成功有约—高效会计手册

成功有约高效会议手册导论一、如何正确认识会议无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是，考虑到组织机构中面对面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。传统理念的会议会议是指 3个或 3个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议和会议相关的知识缺乏了解，所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。会议是一种管理工具，一般人对它有 种 的 。 会议的人 会议的 要性，认为会议不可缺少， 能 许多 的理 ， 的 ， 会议的人 会议是 currency1的一种活， “能 许多人的的理 fi持 的见解。其实，会议是有它特fl的功能和涵 的。会议的功能会议有以下功能 1.”可 、 、正的面事的交 。 ，要开会 。但 意的是，人对面的 有不一定， 了“不一定能 理解。种意 ， 开会不 为的一种 的 。会议中，主 不但能 面 会者的疑，而可 ，以 进 会者对的了解 。2. 能 的人开会，是 的一种有效的 。 可以者，面的 传 。如 有 要 其 的人了解种， “可 它复印后发 去。其次，可通过个别约见有关人士，面向 。 效 佳。3.解决题一位主管面临题， 可 机立断地亲 以解决，“可 它授权别人代为解决，而不需付诸于会议。但若题紧迫 不高，同主管希望获 思广益的效 ， 最好是能邀部属开会解决。邀部属共商题、解决案，不但可 部属感受到尊重，而 “能表现 对协商解决的 情。4. 宣传政策一位主管准 既定的政策传达 部属的候， 可以采取三种途径 第一、面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、开会宣传。面宣传虽最符合 原 ，但却不如面对面个别宣传那有 服currency1，因为若采面对面， 主管可根据每位员工特 以 整其宣传。于接受会议形 否，最主要考虑 会者之的交 是否足以产生良好的 服效。假如主管认为交 有利于 服效 高， 采开会宣传；但若主管认为可能导致 会者矛盾， 宁可采面对面个别宣传或面宣传。5.5.于人currency1开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练“越 越普遍。大多数企业除采专门会议的，为其员工实施培育训练除却一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下种 施 （1）指定员工阅读刊。（2）要参 函授课程。（3）主管或其 有训练专长的人，为员工进行个别指导。（4）派遣员工学习外界训练课程。（5）以“企校联合”，派遣员工到教育机构进修。典型企业会议类 1.股 例行年会和董事会议一般 ，股份 企业每年要 开一次股 例会或股 代表会。会议的工 企业 部门 ，通 会 三到 个 例会的面通知 每一个会议代表， 会议服 工。董事会“例会和特别会议。董事会的例会可不 发面通知，但企业人员 事 通知， 参 会议的董事 到会。重要的董事会议发面通知，“是 要的。对于参 特别会议的董事， 要印 一份董事 、不管 是否 ， 面通知和 发 参 会议的董事，对 是否能 的 。2. 理例会和特别会议类会议是例行的，已 进企业 导者 程表的会议（如每 一次或每一次）。 主持会议的企业 导 定议题，企业 人员 定的议题会议通知 交 会议的参 者，以其好准。会 企业 人员要可能缺 者的 通知主持会议的企业 导人， 可以因人数不足而currency1有关题或表决。企业 人员要“准确地 好会议，fi会议fl要， 会议主持人 阅， 要 意会议有关内的工。理的特别会议，是企业 导认为事关企业外部 或企业内部行机 重要题，需要企业 导 立进行currency1， 断的决定 开的。类会议的” 主要是currency1 现的题， 相 的对策。企业 人员类会议 要可能“、准确、 面地 有关向的 ，立向企业 导人。 企业 导人决定 开特别会议后， “通知会者， 联交通工具， 会者到会。 特别会议 决断之后，企业 部门 采取 种手，传达会议， 行情，为企业 导人 面指挥和 服 。3.业 会议业 会议是重要的企业 活，是高企业 效益的关。企业 导人 过或亲 面理。企业、 、生产、 能部门， 根据不同的业 的需要，协同具 和参 活。开业 会议， 需要准业 所 需的 和 会案，接 对代表，通过 业 合同。