酒店管理公司财务运作手册

财务制度与程序FINANCE POLICY & PROCEDURES制度POLICY资产管理制度编号REF. NO.执行职位POSITION RESPONSIBLE酒店会计人员涉及部门DEPT.CONCERNED筹建期所有部门目的 OBJECTIVE：为了保证酒店财产物资不受损失，使酒店资产物资有专人管理，加强酒店员工的责任心，制订财产管理制度。执行程序PROCEDURES：1. 为了落实责任，部门应设兼职的资产管理员负责部门内各项物资的经管工作，此项工作通常由部门秘书担任。2. 部门的资产管理员应及时对发至本部门、或由本部门购进的物品进行分类登记。登记的内容包括物品的单价、数量、质量、规格、对于固定资产还要登记购置的厂家、规定的使用年限、必要的技术参数、物品的存放位置等。3. 财务部有关人员将定期对部门的物品进行盘查，如发现丢失、损坏将追究部门物品管理员的责任。现阶段物品采购及报销程序的有关规定详见酒店财务制度中的采购程序及若干规定。现阶段物品采购及报销程序制定有关规定如下:a. 使用部门需采购物品时，要根据实际工作需要填制物资申购单,本部门领导同意后，送采购部，由采购部统一办理审批手续、进行采购并办理验收手续。b. 如确因工作需要，需由使用部门直接采购的，使用部门应委派专人到采购部填写采购物品申请单，经采购部经理签字同意后，连同物资申购单一起交由财务部总监、执行总经理审批签字后，到财务办理借款手续。c. 使用部门人员采购物品回来后，要由经手人到财务部成本收货部办理验收入库、领用手续。之后由经手人持入库单报销联、领料单报销联,连同借款单红联、 支票回单（第一联）、购货发票（注：如采购物品属专控商品，要附有社会集团购买力管理机关审批手续）一起到财务部会计部报帐。物资管理暂行办法一、 申请采购物资的范围:1. 物料用品（包括办公用品，低值易耗品）。2. 维修材料。二、 采购申请程序:1. 每月24日前，各部门应将次月的物资领用计划（即“物资申购单”）报财务部成本部审定。申购方式:各部门填写“物资申购单”（一式四份），经部门总监签批后送财务部会计部，会计部根据年度费用预算完成情况签署意见，经财务部总会计师签字。报财务总监由报执行总经理审定。属“专控”商品的物资采购，189由会计组负办理“专控商品”审批手续。2. 审定后的“物资申购单”由财务部会计部分送采购部、成本部、申购部门执行。采购部应将批准后的“物资申购单”进行分类汇总，下达“采购申请单”（一式五份）。经过市场询价及取货样后再进行采购。成本部以批准后的“物资申购单”作为发放依据，以“物资采购申请单”做为验收入库的依据。会计部以批准后的“物资采购通知单”作为付款的依据。3. 对专业性较强的物资采购，申购部门应派专业人员协助采购。4. 特殊或紧急情况下的物资采购，申购部门应在“物资申购单”右上角注明“特急”字样。经财务总监、执行总经理签字后送交财务部采购部。采购部先购买，后补办有关手续。三、验收、发放程序1. 验收程序验货员根据批准后的“物资采购通知单”，必须严格对供应商及采购员所送的货物，按质、按价、按量进行验收，对于不符合要求的货物应坚决予以退回，把好质量、价格关。对于专业性较强的物资及直拨物资，由验货员通知使用部门共同验收。对于入库物资，由验货员通知专职保管员共同签收。2. 发放程序物资经验收合格入库后，各部门凭部门总监及成本总监、财务总监签署的领料单取货。各部门填写的领料单一式五联，上面标明领料部门、物品名称、单位以及预计领用数量、领料日期、项目，并经领料人签字后（注：领料单上的签字不允许盖名章，不允许使用英文。）交财务部成本部物资库管员处。由库管员填写实发数量及领料单价、总计金额后，凭领料单发货。