excel 隔列求和有招

Excel 隔 列 求 和 有 招 ！ 有 些 时 候 我 们 需 要 对 Excel 2007 工 作 表 数 据 进 行 隔 列 求 和 的 操 作 。 如 果 工 作 表 格 式 不 允 许 或 不 方 便 进 行 调 整 的 话 ， 那 么 怎 样 才 能 顺 利 方 便 地 得 到 我 们 需 要 的 数 据 呢 ？ 这 个 问 题 其 实 很 简 单 。 很 多 刚 刚 接 触 Excel 的 人 也 可 以 完 成 。 以 图 1 所 示 工 作 表 为 例 。 我 们 需 要 对 工 作 表 中 C、 E、 G、 I、 K 列 的 数 据 求 和 。 只 要 将 鼠 标 定 位 于 M2 单 元 格 ， 然 后 输 入 公 式 “=C2+E2+G2+I2+K2”， 双 击 填 充 句 柄 自 动 向 下 复 制 公 式 ， 就 算 大 功 告 成 了 。 图 1 不 过 ， 这 样 做 您 的 成 就 感 肯 定 不 强 ， 谁 都 会 的 操 作 还 有 什 么 意 思 啊 。 最 起 码 ， 咱 也 得 用 一 下 函 数 啊 。 那 还 是 点 击 一 下 M2 单 元 格 ， 然 后 在 编 辑 栏 输 入 公 式 “=SUM(C3,E3,G3,I3,K3)”， 按 下 回 车 键 后 得 到 M2 的 数 据 。 再 双 击 其 填 充 句 柄 复 制 公 式 。 当 然 ， 我 们 也 可 以 在 输 入 “=SUM()”后 点 击 编 辑 栏 左 侧 的 那 个 “插 入 函 数 ”按 钮 ， 打 开 “函 数 参 数 ”对 话 框 。 然 后 在 各 个 “Number”输 入 框 中 依 次 输 入 数 据 所 在 的 各 单 元 格 ， 如 图 2 所 示 。 图 2 Excel2007 允 许 你 输 入 255 个 这 样 的 数 据 呢 。 确 定 后 就 可 以 得 到 需 要 的 数 据 了 。 这 个 方 法 与 在 编 辑 栏 中 直 接 写 公 式 是 完 全 一 样 的 巧 用 宏 快 速 合 并 200 个 Excel 工 作 簿 你 会 不 会 有 大 量 Excel 工 作 簿 需 要 合 并 到 一 起 呢 ？ 你 可 以 手 动 完 成 这 一 工 作 ， 但 这 个 工 作 可 能 会 花 费 你 一 整 天 的 时 间 。 要 完 成 合 并 工 作 ， 最 好 使 用 宏 ， 这 样 只 需 花 几 分 钟 便 可 搞 定 。 本 文 所 介 绍 的 技 巧 将 向 你 说 明 如 何 创 建 这 样 一 个 宏 ， 看 看 如 何 使 用 宏 来 节 省 你 的 宝 贵 时 间 。 (本 技 巧 可 应 用 于 Microsoft Excel 97、 Excel 2000、 Excel 2002、 和 Excel 2003。 ) Joydip Das 在 合 并 数 个 工 作 簿 时 遇 到 了 问 题 。 这 些 工 作 簿 总 数 约 有 200， 保 存 在 同 一 文 件 夹 中 ， 其 中 大 多 数 工 作 簿 中 只 包 含 一 个 单 独 的 工 作 表 ， 但 有 些 工 作 簿 包 含 多 个 工 作 表 。 这 些 工 作 簿 中 的 工 作 表 需 要 被 添 加 到 一 个 新 的 工 作 簿 中 。 合 并 数 量 如 此 巨 大 的 工 作 簿 的 最 简 单 方 法 如 果 经 常 要 这 样 做 的 话 是 使 用 宏 。 下 面 的 宏 会 显 示 一 个 对 话 框 ， 提 示 你 选 择 要 合 并 的 文 件 。 (你 可 以 通 过 按 下 Ctrl 键 单 击 的 方 法 选 择 多 个 工 作 簿 。 )它 会 使 用 代 码 在 你 所 选 的 工 作 簿 列 表 中 循 环 ， 打 开 每 个 工 作 簿 并 将 其 中 的 工 作 表 移 动 到 工 作 簿 的 末 尾 。 在 将 工 作 表 添 加 到 工 作 簿 末 尾 的 过 程 中 ， Excel 会 复 制 工 作 表 的 名 称 并 自 动 根 据 检 测 结 果 附 加 (2)、 (3)等 数 字 编 号 。 工 作 簿 中 与 其 他 工 作 表 相 关 的 任 何 公 式 也 会 自 动 更 新 的 新 的 名 称 。 Excel 是 一 个 全 能 的 电 子 表 格 ， 它 功 能 强 大 、 操 作 方 便 ， 除 了 可 以 快 速 地 生 成 、 格 式 化 各 种 表 格 外 ， 还 可 以 对 表 格 中 的 数 据 完 成 很 多 数 据 库 的 功 能 。 下 面 向 您 介 绍 几 个 快 速 使 用 Excel 的 方 法 技 巧 。 1、 快 速 启 动 Excel。 若 您 日 常 工 作 中 要 经 常 使 用 Excel， 可 以 在 启 动 Windows 时 启 动 它 ， 设 置 方 法 ： (1)启 动 “我 的 电 脑 ”进 入 Windows 目 录 ， 依 照 路 径 “Start MenuPrograms启 动 ”来 打 开 “启 动 ”文 件 夹 ： (2)打 开 Excel 所 在 的 文 件 夹 ， 用 鼠 标 将 Excel 图 标 拖 到 “启 动 ”文 件 夹 ， 这 时 Excel 的 快 捷 方 式 就 被 复 制 到 “启 动 ”文 件 夹 中 ， 下 次 启 动 Windows 就 可 快 速 启 动 Excel 了 。 