OA行政模块流程设计方案

1 政模块流程设计方案 一、档案管理 1、具备报表和表单功能。 2、有详细的控制权限。 3、明确的工作流程和准确的表格设计。 4、增设电子图章、电子签名系统 5、档案上传表单项不够丰富，上传完毕后按照时间顺序自动存档 档案管理的流程： （一）档案类别： 按性质分类： 1、外来外文件材料（ 2、资质、资信类 (、公司管理类文件 (、人力资源类 (、财务、审计类 (、经营类 (、工程基建类 (、技术研发类 (、安全类（ 7、电子类文档 (、其他类 ( 编号采用：机构年度 性质 件号。复合分类方法 一、文件的归档功能 文件审批完毕后提交或者转存或新建时出现档案基本信息表对话框，提交者填写相关内容，其中档案编号按照档案库中的时间顺序自动生成，点击保存，原个人 户中的文件自动删除。但保留该档案的批示流程。其他经济合同类型文件扫描后定期上传；具备上传附件功能。 文件归档表 机构 档案编号 名称 保存期限 密级 成档日期 责任人 档案状态 档案所在地 备注 （归档流程图）档案管理员单独权限 档案管理员根据卷内目录表进行准备根据对话框提示填写要素 ， 并将档案已添加附件形式装载对于无电子文档的纸质档案需要扫描仪扫描为图片格式 ， 工程图纸的为 式最佳档案数据库 2 二、检索借阅功能 根据密级和类别设定检索权限，（相关权限见下表） 档案借阅权限表 （档案利用程序） 绝密 机密 秘密 普通 总裁 事业部经理 普通员工 借阅人填写借阅申请表明档案名称系统自动根据档案密级删选公 开 档 案直接获得的公开档案资料根据档案密级的权限逐级审批档案借阅人检索档案信息填写档案借阅申请著名开放期限 （ 借阅期限 ） 注明是否需要打印复制件开放存储数据按照时限和打印要求 3 档案借阅表关键字段 三、档案的销毁流程 档案根据保存期限档案库进行自动提出过期提示，档案管理员对过期档案每季度整理一次，并上报总裁申请档案销毁，总裁批准后，各保管部门管理人员协同监销人员对纸质文档进行销毁。 增设档案管理员为档案管理员设置管理权限对日常档案进行维护（档案管理员可见）。 机构 档案编号 名称 保存 期限 密级 成档 日期 责任人 档案状态 档案所在地 借 /阅 时间（天） 备注 审批人 主管领导 总经理基地 事业部 经理 总裁审批 数据库自动汇总各单位档案管理员根据保管期限列出报废明细执行销毁删除电子档案粉碎纸质档案总裁批准 4 四、集团档 案管理整体流程图 文件材料 根据材料分类标准进行分类 部分纸质档案电子化后上传 分档案已自动上传 档案电子数 据库 检索功能 根据档案密级设计 进行检索权限控制 档案利用 5 二、固定资产管理 功能简述： 1、 能随时录入固定资产信息 2、 有完善的固定资产购置申请表 3、 具备完善数据库动态更新能力 4、 固定资产 申购、异动、变更、报废、清理 的程序完善。 5、 相关固定资产申购、异动等变动时，经相关审批权人审批完毕后相关数据能够自动转入数据库。 主要程序包括：固定资产的申请购置批准程序；固定资产台账表格；固定资产的异动与变迁程序，固定资产的盘查程序，固定资产的报废处理清 理程序。 固定资产申购程序 固定资产申请单 申请部门： 型号 规格 资产名称 主要附件 名称 规格型号 数量 名称 规格型号 数量 申请理由： 申请人 部门经理 行政经理 财务经理 负责人 程序网上签批后根据权限跳转至下一审批人。（申请流程图） 部门共用固定资产由部门主管提出申请，显示未备案的财务部门不予核销购买发票。 6 （申请程序） 个人提出固定资产购置申请 本部门主管确认 本部门所属预算控制单位财务部门核定 固定资产管理部门备案编号 批准权人批准 完成 采购员 验收 采购程序 送达 自动转接到数据库 7 固定资产台账管理 固定资产台账表（固定资产管理） 单位名称：（规范汉语拼音头字母） 类别：生产设备类（ 固定资 产编号 资产名称 主要附件 规格 型号 制造商 使用 部门 责任人 资产 状态 原值 残值 购置 日期 填表说明： 1、资产名称中应对设备应简单描述包括：是否有附属动力设备和传导设备等。 