志愿服务中心工作手册(2010.9.3修订稿)

志愿服务中心工作手册东莞理工学院 校志愿服务中心办公室制 - 1 - 目录 志愿者相关知识 - 3 - 一、志愿者标志及其含义 - 3 - 二、志愿者誓词 - 3 - 三、志愿者精神 - 4 - 四、东莞市志愿者之歌 - 4 - 志愿服务中心概述 - 5 - 一、简 介 - 5 - 二、机构设置 - 5 - 三、品牌活动简介 - 7 - 义务献血： - 7 - 学雷 锋志愿服务月： - 7 - 宣传预防艾滋病知识： - 8 - 志愿服务基地： - 8 - 四、志愿服务中心各工作职责 - 9 - 常务副主任职责 - 9 - 副主任职责 - 9 - 部长职责 - 10 - 副部长职责 - 10 - 各部门 职能 - 11 - 志愿服务中心工作制度 .- 16 - - 2 - 一、中心干部 宗旨及要求 - 16 - 二、工作岗位责任制 - 16 - 三、各部门工作制度 - 17 - 工作计划与总结 - 17 - 中心活动开展 模式 - 17 - 中心活动开 展流程 - 17 - 四、例会 制度 - 18 - 五、纪律 - 18 - 六、值班制度 - 19 - 七、请假制度 - 20 - 八、办公室物资管理 - 20 - 九、办公室文件归档 - 21 - 十、奖励与考核 - 23 - 十一、附则 - 24 - 办公常识 - 25 - 一、开展 活动各项申请流程 - 25 - 二、信息通 知格式 - 30 - 校志愿服务中心办公室制 - 3 - 志愿者相关知识 一、志愿者标志及其含义 标 志 的 整 体 构 图 为 心 的 造 型 ，又 是 英 文 “志 愿 者 ”的 第 一 个 字 母 “V”，为 红 色 。图 案 中 央 是 手 的 造 型 ，也 是 鸽 子 的 造 型 ，同 时 是 英 文 “青 年 ”的 第 一 个 字 母 “Y”，为 白 色 。标 志 寓 意 为 中 国 青 年 志 愿 者 向 社 会 上 所 有 需 要 帮 助 的 人 们 奉 献 一 片 爱 心 ，伸 出 友 爱 之 手 ，表 达 “爱 心 献 社 会 ，真 情 暖 人 心 “的 志 愿 者 主 题 。 二、志愿者誓词 我愿意成为一名光荣的志愿者 我承诺 尽己所能 不计报酬 帮助他人 服务社会 践行志愿精神 传播先进文化 为建设团结互助 平等友爱 共同前进的美好社会贡献力量 三、志愿者精神 团结，友爱，互助，进步 四、东莞市志愿者之歌 青春飞扬 聆听你的声音，感受生命的坚强 - 4 - 握紧你的双手，传递友爱的力量 为你写一首歌，歌中没有忧伤 歌中没有忧伤 凝望你的双眼，感受生命的渴望 这一片天空，我们一起飞翔 青春是一首歌，歌声在风中回响 歌声在风中回响 我们付出真情，我们互助互帮 年轻的心就是应该这样 用共同的信念托起命运的太阳 托起命运的太阳 我们付出真情，我们点燃希望 用爱心传送人间温暖 让光彩的事业，地久天长 看青春的风采在岁月里飞扬 校志愿服务中心办公室制 - 5 - 志愿服务中心概述 一、简介 东莞理工学院志愿服务中心（原东莞理工学院志愿服务队）成立 于 1995 年，在校团委的直接领导下组织动员广大学生志愿者积极参 与各类志愿服务活动、加强对各院（系）志愿服务站的管理与引导， 在学校内起着举足轻重的作用。我们秉承“爱心献社会，真情暖人间” 的服务理念，弘扬“奉献，友爱，互助，进步”的志愿精神，为社会献出 爱的力量，尽力为有需要的人们谋利益，送温情。同时立足于学校， 切实为同学们服务，使同学们感受到爱的温暖和生活的美好，使志 愿服务真正成为青年学生完善自我、服务社会的有效途径。 