若 Windows 已 启 动 ， 您 可 用 以 下 方 法 快 速 启 动 Excel。 方 法 一 ： 双 击 “开 始 ”菜 单 中 的 “文 档 ”命 令 里 的 任 一 Excel 工 作 簿 即 可 。 方 法 二 ： 用 鼠 标 从 “我 的 电 脑 ”中 将 Excel 应 用 程 序 拖 到 桌 面 上 ， 然 后 从 快 捷 菜 单 中 选 择 “在 当 前 位 置 创 建 快 捷 方 式 ”以 创 建 它 的 快 捷 方 式 ， 启 动 时 只 需 双 击 其 快 捷 方 式 即 可 。 3 2、 快 速 获 取 帮 助 。 对 于 工 具 栏 或 屏 幕 区 ， 您 只 需 按 组 合 键 Shift F1， 然 后 用 鼠 标 单 击 工 具 栏 按 钮 或 屏 幕 区 ， 它 就 会 弹 出 一 个 帮 助 窗 口 ， 上 面 会 告 诉 该 元 素 的 详 细 帮 助 信 息 。 3、 快 速 移 动 或 复 制 单 元 格 。 先 选 定 单 元 格 ， 然 后 移 动 鼠 标 指 针 到 单 元 格 边 框 上 ， 按 下 鼠 标 左 键 并 拖 动 到 新 位 置 ， 然 后 释 放 按 键 即 可 移 动 。 若 要 复 制 单 元 格 ， 则 在 释 放 鼠 标 之 前 按 下 Ctrl 即 可 。 4、 快 速 查 找 工 作 簿 。 您 可 以 利 用 在 工 作 表 中 的 任 何 文 字 进 行 搜 寻 ， 方 法 为 ： (1) 单 击 工 具 栏 中 的 “打 开 ”按 钮 ， 在 “打 开 ”对 话 框 里 ， 输 入 文 件 的 全 名 或 部 分 名 ， 可 以 用 通 配 符 代 替 ； (2)在 “文 本 属 性 ”编 辑 框 中 ， 输 入 想 要 搜 寻 的 文 字 ， 最 好 是 您 认 为 是 唯 一 的 单 词 或 短 语 ， 以 便 搜 寻 更 容 易 成 功 ； (3)选 择 “开 始 查 找 ”即 可 。 在 找 到 满 足 条 件 的 文 件 前 ， “打 开 ”对 话 框 的 状 态 栏 都 会 显 示 “找 到 了 0 个 文 件 ”的 信 息 ， 您 应 该 耐 心 等 待 ， 只 有 当 “打 开 ”按 钮 由 灰 化 状 态 变 成 可 用 状 态 时 ， 才 表 明 搜 寻 结 束 。 5、 快 速 打 印 工 作 表 。 若 选 择 “文 件 ”菜 单 中 “打 印 ”命 令 来 打 印 ， 会 出 现 “打 印 ” 对 话 框 让 您 选 择 ， 程 序 繁 琐 。 若 要 跳 过 该 对 话 框 ， 您 可 以 单 击 “常 用 ”工 具 栏 上 的 “打 印 ”按 钮 或 者 按 下 Shift 键 并 单 击 “打 印 预 览 ”按 钮 ， Excel 将 使 用 “选 定 工 作 表 ” 选 项 打 印 。 6、 快 速 切 换 工 作 表 。 按 Ctrl PageUp 组 合 键 可 激 活 前 一 个 工 作 表 ， 按 Ctrl PageDown 组 合 键 可 激 活 后 一 个 工 作 表 。 您 还 可 用 鼠 标 去 控 制 工 作 表 底 部 的 标 签 滚 动 按 钮 快 速 地 移 动 工 作 表 的 名 字 ， 然 后 单 击 工 作 表 进 行 切 换 。 7、 快 速 切 换 工 作 簿 。 对 于 较 少 工 作 簿 切 换 ， 可 单 击 工 作 簿 所 在 窗 口 。 要 对 多 个 窗 口 下 的 多 个 工 作 进 行 切 换 ， 用 “窗 口 ”菜 单 最 方 便 。 “窗 口 ”菜 单 的 底 部 列 出 了 已 打 开 了 工 作 簿 的 名 字 ， 要 直 接 切 换 到 一 个 工 作 簿 ， 从 “窗 口 ”菜 单 选 择 它 的 名 字 即 可 。 “窗 口 ”菜 单 最 多 能 列 出 9 个 工 作 簿 ， 若 多 于 9 个 ， “窗 口 ”菜 单 则 包 含 一 个 名 为 “多 窗 口 ”的 命 令 ， 选 用 该 命 令 ， 则 出 现 一 个 按 字 母 顺 序 列 出 所 有 已 打 开 的 工 作 簿 名 字 的 对 话 框 ， 只 需 单 击 其 中 需 要 的 名 字 即 可 。 8、 快 速 插 入 Word 表 格 。 Excel 可 以 处 理 Word 表 格 中 列 出 的 数 据 ， 您 可 用 以 下 方 法 快 速 插 入 Word 表 格 ： (1)打 开 Word 表 格 所 在 的 文 件 ； (2)打 开 要 处 理 Word 表 格 的 Excel 文 件 ， 并 调 整 好 两 窗 口 的 位 置 ， 以 便 能 看 见 表 格 和 要 插 入 表 格 的 区 域 ； (3)选 中 Word 中 的 表 格 ； (4)按 住 鼠 标 左 键 ， 将 表 格 拖 到 Excel 窗 口 中 ， 松 开 鼠 标 左 键 将 表 格 放 在 需 要 的 位 置 即 可 。 9、 快 速 链 接 网 上 的 数 据 。 