erp环境下企业会计信息系统内部控制研究

ERP 环境下企业会计信息系统内部控制研究 【摘要】 随着 erp 系统在企业中广泛应用，其提高了企业经营 效率，也使得企业内部会计信息系统环境发生了改变。传统的手 工会计核算和会计管理方式已不再适用于网络环境，而 erp 环境 下会计信息系统也带来了内控措施难以开展、网络环境风险等内 部控制问题。本文从分析 erp 环境下的企业会计信息系统内部控 制的特点着手，阐述了 erp 对企业会计信息系统内部控制的影响， 并提出完善企业在 erp 环境下会计信息系统内部控制的具体对策。 【关键词】 erp 环境 会计信息系统 内部控制 控制策略 为了确保企业会计信息真实、财务数据完整以及企业资金安全， 提高企业经济效益，降低经营成本等所采取的一系列制度、措施、 程序和方法，可称之为企业内部控制。随着我国会计电算化已逐 步进入 erp 环境下会计信息系统管理模式，实现企业经营活动中 商流、物流、信息流、资金流的统一管理以及会计核算的自动化 等优势，并提供远程报账、网上支付、销售、网上报税、网上银 行等多项功能，从而对会计自动化、信息化方面相应功能的内部 控制措施也提出了更高的要求。 一、erp 环境下会计信息系统内部控制的特点 1、会计核算等功能业务处理方式调整 erp 环境下的会计信息系统是在会计电算化和会计信息系统基础 上逐步发展的，因而，它不仅具有传统的会计系统的基本业务功 能，并且将企业生产管理系统、销售系统以及采购管理系统等核 心业务功能统一起来，从而实现企业内部资源信息的集成和共享。 同时，erp 环境的会计信息系统还能够实现生产预测、生产计划、 资金预算管理、成本控制、本量力分析以及绩效评价等多项辅助 性的会计功能，从而改变了传统的会计业务处理方式，提高会计 电算化管理效率。但是由于会计信息处理方式的自动化和多样化， 也增加企业会计信息系统的潜在风险，因而，要加强针对 erp 环 境下会计信息系统内部控制措施的规范和执行。 2、会计管理人员与 erp 系统共同控制会计信息 在企业实际工作中，虽然引入了 erp 会计信息系统，但还避免 不了一些手工会计处理工作，但在 erp 系统的辅助下减轻了一定 的工作量。会计管理人员的手工处理工作体现在对财务数据的审 核、编辑以及形成自动的财务报表等工作内容，体现了人机交互 工作的特点。erp 环境的会计信息系统可自动检测会计科目编码的 正确与否，以及会计凭证编码、凭证日期以及金额等多项信息的 检验，减少了人工误差和人工审核检查的时间。erp 环境下实现了 会计管理人员与 erp 下会计信息系统共同对会计信息进行管理和 控制，提高了会计信息处理的自动化、智能化。 3、erp 环境下数据安全管理受到重视 在传统的会计业务活动中，企业将授权、核准、执行、记录以 及复核等业务环节交由不同部门的管理人员来处理，而在 erp 环 境下的会计信息系统，大量财务信息和数据被录入到会计信息系 统中由计算机进行自动化处理，这样造成大量的数据分析工作由 会计信息系统来完成，也就提高了信息数据处理安全性的要求。 因此，数据安全问题已成为 erp 环境下企业会计信息系统内部控 制措施实施的重点对象。 4、erp 环境下会计信息系统有效控制了会计舞弊 erp 环境下会计信息系统的建立有利于企业规避会计舞弊等违规 行为的发生，通过会计业务处理的信息化、自动化，减少了人为 因素对会计业务的影响，有效控制了会计业务中违规操作的情况 发生。但是，由于网络通讯技术的不断发展，网络诈骗、病毒入 侵等多种风险影响着企业用户的计算机安全，特别是对企业重要 财务数据的盗取或篡改等，可能会给企业造成重大的损失。因此， 企业要重视对 erp 环境下的会计信息系统数据安全问题，有效控 制会计舞弊、数据丢失或盗取等情形发生，严格限制未经授权的 人员通过会计信息系统浏览或获取企业数据和信息。 二、erp 环境下会计信息系统对内部控制的影响 1、对会计内部控制环境的影响 企业内部控制环境是建立和实施内部控制制度的重要基础，内 部控制环境影响到内控措施的实施效果，包括企业组织结构、员 工的诚实信用程度、人力资源政策、内部管理模式以及企业董事 会的态度等内容。在 erp 环境下，企业的内部控制环境也会随之 发生变化，例如，随着信息技术条件不断提高，企业对计算机技 术应用更为广泛，降低了资源信息获取的成本，从而减少了大量 的人工控制作业而被计算机技术取而代之，企业的组织结构趋于 扁平化，各部门管理者可通过 erp 系统对企业内部资源进行合理 分配和控制，促进各部门间的沟通和交流，减少内部组织结构的 层次，并提高了内部管理绩效。 2、对控制执行的影响 企业内部控制的执行内容是企业为确保会计信息真实和资金安 全而制定的措施和程序，以实现内部控制为目标的具体手段。随 着信息技术应用的逐步成熟，erp 环境给企业控制执行包括会计核 算和会计管理工作等方面增加了很多新的工作内容。