2、固定资产编号：填写固定资产卡片上的编号。 3、规格型号一栏：填写设备的规格和型号（见铭牌） 4、责任人：填写设备的管理人生产设备一般为设备管理人（或部门）办公设备后勤设备为使用人。 5、资产状态：分为：正常（正在使用）、搁置（设备完好暂时搁置不用）、报废（设备没有使用价值）。 6、生产厂家为：设备的生产厂家。厂家不明确的填写“不明”。 7、购置日期：填写设备的进场日期 .（如合同遗失的填写设备的生产日期）。 固定资产异动程序 异动表 固定资产的异动流程： 审批权限单 位内部异动的主管领导签批，跨职能部门、事业部、分公司异动的请求上一级主管领导审批。（可以选择固定资产编号直接采用数据中数据进行上报申请异动，这样便于数据库的及时更新） 固定资产编号 资产 名称 主要 附件 规格 型号 制造商 主要 附件 购置 日期 制造商 使用部门 责任人 异动 理由 转入 部门 经办人 转出部门经理 总经理 公司内部的权限是基地总经理，跨部门的为上一级主管领导负责审批 8 固定资产处置表 固定资产编号 资产 名称 主要 附件 规格 型号 制造商 主要 附件 购置 日期 制造商 使用部门 责任人 处置方式 处置 理由 经办人 转出部门经理 总经理 公司内部的权限是基地总经理，跨部门的为上一级主管领导负责审批 个人或部门填写异动表 固定资产备案 审批人 审批 固定资产数据库更新 9 处置方式包括： 毁灭、变卖、丢失；财务部门负责回收固定资产残值。具有批示提示功能，未批事项已批事项进行分类 个人或部门报废处置表基本情况 总裁 审批同意 固定资产管理部门出示意见；填写处置方式填写残值金额 转当地财务收入，收入为 0的，财务销账 销账 数 据 库更新 不同意 10 七、固定资产数据库自动更新流程： 三、印章管理 印章使用申请 程序（见表格） 印章使用申请表 申请人 用印部门 盖章时间 用章类别 印章名称 用印文件 主要内容 部门经理意见 行政管理中心意见 集团固定资产数据库 新购 异动 报废 损坏 丢失 11 十、印章使用的流程 注：建议在 实现电子图章功能（包括个人电子签名），或单独制作电子图章系统（对印章管理员采用 钥系统，并对电子图章进行加密）能便于销售人员进行直接网上用印。便于经济合同的异地用印时效性问题。 制作印章申请表 申请部门 申请日期 经办人 印章 种类 印章名称 材 质 塑胶 钢 电子 规格（直径） 形 状 申请理由： 使用范围： 管理权限： 管理人： 部门负责人意见： 年 月 日 行政管理中心意见： 年 月 日 年 月 日 总裁意见： 年 月 日 十一、印章刻制的审批流程： 部门经理审核 用印人 填写印章使用申请表 审批权人审批 印章管理人盖章 数据库更新 每月导出记录 12 印章作废申请表 申请部门 申请日期 经办人 印章种类 印章名称 材质 塑胶 钢 电子 原编号 印模 : 作废前使 用范围： 废止理由： 原管理权限： 原管理人： 废止处理意见 废止留存 销毁 部门负责人意见： 年 月 日 行政管理中心意见： 年 月 日 年 月 日 行政总裁意见： 年 月 日 销 毁 记 录 销毁人签字 监销人签字 销毁时间： 年 月 日 时 自动反馈 部门填写制印申请 直接主管事业部经理、大区经理签批 集团行政管理 中心审批 总裁签批同意 印章登记表电子印模上传 印章档 案 数据库 找有资质部门刻制印章 13 十二、印章作废销毁的流程： 印章登记卡（档案库） 登记日期： 年 月 日 印章档案编号： 名称： 印模 管理人 责任人 种类： 形状： 用途： 制成日期： 年 月 日 印章材质 制印人 发放日期： 年 月 日 保管部门 领取人 废止日期： 年 月 日 废止理由： 备注： 十三、印章登记流程 填写印章报废申请表总裁审批行政管理中心复核销毁 14 按照印章登记表填写各要素 印 章 档案 数 据库 15 四、办公用品管理 办公用品申请单 部门 领用人 领用时间 序号 物品名称 规格 数量 单位 用途 单价 总价 领用人：（签字） 部门经理（签字） 十 四、办公用品申领程序：各分公司基地最终审核权限为，本单位第一负责人。