您 可 以 用 以 下 方 法 快 速 建 立 与 网 上 工 作 簿 中 数 据 的 链 接 ： (1)打 开 Internet 上 含 有 需 要 链 接 数 据 的 工 作 簿 ， 并 在 工 作 簿 选 定 数 据 ， 然 后 单 击 “编 辑 ”菜 单 的 “复 制 ”命 令 ； (2)打 开 需 要 创 建 链 接 的 Excel 工 作 簿 ， 在 需 要 显 示 链 接 数 据 的 区 域 中 ， 单 击 左 上 角 单 元 格 ； (3)单 击 “编 辑 ”菜 单 中 的 “选 择 性 粘 贴 ”命 令 ， 在 “选 择 性 粘 贴 ”对 话 框 中 ， 选 择 “粘 贴 链 接 ”按 钮 即 可 。 若 您 想 在 创 建 链 接 时 不 打 开 Internet 工 作 簿 ， 可 单 击 需 要 链 接 处 的 单 元 格 ， 然 后 键 入 (=)和 URL 地 址 及 工 作 簿 位 置 ， 如 ： =http:/www.J/filel.xls。 10、 快 速 创 建 工 具 栏 。 通 过 工 具 栏 您 可 以 快 捷 地 访 问 常 用 的 命 令 或 自 定 义 的 宏 ， 您 可 以 根 据 需 要 快 速 创 建 自 己 的 工 具 栏 。 方 法 为 ： 单 击 “工 具 ”菜 单 中 的 “自 定 义 ”命 令 ， 选 择 “工 具 栏 ”选 项 卡 ， 单 击 “新 建 ”按 钮 ， 输 入 “新 建 工 具 栏 ”名 称 ， 然 后 单 击 “确 定 ”。 这 时 新 建 工 具 栏 出 现 在 窗 口 ， 您 就 可 以 用 鼠 标 把 其 他 工 具 栏 中 的 按 钮 拖 到 新 建 工 具 栏 中 ， 该 按 钮 就 会 在 此 “落 户 ”。 若 在 拖 动 时 按 着 Ctrl 键 ， 则 会 将 按 钮 复 制 过 来 。 注 意 ： 不 能 将 按 钮 拖 到 “自 定 义 ”对 话 框 或 工 作 表 中 ， 否 则 该 按 钮 将 会 被 删 除 。 11、 利 用 模 板 创 建 工 作 簿 。 模 板 是 一 用 来 作 为 创 建 其 它 工 作 簿 的 框 架 形 式 ， 利 用 它 可 以 快 速 地 创 建 相 似 的 工 作 簿 。 创 建 模 板 方 法 为 ： (1)打 开 一 个 要 作 为 模 板 的 工 作 簿 ； (2)选 择 “文 件 ”菜 单 中 “另 存 为 ”命 令 ， 打 开 “另 存 为 ”对 话 框 ； (3)在 “文 件 名 ” 框 中 输 入 模 板 的 名 字 ， 从 “保 存 类 型 ”列 表 中 选 定 “模 板 ( .xlt)”选 项 ， 这 时 “保 存 位 置 ”会 自 动 切 换 到 默 认 的 模 板 文 件 夹 Templates 文 件 夹 ； (4)在 “保 存 位 置 ”中 选 择 “电 子 表 格 模 板 ”文 件 夹 ， 单 击 “保 存 ”即 可 。 这 样 ， 您 就 可 以 根 据 该 模 板 快 速 创 建 新 工 作 簿 了 。 12、 用 “超 级 连 接 ”快 速 跳 转 到 其 它 文 件 。 用 超 级 链 接 在 各 个 位 置 之 间 跳 转 十 分 方 便 ， 若 您 要 切 换 到 其 它 文 件 ， 只 需 用 鼠 标 指 向 带 有 下 划 线 的 蓝 色 超 级 链 接 文 件 ， 然 后 单 击 鼠 标 即 可 跳 转 到 超 级 链 接 所 指 向 的 子 位 置 上 去 ， 看 完 后 若 要 返 回 ， 只 需 单 击 “Web” 工 具 栏 上 的 “返 回 ”按 钮 即 可 。 Excel 2003 数 据 处 理 三 则 一 、 让 数 据 显 示 不 同 颜 色 在 学 生 成 绩 分 析 表 中 ， 如 果 想 让 总 分 大 于 等 于 500 分 的 分 数 以 蓝 色 显 示 ， 小 于 500 分 的 分 数 以 红 色 显 示 。 操 作 的 步 骤 如 下 ： 首 先 ， 选 中 总 分 所 在 列 ， 执 行 “格 式 条 件 格 式 ”， 在 弹 出 的 “条 件 格 式 ”对 话 框 中 ， 将 第 一 个 框 中 设 为 “单 元 格 数 值 ”、 第 二 个 框 中 设 为 “大 于 或 等 于 ”， 然 后 在 第 三 个 框 中 输 入 500， 单 击 格 式 按 钮 ， 在 “单 元 格 格 式 ”对 话 框 中 ， 将 “字 体 ”的 颜 色 设 置 为 蓝 色 ， 然 后 再 单 击 添 加 按 钮 ， 并 以 同 样 方 法 设 置 小 于 500， 字 体 设 置 为 红 色 ， 最 后 单 击 确 定 按 钮 。 这 时 候 ， 只 要 你 的 总 分 大 于 或 等 于 500 分 ， 就 会 以 蓝 色 数 字 显 示 ， 否 则 以 红 色 显 示 （ 如 图 1 所 示 ） 。 二 、 将 成 绩 合 理 排 序 如 果 需 要 将 学 生 成 绩 按 着 学 生 的 总 分 进 行 从 高 到 低 排 序 ， 当 遇 到 总 分 一 样 的 则 按 姓 氏 排 序 。 