公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度篇一：公司技术文件及资料管理制度公司技术文件及资料管理制度 第一章 总 则 第一条 为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。 第二条 技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。 第三条 把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。 第四条 资料库集中统一管理全公司的 技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第二章 技术文件资料的归档 第五条 每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。 第六条 各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。第七条 凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。 第八条 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。 第三章 资料室的任务和管理人员的职责 第十条 资料室的任务： 一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。 二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。 三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；第十一条 技术文件资料管理人员的职责： 一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。 二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴 定、统计以及绘制检索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。 四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。第四章 技术文件资料的保管和借阅 第十四条 资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制电子版技术文件资料查阅目录 ，做到定位存放，妥善保管，方便利用。 第十五条 资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。 第十六条 资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。 第十七条 技术文件资料的保密制度： 一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。 二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。 三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上和 U 盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。 四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。 五、任何人未经允许，不得随意开启资料库电脑，翻阅技术 文件资料。六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。 第十八条 技术文件资料的借阅和传送： 一、凡本公司工作人员，因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写技术文件资料借阅登记表 ，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。 二、技术文件资料和各种说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出。 三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的 2 倍，零件图及工艺规程等资料按每张 A4 纸 20 元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。 四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张 A4 纸 10 元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。 五、传送的技术资料只能在个人 QQ 号和电子邮箱，未经许 可不得转发，下载打印。发现违反者按泄密处理。第六章 技术档案的复制和技术资料的发放 第十九条 凡归档的技术文件资料，都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。 第二十条 需加工制作的工装类图纸文件，都应形成电子文件。第二十一条 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，发放制造部、分管技术员及资料室存档。 第七章 技术档案和受控技术文件的更改 第二十四条 当文件提供部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。并将修改通知保留备查。 第二十五条 技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所， 以保证文件的使用得到有效控制。 第八章 附 则 第二十七条 本制度由青岛爱尔节能科技有限公司制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。 第二十八条 本制度经总经理批准颁布之日起实施。 篇二：公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、 “一案一号” 、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母, SXK 冠以编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1 行政 类; 2 经营业务类; 3 人事关类; 4 财务类; 5 音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级” “机密级” 。以“A”代表一 般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。 例如: 将 XX 年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-XX-001-A 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交 1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管; 人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管;其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单 。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文 档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。 机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表 。 4、 文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。 六、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 韶关市新江控股资产营运管理有限公司 年 月 日 篇三：公司档案管理制度公司档案管理制度 一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分(来自: 小龙 文档 网:公司文件资料管理制度)为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单 ，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借