4、长春市健康教育档案规范细则(正文)

长春市健康教育档案规范细则 一、总 则 （一）为了提高我市健康教育档案的质量和管理水平，充分发 挥健康教育档案在疾病控制、健康管理和卫生事业发展中的作用， 结合我市健康教育工作实际，特制定本实施细则。 （二）健康教育档案是指在健康教育工作中形成的，具有保存 价值的文字、图表、数据、声像等各种载体形式的文件资料。 （三）健康教育档案是健康教育工作的真实记载，是健康教育 工作方法、技巧的一种存储形式，也是健康教育工作经验积累的宝 贵财富。健康教育档案必须实行规范化管理，确保档案的完整、准 确、系统、真实，有利于档案的开发和利用。 （四）健康教育档案是健康教育工作的重要组成部分。各级、 各行业领导必须把这项工作纳入规划、计划、管理制度和健康教育 专（兼）职人员的职责范围之中。 （五）各级、各行业单位应配备专（兼）职档案员，并每年定 期参加健康教育档案规范化管理培训，以提高档案管理水平。 二、健康教育档案工作岗位责任制 （一）主管健康教育档案工作领导职责 1、应将健康教育档案工作纳入年度工作计划和年度考核目标， 并制定和健全相关的管理制度。 2、要求各科室和项目负责人，按规定及时将应立卷归档的文字、 声像资料整理移交给健康教育档案管理人员。 3、配合健康教育档案管理人员对档案的收集整理及组卷质量进 行检查。 4、协助审查准备归档的文字、声像资料。 （二）健康教育档案管理人员职责 1、热爱健康教育档案管理工作、不断提高政治思想、科学文化 和档案管理水平，努力做好本职工作。 2、指导、监督、检查、协助相关科室，做好文字、声像资料的 形成、积累和整理归档工作。 3、检查、验收项目档案是否完整、准确、系统。 4、负责各相关科室档案资料的接收、整理、归档立卷、保管利 用等工作。 5、对下级档案管理人员进行培训、指导、检查。 三、健康教育档案归档范围及保管期限 （一）组织管理类 1、上级行政主管部门和业务主管部门下发的文件、业务考核标 准、中长期健康教育工作规划和工作规范。 2、健康教育各种会议、培训通知、活动记录。工作督导检查相 关资料、工作调研报告、工作通报、工作简报、工作信息等资料。 3、年度工作计划、工作总结。人员、设备、经费使用情况。规 章制度及各类人员培训相关资料。 4、工作网络情况、基础数据、各类问卷及评价。 （二）宣传活动类 3 1、各种社会宣传相关资料、健康知识咨询记录。 2、健康知识讲座、健康知识竞赛相关资料。 3、健康知识宣传栏、电子屏幕、报纸、广播、电视宣传相关资 料。 4、健康教育宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （三）控烟工作类 1、上级行政部门和业务主管部门下发的有关控烟工作的文件及 控烟工作考核（评估）标准。 2、本单位有关控烟的文件、规划、计划、总结。 3、有关控烟的政策和法规。 4、控烟组织机构、人员分工、经费使用的相关资料。 5、控烟基线调查、无吸烟家庭和无吸烟学校评比相关资料。 6、控烟知识宣传栏、控烟知识社会宣传、咨询资料。 7、控烟知识培训相关资料。 8、控烟干预措施落实执行情况。 9、控烟标识张贴资料。 10、戒烟门诊工作相关资料。 11、控烟工作督导检查过程中形成的相关资料。 12、控烟宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （四）项目类 1、上级下发的项目文件、项目实施方案、项目操作流程。 2、项目可行性报告、项目实施方案、项目工作流程。 3、项目组织机构、人员分工、项目管理制度、项目经费使用情 况。 4、项目工作会议、活动、培训记录。 5、项目工作信息、简报。 6、项目培训通知、总结。 7、项目实施过程中形成的所有文字、图片、音像资料。 8、项目督导检查的文字、图片资料。 注：“亿万农民健康促进行动”归入项目类。 （五）保管期限 健康教育档案保管期限为五年。 四、健康教育档案归档要求 （一）文件材料的归档整理单位为件或卷。一事一份的材料为 一件。正文与附件为一件。转发文与被转发文为一件。报表、名册、 图册等一册为一件。一事多份的材料组成一卷，要填写卷内目录。 （二）档案资料整理要遵循档案资料的形成规律，保持资料的 有机联系。 （三）归档资料的质量要求：归档资料应归原件，做到完整、 准确。档案资料的形成时间（ 年 月 日）公章必须齐全。 （四）归档步骤 1、集中档案资料，按年度装档。跨年度的资料如长期规划、计 划，归入文件资料内容针对的第一年。跨年度的总结归入内容针对 的最后一年。 5 2、确定题目，题名要求能准确揭示文件资料的内容。 