二、机构设置 中心设主任一名（由校团委书记担任），秘书长一名（由校团委专 职团干担任），常务副主任一名（由学生骨干担任），副主任两名（由 学生骨干担任），下设办公室、宣传部、公关部、策划部、项目部五个 职能部门， 12 个直属志愿服务站，3 支直属专项志愿服务队。现已 建立起 “中心站 队”三级组织机构。志愿服务中心已经形成一个 相对完善的独具特色的管理模式。 三、品牌活动简介 - 6 - 无偿献血：无偿献血活动是我校志愿服务的经典活动，每年开 展一到两次，平均每次活动参与献血师生人数都在 500 人次之上。 在 2008 年 12 月的献血活动中，师生都踊跃报名参加，此次参与献 血人数超过 900 人。同年，我校荣获了“20062008 年度东莞市无偿 献血工作先进单位” 称号。 学雷锋志愿服务月：3 月 5 日是“学雷锋日”。雷锋精神激励着一 代又一代的华夏儿女，使他们刻苦学习，辛勤工作，奉献社会。每年 三月份，我校团委、校志愿服务中心组织全校各个院（系）志愿服务 站和各个志愿服务队积极开展学雷锋志愿服务系列活动，包括志愿 者培训讲座，志愿者宣誓仪式，日常志愿服务，会场服务，助老扶幼， 知识文化宣传等等活动，从校园到社会社区，志愿服务的氛围愈发 地浓郁。 宣传预防艾滋病知识：每年 12 月 1 日是世界艾滋病日。志愿服 务中心组织各院系志愿者到我市镇（街），通过张贴宣传画报、发放 宣传材料、举办图片展、知识竞赛、现场体检服务、宣传晚会等形式 在青少年中广泛开展“ 青春红丝带” 预防艾滋病宣传教育活动。普及 预防艾滋病知识、青春期和性健康知识、无偿献血等知识，帮助青少 年了解艾滋病的危害、传播途径和预防措施，提高预防意识和防护 能力。 校志愿服务中心办公室制 - 7 - 志愿服务基地：目前我校已建立四个志愿服务基地，分别是宏 远篮球俱乐部志愿服务基地、残疾儿童学前教育中心志愿服务基地、 大朗长塘小学志愿服务基地和大朗长塘小学志愿服务基地。其中宏 远篮球俱乐部志愿服务基地和残疾儿童学前教育中心志愿服务基地 建设与发展得较为成熟，学年中会定期到服务基地进行服务活动。 志愿服务基地化建设，使志愿服务长期的对口发展，彰显了志愿者 的青春风采与志愿精神。 四、志愿服务中心各工作职责 常务副主任职责 1.负责主持志愿服务中心日常工作，向团委指导老师汇报工作 情况; 2.负责把握志愿服务中心的发展方向，作好志愿服务中心学生 干部的思想教育工作; 3负责定期召开工作会议，及时传达学校、团委的指示、决议， 及时了解各部门的工作开展以及广大志愿者的思想状况，并给予相 应的指导; 4.负责研究、安排志愿服务中心的各项工作; 5.负责督促推进中心各管理制度的改进与落实。 - 8 - 副主任职责 1.负责协助常务副主任做好中心的日常工作； 2.负责及时向各部门传达并跟进活动任务，督促活动新闻与相 关材料及时上交； 3.负责全面协调各职能部门的分工合作，统筹活动开展，并使之 得到落实； 4.负责统筹中心评比、考核、激励机制； 5.负责审核不上上交材料，并及时反馈相关问题与意见； 6.负责对外公关联络工作，加强中心与其他志愿服务组织的联 系； 7.负责加强中心文化氛围建设。 部长职责 1.负责统筹落实部门职能，主持部门日常工作； 2.负责推进部门文化建设、氛围建设； 3.负责合理安排部内工作以及各项活动，调动部门成员的积极 性； 4.负责组织部门培训工作，提高部门成员业务能力； 5.负责组织统筹部门会议，定期开展部内工作总结，并及时反馈 相关问题。 校志愿服务中心办公室制 - 9 - 副部长职责 1.协助部长落实部门职能与工作，指导干事完成部门工作； 2.负责组织、筹备并指导干事开展中心相关活动； 3.负责组织开展部门文化活动，促进部内及部门间交流； 4.负责落实强化部门评比、考核与激励机制； 5.负责强化部门制度化管理。 