操 作 步 骤 如 下 ： 先 选 中 所 有 的 数 据 列 ， 选 择 “数 据 排 序 ”， 然 后 在 弹 出 “排 序 ”窗 口 的 “主 要 关 键 字 ”下 拉 列 表 中 选 择 “总 分 ”， 并 选 中 “递 减 ”单 选 框 ， 在 “次 要 关 键 字 ” 下 拉 列 表 中 选 择 “姓 名 ”， 最 后 单 击 确 定 按 钮 （ 如 图 2 所 示 ） 。 轻 松 删 除 Excel 表 格 中 的 空 行 在 数 据 统 计 与 分 析 过 程 中 ， 由 于 记 录 的 添 加 、 删 除 以 及 数 据 表 的 合 并 等 原 因 ， 经 常 会 在 表 格 中 出 现 一 些 空 行 (如 图 1)。 这 些 空 行 的 存 在 既 不 美 观 ， 同 时 也 影 响 了 数 据 分 析 的 结 果 。 如 果 一 行 一 行 地 删 除 ， 费 时 费 力 ， 笔 者 这 里 总 结 了 以 下 三 种 方 法 ， 让 你 轻 松 删 除 Excel 表 格 中 的 空 行 。 一 、 定 位 删 除 法 利 用 Excel 中 提 供 的 “定 位 ”功 能 ， 一 次 性 定 位 表 格 中 的 所 有 空 行 ， 然 后 将 其 “一 网 打 尽 ”。 依 次 选 择 “编 辑 定 位 ”菜 单 命 令 ， 在 出 现 的 “定 位 ”对 话 框 中 单 击 “定 位 条 件 ” 按 钮 ， 在 接 着 弹 出 的 “定 位 条 件 ”对 话 框 中 点 选 “空 值 ”单 选 项 (如 图 2)， 最 后 单 击 “确 定 ”按 钮 ， 这 样 就 可 以 将 表 格 中 所 有 的 空 行 全 部 选 中 了 。 然 后 鼠 标 右 击 选 中 区 域 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 依 次 选 择 “删 除 整 行 ”命 令 即 可 。 Cico 提 示 ： 使 用 该 方 法 删 除 时 要 确 保 其 他 非 空 行 中 的 所 有 单 元 格 内 均 填 有 数 值 ， 否 则 会 出 现 误 删 除 记 录 的 现 象 。 二 、 筛 选 删 除 法 利 用 Excel 中 提 供 的 筛 选 功 能 将 表 格 所 有 的 空 行 筛 选 出 来 ， 然 后 将 其 删 除 。 5 由 于 Excel 在 筛 选 时 只 能 识 别 连 续 的 行 ， 遇 到 空 行 时 则 不 会 继 续 向 下 进 行 筛 选 ， 所 以 在 进 行 筛 选 操 作 之 前 ， 我 们 可 以 在 表 格 中 的 任 意 位 置 插 入 一 列 ， 在 该 列 中 填 充 一 个 简 单 的 序 列 让 表 格 连 续 起 来 。 依 次 选 择 “数 据 筛 选 自 动 筛 选 ”菜 单 命 令 ， 然 后 任 选 一 个 字 段 (如 “性 别 ”)， 选 择 筛 选 条 件 为 “空 白 ”(如 图 3)， 这 样 就 可 以 将 空 行 筛 选 出 来 。 接 下 来 选 中 这 些 空 行 将 其 删 除 即 可 ， 最 后 再 将 非 空 行 全 部 显 示 出 来 。 Cico 提 示 ： 如 果 某 记 录 的 被 筛 选 字 段 (如 “性 别 ”)所 对 应 的 单 元 格 没 有 填 写 数 据 也 会 被 筛 选 出 来 ， 此 时 可 再 对 其 他 字 段 进 行 筛 选 ， 直 到 筛 选 出 来 的 记 录 全 为 空 行 为 止 。 三 、 排 序 删 除 法 利 用 “升 序 ”或 “降 序 ”操 作 ， 将 表 格 中 所 有 的 空 行 排 列 到 一 起 ， 然 后 将 其 删 除 。 与 筛 选 操 作 类 似 ， Excel 中 的 排 序 操 作 也 只 能 在 连 续 的 非 空 行 中 进 行 ， 所 以 也 必 须 在 表 格 中 新 添 加 一 个 填 有 简 单 序 列 的 列 。 然 后 任 选 一 个 字 段 ， 对 该 字 段 进 行 升 序 或 降 序 排 列 ， 此 时 所 有 的 空 行 将 会 排 序 到 表 格 的 最 后 ， 然 后 将 其 删 除 就 可 以 了 。 Cico 提 示 ： 由 于 使 用 了 排 序 操 作 ， 使 得 表 格 中 原 有 记 录 的 顺 序 被 打 乱 ， 此 时 只 需 对 新 增 的 “空 列 ”字 段 进 行 升 序 排 序 即 可 。 提 高 ： Excel 应 用 小 技 巧 二 则 相 对 绝 对 轻 松 转 换 在 Excel 中 ， 我 们 经 常 要 用 到 单 元 格 的 绝 对 地 址 ， 也 就 是 在 行 /列 号 前 添 加 “$” 符 号 。 如 果 公 式 比 较 复 杂 ， 那 么 手 工 添 加 这 个 符 号 就 变 得 相 当 麻 烦 了 。 其 实 ， 我 们 可 以 先 输 入 相 对 地 址 ， 然 后 把 鼠 标 定 位 在 编 辑 栏 ， 选 中 公 式 或 者 需 要 改 成 绝 对 地 址 的 部 分 ， 按 下 “F4”键 ， 就 可 以 对 选 中 内 容 自 动 进 行 相 对 地 址 与 绝 对 地 址 的 转 换 了 。 这 种 转 换 包 括 行 /列 号 前 全 加 “$”， 也 包 括 仅 在 行 号 前 或 列 号 前 添 加 符 号 。 你 只 需 要 多 按 几 次 ， 直 至 出 现 期 望 的 结 果 即 可 。 