招标工作手册

QM集团控股有限公司招标工作手册版 本 号 ：2016-08-10-中 国 北 京2016 年 8 月招标工作手册一. 说明为了加强公司对招标活动的管理和监督，提高工作效率，降低劳动强度，结合公司实际，根据公司招标管理规定和公司的规章制度要求，控股公司商务科特制定本工作手册，经批准后用于规范商务招标活动。本手册按照 QM 控股有限公司招标业务流程图编写，作为商务经理操作的依据。商务经理、项目指挥长是本手册的主要执行者，接受发展工程办、商务科、技术科的管理和监督，发展工程办的招标活动接受 QM 控股公司审计监察部、财务部的监督。招标业务一般涉及以下部门和小组：1. 商务科/商务经理：商务科是招标业务的职能管理部门，商务经理是商务科派驻项目上主管招标活动的主持人，在业务上接受商务科的指导和监督，在招标活动的日程安排、技术条件等内容上接受项目指挥长的指导和安排。商务经理主要负责招标的程序性工作，按照本手册和招标管理规定的要求实施招标过程。2. 项目组/项目指挥长：项目组是按照控股公司管理规定设立的基建项目，项目指挥长是项目组的执行代表，在招标活动中负责有关技术条款的核定，在招标活动中与商务经理互相监督。3. 招标工作小组：为某项招标项目而临时性成立的机构，其组长由公司总裁或其授权代表决定。所有招标项目招标工作小组成员包括集团财务人员、项目指挥长和商务经理。其他有关技术专家、商务、造价人员，由招标工作小组组长指定。4. 其他部门：是指集团财务部门、控股公司知识产权办、审计监察部、控股招标办、控股基建处等相关单位，这些部门为招标工作提供支援：造价比较信息、法律审查支援、招标工作监督等。5. 主管领导：指集团总裁或其授权代表。二. 招标工作操作手册以下招标工作操作手册序号按照招标业务流程图相同序号排列。根据招标管理规定必须招标的项目，商务经理和项目指挥长按照以下的手册要求的步骤进行项目招标。1. 编制项目招标计划综合性建设项目，根据进度计划安排由项目指挥长和商务经理共同制定项目招标计划（招标计划见附表一） ，在相关计划获得总裁批准后由商务部门（或小组）按批准的计划安排招投标。项目招标计划的制定与批准，确定了招标项目的主要责任人（主要是招标小组的组长）和招标各阶段的签字人，以减少平时的请示与审批。在招标计划中还需要确定项目的合同结构、标段划分、进度节点、发包模式、合同形式的建议与建议原因。要点：项目招标计划的编制需要根据项目进度计划、施工图纸出图情况，合理划分标段、发包模式。发包模式的选择：平行发包模式、施工总承包模式、总包+专业分包模式、设计施工一体化的承包方式；从进度、质量、控制的角度看，当公司有很强的技术、管理能力时，一般可选用平行发包模式；当公司技术、管理较弱时，可以采用施工总承包方式；总包+专业分包模式使公司能选择专业分包商，因此对整个项目的进度、质量、投资的控制是有利的；设计施工一体化由于设计与施工结合，对项目的经济性可以得到提高，对公司有利，但是评标难度较大，对承发包双方的风险相应增大，一般适合于市政工程、标准厂房、钢结构工程、幕墙工程、装修工程和园林绿化工程等。合同形式的确定：是选择总价合同、单价合同还是成本+酬金合同总价合同要求标的物性质、要求、范围明确，对具备完整施工图的工程且预计今后变化不大的工程适宜采用；在施工图不完整或准备发包的项目内容、技术规范一时尚不能明确予以规定时，往往采用单价合同；当工程内容及其技术指标尚未全面确定，投标报价的依据尚不充分的情况下，因工期要求紧迫必须发包时或者承包方与公司之间有高度信任，承包方在某些方面具有独特的技术、特长和经验时，可以采用成本+酬金合同。计价模式的选定：是选用工料单价法还是综合单价法。材料设备的供应方式：是由工程施工承包方自行采购、业主采购供应、业主指定，施工承包方采购还是施工承包方采购，业主认可。附表一 项目招标计划QM 集团*有限公司*项目招标计划审批表前言: 为了高效率、有计划的完成 *项目 各阶段建设任务，对该项目各阶段的招标作出以下标段的划分和时间安排，并预测了标的数额。本表批准后作为发展工程办项目组和商务科实施项目招标工作的依据和指导招标工作的纲领性文件，在实施过程中的变更需要得到领导的批准。