各部门职能 办公室 办公室是志愿服务中心运作的枢纽，负责处理日常事务、统筹 与协调中心内部的工作，为确保中心各项工作的顺利进行提供后勤 保障，是志愿服务中心各部门之间以及中心与各院(系) 志愿服务站 之间信息窗口。 具体职能 1. 负责中心内部会议的通知发送、例会及开展活动出席情况的 考勤与登记； 2.负责管理中心内部档案，并负责各项活动档案、会议资料及相 关志愿者动态资料的整理、立卷、归档和备份工作; 3.负责统筹中心办公室的物资管理以及清洁工作; 4.负责中心活动使用场地与物资的申请与管理; 5.负责管理中心的档案库，保存中心干事、活动志愿者的个人资 - 10 - 料以及活动资料; 6.负责志愿服务小时数统计以及先进志愿服务站、志愿服务工 作先进个人、优秀志愿者的评选和表彰的有关工作; 7.负责管理中心经费和财务工作; 8. 负责督促落实中心工作制度、办公室值班制度以及中心印章 的使用; 9. 组织校志愿者骨干工作会议; 10.负责对中心 Q 群、FTP、工作邮箱等等网络资料进行有效管 理； 11.承办上级交办的其他工作。 宣传部 宣传部是志愿服务中心面向全校师生以及社会的宣传窗口,为志 愿服务中心打造品牌，在渲染我校志愿服务氛围上起到重要作用。 它负责活动宣传方案的策划与实施,负责志愿服务相关网站与博客的 管理与维护。 具体职能 1.负责策划、组织和开展志愿服务文化宣传，展示莞工志愿服务 组织以及广大志愿者的形象，营造莞工志愿服务氛围; 2.负责对志愿服务活动进行宣传，包括前期宣传、活动过程的跟 踪拍摄及后期宣传，收集整理活动相关照片; 校志愿服务中心办公室制 - 11 - 3. 负责撰写活动新闻稿并上传团委网； 4. 负责每两个月一期的志愿服务工作信息简报、 志愿服务中 心月事记的组稿、编排、整理并交由办公室存档； 5.负责活动海报设计、喷画设计、传单、彩旗和横幅撰写与制作， 以新颖的形式展示中心将要举办的各项活动，活动后整理保管宣传 工具; 6.负责志愿服务中心相关网站与博客的设计和维护，活动动态 资料上传、更新，并通过网络发布活动消息，在校内建立健全志愿者 服务网络; 7. 承办上级交办的其他工作。 策划部 策划部是志愿服务中心促进中心氛围建设的向心力，它集活动 策划，拓展培训于一身。其采用项目化方式，组织中心成员开展工作， 力求做到“ 集思广益，群策群力” ，让每个人都是主角。 具体职能 1.负责策划中心拓展活动，加强中心内部的凝聚力; 2. 负责中心临时活动的组织策划； 3.负责实现对中心成员、各院（系）志愿者骨干及活动志愿者的 有效培训，提高志愿服务骨干专业素质； 4. 负责密切联系培训组织，拓展志愿者技能培训； - 12 - 5. 承办上级交办的其他工作。 公关部 公关部是志愿服务中心对外公关联络桥梁，为相关活动寻找合 作伙伴，组织对外志愿服务交流活动，加强中心与校外志愿服务组 织间的联系，进行活动礼仪、主持工作。 具体职能 1.负责中心对外交流与合作，实现志愿服务活动水平的提高; 2.负责为相关活动寻找合作伙伴，募集经费，促进中心与有关组 织社团间的合作; 3. 负责组织志愿者开展活动经验交流会、开展志愿服务调研工 作，并及时总结与反馈相关情况； 4.负责中心礼仪、主持、发言以及公关培训； 5.承办上级交办的其他工作。 项目部 项目部是志愿服务中心对外拓展志愿服务活动的平台，它负责 加强对服务队管理、与服务基地沟通联系，实现有效管理、联系 12 个院（系）志愿服务站、协调促进各类志愿服务活动的开展，引导各 服务站成立志愿服务分队，筹建、管理专项服务队，建立校外志愿服 务基地，探索地方院校特色的志愿服务长效机制。 校志愿服务中心办公室制 - 13 - 具体职能 1. 