巧 妙 更 改 批 注 的 默 认 格 式 给 Excel 单 元 格 插 入 批 注 并 不 难 ， 可 是 要 想 使 这 个 批 注 的 格 式 有 点 “个 性 ”， 那 就 比 较 麻 烦 了 ， 除 非 你 对 所 有 的 批 注 逐 个 单 击 右 键 ， 然 后 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 “设 置 批 注 格 式 ”命 令 逐 个 进 行 设 置 。 那 么 ， 能 不 能 一 劳 永 逸 ， 更 改 一 下 批 注 的 默 认 格 式 呢 ？ 让 它 一 开 始 就 是 咱 们 所 需 要 的 ？ 结 果 当 然 是 可 以 了 。 其 实 做 起 来 也 很 简 单 ， 你 只 要 在 桌 面 上 单 击 右 键 ， 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 “属 性 ”命 令 ， 在 打 开 的 “显 示 属 性 ” 对 话 框 中 选 择 “外 观 ”选 项 卡 ， 单 击 “高 级 ”按 钮 ， 打 开 “高 级 外 观 ”对 话 框 。 在 “项 目 ”下 拉 列 表 中 选 择 “工 具 提 示 ”， 现 在 你 就 可 以 看 到 ： 在 它 的 右 侧 ， 你 可 以 设 置 批 注 的 背 景 颜 色 ； 在 下 方 ， 你 可 以 设 置 批 注 的 字 体 颜 色 和 大 小 。 Excel 轻 松 应 对 特 殊 的 成 绩 统 计 1 考 试 混 合 编 ， 成 绩 统 一 理 老 方 法 遇 到 新 问 题 关 于 使 用 Excel 进 行 学 生 成 绩 处 理 ， 已 经 是 老 话 题 了 。 但 在 实 际 工 作 中 还 是 会 有 很 多 新 问 题 ， 例 如 ， 现 在 很 多 学 校 都 是 全 年 级 各 班 混 在 一 起 考 试 ， 以 防 考 试 改 卷 中 的 不 正 当 竞 争 。 而 统 计 成 绩 时 ， 则 是 将 已 判 分 但 未 拆 封 的 考 卷 统 一 交 到 教 务 处 ， 先 按 座 位 号 顺 序 （ 每 本 考 卷 的 自 然 顺 序 ） 录 入 各 科 分 数 ， 再 分 析 统 计 出 全 年 级 各 科 成 绩 。 举 例 说 明 ， 如 图 1（ 记 录 11 至 830 隐 藏 了 ） ， 要 统 计 二 （ 1） 班 优 秀 人 数 ， 传 统 做 法 就 是 先 按 考 试 号 排 序 ， 再 通 过 公 式 “=COUNTIF(分 数 !D2:D69,“=96“)”求 出 。 它 的 弊 端 是 要 手 工 逐 个 修 改 “D2:D69”这 个 参 数 中 的 两 个 行 号 （ 2 和 69） ， 这 可 是 一 项 工 作 量 很 大 的 工 作 。 当 然 ， 简 单 的 方 法 还 是 有 的 ， 往 下 看 吧 。 2 初 步 准 备 考 试 号 里 提 班 级 如 图 1， 从 B 列 的 考 试 号 中 取 出 前 三 位 （ 班 级 编 号 ） 放 在 S 列 ， 即 在 单 元 格 S2 输 入 公 式 “=LEFT(B2,3)”， 然 后 双 击 （ 或 拖 动 ） S2 单 元 格 右 下 角 的 填 充 柄 即 可 。 3 再 做 辅 表 班 级 等 级 二 合 一 在 图 1 所 示 的 工 作 簿 中 再 新 建 一 工 作 表 ， 并 将 其 命 名 为 “等 级 ”， 在 单 元 格 A1 中 输 入 公 式 “=分 数 !A1”， 回 车 ， 选 定 A1， 按 住 A1 右 下 角 的 填 充 柄 向 右 下 拖 至 C840 单 元 格 ， 将 “分 数 ”工 作 表 中 的 姓 名 、 考 号 、 座 位 号 引 用 到 “等 级 ”工 作 表 中 （ 注 意 ， 千 万 不 能 复 制 粘 贴 过 来 ， 这 样 不 能 保 持 两 表 数 据 的 一 致 性 ） 。 再 选 定 C1， 按 住 C1 右 下 角 的 填 充 柄 向 右 拖 至 L1 单 元 格 ， 将 语 文 、 数 学 等 9 个 学 科 科 目 引 用 过 来 。 接 着 ， 在 D2 单 元 格 中 输 入 IF 嵌 套 公 式 “=IF(分 数 !D2=96,分 数 !$S2&“a“,IF(分 数 !D2=72,分 数 ! $S2&“b“,IF(分 数 !D28： 30“)”（ 这 里 假 设 上 班 时 间 为 8:30） ， 并 按 回 车 键 ， Z2 单 元 格 中 便 会 出 现 选 中 员 工 所 有 迟 于 8:30 上 班 的 工 作 日 天 数 。 同 理 在 Z2 单 元 格 中 输 入 公 式 “=COUNTIF(C3:X3,“17： 00“)”(假 设 下 班 时 间 为 17:00)， 并 按 回 车 键 ， Z2 单 元 格 中 便 会 出 现 选 中 员 工 所 有 早 于 17:00 下 班 的 工 作 日 天 数 。 3.单 击 AB2 单 元 格 输 入 公 式 “=COUNTIF(C2:X3,“事 假 “)”， 并 按 回 车 键 确 认 ， AB2 单 元 格 中 便 出 现 了 选 中 员 工 本 月 的 事 假 次 数 。 