所有物品领用时各部门应当场验明质量、数量。物品一经领出，由于部门使用或保管不当而造成的损坏、遗失，财务部不负责退换或承担其他责任。属于低值易耗品的物资，由财务部会计部填写低值易耗品卡片一式两份，财务部会计部、领用部门各执一份。四、本办法自即日起施行。酒店的资产包括两个部分：流动资产和固定资产流动资产管理制度暂行办法流动资产包括现金、银行存款、应收及预付款、存货等。酒店必须严格按照国家规定的范围使用和管理好流动资产。1. 酒店应按国家规定管理使用现金和银行存款2. 年度终了按年末应收帐款余额的千分之三-千分之五计提坏帐准备金，记入管理费用。3. 酒店的存货包括各种原材料、燃料、物料用品、低值易耗品、商品和各种在用物品等。存货按实际成本记价。4. 建立健全物资管理制度，加强物资采购、供应的计划性，有效地控制物资的库存额，加速资金周转。5. 键全各类物资的入库、验收、登记、保管和领退手续，定期清查盘点仓储物资，保证帐卡、帐物相符。6. 对盘盈、盘亏和毁损变质的物资要及时查明原因，分清责任按照规定的审批权限报经批准后处理。7. 存货的日常核算，采用永续盘存制。存货的领用采用先进先出法确定其实际成本。8. 存货由于陈旧、淘汰或滞销，需要降价处理，必须经有关部门书面申请，填制有关业务凭证，报财务总监、执行总经理批准后进行处理。9. 游泳馆代销的物资，通过商品的售价总金额控制，采用倒扎记销的方法。10. 拨给各业务部门的备用金，应根据不同情况分别核定定额。使用备用金的部门或个人，应定期向财务报帐，补充定额。11. 结算资金包括国内外各种应付结算款项，严格遵守国家规定的结算纪律，执行合同和有关协议的结算规定。低值易耗品管理暂行办法一、低值易耗品标准与分类:（一）、低值易耗品标准。低值易耗品是指单位价值在2，000元以下，在经营活动中新使用的家具类、办公及管理用具类、工器具类、仪器、仪表及构不成固定总额的设备等。（二）、低值易耗品分类。1. 家具类：各种桌、椅、凳、床、沙发、茶几、卷柜等。2. 办公及管理用具类：计算器、机、速印机、收录机、照相机、电风扇、钟表、自行车等。3. 工器具类：万用表、摇表、电流表、电压表、测绘仪器等。二、低值易耗品管理与分工。1. 财务部会计部负责低值易耗品的日常核算与管理工作，负责组织各部门资产管理人员对低值易耗品进行盘点清查，保证低值易耗品帐卡物三相符。2. 各部门经理对新使用的低值易耗品的实物管理负全面责任，资产管理员负责低值易耗品的日常管理，确保卡物相符。三、低值易耗品的核算与管理1. 低值易耗品增加。2. 低值易耗品增加时，均执行物资管理暂行办法和办公用品管理暂行办法。3. 低值易耗品减少。4. 低值易耗品出现报废、毁损，使用部门应填制“低值易耗品盘盈（亏）申请表”，应说明原因并提出处理意见，由财务部成本部、工程部进行鉴定，财务总监、执行总经理审批。财务部按现行税收政策进行帐务处理，登记帐卡。5. 低值易耗品的内部转移。6. 低值易耗品发生内部转移时，由转入部门提出申请，经转出部门和财务部核批后，由转入部门资产管理员填制“低值易耗品内部转移单”，转入转出部门办理移交和验收手续并签字后，报财务部进行帐务和卡片调整，卡随物走。7. 低值易耗品的摊销。8. 根据酒店的实际情况，对单位价值在1,000元以下及易破损的低值易耗品采用“一次摊销法”。一次摊入成本费用，不填卡片，但使用部门应做备查记录。对单位价值在1,000元以上的，采用“分次摊销法”，按受益年限分次摊销。9. 低值易耗品清查。10. 财务部负责组织各部门资产管理员每半年对低值易耗品进行一次清查，保证资产的安全、完整。