集团总部为总裁 各位员工填报办公用品申请单 自动分类汇 总数据形成表单 部门经理签批理 行政部门并制作预算 审批权人批准 物品采购 分发 领用办公用品 五、发文管理 发文管理要求： 1、 实现在网络平台上立项、评审、颁布、签收、处理等各项职能。 2、 同时建立健全内部外部公文的流转机制。 3、 能实现网上电子签名、电子审批机制。 4、 文件颁布后收文单位能够获得消息通知等有效通知手段。 5、 公文文件办理完毕后自动按照档案分类标准存入集团档案库。 6、 具备对文件的异议机制，能够及时反馈到文件制定部门并到公司管理的持续改进。 公 文立项表 公文名称 拟写单位 拟写目的 完成日期 内容摘要 部门主管意见 审批权人意见 审批权限：红头文件冠以伟嘉集团的由总裁审批，冠以某某分公司事业部的，尤其第一负责人审批。 十五、公文立项与评审程序： 反馈意见 提出公文立项申请 审批权人意见 部门经理意见 同意 文件初稿 不 同 意 相关收文部门、知照评审 成稿 十六、公文颁布与签收程序： 按照受文单位颁布文件 成稿 立项审批权人签发 受文人电子签收 拟文单位 推送消息通知反馈 上级授意 、 或自己提出申请表单部门领导审核主管领导审核拟文文件校对 （ 一般为二校 ）相关领导签发缮印用印分发登记下发 十七、公文办理程序： 来文单位发文公文管理部门收文转有关部门并出具拟办意见审批权人审批转办 、 承办 、 督办 。 十八、公文异议程序 异议程序流程图： 公文异议表 十九、车辆管理流程 车辆流程要求： 1、具备网上申请用车流程。 2、具有车辆档案电子库功能。 3、具备保险日期到期提示功能。 二十、出差管理流程 出差管理流程要求： 1、 具备出差审批自动转接功能，审批权人审批完毕后直接转接到考勤记录部门。 2、 具备出差审核决定权限的自动选择功能 3、 出差的审核决定权：当日出差 部门经理批准。远途出差 部门经理事业部经理、出差由总裁批准。 公文名称 拟写单位 拟写目的 完成日期 异议内容 部门主管意见 审批权人意见 提出公文异议申请 审批权人意见 部门经理意见 同 意 文件修订 不 同 意 员工出差申请表 姓名 部门 职务 预计出差时间 共计 出差事由 费用预算 预借费用 部门经理审核 财务审核 总裁审核 1 天之内 远途 国外 部门经理 经事业部理 总裁 考勤系统 填 写 员工 出 差申请表 二十一、会议室使用流程 会议室使用申请表 部门 召开会议时间 会议名称 主持人 参会人数 备注 二十二、请假申请程序 二十 三、图书资料借阅程序： 填写会议室使用申请表 部门经理签字 行政管理中心安排会议室 反馈 填写请假条 部门经理批准 行政中心存档 进入考勤管理 填写借阅单 行政中心批准 二十四、住宿申请流程 住宿申请表 宿舍申请流程图： 姓名 到职日期 性别 学历 户籍所在地 紧急联络人 申请理由 入舍日期 人事 审核 床位 领 用 公 物 棉被 领物签章 宿 舍 移 交 登 记 床垫 枕头 单位 主管 枕套 被套 舍监 钥匙 其它 总务 主管 备注 个人填写申请表 人力资源部筛选是否适合住宿条件 单位主管同意 宿舍管理人员出具意见 返回 入宿 二十五、考勤工作管理流程 员工外出登记表 姓名 岗位 所属部门 外出时间 预计返回时间 外出事由 部门经理意见 填写登记表 部门经理批准 行政中心存档 进入考勤数据库 二十六、快件挂号、包裹收发登记程序 表格： 日期 寄送部门 编号 数量 送达单位 接收人 寄送人 当前状态 包裹收发流程图： 安全管理： 寄 送 人填 写 登记表 部门经理批准 行政中心存 档 寄出 推送通知 商务接待审批流程： 来宾单位 来宾人数 接待日期 带队人姓名 职务 停留时间 来宾事由： 接待费用预算 餐饮费用预算额 住宿费用预算额