15 4.其 他 人 的 统 计 方 法 可 以 利 用 Excel 的 公 式 和 相 对 引 用 功 能 来 完 成 。 5.单 击 “工 具 选 项 ”菜 单 项 ， 在 弹 出 的 对 话 框 中 点 选 “重 新 计 算 ”选 项 卡 ， 并 单 击 “重 算 活 动 工 作 表 ”按 钮 。 这 样 所 有 员 工 的 考 勤 就 全 部 统 计 出 来 了 。 Excel 快 速 录 入 小 数 技 巧 在 工 作 中 笔 者 要 经 常 录 入 大 批 保 留 三 位 小 数 的 数 据 表 ， 数 据 范 围 为 0.001 100.000， 由 于 大 部 分 数 据 集 中 0.001 0.010 之 间 ， 这 样 输 入 一 个 数 据 就 需 要 击 键 5 次 ， 录 入 速 度 比 较 慢 。 能 不 能 提 高 输 入 速 度 呢 ？ 经 过 研 究 ， 笔 者 发 现 通 过 对 数 据 格 式 进 行 重 新 定 义 可 大 大 提 高 录 入 效 率 ， 如 输 入 “0.001”只 需 输 入 “1”即 可 ， 下 面 是 具 体 的 实 现 方 法 和 步 骤 ： 方 法 一 ： 自 动 设 置 小 数 点 1. 选 定 需 要 输 入 数 据 的 单 元 格 ； 2. 在 “工 具 ”菜 单 上 ， 单 击 “选 项 ”， 再 单 击 “编 辑 ”选 项 卡 ； 3. 选 中 “自 动 设 置 小 数 点 ”复 选 框 ； 4. 在 “位 数 ”框 中 ， 输 入 小 数 位 数 ， 本 例 中 输 入 “3”； 5. 单 击 “确 定 ”按 钮 ， 开 始 输 入 数 据 。 编 辑 提 示 ： “位 数 ”框 中 可 输 入 正 数 ， 也 可 以 输 入 负 数 。 例 如 ， 如 果 在 “位 数 ” 框 中 输 入 “3”， 然 后 在 单 元 格 中 键 入 “1”， 则 其 值 为 “0 001”。 如 果 在 “位 数 ” 框 中 输 入 “ 3”， 然 后 在 单 元 格 中 键 入 “1”， 则 其 值 为 “1000”； 在 选 择 “自 动 设 置 小 数 点 ”选 项 之 前 输 入 的 数 字 不 受 小 数 位 数 的 影 响 。 方 法 二 ： 自 定 义 数 据 格 式 1. 选 定 需 要 输 入 数 据 的 单 元 格 ； 2. 在 “格 式 ”菜 单 上 ， 单 击 “单 元 格 ”， 选 中 “数 字 ”选 项 卡 ； 3. 在 “分 类 ”下 拉 框 中 选 中 “自 定 义 ”； 4. 单 击 “类 型 ”输 入 框 ， 输 入 新 的 格 式 类 型 “0.000,”， 注 意 逗 号 “,”为 半 角 英 文 字 符 ， 而 非 中 文 全 角 标 点 ； 5. 单 击 “确 定 ”按 钮 ， 开 始 输 入 数 据 。 编 辑 提 示 ： 可 以 通 过 自 定 义 “类 型 ”来 定 义 数 据 小 数 位 数 ， 在 数 字 格 式 中 包 含 逗 号 ， 可 使 逗 号 显 示 为 千 位 分 隔 符 ， 或 将 数 字 缩 小 一 千 倍 。 如 对 于 数 字 “1000”， 定 义 为 类 型 “ ”时 将 显 示 为 “1 000”， 定 义 为 “ ”时 显 示 为 “1”。 不 难 看 出 ， 使 用 以 上 两 种 方 法 虽 然 可 以 实 现 同 样 的 功 能 ， 但 仍 存 在 一 定 的 区 别 ： 使 用 方 法 一 更 改 的 设 置 将 对 数 据 表 中 的 所 有 单 元 格 有 效 ， 方 法 二 则 只 对 选 中 单 元 格 有 效 ， 使 用 方 法 二 可 以 针 对 不 同 单 元 格 的 数 据 类 型 设 置 不 同 的 数 据 格 式 。 使 用 时 ， 用 户 可 根 据 自 身 需 要 选 择 不 同 的 方 法 . 打 印 Excel 中 的 单 列 表 格 如 果 只 打 印 Excel 中 的 一 个 单 列 表 格 ， 相 信 有 的 朋 友 一 定 会 为 此 而 挠 头 ， 由 于 在 Excel 的 页 面 设 置 中 没 有 “分 栏 ”这 一 功 能 ， 所 以 对 于 长 长 的 一 列 在 打 印 时 就 不 太 好 办 了 ， 不 过 ， 利 用 Excel 的 同 门 师 兄 Word， 就 可 以 将 要 这 一 列 的 内 容 横 向 排 列 、 逐 行 显 示 ， 具 体 的 做 法 如 下 ： 打 开 表 格 ， 复 制 要 打 印 的 某 一 列 ， 然 后 点 击 菜 单 中 的 “文 件 新 建 . 工 作 簿 ”， 然 后 将 复 制 的 某 一 列 粘 贴 到 该 工 作 簿 的 第 一 列 中 ， 点 击 “文 件 ”下 的 “保 存 ”， 在 弹 出 的 保 存 窗 口 中 ， 将 “保 存 类 型 ”选 择 为 “文 本 文 件 （ 制 表 符 分 隔 ） （ *.txt） ”， 然 后 点 击 “保 存 ”， 不 要 管 弹 出 提 示 ， 点 “确 定 ”或 “是 ”就 把 这 个 工 作 簿 保 存 为 “book1.txt”了 。 下 面 打 开 Word， 点 击 菜 单 中 的 “文 件 打 开 .”