4.产 发 会企业 产 之后， 社会 众， 众了解、接受，而 。 产 的 除了通 采的商 广外，产发 会是一种 的有效手。有 共关部的企业，产 发 会 关部 ， 和企业 部门参 ，有 关部的企业，一般 部门和企业 部门共同 。 类会议，要 意以下 发 会是一种 的有效手。有 共关部的企业，产 发 会 关部 ， 和企业 部门参 ，有 关部的企业，一般 部门和企业 部门共同 。 类会议，要 意以下 要 ，可能 、生、别开生面的 商 的长和特 ， 的 ，高发 效 。（2）要 情 到、 地对 位的者，为 采 。不能 此 ，不 要的矛盾，不能 现 ， 成不良印 ，企业形 。（3）发人的 要事 ， 有关专修，最后 企业 导人 定。可能、准确、 。对者可能采 的题，要事 准的 ，不能一三不知。对 的有关题， 者，要地 ， 地对谅解。5. 货会 展会类会议是企业 中 使的一种有效手。开会之 ，要 好 致的 工；开会之后，企业要 好 客接 和迎送工，使 活井有序，达到企业的最终目的。6.企业 年庆祝会 fl念会年庆祝会是企业的一件大事，通过庆祝会，向企业内外 众展现企业发展的历史和所取 的成 ，展现企业的实currency1和对未 发展的 。类庆祝会、fl念会，对内能 工的 豪感和 ， 企业的凝聚currency1 对外能社会 众中，树立良好的企业形 ，推进 共关，取 广泛的合 fi持。企业 年庆祝会、fl念会，往往 企业 导人亲 主持， 导人部门 ，企业 有关部门要参 。 过程中，除 意节约开fi外意以下 （1）要 面整理企业发展的历史 和生产 、 、服 面的有关 、实物、图片， 采取丰富、有 、具有艺性的， 其展现 众的面 。既要 面 ，又要人 目。最忌呆板、繁杂、使人 倦。开会的不宜过长，最好配合一些丰富多彩的游艺活。（2）要邀社会 、上级 导、 位、顾客户代表、合 位代表本企业历届 导人参 ，此机会 进了解 友谊， 合。事 邀客人的 ， 发 柬。该的客人切勿遗 。（3）要 好 客接 工。要派专人 ，衣食住行安 ，不要忙中 错， 成节不 。7.决策性会议决策性会议 是 特定管理人员组成的，对特定的题 决策的会议。决策性会议的功能于解决“干什么”和“怎么干”，是人类会议活的一个最主要的会议类型。决策性会议有 个鲜 特征 第一，凡参 会议的人员 是该会议的 定组成人员（ 达到 定人数），如需临指定列人员， 会议组织者或会议主持人确定， 列 人员不能直接参 决策行（有表决权）；第二，会议决策的对 是本会议 权范围之内的事，对超 会议 权范围以外的事，会议无权进行决策。实际工 中，如部长 会、厂长 会、董事会、 理会属种决策性会议。8.8.交 性会议 是 会 通过直接的，互相特定的传达 对，以互相消除对原有的对 些题的不确定性的会议。现代社会 件下，人类社会 种 通的总量急剧 ，人为了证生产和生活的不断发展，有大量的 需要通过适 的进行交 。实际生活 中，除了其 多种以外，会议活 是其中一个很重要的交 。利会议一种形进行 种的交 ， 其 交 相，具有以下 个突 特征 第一是直接性，会议之上， 会人之的交 是以面对面的进行的，不需 过其 形的转换，所以，使 相互之交 传过程中的 真 畸变降到了最低限 。除此之外，会议之上， 一 特定的发 以后， 又可以以直接的 到反馈，又是其 交 所难以 的。第二是辐射性。会议之上，一个人 人的交 可以 多人同进行，每一个人会议上的发 同有许多人，使每个人 人的交 现辐射状。， 其 交 形相，利会议的形进行交 可以 大地高交 过程的效性。若内上 ，交 性会议所交 的既可以是工、事件、商 ，“可以表现为种思想、感情，通过思想交 或感情交 ，达到互相了解，消除隔阂， 进友谊， 深感情，而为人的 种有目的的实践活创 可能好的合 件。9.学性会议学性会议是特指那些 学性机构 开的专门进行学currency1或交 的会议。参 会议的人员主要是 本会议所currency1和交 的学题直接有关的专、学者专业 人员。学性会议 其 种会议的不同之，于种会议具有一种超越 俗的 气氛。种会议之上，所有 会人员 以的身份参 学讨论，发表currency1，以共同的慧 成或推进对科学的currency1。学性会议既包括 科学面的，“包括社会科学面的。实际生活 中， 种学科的学会、协会、currency1会学团所 开的 种年会或专题currency1会属种学性会议。10.商业性会议商业性会议是那种旨进行商 交换或物 通的会议。种会议 其会议的不同之于，会议进行过程中， 会人的所有行为 表现为一种交换行为，一种以 利为目的的商业行为。