负责组织筹备中心与各院（系）服务站的统一活动，协调院 （系）志愿服务站活动，灵活调度资源，避免活动冲突； 2.负责筹建、管理专项服务队，引导各院系志愿服务站成立志愿 服务队； 3. 负责建立校外志愿服务基地，并联系志愿服务基地，为我校 进行长期、稳定、高质量的志愿服务提供保障； 4.负责加强中心与院（系）服务站之间的联系，为我校志愿服务 组织之间交流搭建平台； 5.承办上级交办的其他工作。 志愿服务中心工作制度 一、中心干部宗旨及要求 1.弘扬“奉献、 团结、互助、进步”志愿者精神。 2. 吃苦耐劳，以身作则，树立榜样作用； 3. 善于自我学习，自我批评和自我提高，虚心好学，勇于进取； 4.兼顾学生工作与学习，全方面发展。 二、工作岗位责任制 1.中心采取主任团（常务副主任、副主任）责任制，中心各部采取 部长责任制，在工作过程中出现问题，追究个人责任； - 14 - 2.凡有关中心整体性的工作，都由常务副主任、副主任及各部门 联合制订工作计划，如有不同意见，可在决议形成前提出，一经决议， 不得私自变动； 3.中心各部部长应努力工作，勤于思考，勇于创新，遵守有关规 定，全力投入到中心及各部门的各项工作中； 4.中心各部应积极、高效、保质、保量的完成好上级交办任务， 不推诿，不拖拉，不敷衍塞责，不推卸责任； 5.办公室建立中心成员个人档案并负责做好各类出勤、工作表 现等的记录工作。 三、各部门工作制度 工作计划与总结 （1）各部部长每月最后一周例会前必须向常务副主任提交月工作总 结与展望表； 工作计划包括部门建设（职能发挥与优化，活动拓展）， 总结包括本月计划的实行率，一月以来部门内部工作的经验总结， 取得成效和不足之处。 （2）计划与总结是考核与评比的重要参考标准。 中心活动开展模式 志愿服务中心试行矩阵型组织结构，采用项目化管理。当开展 活动时，各职能部门各施其职，同时成立临时活动组。临时活动组设 主要负责人，负责人实现对活动负责，负责人可调度中心内部资源， 各职能部门应密切配合，副主任负责督促活动负责人按时完成活动 校志愿服务中心办公室制 - 15 - 要求、提高活动质量。对于突发性活动，由主任团直接委任负责人， 成立临时活动组完成活动。 中心活动开展流程 发现错误，退回修 改成立活动小组（可自发成立） ，到办 公室申报登记 活动小组生成并完善策 划书 交主任团评审 团委终审活动小组完善细节，着 手筹备活动 开展活动，活动小 组进行活动现场控 制 办公室跟进考核 宣传部跟进拍摄 负责 人于 活动 结束 5 天 内上 交总 结材 料至 办公 室 参与活动成 员于活动结 束后 2 天内 上交心得至 活动负责人 办公 室于 活动 结束 后一 周内 公布 考核 情况 宣传 部于 活动 结束 当天 上传 新闻 稿至 团委 网 负责 人到 办公 室进 行活 动报 销 公关 部进 行活 动效 果评 估调 查 通过 - 16 - 四、例会制度 1.中心例会每两周召开一次。中心各部门会议要求至少隔周召 开一次，地点自行安排。部长工作会议原则上要求每月一次； 2.每次会议由各部门轮流负责组织； 3.会议地点时间由办公室筹备安排，办公室做好与团委组织部 及学生会办公室沟通联系工作； 4.办公室负责对会议现场进行布置、会前签到，按格式要求填 写会议记录，并按照办公室工作流程按时做好归档工作； 5.会议总结发言人员须在会议 24 小时前将发言内容发至会议 主持人，由中心主任负责发言材料内容审批。与会人员须在会前充 分阅读会议材料，认真思考、积极发言； 6.穿着要大方得体，不穿背心、短裤、拖鞋、及过于暴露服装， 不配戴造型夸张饰物； 7.因故不能参与会议的人员，须按中心请假制度请假。 五、纪律 1.凡收到会议活动通知，必须提前 3 分钟到达会议，办公室做 好考勤工作； 2.