项目名称 预计标 段 决标方式 招标组长 总部参加 招标文件审 批 中标函 签发 合同签署人 招标地点 验收 备注序号分类 标序内 容 计划实施时间 实际实施时间建议决标级别预计金额(万元) 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准 建议 批准注释: 1. 材料费的管理办法: 1 ).全部根据施工图预算按北京市月度材料市场报价信息进行控制，包含在施工标中一起发包。最终按审计后的竣工决算书进行合同结算.2 ).将其中的主要产品( 市场 状况不明确的部分)由业主独立进行招标采购,然后供给乙方使用.2. 内容代码: 1). 决标方式代码: A 为招标小组预决定中标者，报总裁批准; B 为需要经过董事会讨论通过.2). 负责 人或单 位代码: 唐总裁, 发展工程办, 控股长沙, 项目指挥长,商务经理3. 签署说明：在中标通知函、合同签署前，必 须通过请示函的形式得到批准后签署。4. 操作流程按照批准的招标管理规定和招标手册执行。编制人： 审核人： 审批人：2. 计划审批项目招标计划编制后，先由项目指挥长和商务经理确认后交商务科、工程科审核，核准后交发展工程办审查，最后交集团总裁审批。3. 招标实施备案：在具体某项需要招标的项目开始前，商务经理同时会同项目指挥长根据已获总裁批准的项目招标计划填写招标实施报告 ，内容包括招标具体时间安排表、招标（评标）小组成员名单、评标办法、招标方式（内部招标还是公开招标） 、对投标方资质要求、投标保证金数量（投标保证金根据招标标的金额大小，一般在 5000 元或 10000 元，可以是现金、支票或银行保函，保函格式见附件投标保证金银行保函） 、履约保证金数额（格式见附件，金额为合同价的 5%）报商务科备案。时间要求：招标文件发放后，一般根据招标项目的大小、难易程度最少给予投标方两天的时间进行投标书的编制。项目实施报告样本见附件。商务招标实施报告商务2003第 号（填写招标书编号）主 题：关于*项目招标报告呈 报：发展工程办抄 送：商务科内 容：发展工程办：根据*项目的进度安排，拟对以下项目进行招标：招标内容： 时间安排： 年 月 日发标书， 月 日截标与开标。招/评标小组成员： (组长)、 、 、 、 、 。评标办法： 招标项目预计金额： 万元。投标保证金： 万元。只接受支票。 （一般用支票，操作时可以根据情况可以收取现金） 。投标方资质要求： 。发包模式： ；合同形式：计价模式：材料设备的供应方式： 。呈 报 人：报告时间：4. 标书制作及投标单位初选4.1. 招标文件的编制与制作原则上，招标文件采用标准文件，标准文件由商务科制订经发展工程办批准后执行。今后报批的招标文件仅需要对主要商务条款和技术条款进行审批。商务经理组织编制招标文件。其中商务条款由商务经理负责编制，技术条款由项目指挥长指定技术人员负责编制。审核后的招标文件中的合同条款用电子邮件方式同时报 QM 集团知识产权办提前初步审核。招标文件应包括以下内容（具体见样本）： 招标邀请： QM 公司的文字介绍和网站； 能有效说明招标产品或工程的名称、数量、技术规格等要求及开标日期、地点和招标方式、联系人、商务监督电话等； 投标保证金的数量和支票抬头填写。 投标人须知：对招标内容进行全面的介绍，对投标人提出明确的要求； 合同文件：对合同的所有条款作出详细的规定； 投标文件要求的格式：提出投标书的基本格式要求； 附件：提出投标人必须递交的投标附件 格式要求如下：单独 A4 信封：投标一览表商务条款偏离表；技术规格偏离表；投标方情况表；项目业主证明表；诚信承诺。商务标书：报价汇总表投标分项报价表；货物说明一览表；法人授权委托书格式；预付款银行保函格式；资信证明文件；履约保函格式；对供应商的业绩要求；企业介绍资料；技术标技术或施工方案；施工组织设计。 标书制作份数为参加投标单位数量加四份，一份项目部归档，一份商务归档，两份作为开标、评标时的参考。4.2. 投标单位初选商务经理将所有候选单位汇总，汇总格式见下表。汇总后报发展工程办，对于不符合资质要求、业绩要求、声誉要求的企业在备注中注明。通过初选单位的数量要求：标的额(万元)通过资格预审单位邀请参加投标的单位 备注1000 10 6投标单位的来源必须在汇总表中注明来源： 项目组联系 商务科联系 QM 销售公司介绍、政府有关部门介绍、其他人员介绍*招 标 项 目 投 标 单 位 汇 总 表编号 公司名称 注册资金 资质等级 成立时间 企业性质 曾获殊荣 主要业绩 联系人 电话/传真 手机 单位来源(推荐人) 备 注123456填写是否通过资格预审5. 