固定资产管理制度暂行规定目前，酒店的固定资产管理分为两个部分，一部分为业主购置的固定资产，大楼工程尚未交付使用。一部分为酒店购置的固定资产，业主所有。一、 固定资产的内容和特点：固定资产是酒店经营，提高服务质量必不可少的物质技术基础，做好固定资产管理工作，可为酒店提供良好的经营环境，提高劳动生产率，改善职工福利，创造必要的物质条件。保护酒店财产的完整无缺，提高固定资产的使用效率，充分挖掘现有固定资产的潜力，正确计算现有固定资产的损耗，对酒店的经营发展具有重要的意义。酒店的固定资产是指使用年限在一年以上，单位价值在1000元以上的单位经营设备；不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的，也当作为固定资产。固定资产的特点有：1. 它是可以连续使用或服务于酒店经营部门，经长期使用而不改变其实物形态。2. 它的价值是双重存在的，其中一部分随实物的磨损程度，以折旧的形式逐渐地、部分地转化为费用或成本中，由实物形态上脱离出来形成货币资金；另一部分仍留存在经营服务上固定资产的实物形态内，直到固定资产报废时才完全脱离出来。二、固定资产的分类目录酒店购置的固定资产，根据中华人民共和国涉外旅游企业会计制度进行分类核算，固定资产分为以下几类：(1)营业用房(2)通讯设备(3)洗涤设备(4)维修设备(5)厨房用具设备(6)电子计算机设备 (7)复印打字设备 (8)其他机械设备(9)中型客车） (10)行李车 (11)营业用家具设备 (12)办公用家具设备(13)纯毛地毯 (14)混织地毯 (15)音响设备 (16)电视机(17)电冰箱 (18)照相机 (19)其他电器设备(20)健身房设备(21)工艺摆设(22)消防设备 三、固定资产的管理程序（一） 固定资产的帐务管理固定资产的核算，采取三级核算形式，总分类核算、明细分类核算和部门核算。帐簿的设置也分为三级，固定资产总分类帐、明细分类帐，并建立固定资产卡片。固定资产的帐务管理是归口由财务进行，各部门设置一套固定资产卡片；实物管理分为两部分，酒店机器设备、仪表仪器等设备归口工程部管理；办公用家具归口行政办管理；另外，各部门设资产管理员负责管理本部门所使用的固定资产，部门内部可将管理工作逐步落实到部门（人），每半年由财务负责牵头，组织有关部门人员清查盘点，使之帐实相符。（二） 添置固定资产的管理固定资产的添置，应根据资本性支出预算严格加以控制，添置固定资产时，由使用部门提交申请报告、可行性报告和采购申请单，同时得到部门资产管理员的认可，经有关职能部门会签，并经财务部审核，报财务总监、执行总经理、业主批准后方可采购。预算外的采购需提交详细的使用说明。1. 酒店制作的固定资产完工后，必须办理验收手续，填制“验收启用报告书”连同材料费、安装费等附件，经有关管理部门签字后，到财务办理报帐手续，登记固定资产帐目和卡片。2. 直接购买的固定资产到货后，先办理验收手续，填制“验收启用报告书”，部门资产管理员签字后，连同转运费、安装费等附件，经有关部门签字，然后送交财务办理报帐手续，登记固定资产帐目和卡片。3. 进口的固定资产到货后，先办理验收手续，填制“验收启用报告书”，部门资产管理员签字后，连同关税、运费、安装费等附件，经有关部门签字，然后送交财务办理报帐手续，登记固定资产帐目和卡片。4. 对固定资产的更新改造，首先由部门提交更新改造申请报告及可行性经济效益报告，经职能部门研究后，根据权限报执行总经理、业主、董事会批准后方能进行。竣工后，根据施工部门编制的更新改造交接清册，会同工程部、财务部，使用部门进行验收，办理交接手续，填制“验收启用报告书”，连同更新改造竣工决算书等附件，然后经有关部门签字以后，到财务审核报帐，登记固定资产帐目和卡片。