商业性会议是人类于商 件下的一种 不可少的活形，随 商 的发展，种形的会议活“ 越 越广泛地 到使。目 情下， 种形的商 展会、物质交 会、 货会、交易会属种性质的会议。11.综合性会议综合性会议是指所currency1的内不仅是 一面的题，而是具有综合性的会议。综合性会议通 是 一特定的管理层次的管理人员共同currency1决定管理范围之内的工事的会议， 于工对 的多性，决定了会议内的综合性。实际工中，人 见的 级 导人员 开的 种 会属种类型的会议，如局 会、县长 会、厂长 会。12.专题性会议专题性会议为currency1 一专门题或 一面的工而开的会议。所谓专题性会议主要是相对综合性会议而的，一面 会议所currency1的题较 一，另一面“ 题较重要，需要专门 开会议专题进行currency1。专题性会议的参 人员，通 是不同管理层次和部门的 同一类工的人员。议专题进行currency1。专题性会议的参 人员，通 是不同管理层次和部门的 同一类工的人员。预会议预会议是正会议 开之 ， 照会议程序的安 ，为正会议 准的会议。预会议不是所有的会议 有的会议形，而只是一些代表大会和一些重要的会议才有。依据整个会议过程所占的地位和所的，预会议又有程序性预会议和非程序性预会议种。程序性预会议是会议总程序中的一个 要的组成部，它的” 是正会议 开之 为正会议好组织准，如” 的 级人 代表大会和一些政 团的 级代表大会的预会议，属种程序性预会议。程序性预会议的主要” 是 （1）通过大会主 团和大会 长 ；（2）通过代表 员会 ；（3）通过大会议程；（4）通过有关需确认的事。非程序性预会议，一般是为那种 要产生重要 件的会议而特意安 的。种预会议的主要” 是为正会议思想准的，目的于统一思想，以证正会议能 利进行，使会议达到预 的目的。14.正会议所谓正会议 是预会议 成了预定” 之后而正开的会议。正会议是正 成会议议程、 中现会议 能的 。 多数情而，一般代表大会的正会议 以下程序所组成 （1）宣 大会开 ；（2）致开 ；（3）取代表 员会的 ；（4）取和 议 机构的工；（5） 通过工和其 专题的决议；（6） 的 机构；（7）致 。正会议是相对预会议而的，对于有预会议的会议，无正和非正之。15.现 会现 会 是会议组织者为 会议效 ， 有于 会议主题的现 为会 而 行的会议。实际的会议活中，依据“现 ”所展 的 不同，现 会议又可为 现 会和广 现 会。 现 会是人 见的，一些重大事件或事件发生之后的现 而 的现 会。会议进行过程中，会议内 现 ，互相印证，互相 ， 会者对足以 会议主题的现 历历目，身临其 ，如“事 原因现会”是如此。广 现 会是 一面的工， 一个具有代表性的地 而那 开的会议。广 现 会是人一个较 泛的意 上和较广 的 认识和使现 会的一种形，它所 的“现 ”是指一个地，而不是一个特定的 所。种现 会 是“现 会”，但实际上“多是会议 中进行的，只是会议进行 中或会议之后，到特定的现 一些实地考 和参 ，如“ 生育现 会”、“县 教育现 会”。16. 会 会 是以对一个 过程进行 致 为主要的会议。 会的 开一般是 会议的组织者事 定一个能 表现会议主题的 过程，后，组织参 会议的人员对此过程进行 、会和，如“ 成教学 会”、“ 社 服 会”。以 会种形 开会议，所 的 对 具有“可 性”，一 非 重要，如只可“ ”不可“ ”， 去了 开 会议的意 。17.会会是不同的社会组织或人员 一些 此相关的题进行商的会议。参 会的人员通 代表 不同的利益 团， 为 解决一些具的和紧迫的题。会的内 为广泛，政 的、 事的、易的题 可以成为的对 。不管会议内怎么不同，但普遍 有 确的对性、目的性和功利性，会议的目的一般是为了形成一种为 可接受的意见、约或行案。商的会议。参 会的人员通 代表 不同的利益 团， 为 解决一些具的和紧迫的题。会的内 为广泛，政 的、 事的、易的题 可以成为的对 。不管会议内怎么不同，但普遍 有 确的对性、目的性和功利性，会议的目的一般是为了形成一种为 可接受的意见、约或行案。会会是 特定的组织或个人 面 个或 些题 有关人员征或交 意见的会议。会属交 性会议之一。会的较活，会议的参 人员、发、地 无currency1性定。会的 者和 会人之既可以有“属关，“可以有“属关。会议以为主，不”何决定，会议所 确的范围以内，许 会人所，许有多种意见和不同意见。根据目的的不同，会内面“多种多 了解情、征意见、交 思想或学currency1。但 一次会议 ，虽是“”，却“不是无fi际，而是有 一个较为 确的主题或议题，如“fl 足年会”、“对地 实施开发会”。