因此，如果在一定时间内只能完成 B 和 C 的其中 一个，则应当选择首先完成 B，不要为 C 耗费太多时间和精力。 有人认为，从理论上可以先处理完 C，再来处理 B，这样就能两全其美。然而在实践 中却是行不通的，因为 C 往往是无穷无尽的，不可能一次性处理完。而人的精力是有限的， 当有限的精力陷入无穷无尽的 C 之中时，就必然没有时间完成 B，从而将大部分时间用在 不能获得高效益的工作当中。 【名词解释】 帕金森定律 帕金森定律是指要给事情，哪怕是小事也要设定完成期限，否则事情会像橡 皮筋一样拉得很长，没完没了。这也被成为“爆米花”定律，意为很少的米能膨 胀成一箩筐的爆米花，主要指工作的业务会被扩大、膨胀，充斥在主管的工作时 间内，使其迷失方向，陷于杂物丛林之中。 时间分配比例 在实际的工作时间分配中，对这四类工作应该控制在图 1 所示的比例上： 图 1 时间分配比例表 对于既紧急又重要的突发事件，需要安排 20%25%的时间，且一定要控制在 25%以下； 对于重要但不紧急的事件，需要安排 65%80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类 工作上，把重要但不紧急的工作当作既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作， 需要花费 15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费 1%甚至更少的时间去 做。 2.艾森豪威尔原则 对于各类工作，管理者应当如何区别对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供一个原则， 如图 2 所示： 图 2 艾森豪威尔原则 对于既重要又紧急的突发事件，管理者亲自、立刻处理；对于重要而不紧急的工作， 则要管理者本人花最多的时间进行战略规划；对于紧急而不重要的工作，管理者要减少花 费的时间，也可酌情委托给下属处理；对于不紧急也不重要的工作，管理者可以选择不处 理。 3.艾维李十分钟六件事效率法 具体操作 美国著名效率管理专家艾维李提出了十分钟六件事效率法，具体操作方式如下： 第一，用前五分钟列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情； 第二，用后五分钟将这六件事情按重要程度排序； 第三，上班后先做 1 号，完成之后再做 2 号，以此顺延直至下班。 效率法的目的是保持每分每秒都在做最有生产力、重要性最大的事情。 黄金三问 每位主管在遇到具体事务时都要问自己三个问题，即“黄金三问”： 第一，此事价值是不是很大？真的很重要吗？ 第二，如果价值很大，是否需要亲自做，能否请别人代劳？ 第三，价值高又必须亲自做的事情，如果不做，是否会有重大影响？ 4.时间管理的十条法则 时间就是金钱，效率就是生命，对于管理者来说，在有限的时间内为企业创造出尽可 能多的价值才是正确的方向。“昨天”是过期的支票，“明天”是期票，而“今天”是现 金，只有不断地把握当下，创造价值，才能在时间管理方面成为一个合格的主管。 要管理好时间，就要遵循一定的法则： 第一，每一分、每一秒都做最有生产力的事； 第二，有效授