《审计信息管理系统》使用介绍2-3

审计信息管理系统使用说明 第一章 概述 欢迎使用审计信息管理系统 ，本文介绍审计信息管理系统的使用方法。本系统 是针对 XXX 市审计局日我常行政办公、信息管理和设计的应用系统，充分考虑了 XXX 市 审计局的办公内容、行文流程、组织结构等相关内容，给用户提供丰富、完整、方便的功 能，正确处理企业日常工作中的各种常规事务，我如收文、发文、信息管理、信访管理、 档案管理等，通过对各种办公过程的流程化分析、图形表示、自动控制行文流转过程，提 高办公效率，保证日常工作高效、规范的进行，实现无纸化办公。 本系统主要以审计项目的实施与管理为核心，同时提供人事管理和各科室之间的信息 交换功能，方便领导和各科室成员迅速掌握当前工作的内容和工作进度。 本系统使用了高度安全的 Lotus Notes/Domino R5 作为开发平台，能适应用户在不同环 境和条件下的需求，有着极为可靠的安全性。本系统有广泛的适用性。它是标准的工作流 办公自动化软件，稍加改进即可与其他企事业单位自身组织机构相配置，用户单位无需更 改现有组织机构，可快速部署整个系统，迅速从中获得效率提升。 第二章 主界面 一、启动审计信息管理系统 办公自动化系统的启动，操作员单击开始程序Lotus 应用程序 Lotus Notes ，系统会出现一对话框（如图 2-1） ，输入正确的口令，系统就会进入 审计信息管理系统主界面。 图 2-1 如果操作员要选择其它的人员的 ID（即以其他人员的身份登录，前提是直到其他人员 的密码） ，操作员可单击取消 ，系统会弹出（如图 2-2）的对话框，操作员从中挑选需 要的 ID，再输入正确的口令，系统就以他的身份进入审计信息管理系统主界面。 图 2-2 二、主界面的操作 打开 Lotus Notes， 审计信息管理系统 的主界面（如图 2-3）自动作为缺省首页 出现。主界面上有 8 个标题，分别是打开以下 8 个功能模块的链接：人事管理、文件 审批、审批进度、审计档案、综合查询、流转定稿、电子邮件和文档模板。 图 2-3 退出办公自动化系统，用户只需单退出即可。 第三章 人事管理 一、人事管理的界面 人事管理模块提供了管理和查看审计信息管理系统中所有人员信息的功能。 模块的功能包括一般成员随时可以查阅自己或其他成员的信息，和系统管理员对人员 信息的输入、维护和管理。 1. 人事管理包括四种显示方式（如图 3-1） ，可以在左边一栏选择，分别是：所有人 员、按部门、按职务、按角色和人员管理。 图 3-1 2. 所有人员的显示方式按照人员编号的顺序显示所有人员。 需要查看某个人员的详细信息时，可以选定该人员，单击工具栏中的打开 按纽；或者双击该人员。需要退出某个人员详细信息页面时，请单击工具栏中的 退出按纽。 3. 按部门是按照人员所在部门分类显示所有人员的显示方式。 首先显示了单位中所有的部门名称，包括“局长室” 、 “财政金融审计科”等 等。需要查看某个部门的所有人员时，请选定该部门，选择工具栏中的打开 按纽；或者双击该部门；或者单击该部门名称前面的三角形小箭头（见图 3-2） 。 需要关闭该分类，请重复上述过程。 图 3-2 需要查看某个人员的详细信息时，请参照第 2 点。 4. 按职务是按照人员所在职务分类显示所有人员的显示方式。 显示了单位中所有的职务名称，包括“局长” 、 “科长” 、 “科员”等等。 5. 按角色是按照人员所在角色分类显示所有人员的显示方式。 显示了单位中所有的角色名称，包括“拟稿人” 、 “核稿人” 、 “签发人”等等。 6. 人员管理是系统管理员独有的显示方式，与所有人员的显示方式一样按 照人员编号的顺序显示所有人员。在这种视图中有添加、修改、删除人员的功能。 二、人事管理的操作 7. 对于管理员，需要添加人员时，单击人员管理新增打开人员信息输入 页面（如图 3-3） 。其中姓名的内容可以直接输入，也可以单击旁边的小三角图标 进行选择，部门、职务的内容可以单击部门、职务按钮，从弹出的对话框中选择 （如图 3-4） 。填写完毕后单击保存并返回 ，回到人员管理的视图。如果 想取消人员的添加，单击返回 ，当系统询问“您希望保存这个新文档吗？” ， 选择否 。 图 3-3 图 3-4 8. 不管是管理员或者是一般用户，都可以通过单击工具栏中打开打开人员信息 页面。此时的人员信息页面处于显示状态，不能修改。 9. 需要修改人员信息内容，可以单击工具栏中修改 ，打开人员信息页面并处于修 改状态。或者先打开人员信息页面，在单击页面上的修改使页面处于编辑状 态。修改完毕退出请参照添加人员的操作方法。 10. 