19.会商会会商会是特定机构 特定认识对 的确定性和发展一类的题，邀有关部门和人员进行商讨的会议。会商会 论证会不同，论证会是 特定预案的合理性和可行性进行论证 而会商会 是无”何既定案的情下，对尚无确定性的题进行， 推断或预 。会商会通 特定的主管部门根据需要 ， 不同管理统或不同部门的不同专业的人员参 。会上， 会人 会议组织者 的题 发表意见， 思广益，以最后形成一个较为 中和 确的意见。现代管理活 中，会商会种类型的会议，较多地表现为一种“外”和“”的活，如“ 综合会商会” 是如此。实际工 中，”到一些行业，部门的决策对 ，有关 的决策人员“通 采取 开会商会的形，共同商讨有关事宜，以为正 决策准。会商会属学性和交 性会议，旨“会商”， 不 ”何论或决定。20. 定会 定会 是 专门的机构、专门的人员，专门的和 照特定的程序，对 些目、 、产 科学定的会议。 定会是具有 整的实性和 确目的性的会议形，根据 定对 和 定目的的不同， 定会“多种多，如真 定、 定、 定。不管 定对 和 定目的怎不同，有一 是 相同的， 定者对 定对 是有权 定、 定的 是可以被社会所 认的。否 ， 定会 难以 行。实际工 中，凡属 定会类会议，通 是 定对 的主管部门主持 开，邀有关的专、工程 人员对交会议的产 、 或目 科学的 定之后，最后向 定对 的交者发 定、许可证一类的 。21.年会年会一般是指特定的学团一年一 所 行的例行会议。 于多数学性团内部的组织构较 ，有代表大会一类的组织形，所以，团内部的学成 交 和对团的一些重大事的决定，通 利年会种形 进行和 成。年会每年 要 开一次。年会 开 ，一般要进行宣读论 、参 考 、课题安 以currency1和决定团的人事事宜。22.组会组会是指工厂组中需要 开的种会议。种会议 是生产 实会、质量安 会、节约消 会、政 学习讨论会、 干 会和组 主管理会。生产组是工厂第一的组织形，是直接事 种产 创 的，生产活中，生产组不仅要 成产量 指 ，而 要证产 达到质量、 种、消、成本、利要，所以，事多 种生产组，要定 开生产 实会，安 实好生产业 。 开质量安 会和节约消 会的目的是使生产组高产 质量，降低物消， 到少，产 多。政 学习讨论会是为了好组的 政 学习，具 是利 、后会的形、开展阅读和有关的事政 学习 、 组 工 参 种形的读活， 工 学成才， 位成才。 干 会是组的行政组长、工会组长和组生产 交 组成员的生产和思想状的会，以 到对组每个成员 面的情 可能 中有数。组 主管理是企业三级 主管理的最 层管理。因此，组 主管理会是每个 工参 企业管理的最直接的形。组 主管理会的主要内是 取组长对本组工情的；讨论组的业 、 包” 和 配重大题 对企业 级部门的工 议。组会是工人 众直接参 企业 和主人 地位的具现。会、 干 会和组 主管理会。生产组是工厂第一的组织形，是直接事 种产 创 的，生产活中，生产组不仅要 成产量 指 ，而 要证产 达到质量、 种、消、成本、利要，所以，事多 种生产组，要定 开生产 实会，安 实好生产业 。 开质量安 会和节约消 会的目的是使生产组高产 质量，降低物消， 到少，产 多。政 学习讨论会是为了好组的 政 学习，具 是利 、后会的形、开展阅读和有关的事政 学习 、 组 工 参 种形的读活， 工 学成才， 位成才。 干 会是组的行政组长、工会组长和组生产 交 组成员的生产和思想状的会，以 到对组每个成员 面的情 可能 中有数。组 主管理是企业三级 主管理的最 层管理。因此，组 主管理会是每个 工参 企业管理的最直接的形。组 主管理会的主要内是 取组长对本组工情的；讨论组的业 、 包” 和 配重大题 对企业 级部门的工 议。组会是工人 众直接参 企业 和主人 地位的具现。会 会 。此种 会的特 是 以 食为主，“可少 。 同 具 上，主 取。 不安 位，主可 活， 交， 取食。可置于 上 主 ，“可 员 送。此外， 照 习 ， 会“可以大 和 的形进行，主 定次，其 不 定次（中 ，目 多是如此），食 事 置 上， 会开 后采取 取食、 的进行。 会可 内，“可 外，如 的 或， 或内 若干 、 ，主 ，“可以不 ，立进 。行 会，要所有参 人 的 、取食、进食要 ，不可食 、 虎咽或 其 粗俗 之 。24.鸡尾会鸡尾会 是以鸡尾（ 种以上的或掺鲜 汁勾兑而成）和其 客的会。会之上，有 类、 和。参 会者一般 立进食， 可随意 ，以于交。鸡尾会行的较活，中午、下午和晚上可（柬上需 会开 和束的），客人可其随到达和退 ， 去 。25.