无故缺席一次者口头警告，迟到累计三次或无故缺席一次者 在会议上作公开检讨并取消评优资格；五次者留部并通报批评； 3.活动参与率在活动、会议总数 60%之上，方能参加评优； 校志愿服务中心办公室制 - 17 - 4.凡安排工作的，务必按时提交，迟交或不交按迟到或缺席处 理； 5.与会者迟到 5 分钟以上，无事先向办公室副主任报告情况的， 视其无故缺席。在请假过程中，若发现有弄虚作假的现象，一经查 实，作无故缺席处理，并取消评优资格； 6.每次会议或活动后，由办公室副主任主持更新“志愿服务中 心干事考勤表”、干事个人档案等工作并存档； 7. 各干事认真阅读会议议程，做好会前准备工作。 7.会议期间应保持安静，不得随意走动，并将手机调为关机或 振动状态，有特殊原因须接听电话时必须到会议室外接听，与会不 得装拖鞋、背心等； 8.在会议过程中，各干事须自觉遵守会场纪律，勤于思考，踊 跃发言，做好会议记录。 六、值班制度 1.必须按照值班安排表值班，无故缺席者按照活动缺席处理； 2值班设值班组长，负责督促值班人员准时到达办公室值班， 及时向办公室反馈值班考核情况，同时统筹值班工作，组织值班课 题讨论； 2.穿着要大方得体，不穿背心、短裤、拖鞋及过于暴露服装，不 配戴造型夸张饰物； - 18 - 3.值班内容：积极主动与中心内部成员及其他组织成员交流、 认真阅读并学习办公室存放的志愿服务相关资料、清洁整理办公室、 做好来访人员接待及咨询工作、参与办公室临时工作； 七、请假制度 1.凡请假者，干事必须在活动前向活动负责人请假、会议前向 办公室副主任请假、值班前向值班组长请假，部长（正副部）必须在 活动前向活动负责人请假、会议前向中心副主任请假、值班前向组 长请假； 2.请假者必须在活动前一天填好请假条并交由办公室备份，无 故缺交一星期当缺席处理； 3.如事出突然，未能于会前请假，按程序补请，并说明原因，缘 由合理者批准补请，由办公室作好记录并存档，否则当缺席处理。 八、办公室物资管理 1.向中心借用志愿者服、旗帜、文件等物品的需要办理相关手 续，按相关规定使用，并按时归还； 2.经费使用与报销: 1）报销工作需在活动后一周内做好。报销流程：活动结束后， 把报销凭证交给办公室整理，并填写相关资料表格; 2）每张报销凭证的背面都要写明报销人、经费用途（一般情 况可不用）; 3）活动经费报销由活动负责人统一向办公室报销; 校志愿服务中心办公室制 - 19 - 4）办公室审查报销账目及金额。 九、办公室文件归档 1.中心日常文档资料结构: 1）常用表格; 2）规章制度; 3）活动方案; 4）信息汇总; 5）量化考核; 6）中心总结与计划; 7）多媒体; 8）志愿服务站文件归档; 9）杂件。 2.文档要求： 1）志愿服务中心办公室根据实际情况健全志愿中心文件归档与 完善工作。文件结构要求：结构清晰，分类明了，效率优先， 避免冗余； 2）文档格式规范化要求： a.标题 字体：华康简标题宋 字号：21 字形：加阴影效果 一级标题 字体：黑体 字号：15.5 字形：加粗 - 20 - 二级标题 字体：仿宋_GB2312 字号：15.5 字形：加粗 b数字 字体：Times New Roman 字号：15.5 c.正文 字体：仿宋_GB2312 字号：15.5 d.主题词 字体：黑体 字号：15.5 e.段落行距 固定值：30 磅 f.页码（文件首页不带页码） 对齐方式：外侧 字号：15.5 样式：2 g.页面设置 页边距 上：3.17 厘米 下：3.17 厘米 左：2.5 厘米 右：2.5 厘米 h.标题分级： 一、 （一） 1. （1） 1） 校志愿服务中心办公室制 - 21 - h.