sd-ip-cx-1文件控制程序

编号：CHJ-IP-CX-1 版本号：A-0 分发号： 文件控制程序 编制： 知识产权部 签字： 审核： 管理者代表 签字： 批准： 总经理 签字： 2016 年 4 月 6 日发布 2016 年 4 月 6 日实施 1 目的 为了对知识产权管理体系运行中使用的文件进行有效控制，确保文件的适宜性和有效性， 确保公司各职能部门和场所均使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 适用于本公司知识产权管理体系受控文件、外来文件的控制与管理。 3 术语和定义 3.1 本程序的知识产权管理体系受控文件（以下简称受控文件）包括知识产权管理手册、知 识产权程序文件、知识产权制度文件。 3.2 知识产权管理手册是依据国家标准企业知识产权管理规范 ，结合企业的特点及实际， 遵行“准确、可行、实效、系统、简明”的原则，明确公司知识产权管理方针，详细描述 公司知识产权管理体系的纲领性文件。 3.3 知识产权程序文件是指针对知识产权管理体系，为进行某项活动或过程所规定的途径 和方法形成的文件。 3.4 知识产权制度文件是指针对企业的性质、经营目标、市场策略、技术开发与国际国内法 律环境等因素，对企业的知识产权加以分析、评估、融合所建立的一套经营管理和法律保 护制度的文件。 3.5 外来文件是指国家、省、市政府及各相关职能部门颁布的行政决定、司法判决、律师函 件。 4 职责 4.1 总经理负责批准发布受控文件。 4.2 管理者代表负责组织编制、审核受控文件。 4.3 行政综合部负责公司受控文件的发放、回收、作废、销毁、借用、复印、保存工作。 4.4 知识产权部 4.4.1 负责主导公司受控文件的编制、更改工作。 4.4.2 负责获取、保管外来文件。 4.5 各职能部门负责协助知识产权部编制受控文件。 5 程序 5.1 受控文件程序 5.1.1 受控文件总体要求 A）受控文件封面页上需注明文件编号、版本号、分发号、受控文件名称、编制、审核、 批准、发布日期、实施日期、公司名称。 B）受控文件页脚：正文页面底端居中位置设置页码。 5.1.2 受控文件的标识 A）受控文件的编号 知识产权管理手册编号：SD-IP-SC 知识产权程序文件编号：SD-IP-CX- 知识产权制度文件编号：SD-IP-ZD- SD：。 。 。 。知识产权代理有限公司的缩写； IP：知识产权的缩写；SC、CX、ZD ：知识产权 管理手册、程序文件、制度文件的缩写；：流水号，流水号自数字 1 起始，依次为 1,2,3,4,5。 B）受控文件的章印 受控文件加盖“受控”章印；作废文件加盖“作废”章印。 5.1.3 受控文件的编制、审核、批准 管理者代表组织相关部门，以知识产权部为主导，各职能部门协助编制受控文件，经管理 者代表审核，总经理批准后发布。 5.1.4 受控文件的发放、回收 A）由行政综合部确定发放范围，填写受控文件清单 ，行政综合部根据发放范围及份数 统一制作发放受控文件，注明分发号，发放时由收文部门或人员在文件发放/回收记录表 上签字确认，以保证需要的场所得到相应受控文件的有效版本。 B）受控文件自发布之日起生效。 C）受控文件如出现缺页、破损、字迹模糊等，受控文件使用部门或人员须向行政综合部申 请补发，分发号不变，行政综合部统一收回并填写文件发放/回收记录表 。 D）受控文件丢失时，由丢失人向行政综合部申请补发，行政综合部发放时给予新的分发 号并填写文件发放/回收记录表 ，原受控文件作废。 5.1.5 受控文件的使用 受控文件使用部门或人员保持使用文件清晰、完整，任何人均不得在正式文件上加注标记， 书写文字、符号等。 5.1.6 受控文件的更改 A）受控文件的更改方式包括换版和修改，修改次数达 10 次以上或有重大变更时即可换版。 B）受控文件修改时，由使用部门或人员填写文件更改申请表 ，向行政综合部提出更改 的请求，由管理者代表审核，总经理批准后更改。 C）受控文件换版时，由行政综合部填写文件更改申请表 ，由管理者代表审核，总经理 批准后更改。 D）受控文件的更改由管理者代表组织相关部门，以知识产权部为主导更改受控文件，文 件更改时知识产权部填写文件更改记录表 。 E）更改后的受控文件经管理者代表审核，总经理批准后，由行政综合部根据文件发放范围 发放并填写文件发放/回收记录表 ，用更改的有效受控文件撤回作废文件。 5.1.7 受控文件的作废、销毁 A）新受控文件生效之日即原受控文件作废之日。 B）收回的受控文件作废时，由行政综合部填写文件作废/销毁记录表 ，收回的作废受控 文件由行政综合部统一处理，保存一份作废的受控文件以备查询。 C）作废文件销毁时，由行政综合部填写文件销毁申请表 ，由管理者代表审核，总经理 批准后统一销毁，行政综合部填写文件作废/销毁记录表 。 5.1.8 受控文件的借用 使用部门或人员借用受控文件时需要向行政综合部填写文件借用记录表 ，行政综合部审 核确认后确定是否准予借用，其他部门不允许对受控文件自行借用。 5.1.9 受控文件的复印 受控文件不得擅自复印，如有需要须交由行政综合部复印，填好文件复印记录表后发 放给需要的部门或人员。 5.1.10 受控文件的保存 A）受控文件原版由行政综合部保存，各部门分别保存本部门收到的受控文件。 B）受控文件应存放在适宜环境、存取方便的地方，受控文件可呈任何形式或类型，如：纸 质、磁带质、硬拷贝或电子媒体等。 5.2 外来文件程序 5.2.1 外来文件的标识 外来文件编号：SD-IP-WL- SD：。 。 。 。知识产权代理有限公司的缩写； IP：知识产权的缩写；WL ：外来文件的缩写； ：流水号，流水号自数字 1 起始，依次为 1,2,3,4,5。 5.2.2 外来文件的获取 知识产权部可通过国家、省、市政府及各相关职能部门，各种会议、专业报刊、杂志、出 版社，互联网、电话传真获取外来文件，并做好外来文件记录表的登记，确保其来源 与取得时间可识别。 5.2.3 外来文件的保管 A）外来文件由知识产权部进行保管，保管期限根据不同外来文件根据实际需要确定并在 外来文件记录表中注明。 B）外来文件在适宜环境、存取方便的地方进行保管，文件可呈任何形式或类型，如：纸质、 磁带质、硬拷贝或电子媒体等。 6 记录 记录名