茶 会茶 会是以茶（ ）和干鲜 为食 ， 同伴有交和娱乐活的会议形。茶 会有正和非正 种 正的茶 会通 被为一种接 使， 较为 的 所， 主 者向被邀的客发 柬（柬 的 号），厅内 有 ， 上有 和 色干鲜 少量的 。茶 会开 后，主 者 向 致 ，或安代表发，随后主fi进食、fi交、fi 主 者安 的专 艺演 。非正的茶 会 生活 中通 被为一种 娱活 使，一般是”有节 或一些具有特别意 的 ，特定范围之内的人员有组织地聚到一，以种形表 祝贺或fl念。种形的茶 会无主之，对 地“不 特别的 ，一般 工所地的一个适 的会议或 可，茶 会有适量的干鲜 和 （或 茶）。茶 会开 后，具有特定身份的人员简短致 ，随后，参 茶 会的人员司仪的主持之下，以 种形表演一些 娱性的节目，以达到人人参 ，大 的效 为最好。通过种形的茶 会，可以 节人的情绪，善内部的人际关。二、如何使会议富于实效二、如何使会议富于实效接下 的一个题是 如何使会议富于实效？寻找个题的答案之 ， 了解什么的会议才 富于实效。 ，符合以下三种要的会议才 富于实效 1.目 能被实现会议既是一种以发挥特定功能，或确切地，以实现特定目 的手，因此 会议是否具实效，其要的 准是 开会之 为会议所 定的目 有无实现的价 。2.目 能最短内被实现个要本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论争议，是一种 的事情，因此对些人 ，管是冗长的讨论或争辩，“不可能被为违背“最短内实现目 ”的要。但是另一些人 认为，会议中的讨论或争辩 无实质的意 可，因此对些人 ， 短暂的讨论或争辩，“可能被认为。但不管怎，绝大多数人 同意 越能短内实现会议目 越好。3. 会者对会议感到满意所谓满意， 不意味 会者对会议的主题或决议感到高 。例如 会议的主题于探讨裁员， 会者对的会议一定不会感到高 。但若能 令 会者了解裁员的理 ， 令 有机会发表意见或实施 ，种 多少会使 感到满意。所以想使 会者对会议感到满意， 机会 量吐露 声， 参 讨论。以上三个要中，2和 3相 大的范围内是相互冲突的。是因为若想使 会者感到满意， 不能不讨论，但是若想短内实现目 ， 剥夺 会者 讨论的机会。总之，真正富于实效的会议所 具的 件是 会者感满意的情下，以最短实现会议目 。 ，要使会议 部符合些要实不易，但些要少 成为会议主持人 会者共同努currency1的向。不切实效的会议有何危富于实效的会议，可以帮”发挥“、 、解决题、宣传政策、培育训练”功能。是有益的，管其效益大很难衡量。而不富实效的会议， 有三大危 1.会议目 无 实现。会议是以目 的实现为导向，一旦目 无 实现，那么为会议的一切、currency1 钱 部“泡汤”。2.会议所 的机会成本相 可 。所谓机会成本，指使于会议的、currency1 钱变使途径所能产生的效益。、currency1 钱本 可以 多种途。倘若不 它于徒劳无功的会议，而 它导人其它途径， 可能因而获 些效益。些可能获 的效益， 是 开会议所的代价。管会议的机会成本难以衡量，但可一 会议的，对它初步的估。假定 A、 会议的 会者共有 10位 B、每一位 会者 薪为 30000元；C、每一位 会者每个 工为 10000钟；D、每一位 会者所享有的福利于 薪的 25。以上的假 下，一组织对每一位 会者上内每开 1钟的会议所 fi付的代价是 3.75元，而对 10位 会者每开一个钟 的会议所 fi付的代价 为 2250元！倘若 会议主持人 会议的，以会议的直接成本（ 印 、 张、茶 ）包括内， 一组织对10个人开 1个钟 的会议，所 fi付的代价可能接近 3000元！是 ， 10个人所开的 1个钟 的会议如 无 实现目 ，那么 3000元 会“泡汤”，而 原 若不 开 1个钟 的会议，而 个“泡汤”的 3000元使于其它途径， 可能产生相 可 的效益！者 薪为 30000元；C、每一位 会者每个 工为 10000钟；D、每一位 会者所享有的福利于 薪的 25。以上的假 下，一组织对每一位 会者上内每开 1钟的会议所 fi付的代价是 3.75元，而对 10位 会者每开一个钟 的会议所 fi付的代价 为 2250元！倘若 会议主持人 会议的，以会议的直接成本（ 印 、 张、茶 ）包括内， 一组织对10个人开 1个钟 的会议，所 fi付的代价可能接近 3000元！是 ， 10个人所开的 1个钟 的会议如 无 实现目 ，那么 3000元 会“泡汤”，而 原 若不 开 1个钟 的会议，而 个“泡汤”的 3000元使于其它途径， 可能产生相 可 的效益！