做好档案管理与服务工作的思考.docx

做好档案管理与服务工作的思考 (内蒙古有色地质勘查局基地管理中心，内蒙古 呼和 浩特 010010) 摘 要：文章提出了做好档案管理工作几项基本措施， 即 ：转变观念、改变现状、更好地服务于社会；开发资源， 强化服务激活档案的生命力；改善 服务环境、改善服务态 度；提高工作人员的自身素质。 关键词：档案；管理与 服务；体会 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007 6921(XX)24013801 档案工作者既是文化的储存、延续、传播者，也是文 化选择、吸收、加工者，档案工作者群 体既经过了社会文 化发展的传递经历，又经历了文化传递的历程中的心理净 化。因此，从服 务与文化的功能来分析档案工作者与文化 的关系，可以这样讲，档案工作者保存、传递了文 化，文 化又孕育了档案工作者。档案工作者这一职业经历了多年 文化积淀与渗透，逐渐形成 了当代档案工作者的群体行为 和文化模式，这种文化模式既体现出中国档案工作者群体 行为 的共同心理，又不为别种民族、社会不同的文化所具 有，并在长期发展过程中逐步形成相对 稳定的，为其成员 所共同遵循、并形成的价值体系、行为准则和共同的思想 作风的总和。它 是联系和协调档案工作者行为的牢固纽带， 是档案灵魂所在，它深刻揭示了档案工作者中含 有的文化 素质，对于发展档案事业大有益处。 随着科学技术的日新月异，人类正进入信息社会，档 案信息也呈现出电子化的发展趋势。所 谓档案信息电子化， 就是以馆、室藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质 对象，用微机 对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加 工，使之转化成为微机软件的二次文献信息供人 们利用的 过程。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成 方式发生很大变化。例如 ，文化的起草、签发、催办、归 档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前 身 必须以机读文件为主要形态，那么，档案也自然以机读 形式存在，这些档案的利用方式与纸 质载体档案的利用方 式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的 机读形式，经 磁盘为载体的档案。广大信息者关心的是信 息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的 档案中， 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容 辞的责任。不失时机提供 有价值的档案信息必须有一个 “去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案具 有系 统性、真实性、有价值性。这样，用户才能获得更完 善的服务。 在当今的社会，知识更新的速度越来越快，特别是以 现代科技知识为基础的工业经济即将到 来，更需要做好档 案管理，这就对档案工作人员提出了更高的要求。纸质文 件的档案，经过 多年实践，已经形成相对稳定的骨干队伍， 有较好的工作基础。由于大多数计算机与信息管 理人员对 档案管理工作较为陌生，虽然计算机理论及各项功能应用 自如，但对于档案管理这 项业务，却是门外汉，知之甚少， 甚至一窍不通。而大部分管理人员，由于种种原因，仍然 延续以往的管理模式，只熟悉手工操作管理，而对现代化 计算机管理毫无了解，甚至有些是 “机盲”。因此，要做 好档案管理，笔者认为应做好以下几点： 1 转变观念、改变现状、更好地服务于社会 解放思想、更新观念、适应形势发展，更好地为市场 经济服务。过去，社会上总认为档案是 保密的，只保存不 利用，档案工作人员是一个十足的保管员。改革开放以来， 档案工作者要 适应社会主义市场经济的需要，就必须赋予 新的内涵、更新的观念和思维模式，真正树立起 市场意识， 实现档案工作由单纯为政治服务向社会主义市场经济建设 这个中心服务的根本性 转变。 档案工作者要更好地为社会主义市场经济服务，必须 转变旧的不适宜的观念，遵循市场经济 发展的规律的同时， 还要围绕经济建设这个中心，建立起档案工作与经济工作 有机结合，同 步发展的思想。要用现有的竞聘办法，调动 起工作人员的积极性、主动性，想方设法地为社 会服务。 加强法制建设和法律监督、依法治档。建立健全档案信息 的标准化、规范化，逐步 实现档案管理的科学化、现代化。 2 开发资源、强化服务、激活档案的生命力 档案事业是文化事业和信息产业的一部分。强化档案 服务工作是充分发挥档案工作的社会功 能，加大档案信息 资源开发的重要体现和基本途经。 开发资源、丰富馆藏内容，除广泛收集现行档案，保 证档案的齐全、完整外，还要重视零散 档案的征集工作， 不仅要收集历史档案、资料，还要收集现行档案资料，尤 其是对经济建设 、文化科学发展、历史研究有价值的档案 以及存于社会及个人手中的珍贵资料，这样才能使 馆内原 存的档案更加全面、系统，再加以整理、分编、合理保存， 使其更好地发挥作用。 要积极向外提供服务、扩大影响，加强和各方面的联 系，努力做好与档案工作有关的综合服 务，包括各种方式 的档案信息检索，利用服务、业务技术指导、培训、示范 服务、档案资料 的寄存保管、修复、复制、整理等，树立 档案形象的最具有效的途径。通过服务于三个文明 建设， 创造好的社会效益和经济效益。社会效益提高了档案事业 的被重视程度，对其投入必 定会大大增强，档案事业被重 视的程度和投入的增强，档案部门的经济效益会随之提高， 经 济条件的改善又必将推进档案工作环境的改善，促进档 案事业的健康发展。 3 改善服务环境、改善服务态度 改变原来的工作环境，由封闭式狭小的空间，改变为 宽敞明亮的阅览室，这由档案性质来决 定，档案不能象图 书一样随便借阅，更适合在室内阅览或加工复制，所以要 改善阅览环境。 研究一定时期读者服务的总倾向，区分档 案中的长远性和临时性，从而决定工作的主次，妥 善合理 地安排工作，同时还可以改进档案馆收集、征集、鉴定等 环节工作，反馈有价值的信 息。 4 提高工作人员的自身素质 档案工作是一项专业性很强的工作，档案提供要靠工 作人员提供，工作人员素质高低，直接 影响了档案工作的 优劣和档案潜在价值的有效转变，因此，工作人员必须提 高自己的业务水 平，掌握和了解档案工作的特点，熟知档 案的各环节，掌握各种门类档案、资料的收集范围 、鉴定 原则、整理方法、保护措施、提供利用方法。 档案工作人员是档案事业建设的基本力量和最活跃的 因素，档案工作者的思想素质、业务素 质高低、不仅决定 了档案事业的发展，也直接表现了它们的作为和地位。因 此，要不断加强 档案队伍的自身建设，内强素质、外树形 象，既是档案部门有为有位的需要，