5. 直接购买的固定资产到货后，先办理验收手续，填制“验收启用报告书”，部门资产管理员签字后，连同转运费、安装费等附件，经有关部门签字，然后送交财务办理报帐手续，登记固定资产帐目和卡片。（三） 固定资产内部转移的管理固定资本内部转移时，有关部门先提交申请报告，经有关部门和财务核批后才能进行，然后，由资产管理员填制“资产内部转移通知单”，转入、转出部门办理移交和验收手续并签字以后报财务部进行帐务和卡片调整。（四） 报废、清理固定资产的管理固定资产由于长期使用发生磨损，不能继续使用或以其他原因而进行清理报废时，先由使用部门资产管理员填制“固定资产报废清理单”，经有关技术人员审查鉴定，报财务总监、执行总经理、业主批准后，转财务处理，财务凭有关单据调整固定资产帐户并将清理情况记入固定资产卡片内，注销固定资产卡片，另行归档保管。固定资产管理实行分级管理，分部门负责的原则，把属于酒店的固定资产落实到部门专人，实行岗位责任制，做到“物物有人管，人人有专职”建立固定资产帐卡，由专人管理，建立登记制度，保管人员变更时，必须办理移交手续，由部门经理监交。各部门要做好固定资产的维护保养工作，严格执行技术操作规程，遵守劳动纪律和管理制度，确保设备性能和工作量负荷，减轻磨损，未经批准，不得擅自拆卸改装设备。财务对固定资产建立分类明细帐，实行金额控制，负责监督和控制固定资产的购置、调入、调出、出售、报废等正常业务，定期检查帐目，随时掌屋固定资产的变动情况。工程负责固定资产的维修保养和技术管理工作，对设备的拆卸、安装等技术项目负责施工及质量验收、保证设备安全、降低消耗，保证各种设备始终处于良好状态。（五） 盘盈、盘亏固定资产的管理每年对所有固定资产进行全面盘点，需报废的，由使用部门或使用人填写财产损失报告单，按处理权限，逐级报批核销。在清查财产中发现的盘盈、盘亏及损失，应查明原因，作出报告，按以下审批权限报批准后处理。1. 盘盈的固定资产，经执行总经理批准后，按盘盈的重置完全价值入帐。2. 盘盈和损失的固定资产，单项净值在一千元以下的，由部门总监审批，报财务总监审批、执行总经理审批。单项价值在一千元以上的，报董事长批准。3. 十万元以上的固定资产盘盈、盘亏必须由董事会集体讨论决定。四、固定资产管理的原则固定资产管理实行分级管理，部门负责的原则，把属于酒店的固定资产落实到部门和个人，执行岗位经济责任制，做到“物物有人管，人人有专职”建立固定资产帐卡，由专人管理，建立登记制度，保管人员变更时，必须办理移交手续，由部门经理监交。各部门要做好固定资产的维护保养工作，严格执行技术操作规程，遵守劳动纪律和管理制度，确保设备性能和工作量负荷，减轻磨损，未经批准，不得擅自拆卸改装设备。财务对固定资产建立分类明细帐，实行金额控制，负责监督和控制固定资产的购置、调入、调出、出售、报废等正常业务，定期检查帐目，随时掌屋固定资产的变动情况。工程负责固定资产的维修保养和技术管理工作，对设备的拆卸、安装等技术项目负责施工及质量验收、保证设备安全、降低消耗，保证各种设备始终处于良好状态。部门资产责任人的职责范围1. 酒店各部门主要负责人为该部资产责任人，部门资产责任人对部门所辖范围内的资产负责，并委托专人（部门资产管理员）进行部门内各项资产的帐卡管理和盘点工作。2. 各部资产责任人和资产管理员必须全面掌握所在部门固定资产的分布使用情况。3. 部门资产责任人应根据部门资产的使用情况，建立部门内部的资产管理程序和资产管理制度，并设立基层管理组织，以共同做好资产管理工作。4. 部门资产管理员在部门资产责任人的直接领导下，主要从事如下工作：a. 管理部门的各种帐、卡，保证卡实相符。b. 参与资产的清查盘点工作；c. 添置