会者对会议感到不满。 会者若对 一次会议感到不满， 其反 可能是的 “会议的主持人原 是无能！”“以后 同一个主持人所 开的会议， 拒绝参 ！”“会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效！”些消 的反 可能降低士气，导致员工缺勤率或 率高。许多无质量的会议不但有什么益，现实中而 相 有。 ”面对滥于开会的现状后， 不 不 认 非毫无根据的。只要仔 ，不难发现，有许多会议是 于不正 的理而 开的。它少包括下列种 1.为满足无聊的愿望而开会有些会议是因“不妨找个大聚一聚，不拘形地一 大有关的题”而 开。一类的会议其实 交际或聊天， 有多大差别。2.为符合 例或传统风而开会有些会议是因“历 利 三下午那开会”而 开。 是一般所谓的“例会”。例会 开 议案无关，因为它 本上是一种为开会而 开的会议！3.为攀而开会有些会议是因“人会科每 行一次会议，咱人事科又岂能后”而 开。一类会议本质上是一种“ 施效颦”的 ，其目的不是为理实际题。4.为表功而开会有些会议是因“若不多开会， 上级 导会以为咱偷懒”而 开。一类会议被 取 上司” 好感的手。5.为推却”而开会有些会议是因“有理 ” 独 部的”而 开。一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所 的伎俩。6.为逃个别接触所可能产生的难堪局面而开会有些会议是因“”不想 少数人太难堪”而 开。例如 位管理者 所管理的15位部属之中，有 位 迟到早退。 于是 会议， 部属面 重申准上下的要，希望此警那 位不守的部属。但是那 位部属因见其 同事 而产生一种错觉。以为其 同事不守的 习 不相上下，因此对 的过 不太 意。于其 守的 13位同事， 可能因无辜受而士气低沉。因此，一类会议除了白了 16个人的 13个人士气低沉之外， 无实际效 可。最后， ”总一下 会议是一种可以帮”发挥“、解决题、宣传政策 培育训练”功能的手，但它 非是发挥该功能的唯一手，“未 是最好的手， 减少那些 于不正 的理 而 开的会议。同考虑 开会议之 ， 探寻取代会议的有效途径以高工效率。会议。同考虑 开会议之 ， 探寻取代会议的有效途径以高工效率。中，有的 现于开 会之后。现 诸因素罗列如下 会议 1.欠缺目 。2.目 不 确。3.欠缺议程。4. 会人不 （ 会者太多或 会者太少）。5.会议不 。6.开会通知不 （太早通知开会或太晚通知开会）。7.开会通知内欠 。8.会议地 不 。9.会议 地 欠佳。10. 会者无准而 。11.未 会议终或每一议案配不 。12.会议不能准开 。13.会议太多，致使 会者一 要开会，无不感觉 烦。14.向 很少开会、致使每次会议议案堆 过多。会议中1.事交谊活。2.外界干扰。3. 会者发离题。4.主 难题。5. 有 要留会 的人员留会 。6.犹豫不决。7. 不 足，却决策。8.少数人垄断会议。9. 会者之交 接耳。10. 会者不表 真正感受或意见。11. 会者之争论。12. 会者 主 争论。13. 发生 障。14. 会者欠缺 。15.会议超 预定。16.主 未能总会议成 。会议后1.欠缺会议。2.不能对决议事进行追踪。3.不能对会议成 进行 讨。4.不能解已实现” 的临性 员会或工组。5. 会者对会议感到不满。以上诸种因素大 可 主 以 。以后 有关 节中别 主所 演的 色，以主 色所 具的 件，之后 序探讨主 如何 服导致会议有实效的诸种因素。成功有约高效会议手册会议通 成功有约高效会议手册会议通 一、会议目 的 定一、会议目 的 定1.会议目 面列 。许多会议主持人 会议的候， 以为有 要 目 。 已 目 中，而 只要 想它， 是否 诸 ， 不会产生”何实质上的差别。其实，是一种 是而非的论断。面 下会议目 ，可以产生三种好 第一、有于目 的内涵 ；第二、面目 较不易被遗 ；第三、 目种类繁多，以面 下较易 和它之的 矛盾。2.会议目 切合实际。所谓切合实际，指具有实现的可能。但是“会议目 切合实际” ， 不意味会议目 该是易实现的。事实上，一种不是 易能 实现的目 ，对目 的追者才具有真正的 性。是 ，会议目 不但 具有相 的 性，而 “ 该有被实现的可能。3.会议目 具而 可以衡量。 统的目 难 行的指。例如 位主管因为感到该 位产 不良率过高，而决定开会currency1讨降低产 不良率案。倘若 会议目 认为“探讨如何降低产 的不良率”，该目 定难以 会者意见的指 ，因为 有具地指 产 的不良率 降低多少，以 多长的内达到个 ，但若 会议目 为“探讨如何 之 产 不良率 目 的 5降低 3”， 上 缺 不复 。