下角署上组织名及日期（例：二八年十月十六日） 3）电子版文件命名要求： 对外文件命名要符合公文规范；内部文件命名：时间+文件 名如：08.10.13 新生见面会等；若是计划书初稿，如：招新计划 书（初稿更新于 08.09.30） 十、奖励与考核 1.奖励 （1）第一学期末评选优秀部长，优秀干事； （2）每学年，评选东莞市优秀志愿者，志愿服务先进个人，校 优秀志愿者等。 2.考核 （1）各奖项的评选办法：考核成绩 60%以上方可参加各奖项评 选， 评选采取投票方式； （2）月/年会议、值班、活动出勤率低于 60%取消当月/学年评 优资格； （3）由办公室执行考核，每月 5 号前整理并公布上月考核工 作，由副主任定期检查办公室考核汇总情况，督促考核制度的落 实，并时时了解考核制度存在不足，组织讨论以改进考核制度； （4）考核不及格者经教育后，如再出现不合格，经中心部长团 讨论， 视情况轻重劝其转入关工委做志愿者或退出中心。完成一 - 22 - 年考核者，方属中心骨干； （5）对学生会组织有重大贡献者或者表现特别优秀者可以 酌 情加倍加分； （6）考核分数对照表： 等级 优 良 及格 差 分值 2 1 0 -1 （7）本细则是评优及提拔或调任的重要参考，相关内容请查 阅东莞理工学院志愿服务组织、个人评选办法。 十一、附则 本章程由通过之日起实行，其解释权和修改权属志愿服务中 心部长团所有。实施工作由办公室负责，审查、监督由副主任负责， 纪检工作由常务副主任负责。 办公常识 一、开展活动各项申请流程 （1）申请公寓区场地流程（包括学生公寓广场、校道，饭堂前场地 使用、悬挂横幅、运动场地申请） 1.登陆东莞理工学院学生会网站下载并打印东莞理工学院 学生会活动场地使用申请表；东莞理工学院学生公寓区活动场 地使用表（两份表都要一式两份） 2.按要求完整地填写基本资料：（后面有样版参照） 校志愿服务中心办公室制 - 23 - 3.按顺序到各部门签署意见： 自律会 自律会主任 莫瑞龙618306） 校团委 学生活动 A-312 贺老师（228619096122） 保卫处 行政楼 B-201 王达福老师66222） 葛金虎老师 后勤集团 行政楼 B-407 后勤办公室 兰淑萍老师 学生公寓中心 七幢楼下学生公寓服务中心 肖卫老师 体育系 体育中心二楼靠左边方位 （其中非运动场地申请无需到体育系申请） 4.备注 a.申 请 学生会 签字前先将东莞理工学院活动场地使用申请 表复印三份，申请学生公寓中心签字（申请过程最后一项）前应 先将两份表格各复印一份； b.两份表填写完毕即可，申请单位和公寓服务中心各持一份； c.大型活动 前，应咨询是否需要设立咨询点以及物资准备，以 便统一申请。 （2）后勤物资（台、凳等）申请流程 1.在东莞理工学院学生活动场地使用申请表的“物业 - 24 - 服务中心提供的服务内容”写上要申请的台凳的数目； 2.找后勤集团老师写意见、签名； 3.然后直接上后勤楼 16-220（物业水电服务中心）进行登记， 并需要押上现金 100 元或者借书证，就可以领到相应的物资； 4.注意事项： a.台凳必须 及时归还，如有情况可和后勤楼的老师说明。 台凳多的情况下可以在后勤楼借手推车。 b.鉴于部分台凳损坏得比较严重，挑选台凳的时候要注意向 后勤老师说明，在条件允许的情况下挑选完好的台凳。 c.活 动时 要注意保 护好台凳，损坏需要赔偿。 （3）申请在宿舍各楼梯口张贴倡议书流程 1.起草并打印一张倡议书找自律会盖章 自律会主任 莫瑞龙618306） 2.根据需要拿盖章的倡议书打印份数 3.到各个楼梯口宣传栏处贴 （4）手推车借用流程 带上借书证或学生证到后勤工房（即一幢停车场后小房）登 记 唐大哥：68597 校志愿服务中心办公室制 - 25 - 用完后及时归