， 在 弹 出 的 打 开 窗 口 中 ， 将 文 件 类 型 改 为 “所 有 文 件 (*.*)”， 然 后 选 择 打 开 刚 才 保 存 的 “book1.txt”， 同 样 “book1.txt”在 Word 窗 口 内 显 示 的 也 是 长 长 的 一 列 文 字 ， 如 果 你 的 Word 没 有 将 “视 图 ”下 的 “显 示 段 落 标 记 ”前 的 对 勾 去 掉 ， 你 就 会 发 现 ， 在 每 一 行 的 后 面 都 会 有 一 个 段 落 标 记 ， 只 要 将 这 个 段 落 标 记 替 换 成 几 个 空 格 ， 不 就 可 以 横 向 显 示 这 些 文 字 了 ！ 对 ， 就 是 这 个 意 思 ！ 下 面 点 击 “编 辑 ”下 的 “替 换 ”， 在 弹 出 的 “查 找 和 替 换 ”窗 口 中 ， 点 “高 级 ”展 开 高 级 查 找 的 菜 单 ， 点 击 其 中 的 “特 殊 字 符 ”， 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 “段 落 标 记 ”， 这 样 在 “查 找 内 容 ”项 内 显 示 的 就 是 “p”， 当 然 也 可 以 直 接 “查 找 内 容 ”中 输 入 “P”， 然 后 在 “替 换 为 ”项 内 输 入 几 个 空 格 ， 具 体 数 量 视 要 打 印 的 内 容 而 定 ， 最 后 点 击 “全 部 替 换 ”， 等 出 现 替 换 完 成 提 示 后 ， 再 看 Word 中 的 原 本 单 列 显 示 的 文 本 ， 是 不 是 已 变 成 逐 行 显 示 了 ， 下 面 只 要 再 对 这 些 文 字 进 行 一 下 调 整 、 修 饰 ， 加 上 标 题 ， 就 可 以 打 印 了 。 Excel 表 格 制 作 的 技 巧 快 速 输 入 序 号 在 Excel 中 我 们 可 以 快 速 的 输 入 一 些 常 用 的 序 号 ， 如 一 、 二 甲 、 乙 一 月 、 二 月 先 输 入 序 号 的 开 头 二 个 ， 接 着 选 中 这 二 个 序 号 所 在 的 单 元 格 ， 把 鼠 标 移 到 第 二 个 序 号 的 右 下 角 会 发 现 鼠 标 指 针 呈 十 字 状 形 状 ， 这 时 按 住 鼠 标 左 键 拖 拽 到 输 入 序 号 的 最 后 一 个 单 元 格 ， 松 开 鼠 标 就 会 发 现 序 号 已 经 自 动 输 入 了 （ 如 图 1） 。 自 定 义 特 殊 序 号 点 击 菜 单 “工 具 ” “选 项 ”， 在 弹 出 的 对 话 框 中 点 击 “自 定 义 序 列 ”标 签 ， 接 着 在 右 面 输 入 自 定 义 的 序 号 ， 如 “A、 B、 C”， 完 成 后 点 击 “添 加 ”按 钮 ， 再 点 击 “确 定 ”按 钮 就 可 以 了 （ 如 图 2） 。 设 置 好 自 定 义 的 序 号 后 ， 我 们 就 可 以 使 用 上 面 的 方 法 先 输 入 头 二 个 序 号 ， 然 后 再 选 中 输 入 序 号 的 单 元 格 ， 拖 拽 到 序 号 的 最 后 一 个 单 元 格 就 可 以 自 动 填 充 了 Excel 中 一 些 常 见 公 式 的 错 误 提 示 #DIV/0： 在 公 式 中 出 现 了 除 以 0 的 错 误 。 #N/A： 在 公 式 中 引 用 的 一 些 数 据 不 可 用 。 #NAME?： 公 式 中 的 文 字 ， 系 统 不 能 识 别 。 #NULL!： 指 定 的 相 交 并 没 有 发 生 。 #NUM!： 参 数 输 入 值 不 正 确 。 #REF!： 单 元 格 引 用 无 效 。 #VALUE!： 提 供 的 参 数 没 有 使 用 系 统 期 望 的 数 值 类 型 。 动 画 图 解 Excel 内 置 序 列 批 量 填 充 1、 选 中 A3、 A4 两 个 单 元 格 ， 分 别 输 入 “序 数 ”的 前 面 两 个 数 值 （ 如 1、 2） ， 然 后 同 时 选 中 这 两 个 单 元 格 ， 再 将 鼠 标 移 到 A4 单 元 格 右 下 角 成 “细 十 字 线 ”状 时 ， 按 住 鼠 标 左 键 向 下 拖 拉 至 最 后 一 个 单 元 格 ， 松 开 鼠 标 ， 即 可 快 速 输 入 相 应 序 数 。 17 注 意 ： 这 种 “细 十 字 线 ”状 态 ， 我 们 通 常 称 之 为 “填 充 柄 ”状 态 。 2、 选 中 保 存 序 列 的 第 1 个 单 元 格 （ 如 B3） ， 输 入 序 列 中 某 个 元 素 （ 如 “甲 ”等 ） ， 然 后 用 “填 充 柄 ”拖 拉 ， 即 可 地 拖 拉 过 的 单 元 格 区 域 中 输 入 该 序 列 。 