例如，对财 务数据的定期维护，会计信息安全的控制，这就要求企业增加内 部控制的相应措施，加强计算机软硬件的维护人员以及数据安全 维护人员的内部控制，从而促进对计算机信息安全、病毒防御、 系统维护等多项内容的监督和控制。 3、对会计风险的影响 内部控制的目标之一是要降低对企业经营可能产生负面影响的 各种因素，即对企业经营风险的识别和控制，科学、及时地判别 并评价企业经营风险，减少不确定性因素对生产活动的影响，是 实施企业内部控制的重要内容。在 erp 系统环境下，企业会计业 务流程自动化，但并不影响企业内部控制的目标。而由于会计业 务处理方式的转变，许多潜在的风险也随之而来，如何保证 erp 环境下会计信息系统合法性、安全性，就需要在内部控制措施中 加强对风险的识别和防范，减少信息技术给企业经营带来的风险。 4、对监督职能的影响 erp 环境下的会计信息系统内部控制是一种人机交互控制的管理 模式，通过将控制内容、程序、方法和指标等信息命令输入到会 计信息系统中，实现系统自身对会计信息的控制和监督职能，提 高系统的安全可靠性，但由于计算机自动化的处理过程，仍需要 人员的监管以降低可能的风险。因而，应加强对会计信息系统中 控制程序和方法的有效性加以监督，及时根据企业经营情况的改 变而及时对控制程序和命令进行调整。 三、完善 erp 环境下会计信息系统内部控制的对策 1、加强 erp 环境下会计信息系统维护控制 erp 环境的会计信息系统是一个复杂的计算机管理系统，其主要 由计算机软硬件、系统操作和维护人员以及会计信息系统这三部 分构成。会计信息系统的规范运行，直接关系到企业日常生产经 营活动的有序开展。因而，对于会计信息系统的维护应进行严格 周密的计划和定期检查，对系统维护内容进行实时记录，便于以 后维护过程中的管理和控制，分析系统维护的性质及原因，并通 过相关部门审核后再进行维护和完善。具体的系统维护过程应建 立起一套完整全面的标准程序和注意事项，规范计算机维护的操 作流程，并定期对会计信息系统中数据备份，从而完善会计信息 系统维护机制，提高会计信息系统的工作效率。 2、提高会计信息系统数据信息安全管理 erp 环境下会计信息系统的数据信息安全管理，是指通过标准化 的程序和方法对财务数据信息进行保护，以确保财务信息安全、 可靠，降低数据泄露、信息恶意篡改等风险的发生，全面实现会 计信息系统中数据信息和网络通讯的安全控制。一方面，应加强 对会计信息数据的及时存档备份，并建立相关的档案管理制度， 并由专人负责对档案资料进行整理归档、完善索引等工作，提高 档案管理工作的实际效益。同时，制定相应的防止档案遭受破坏 的应急对策，减少因风险带来的系统崩溃或数据丢失。另一方面， 企业要加强对网络安全的设置，包括访问权限、身份验证等具体 内容。系统维护人员可通过设置用户使用权限来限制非授权用户 对信息的浏览；同时，严格限制会计信息系统中数据的拷贝、修 改和删除权限，相关用户也应加强对存储内容的密码保护工作。 3、提升管理人员系统内部控制能力 在实施会计信息系统的内部控制制度时，要坚持以人为本的原 则，实行复合监督和控制，明确划分管理人员的职能职责，相互 独立、相互制约。会计管理人员以及系统维护人员内部控制能力 的加强，是提高 erp 环境下会计信息系统内部控制的根本途径和 手段。企业应全面提高会计财务管理人员的内部控制责任意识， 加强对会计信息系统规范操作的推广和宣传，培养企业员工按照 操作流程和方法进行系统数据的处理和维护，降低系统中会计信 息面临的风险；加强会计管理人员和财务管理人员的网络安全知 识，同时，培养计算机操作人员对会计业务知识的了解，以提高 会计数据安全维护工作效率；会计管理业务等部门主管应熟悉和 掌握会计信息系统中会计处理业务功能的运作机制，便于对优化 系统工作程序和效率提出可行的建议，并能够对会计业务流程加 以监督和控制，最终实现企业所有使用会计信息系统员工的内部 控制能力提升。 4、发挥内部审计职能，减少内控风险 erp 环境下会计信息系统的正常运行不仅有赖于人和计算机相互 协作的机制，同时也需要会计内部审计对会计信息的真实可靠进 行审核，这就需要内审人员对会计信息系统审核程序的熟悉和应 用。内部审计制度是保障会计信息系统内部控制，降低系统风险 的重要措施。在会计信息系统具体应用过程中，内审人员需要对 会计业务处理工作进行检查和评价，以确保会计信息系统工作的 准确性和安全性，及时发现系统中审核出现的问题，并给出解决 问题的合理化建议，以支持系统操作和维护人员对程序命令的修 改，从而提高会计核算工作效率和效果。 四、结语 在 erp 环境下，如何执行企业会计信息系统内部控制措施，已 成为企业加强会计信息系统运作效率、降低企业运营风险的重要 内容。因此，企业应结合 erp 环境下会计信息系统内部控制的特 点，不断创新内部控制的具体措施，充分考虑其可能产生的风险， 提高内部控制管理水平，为企业创造更多经济效益。