需要删除人员信息，可以单击工具栏中删除按纽。 11. 要退出人事管理功能时，请单击工具栏中的退出按纽。 第四章 文件审批 文件审批模块包括了主要的文件审批功能。在这个模块中可以新建项目和其他项目文 件，所有项目文件的逐级审批，完成整个审批流程。 一、文件审批的界面 1. 文件审批包括六种显示方式（见图 4-1） ，可以在左边一栏选择，分别是：正在审 批文件按科室分类、正在审批文件按文件分类、正在审批文件按项目分类、 已审批文件按科室分类、已审批文件按文件分类、已审批文件按项目分类。 图 4-1 2. 正在审批文件按科室分类包括还未完成审批的文件，按照负责科室分类的 显示方式。 3. 正在审批文件按文件分类包括还未完成审批的文件，按照文件类别分类的 显示方式。 4. 正在审批文件按项目分类包括还未完成审批的文件，按照项目分类的显示 方式。 5. 已审批文件按科室分类包括已经完成审批的文件，按照负责科室分类的显 示方式。 6. 已审批文件按文件分类包括已经完成审批的文件，按照文件类别分类的显 示方式。 7. 已审批文件按项目分类包括已经完成审批的文件，按照项目分类的显示方 式。 二、文件审批的操作过程 8. 工具栏的应用 每一种显示方式都有一定的分类。当需要详细显示某分类中的全部文件时， 可以选定该分类，选择工具栏中的打开按纽；或者双击该角色；或者单击该 角色名称前面的三角形小箭头。需要关闭该分类，请重复上述过程。需要查看某 文件时，可以选定该文件，单击工具栏中的打开按纽；或者双击该文件。需 要退出文件审批模块时，请单击工具栏中的退出按纽。 9. 创建新项目 首先由拥有创建新项目权限的人员，例如综合科的人员，单击工具栏中的 新建项目按纽，建立新的立项文档（如图 4-2） 。填写完毕立项内容和所涉及 到的授权成员后，单击通知科室审计 ，选择送交某一科室。 图 4-2 10. 主审人创建需审批的文件 该项目的主审人双击打开该立项文件后，单击新建或新建非常用文书 根据需要创建各种常用和非常用文件，然后根据审计程序单击送交审批按纽， 于是文件就移送到下一位审计人员手中。 如果所创建的文档已经存在，那么系统会询问“该文件已经存在，是否打开？ ”选择“是” ，就可以打开原文件查看。 一旦文件送交审批后，自己就不能再对文件进行修改了，除非文件被下一位 审计人员退了回来。主审人创建或修改文件后，也可以选择文件工具栏中的保 存并返回来保存修改，暂时不送交审批。 11. 审计人员审批文件 下一位审计人员接到移送过来的文件后，根据审计结果是否合格，签署审计 意见，单击送交审批送交下一位审计人员或退回主审人继续修改。一旦 主审人接到被退回的文件，才有权限进行修改，再次送交审计。 12. 文件审计结束 一旦文件被最后一位审计人员同意后，可以选择结束审计来确定这一文 件已经通过了审计。此后，这个文件除了管理员之外将无法再修改。 13. 建立审计台账 1) 项目完成后可以建立审计台账，以备以后查询统计。新建审计台账时选择新建 审计台账 （如图 4-3） 。 图 4-3 打开一个包含有附件的文档（如图 44） ，其中文档就是审计台账内容。 图 4-4 2) 双击审计台账附件，系统会自动选择使用 MicroSoft Excel 来打开。报表头页面 是“编辑”页面，其中有新增和修改两个按纽。如果是新建审计台账请 选择新增 ，如果是修改原有的审计台账请选择修改 。(如图 4-5) 图 4-5 3) 选择新增后出现一个新增参数的页面，其中的报表类型决定了采用那种审计 台账类型，所以请一定要填写。其他的参数也请尽量填写。确定以后可以通过选 择工作表下面的标签来转到相应的审计台账工作页去。 （如图 4-6） 图 4-6 4) 有时一个项目除了要填写本身的审计台账以外，还需要填写“经济责任审计情况” 的审计台账。请在填写新增审计台账参数时，在单选框“经济责任审计情况报表 （季报） ”前面打勾，以便同时增加两张审计台账的参数。 5) 完成填写或修改审计台账后选择 MicroSoft Excel 菜单中的文件保存 ，然后 在 Lotus 的环境中选择工具栏上的保存并返回 ，把审计台账保存进 Lotus 文档， 以便日后的查看或打印。 6) 如果需要输出审计台账到外部，请选择 MicroSoft Excel 菜单中的文件另存 为,选择合适的目标路径。这样就可以由别的应用程序使用这些 Excel 的文档了。 第五章 审批进度 审批进度模块提供了随时查看任何一个审批项目进度的功能。审批进度模块以各 种图标表示每个项目中的每一类型文件所处的状态，包括：未创建，新建、审批中、 修改中、审批完成。 一、审批进度的界面 1. 