标书审批及确定投标候选单位：5.1 招标书审批招标书编制后，由商务经理填写招标审批表 ，由商务经理、主管工程/技术的工程师、招标小组组长（项目指挥长）及发展工程办主任审批后才能发放。招标审批表中应载明（审批）的事项如下： 招标项目名称 招标内容 投标单位资质要求 主要技术条件 项目实施时间 投标保证金数量 付款条件等内容。*项目招标书审批表项目名称招标文件发放时间图纸发放时间递交投标书截至时间投标保证金工期要求报价要求货款支付方式资质要求商务科意见项目组意见工程办主任意见5.2 确定投标单位招标小组在接到招标项目投标单位汇总表后在 24 小时内经内部讨论后确定参加投标的单位。招标小组在招标项目投标单位汇总表上直接圈定拟参加的投标单位后在汇总表上签名，签名后原件送项目档案归档，商务经理取得复印件，商务经理根据复印件进行下一道步骤。要点：根据招标项目的性质，确定参加投标单位的原则如下： 按照公司性质考虑内资、外资、私营企业都要有投标单位； 根据公司规模，大、小公司都要有所代表； 数量不少于 4.2 中规定的数量； 若实际参加投标的单位少于规定的数量时，商务经理应在最早的时间里通知招标小组组长，由招标小组确定是否增加投标单位。 商务经理、项目指挥长等不能减少已经确定参加投标的单位，但是可以增加若干家投标单位。6. 资格预审、诚信承诺收发商务经理自接到经招标小组选定了的投标单位汇总表后，根据时间安排，向各投标单位传真招标邀请。招标邀请传真文件需要保存备查。招标邀请传真内容和形式如下页。要点：出现以下情况时的处理： 拟参加的投标单位来不及开支票时，可以先发招标文件，但是需要其在投标截止日期前将投标保证金交到财务人员，如没有及时交保证金，其投标书作废。 需要电话确认投标单位有关人员已经收到招标邀请丙进行电话记录。 尽量在投标文件截止前将资格预审表格（投标单位情况表、业主方证明表） 、诚信承诺等交到商务经理处。 在投标前未提供诚信承诺 、在投标文件中缺少诚信承诺并且在要求其提供诚信承诺而投标单位不提供诚信承诺的，该投标单位的投标书为废标。招标邀请样本QM 集团控股有限公司招 标 单 位 名 称 电话 传真 公司网页 Http:/FaxTo： From： Fax： Date： Phone： - Pages： Urgent For Review Please Comment Please Reply Please Recycle主题： 投标邀请 QM 控股有限公司是一家民营科技实业投资公司。投资领域涉及高新实用机械设备制造业、车辆制造业、网络通信设备制造业及集成工程、租赁服务业、新材料、进出口及海外事业等。QM 重工股份有限公司是 QM 控股投资并控股的核心企业，由 QM 重工业集团有限公司整体变更设立，其制造基地位于中国长沙经济技术开发区。QM 重工主营工程机械产品及配件的开发、生产和销售，具有生产拖式混凝土输送泵、混凝土泵车等混凝土施工机械、全液压振动压路机、摊铺机等高等级路面施工机械、全液压推土机、挖掘机等铲土运输和挖掘机械共八大类 50 种规格的各类工程机械产品及配套部件的能力。2002 年底QM 重工股份公司通过了中国证监委发行审核委员委的审核，于 2003 年 7 月在上交所公开挂牌，成为公众上市公司。股票代码：600031 详情请登陆公司网站 。 现遵照国家及*市建委有关文件规定，对 招标项目名称招标项目名称招标项目名称 进行邀请招标。凡具有 资质的单位,均为合格的投标人，可按下列事项进行投标。兹邀请贵单位参加我单位 招标，请按以下时间、地点安排到我公司领取招标文件 ， 请 注 意 ， 领 取 招 标 文 件 时 需 要 提 交 支 票 人 民 币元 的 投 标 保 证 金 。1、 招 标 文 件 编 号 ： 2、 招 标 项 目 名 称 ：3、 招 标 内 容 及 要 求 ：4、 工 程 质 量 要 求 ：5、 工 期 ： 6、 工 程 地 点 ：7、 招 标 文 件 在 领 取 。招 标 文 件 领 取 时 间 ： 年 月 日 时 前 （ 北 京 时 间 ）领 取 地 点 ：联 系 人 ： 电 话 ： 传 真 ：8、 投 标 地 点 ：9、 投 标 截 止 时 间 ： 年 月 日 时 前 （ 北 京 时 间 ） ， 逾 期 收 到或 不 符 合 规 定 的 投 标 文 件 恕 不 接 受 。