具 体 操 作 的 动 画 显 示 过 程 如 下 ： 大 家 知 道 ， Excel 内 置 了 大 量 的 序 列 （ 星 期 、 日 期 、 序 数 等 ） ， 我 们 可 以 通 过 下 面 两 种 方 法 来 方 便 快 捷 地 输 入 这 些 内 置 序 列 ： 1、 选 中 A3、 A4 两 个 单 元 格 ， 分 别 输 入 “序 数 ”的 前 面 两 个 数 值 （ 如 1、 2） ， 然 后 同 时 选 中 这 两 个 单 元 格 ， 再 将 鼠 标 移 到 A4 单 元 格 右 下 角 成 “细 十 字 线 ”状 时 ， 按 住 鼠 标 左 键 向 下 拖 拉 至 最 后 一 个 单 元 格 ， 松 开 鼠 标 ， 即 可 快 速 输 入 相 应 序 数 。 注 意 ： 这 种 “细 十 字 线 ”状 态 ， 我 们 通 常 称 之 为 “填 充 柄 ”状 态 。 2、 选 中 保 存 序 列 的 第 1 个 单 元 格 （ 如 B3） ， 输 入 序 列 中 某 个 元 素 （ 如 “甲 ”等 ） ， 然 后 用 “填 充 柄 ”拖 拉 ， 即 可 地 拖 拉 过 的 单 元 格 区 域 中 输 入 该 序 列 。 具 体 操 作 的 动 画 显 示 过 程 如 下 ： Excel 是 目 前 使 用 比 较 广 泛 的 数 据 管 理 分 析 软 件 ， 其 强 大 的 内 置 函 数 几 乎 无 所 不 能 ， 但 由 于 许 多 用 户 不 知 道 函 数 的 作 用 ， 不 熟 悉 函 数 使 用 的 格 式 ， 即 使 用 错 了 ， 也 不 知 错 在 哪 里 。 Excel 2002/2003 帮 助 我 们 解 决 了 许 多 这 方 面 的 问 题 ， 与 Excel 2000 及 以 前 的 版 本 相 比 ， 其 提 供 的 智 能 公 式 功 能 将 引 领 我 们 进 入 它 的 函 数 世 界 ， 轻 松 让 你 成 为 Excel 的 使 用 高 手 ， 从 而 可 以 更 加 方 便 快 捷 地 满 足 我 们 日 常 办 公 的 需 要 。 四 招 打 造 Excel 函 数 高 手 1 常 见 公 式 用 按 钮 在 Excel 中 ， 我 们 经 常 遇 到 求 和 、 求 平 均 值 、 求 最 大 /小 值 的 问 题 。 早 期 的 Excel 版 本 在 工 具 栏 中 提 供 了 “自 动 求 和 （ ） ”按 钮 ， 通 过 它 可 以 很 方 便 地 对 单 元 格 区 域 求 和 ， 但 求 平 均 值 和 最 大 /小 值 一 般 只 能 通 过 手 工 输 入 公 式 实 现 。 在 Excel 2002/2003 中 ， 单 击 “自 动 求 和 ”按 钮 右 侧 的 下 拉 按 钮 ， 我 们 会 发 现 多 出 了 “平 均 值 ”、 “计 数 ”、 “最 大 值 ”、 “最 小 值 ”等 命 令 ， 通 过 这 些 命 令 ， 我 们 可 以 很 方 便 地 求 出 所 选 单 元 格 区 域 的 平 均 值 （ average） 、 单 元 格 个 数 （ count） 、 最 大 值 （ max） 和 最 小 值 (min)。 将 原 本 要 用 函 数 来 计 算 的 数 据 ， 现 在 通 过 工 具 栏 按 钮 就 轻 松 实 现 了 （ 如 图 1） 。 图 1 “自 动 求 和 ”下 拉 菜 单 2 插 入 函 数 帮 你 搜 如 果 我 们 在 数 据 分 析 时 要 用 到 某 个 功 能 ， 但 不 知 用 什 么 函 数 才 能 实 现 这 一 操 作 ， 我 们 可 以 借 助 Excel 2002/2003 中 提 供 的 “搜 索 函 数 ”功 能 来 实 现 。 假 设 我 们 想 了 解 与 “贷 款 ”有 关 的 函 数 ， 只 需 单 击 “插 入 ”菜 单 中 的 “函 数 ”命 令 ， 弹 出 “插 入 函 数 ” 对 话 框 ， 在 “搜 索 函 数 ”框 中 输 入 要 搜 索 函 数 功 能 的 关 键 字 ， 单 击 “转 到 ”按 钮 就 可 以 看 到 Excel 推 荐 你 使 用 的 函 数 了 。 3 应 用 格 式 看 清 楚 对 一 些 不 常 用 的 Excel 函 数 ， 用 户 在 使 用 时 往 往 容 易 出 现 格 式 输 入 错 误 ， 这 时 Excel 2002/2003 会 人 性 化 地 提 醒 你 ， 从 而 确 保 公 式 输 入 的 正 确 性 。 在 图 2 中 我 们 也 可 以 看 到 ， 输 入 公 式 时 ， 系 统 会 将 当 前 引 用 的 单 元 格 （ 或 单 元 格 区 域 ） 用 蓝 框 选 中 ， 以 便 于 用 户 检 查 输 入 时 有 没 有 引 用 错 误 。 另 外 ， 在 套 用 函 数 格 式 时 （ 如 “参 数 ”） ， 系 统 也 会 在 函 数 的 下 方 用 粗 体 将 当 前 参 数 标 记 出 来 ， 这 样 就 一 目 了 然 了 。 图 2 检 查 格 式 输 入 错 误 4 提 示 信 息 查 错 误 即 使 有 了 人 性 化 的 提 醒 ， 在 输 入 公 式 时 也 难 免 会 出 现 一 些 如 “#NAME？ ”、 “#VALUE！ ”等 错 误 的 提 示 ， 用 户 往 往 不 知 道 错 在 哪 儿 ， Excel 2002/2003 中 我 们 会 发 现 ， 在 出 错 单 元 格 的 左 侧 （ 或 右 侧 ） 多 出 一 个 带 有 错 误 警 告 提 示 的 “！ ”号 （ 如