4.会议目 所表 的 是“ 实现什么”，而非“ 什么”。“ 什么”是以主 为本位，而“ 实现什么” 是以成 为本位。以主 为本位的目 ， 不如以成 为本位的目 那具有实效。例如 会议目 被为“向员工宣传的假程序”，主 可能只会照本宣科一 而fifi了事，但若会议目 被 为“ 员工了解的假程序”， 主 不能不关员工对的假程序，是否已真正了解。二、 会人员的 二、 会人员的 1.对实现会议目 有 的人。会议既是以目 的实现为导向，因此主 决定 会者人之际 考虑的，是邀对实现会议目 有 的人参 。但 不意味些人非 会议不可，因为主 有可以会议之 约见 ， 征 的意见。 ， 可除 会议。2.能 因参 会议而获 好的人。 些人参 会议， 有于会议功能的发挥，但主 “可 意不邀 参 ，而只会议之后， 开会的 通知 。主 对于难以 是否 该邀的人士，最好能采取“宁可邀，而不”的原 ，邀 参 ，以遗 。需要特别留意的是， 会者人数不宜太多。理 有三 第一、会议的成本非 ，因此有 要 或列 的人士，量不要 参 。第二、定好的会议内， 会者人数一多， 每一位 会者的参 机会 随之减少。第三、 会者人数一多，沟通 于难。例如 会者只有 3个人的候，沟通只有 6个； 会者 4个人，沟通 12个； 会者 8个人，沟通 56个；其 依此类推。沟通越多， 会者对的currency1能currency1 越低。一般管理者所 认的较理想的 会人数，是 57人。因为的人数下，不但沟通不致发生难，而 会者普遍有较多的参 机会。倘若 会人数多，“如多 2O人以上，主 可以实际需要而采取组讨论，理 种议案。一 员工每次参 企业会议， 会使 司受到 些面的 。因此，实 学要每份邀 有 性。假如一个人 非 参 会议， 的 能其它面为 司多 。而 ，有 的 者会 成妨。要每一位参 会议的人 。的利 照需要，而不是多多益善。一fi不堪的fl可能使参 会议者 气、不能实现 的目的。为了每个 到最大好，管理部门既不能 会者的”和 能认为是 的，“不能假定其个人目的和 司的目的一致。人希望会议 到的 往往不是会议主持人所确定的会议目 。要企业会议成是一个若干个人的 ， 互相以 成 工；不要 参 ，而要为什么参 。下面是 考虑的一些因素 参 会议的人 多大程 上会议的行后 ？个人中 议题的专门知识面，是否确有需要或能有所 ？个人以 对种情，有有 ，或者 所的议题或人物是否有特fl关（例如代表 一特fl利益的组）？议题或人物是否有特fl关（例如代表 一特fl利益的组）？级别或地位是否适合于个组？（下级 员和 的上司一参的候， 理上 会不 ，以于 反 的质量和真实性。）假如要 决议，个人是否能 （ 不 是一个属的人，种人可能缺乏 整的 面知识和适 的权 ）？ 是否具有行政或 ” 进行 或决定？为帮会议开 成功，个人能不能通过 已知的意见以形成， 一个不不的客 见解，或发挥论者或 者的？ 的才能或 是否 其 会者重复？ 于 种理 ， 或”的 是否会妨会议的总成效？是否、工量其 因素 能使 会者安 参 部会议，而不是人 不？三、会议地 的确定三、会议地 的确定主 会议， 该考虑的是 的，能使 准 以 的。种 不表 主 是一位以 ”为中 的人，因为主 既是会议成 的关性人物， 会议， 以适合 的为 考虑。是一种实事是的 。其次，主“ 该考虑 会者 的，以为 会者所的。倘若 会者对会议有所不满， 会议目 的实现， 受不利的。会议 包括。 ，绝大多数的会议 只列 开 的，而无束的。的 有 种重的缺 第一、 会者无对会后的工预 。第二、会议的效率 降低，因为既有终的，本 一个可以束的会议， 可能被到三个才束，不 了 定工 被，以满可 成工的。为了上 种缺 ，每一 会议 列 束，而 照个准束。 有些会议“如 解决题的会议难以确切地currency1束，但主 少 指 会议大约会一个束。为了会议过冗长，有些管理者 意 会议安 午 、 种活或是下之 不 行。是一种可以考虑采取的 。于一 会议到 为多，虽无一致的 ，但多数的管理者同意，以不超过一个 为限，因为一般人能持 意currency1 中的，最长大不超过一个 。（大“可以 何以大多数 的，一个 。）但若会议中所探讨的是 其的或是 其难的主题， 一 会议的以不超过一为宜。但 不是 一 会议不能长到 以上，因为一旦议案多， 会议 不能不相 长。但 意的是 一 会议的超过一个 ， 中途 若干之。最后，” 想 例如主 不 守原定主持会议。 宁可另开会，而不 易找人代为主持。重要的会议，特别要 守个原。 