审批进度包括三种显示方式（如图 5-1） ，可以在左边一栏选择，分别是：按项目 查看、按科室查看、按截止日期。 图 5-1 2. 按项目查看是按照每一个项目进度的显示方式。 3. 按科室查看是按照负责科室分类，显示项目进度的显示方式。 4. 按截止日期是按照截止日期分类，显示项目进度的显示方式。 二、审批进度的操作 5. 单击打开或者双击所选定的项目可以打开该项目的立项文件。 6. 需要退出审批进度时，可以单击返回 。 第六章 审计档案 审计档案模块提供了将审计完成的文件进行归档和管理的功能。 一、审计档案的界面 1. 审批档案包括四种显示方式，可以在左边一栏选择，分别是：按科室分类、按项 目分类、按年度分类、组合查询 2. 按科室分类是按照每一个归档项目所属科室的分类显示方式。 3. 按项目分类是按照每一个归档项目单独列出的显示方式。 4. 按年度分类是按照每一个归档项目所属年度的显示方式。 5. 组合查询 是按照条件查找方式。 二、审批档案的使用方法 6. 单击打开或者双击所选定的项目可以打开该项目的立项文件。 7. 需要退出审批进度时，可以单击返回 。 第七章 综合查询 综合查询模块提供了对所有文档的几种查询功能。 一、综合查询的界面 1. 综合查询模块包括全文查询和组合查询两种查询方式，分别在左边栏内选择（如 图 7-1） 。 图 7-1 二、综合查询的使用方法 2. 全文查询是根据查询内容在文档的所有内容内查询。需要使用全文查询方式时， 如果上部没有显示搜索条工具，选择工具栏中的显示搜索条 。在搜索栏（如图 7-2）内输入需要查找的文字，选择搜索 。 图 7-2 3. 组合查询是以几个关键的字段，如：项目名称、被审计单位、项目所属年度等， 分别输入查询条件，然后在文档内搜索，当文档的几个字段都匹配时才被查询出 来。需要使用组合查询方式时，选择工具栏中的组合查询 ，出现一个组合查询 的页面（如图 7-3） 。在此页面上输入查询内容，选择开始查询 。 图 7-3 4. 选择工具栏中的返回可以结束综合查询。 第八章 流转定稿 流转定稿提供了查看在审批过程中，审计人员的修改历史的功能。 在这个界面中，审计人员只能查看与自己有关的文件修改历史。也可以在审计过程中 查看某文件的修改历史 一、流转定稿的界面 1. 流转定稿包括五种显示方式，可以在左边一栏选择，分别是：正在审批文件 按科室分类、正在审批文件按文件分类、正在审批文件按项目分类、 已审批文件按科室分类、已审批文件按文件分类、已审批文件按项目 分类。 （如图 8-1） 图 8-1 2. 正在审批文件按科室分类包括还未完成审批的文件的修改历史，按照 负责科室分类的显示方式。 3. 正在审批文件按文件分类包括还未完成审批的文件的修改历史，按照 文件类别分类的显示方式。 4. 正在审批文件按项目分类包括还未完成审批的文件的修改历史，按照 项目分类的显示方式。 5. 已审批文件按科室分类包括已经完成审批的文件的修改历史，按照负 责科室分类的显示方式。 6. 已审批文件按文件分类包括已经完成审批的文件的修改历史，按照文 件类别分类的显示方式。 7. 已审批文件按项目分类包括已经完成审批的文件的修改历史，按照项 目分类的显示方式。 二、流转定稿的操作过程 8. 在这里只能用打开或双击来查看某一文档的修改历史，不能进行其它操 作。要把文档恢复为以前修改之前的状态，必须在文件审批过程中进行。 9. 选择返回退出流转定稿功能。 第九章 电子邮件 电子邮件模块提供了人员之间的一种联系方式。 一、电子邮件的界面 1. 电子邮件包括十种显示方式（如图 9-1） ，可以在左边一栏选择，分别是：收件箱、 草稿、发件箱、所有文档、日历、会议日程、待办事宜、废纸篓、归档、讨论线 索。我们常用的是收件箱、草稿、发件箱、所有文档、废纸篓、讨论线索这六种。 图 9-1 2. 收件箱视图 保存存所有接收的邮件。邮件一直保存在“收件箱”中直 到 将其移动到另外的文件夹或将其删除。 3. 草稿视图 保存所有保存过但没有发送的邮件，可以在以后再对这些邮件进 行编辑和发送。 4. 发件箱视图 保存所有已经发送过的邮件。 5. 废纸篓视图 保存在其他视图中删除的邮件。 6. 所有文档视图 显示所有的邮件。 7. 讨论线索视图 显示所有与其答复归在一起的邮件。 三、电子邮件的使用 8. 需要发送信件时，单击工具栏中的新建便笺 ，打开新邮件页面（如图 9-2） 。 通过单击地址按纽输入收信人、抄送人和密送人的地址，就可以选择发送 或发送并归档来发送邮件。如果暂时不想发送，可以存为草稿 ，以后再发 送。如果邮件已经发送，邮件将存放在发件箱中；如果邮件未发送，邮件将 存放在草稿中