3、编写页码，凡是有文字的页面都要标注页码，打印在文件资 料底下空白处的正中。 （五）确定档案的盒号 1、第一盒为组织管理类，第二盒为宣传活动类，第三盒为控烟 类，第四盒为项目类。将归档文件按顺序装盒，确定每一卷的盒号。 每个单位每一年度分类装盒，每盒从 1 开始编流水号，装满一盒再 装下一盒，直至装完。注意盒不能装的太满，适当留有余地。 2、如组织管理类一盒装不下，再加一盒，盒号为 1-1、1-2； 其他类别以此类推。 （六）计算机编目：每类档案的第一卷是该类档案内容的目录， 目录按规范的案卷目录电脑打印，文件资料从 1 开始编写流水号。 （七）卷内目录的主要内容（卷内都要有卷内目录） 1、一份文件资料一个序号，从 1 开始。 2、有发文的文件编码。 3、文件标题。 4、文件形成时间。 5、页次：每份文件的页码，最后一份文件填写首尾两个页码， 两页码用“”隔开，如 9698。 （八）档案盒的选择：长春市健康教育档案统一使用蓝色的 QS155P 全盛牌档案盒。 （九）盒背脊打印标识的要求：上部打印（彩色）长春市健康 教育的标识（19mm15.88mm） ，中间打印“健康教育档案” （用 54pt 方正超粗黑简体字体打印） ，下面打印 20XX 年（用 48pt 方正 粗宋简体字体打印） ，最下面是档案盒的分类号（1） （2）（用 40pt 方正粗宋简体字体打印） 。如图所示： （十）健康教育档案封皮及卷内文件材料字体、字号要求： 1、题名：宋体 2 号加黑 2、卷内文件材料：标题，宋体 2 号；正文，仿宋 3 号。 3、页码：至于版心下边缘居中 五、健康教育档案内容及形式要求 （一）组织管理 1、组织机构 （1）标题：单位名称+组织机构名称。例如：XX 单位健康教育 7 工作领导小组。 （2）正文：组织机构人员名单。 （3）右下方标注时间（ 年 月 日） ，加盖公章。 2、工作网络 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育机构工作人员 登记表 （见附表 1）填写。 3、工作设备 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作设备登记 表 （见附表 2）填写。 4、工作经费 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作经费登记 表 （见附表 3）填写，并附经费票据复印件。 5、工作计划 （1）标题：单位名称+时间+计划名称。例如：XX 单位 XX 年健 康教育工作计划。 （2）正文。 （3）最后一页右下方标注时间（ 年 月 日） ，加盖公章。 7、工作制度 （1）标题：单位名称+制度名称。例如：XX 单位 XX 工作制度。 （2）正文。 （3）最后一页右下方标注时间（ 年 月 日） ，加盖公章。 8、会议记录 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作会议记录 表 （见附表 4）填写。 9、工作记录 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作记录表 （见附表 5）填写。 10、培训记录 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育培训记录表 （见附表 6）填写，并附培训通知、培训材料、培训小结、培训签 到。培训照片存入健康教育影集。 11、参加上级学习、培训、活动 按照长春市健康教育中心统一设计的参加上级学习、培训、 活动记录表 （见附表 7）填写，并附相关资料，照片存入健康教育 影集。 12、省级文件、市级文件、县（市）区级文件分别立卷，各类 工作标准要求分别立卷存档。 13、国家健康教育工作年度报表复印件存档。 14、工作信息 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作信息统计 表 （见附表 8）填写，并将信息材料附后。 15、行业单位信息 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育工作网络登记 9 表 （见附表 9）填写。 16、典型单位信息 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育典型单位登记 表 （见附表 10）填写。 （二）宣传活动 1、健康教育资料制作、发放及使用 （1）上级发放的健康教育资料收发使用情况，按照长春市健康 教育中心统一设计的上级下发健康教育资料登记表 （见附表 11）及上级下发健康教育资料发放登记表 （见附表 12）填写， 并附资料实物。 （2）自制健康教育资料使用情况，按照长春市健康教育中心统 一设计的基层单位自制健康教育资料登记表 （见附表 13）及 基层单位自制健康教育资料发放表 （见附表 14）填写，并附资 料实物。 （3）音像资料播放情况，按照长春市健康教育中心统一设计 的健康教育音像资料播放登记表 （见附表 15）填写，并附资料 实物。 2、健康教育宣传栏 （1）张贴长春市健康教育中心统一印制的宣传画，按期存档， 实景照片归档。 （2）自制健康教育宣传栏内容的，保留底稿及实景照片，按期 归档。 （3）宣传栏的正上方标明“健康教育宣传栏” 。右下方标注年 月日，第几期及单位全称。 3、健康宣传咨询活动 （1）活动计划、总结 （2）填写长春市健康教育中心统一设计的健康教育活动登记 表 （见附表 16） （3）活动使用其他资料 （4）活动照片存入健康教育影集 4、健康知识讲座 （1）讲座计划、总结 （2）讲座通知 （3）讲座讲义 （4）听众签到簿 （5）主讲专家与讲座组织单位互评表（见附表 17、18） （6）讲座照片存入健康教育影集 （7）填写长春市健康教育中心统一设计的健康教育活动登记 表 （见附表 16） 5、各类健康教育调查 （1）空白调查表 （2）填写后的调查表 （3）统计分析报告 （4）调查过程中的照片资料存入健康教育影集 11 （三）控烟工作 1、控烟工作组织机构 2、控烟工作方案 3、控烟工作总结 4、控烟宣传栏资料 5、控烟宣传 （1）控烟宣传计划 （2）控烟宣传总结 （3）控烟宣传照片存入健康教育影集 6、控烟培训 （1）培训计划 （2）培训通知 （3）培训记录按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育 培训记录表 （见附表 6）填写 （4）培训教材 （5）培训签到簿 （6）培训试卷 （7）培训总结 （8）培训照片存入健康教育影集 （四）项目工作 各类项目工作，应根据项目工作的具体要求建立项目档案，归 档立卷原则上参照长春市健康教育档案规范细则中的健康教育 档案归档范围和归档整理要求。 六、健康教育声像档案管理要求 （一）声像档案资料收集的重点内容 声像档案是以磁性材料或感光材料为主，辅以文字说明的具有 保存价值的健康教育历史记录。一般包括照片、底片、录音带、录 影带、影视片、磁带、光盘以及文字说明等声像材料。其重点收集 内容包括： 1、各种有关健康教育工作的经验交流会。 2、健康教育基本理论、工作方法、健康知识培训。 3、各类健康知识竞赛、健康知识讲座。 4、健康教育的社会宣传及现场健康知识咨询。 5、健康教育宣传栏照片。 6、各种传播材料的小样及电子版光盘。 7、健康教育项目的会议、培训、督导、干预活动中形成的声像 资料。 8、参加上级部门培训学习的照片、培训资料光盘。 9、其它具有历史参考价值的声像记录。 （二）声像档案资料的归档要求 1、保存的声像资料必须是原版。 2、图像清晰、声音清楚、无磨损痕迹、内容真实。 3、附有时间、地点、内容、人物、背景、制作者文字说明。 4、无底片的照片应附电子版光盘存档。 13 5、录音、录像应附刻录光盘。 （三）声像档案资料的分类要求 1、照片档案按年度问题进行分类，同类问题按时间顺序依次 嵌进档案盒。填写照片档案目录，按要求标注文字说明。 2、录音录像带、影音光盘类档案一般按载体形式分类，存档以 盒、盘为单位，在规定位置贴标签、并按不同载体形式分别填写编 号、内容、日期、规格、制式等，同时编制分类目录。媒体播放过 的应在备注栏内记载说明。 （四）声像档案资料的移交要求 1、照片应在规定内容完成 5 个工作日内移交档案专（兼）职管 理人员。 2、电台、电视台播放过的录音、录像带、影视片等应及时向档 案管理人员移交。 3、其它录音、录像等资料应在录音、录像带录满刻录光盘后一 同移交档案管理人员。 4、所有移交的声像档案资料均应为原件。 5、移交进档的声像档案应编制移交目录、履行交接手续。 6、档案管理人员接收声像档案应做好检查验收，编制档案目录， 确保声像档案齐全完整，质量符合要求。 七、健康教育档案目录（参考） 此目录仅供各行业、部门、单位参考，实际档案目录根据工作 内容及档案内容设定（具体参照第五章） 。 （一）长春市、县（市）区健康教育机构档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、工作总结、工作制度、突发公共卫生事件健康 教育应急预案 （5）会议记录 （6）工作记录 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录（区本级、市级） （9）健康教育培训：通知、教材、签到簿、总结 （10）上报信息统计表、健康教育工作信息 （11）参加上级学习、培训、活动登记表 （12）街道登记表 （13）社区登记表 （14）医院登记表 （15）社区卫生服务中心（站）登记表 （16）学校登记表 （17）公共场所登记表 （18）工厂登记表 （19）机关事业单位登记表 15 （20）托幼机构登记表 （21）乡镇登记表 （22）各行业典型单位登记表 （23）健康教育创新工作 （24）国家文件、工作标准 （25）省级文件、工作标准 （26） 市级文件、工作标准 （27）县（市）区级文件、工作标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1） 健康教育宣传活动：计划、总结、图片 （2） 健康教育画廊：存实物或底稿小样、实景照片 （3） 健康教育画廊宣传画发放登记 （4） 自制宣传资料发放登记表 （5） 上级下发的宣传资料发放登记表 （6） 突发公共卫生事件健康教育宣传计划、总结、 照片 （7） 各类问卷调查表及分析评价 3、控烟工作（首页为档案目录） （1）控烟领导小组、人员分工 （2）单位工作计划 （3）控烟工作实施方案、控烟工作总结 （4）控烟工作制度、控烟考评奖惩制度、控烟考评奖惩标准 （5）控烟考评奖惩记录 （6）控烟宣传栏 （7）大众控烟宣传活动 （8）控烟知识培训：计划、总结、签到簿、教材、记录、试卷、 评价、照片 （9）劝阻吸烟工作相关记录 （10）禁烟标识张贴位置登记表 （11）控烟监督员和巡查员培训：签到簿、教材、记录、评价 （12）监督员、巡查员工作记录、巡查处理结果记录 （13）医务人员控烟培训：签到、教材、评价、记录 （二） 长春市工矿企业健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）工作计划、工作总结、工作制度 （3）劳动保护制度和措施 （4）工作设备登记表 （5）工作经费使用情况登记表 （6）会议记录 （7）工作记录 （8）活动记录 （9）健教工作指导笔录（市、区） （10）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） 17 （1）健康教育培训：计划、总结、教材、签到簿、照片、试卷 （2）广播、闭路电视宣传：宣传登记、底稿、照片 （3）健康教育画廊：存实物或底稿小样、实景照片 3、控烟工作（首页为档案目录） （1）控烟机构、工作网络 （2）控烟工作计划、总结、制度、措施 （3）控烟相关政策、规定 （4）控烟调查表 （5）控烟效果评价 （6）控烟标识张贴登记表 （三）长春市公共场所健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、工作总结、工作制度 （5）会议记录 （6）工作记录 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录（市、区） （9）有职工健康档案（职工健康证复印件、职工名单） （10）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康教育培训：计划、总结、教材、签到簿、照片、试卷 （2）预防艾滋病宣传活动：计划、总结、记录、照片、宣传品 实物 （3）预防艾滋病、性病宣传标识张贴记录 （4）广播、电子屏幕宣传内容登记、宣传稿 （5）健康教育画廊：存实物或底稿小样、照片 （6） 从业人员健康知识、健康行为试卷、评价 3、控烟工作（首页为档案目） （1）控烟工作组织机构、工作网络 （2）控烟工作计划、总结、制度、措施 （3）控烟相关政策、规定（省、市禁烟令等） （4）控烟工作宣传计划、总结、照片 （5）控烟标识张贴登记表 （四）长春市机关、事业单位健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）健教工作计划、总结、制度、措施 （5）会议记录 （6）工作记录 19 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录 （9）参加上级业务部门学习、培训登记表 （10）职工健康知识及健康行为：试卷、评价 （11）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康知识讲座：签到簿、教材、试卷、评价、照片 （2）文体活动：活动方案、活动总结、活动记录、照片、录像 （4）发放印刷材料登记表（后附资料样本） （5）健康教育宣传栏：存实物或底稿小样、实景照片 3、控烟工作（首页为档案目录） （1）控烟组织机构、控烟网络 （2）控烟相关政策、规定 （3）控烟工作计划、总结、制度、措施 （4）控烟调查表 （5）控烟效果评价 （6）禁烟标识张贴登记 （7）控烟宣传栏 （8）控烟知识培训：计划、总结、签到簿、教材、记录、试 卷、 评价、照片 （五）长春市街道社区健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）健教工作计划、总结、制度 （5）会议记录 （6）工作记录 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录（市、区） （9）参加上级业务部门学习、培训登记（省、市、区） （10）健康教育业务培训：通知、签到簿、教材、总结、照片 （11）居民自然情况调查：辖区总户数、总人数、14 岁以下儿 童、60 岁以上老人、35 岁以上妇女。 （12）六种疾病普查：高血压、糖尿病、冠心病、脑血管意外、 肿瘤、心理精神疾病 （13）省、市、区级文件、工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康知识讲座：签到簿、教材、照片 （2）开展健康社区活动：方案、总结、照片、相关资料 （3）健康教育宣传栏（存实物或底稿小样、实景照片） 3、控烟工作（首页为档案目录） （1）控烟组织机构 21 （2）控烟相关政策、规定 （3）开展无烟家庭评比活动：方案、总结、照片 （4）控烟工作计划、总结、制度、措施 （5）控烟调查表 （6）控烟效果评价 （7）控烟标识张贴登记表 （8）控烟宣传栏 （9）控烟知识培训：计划、总结、签到簿、教材、记录、试卷、 评价、照片 （六）长春市社区、乡镇卫生机构健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、工作总结、工作制度 （5）会议记录、工作记录、活动记录 （6）参加上级各类培训登记表：培训资料、相关证明、照片 （7）健教工作指导笔录（市、区） （8）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康知识讲座：通知、签到簿、教材、照片 （2）公众健康知识咨询登记：计划、总结、照片 （3）发放印刷材料登记（12 种实物） （4）播放音像资料登记（6 种实物） （5）健康教育画廊：存实物或底稿小样、实景照片 3、控烟工作（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）控烟相关政策、规定 （3）创无烟单位实施方案、总结 （4）控烟工作制度、措施 （5）控烟奖惩标准 （6）控烟奖惩记录 （7）控烟宣传栏 （8）大众控烟宣传活动 （9）控烟知识培训：计划、总结、签到簿、教材、记录、试卷、 评价、照片 （10）禁烟标识张贴位置记录 （七）长春市乡镇健康教育工作档案内容 1、组织管理 （首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、总结、制度 23 （5）会议记录、工作记录、活动记录 （6）三年近期规划 （7）健教工作指导笔录（县（市）区） （8）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康教育音像播放记录（播放原稿） （2）乡村防保医生培训：通知、培训计划、总结、签到簿、试 卷、培训记录、照片 （3）乡长、村妇联主任培训：通知、培训计划、总结、签到簿、 试卷、培训记录、照片 （4）健康知识讲座：签到、教材、照片 （5）健康教育宣传栏：存实物或底稿小样、实景照片 3、控烟工作（首页为档案记录） （1）控烟机构、网络 （2）控烟相关政策、规定 （3）控烟计划、总结 （4）控烟制度、措施 （5）控烟调查表 （6）控烟效果评价 （7）禁烟标识张贴登记 （8）控烟宣传活动 （9）控烟知识培训：计划、总结、签到簿、教材、记录、试卷、 评价、照片 （八）长春市学校健康教育工作档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、工作制度、突发公共卫生事件健康教育应急预 案 （5）会议记录 （6）工作记录 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录（市、区） （9）参加上级学习、培训、活动登记表 （10）学校制定的不吸烟、不饮酒、不去网吧、预防意外伤害 等政策规定 （11）省、市、区级文件及工作考核标准 2、宣传活动（首页为档案目录） （1）健康教育课：计划、师资、教材、教案、课时、考试 （2）健