地 许多人事会议 ， 以“”主 的以 会者的，为 开会地 的依据。 不 ，因为“”只是 开会地 的诸种考虑之一。会议地 ，少 顾下列 个 件。（1） 地 有 可使。（2） 地 大以 会者 。有人认为每一位 会者若能有 1.5m2的 ，才 理想。（3） 有包括 内的适 具。会议 长，所使的 会者感到 服。不过，却不 该 会者 服到无 开会的地步。（4） 有 足的照 通风 。（5） 能于声 、 、 客干扰，以 会者 。（6） 令主 会者大致。（7）成本 低 。以上 个 件之中， 个可为”何会议地 的 件，缺一不可，但后三个 件 往往因相互冲突而无 同具。例如为节 开fi 会者大致，主 会议地 定 会者 的 近。但是， 于会议地太接近 ，所以会议进行中 有 或 客的干扰。此外， 会者“ 会议进行中 机进 会 。反过 ，倘若为了 会者专 开会，主 会议地 离 会者 的地。但是会议地 ，不但使会者感到不，而 “使会议成本因而高。许多管理者对会议地 的有的共同认为 一般性的会议或是为较短的会议，原 上 会者 近 开，但是特别重要的会议或是为较长的会议， 离 会者 的地 开。但后三个 件 往往因相互冲突而无 同具。例如为节 开fi 会者大致，主 会议地 定 会者 的 近。但是， 于会议地太接近 ，所以会议进行中 有 或 客的干扰。此外， 会者“ 会议进行中 机进 会 。反过 ，倘若为了 会者专 开会，主 会议地 离 会者 的地。但是会议地 ，不但使会者感到不，而 “使会议成本因而高。许多管理者对会议地 的有的共同认为 一般性的会议或是为较短的会议，原 上 会者 近 开，但是特别重要的会议或是为较长的会议， 离 会者 的地 开。越 越多的机构发觉机构外的会能 会议成功的机会。有些企业 ，多 的会议地 能 发 ， 为 功能 的面。而 ，它为会议的利、服 工和可能安 的目为广泛的范围。有一个或一个地 对所有的会议 是最佳的，但是对每一个 会， 有它的最佳和最佳地 。要确定一个大 的， 安 之 和主要的参 者联。”意安 的会议对一些参 者可能不；种情下，或者是 的正 工，或者是会议本身会到 。每 的不同对机警程 和 中程 会有 下以后开会易身 倦、 个人 冲突，而 后立开会 正 上感受能currency1低的候。要住，长开会导致效 减，那些以 创 性思 为目的的会议 为如此。一般 ，少开会多开会好，但是“开足 的会”的 ，取决于实目的。 会议目的是协 或 ，定 安 随 开好 重要目的最后 ， 每天开会可能是 的。早 预定 开 预定地 如有 要，可以是暂性的， 有利而无一。最好的开会地 要早预定。最受迎的开会地 要 年预定。围可使的 地和 施 案，物色 适合于既定案的 施要易。初步的寻找 地可以通过 件进行， 件是 能 的要 节的要和 议的 个 。 包括下列 活的一般安 （ 上以 类 活的案有于 地管理部门参考）。开会 地的要别对 讨论组、 众大会、 列 、 会 要； 每占的具，以参 的人数。简 议的社交活。 是否需要特fl 地、 、 食或人员 件。 fl、 人fl、 人fl 需若干， 会者住 的天数。和 地管理部门初步函商，最好限于要下列 可多大 地、价 表面图。预定大会地 ，大多数 节是可以商的。最终预定 地 以亲 物为准，面图可能 不住，亲 实际构 置。 开会 地 开会 地 考虑中的 部会议 或 地。不要认为”何 个fl 一；要每个fl的物质 件，以发现不合适的照 或通风、不的 、妨安 的通或 、不 的 地配其 题。如 疑一个fl是否能 会议要的位数 ， 持以对量。随意 一个 人fl、一个 人fl和一个 fl的 。特别要警所谓“二” ，因为有些 客人为社会的和参 会议的。 具、 铺的质量以 面 洁情。 登，会议管理以其它后勤所地。要于进 的客人寻找，于到达所有的会议地 ， 有 锁的储藏。 膳食 。要过去的 种 。有 人员陪同下，每一个 厅的一般 食。 意服 质量和员工 。假如被指定的fl不同一层楼， 梯的服 情。参 者往于 会议 是否会发生难、 成迟以使会议停顿。 可 到的服 目、业和社交 娱乐活的。确定 往于会 社 之有无交通停车利。 面合同会议和大会已 成为许多 和会议中 的重要 。 渴望获的业 ，渴望使 满意。大型会议 乎每一个面 可以判 fl租、会、会议 地、宣传 件以其它大量 节， 可以讨价 价。一旦 一切 节， 为重要的是 协议变成面形，别 列每具安 。 的最终合同或协议 包括如下的 节 确定 部会议 地，包括每个fl的 可使的。 位安 、 以其它 的图表 fi 于协议。确定证的客fl数、fl表以如 是美 包括的 食服 。如有可能，