10、 开 标 时 间 ： 年 月 日 时 。11、 开 标 地 点 ：12、 招 标 文 件 澄 清 时 间 ： 请 在 年 月 日 前 与 我 方 联 系 （ 技 术 方 面 询 问 请 以 信 函或 传 真 形 式 ） ， 我 们 将 于 月 日 前 用 书 面 形 式 统 一 答 疑 (请 提 供 传 真 机 号 )。13、 投标保证金：人民币 元有效支票，支票抬头：（注：收到传真后，请确认并发回执函至（ ） 年 月 日 7. 收投标保证金投标保证金由参加招标小组的财务人员负责接收投标保证金。投标保证金一般应该是同城支票。外地投标单位并且本地没有办事处的可以用现金提交保证金，现金交公司财务部。财务人员收到投标保证金支票/现金后向交钱单位开具收条（收据） 。在开标前尚未交纳投标保证金的投标书为废标。8. 招标文件及相关资料、图纸的发放与澄清招标文件由专人负责发放。发放招标文件时发放人应检查领取人的保证金收据和对照该单位是否为我们邀请的单位，并由领取招标文件的单位填写招标文件发放登记表 。所有对外的澄清、修改招标文件和答疑一律采用书面形式，为招标文件的有效组成部分。在对外公布之前必须经招标小组中项目指挥长和商务经理共同审核并签字后发布。招标文件发放后 Email到知识产权办进行合同预审查。*项目招标文件发放登记表招标项目：单位名称地址电话传真领取资料清单到达时间联系人 手机领取人 时间发放人（签字）：时间：9. 合同文件预审查招标书发放后，将最终电子版 Email 到发展工程办、知识产权办等负责人进行合同预审查，对合同中的主要问题和不妥处提出，以便在签订合同前修正。一般地，项目招标小组不统一组织踏勘项目现场，由投标单位自行联系项目组有关人员现场踏勘。10. 开标准备记录、澄清单、评委意见表在开标前，由商务经理准备好开标表格、开标记录表、评标报告记录、评委意见表等资料，以便开标时有条不紊。 资料与表格后附样本。11. 获得标的物比价信息开标前，由商务经理向商务科获取北京、长沙、北京等地 QM集团的基建处、招标处等地获得相同项目的造价资料和技术条件，以便开标后作为评标报告的比价附件，以便领导决策时参考。 获得的标的物比较信息中的规格尽量一致，时间上最好相差不远； 在项目招标计划审批后或者项目成立之初就可以将本项目所需要的所有比价资料一次性从长沙、北京和北京基建处、招标处或得。 公司将建立工程造价信息系统，在内部公开，以便集团各地招标部门能方便地查找到需要的造价比较信息。比价报告见附页。第 号主 题：关于*的请示呈 报： 执行总裁级 别： 紧急 一般内 容：唐总：您好！*项目招标已经结束，现对招标结果与北京、长沙和北京的对比如下：关于*项目招标的比较报告项目 北京 长沙 北京 本项目 比较结果总价平方米单价含桥梁总价项目内容与做法付款方式质量赔偿工 期工期奖罚款保修期质保金履约保函请审查！呈报人： QM 控股有限公司 *项目部请示12. 标书送达、开标与询标投标文件由专人负责收取，收取时注意核实标书是否符合招标文件的形式要求（密封情况） ，并进行标书登记，无误后向投标单位发放投标文件收据 。开标：在评标组长、副组长、财务人员在场的情况下（特殊情况下，最少两人）按照招标文件的时间、地点由商务经理组织开标。开标时进行符合性检查，检查如投标书、投标保证金、法人授权书、资格证明文件、技术文件、投标分项报价表是否齐全，填写符合性检查表 ，做出是否合格的结论。并填写开标一览表 ，由参加开标人员签字确认。对符合性检查合格的投标商需进行商务评议，商务评议内容包括投标商的经营范围、业绩、工期、付款条件和方式等。对照招标文件，做出商务评议表，做出商务评议结论。 开标时，必须有招标组长、项目指挥长、商务经理、财务人员、其他技术与经济人员，总数不少于 5 人。 按照招标计划表的安排，有些项目的开标，需要提前邀请QM 重工/长沙 QM 控股有关技术和经济人员参与。 当招标组长有事不在开标现场时，需要事先电话请示，由招标组长确认其不参加的情况可以开标时，才可以由其指派负责人组织开标，开标后，由商务经理向招标组长汇报开标情况。询标：根据商务偏差表和技术偏差表由评标小组仔细审查标书，商务评标组审查商务偏差要求，技术评标组审查技术要求和按照评标办法进行评分，要求投标单位就关键问题如工期、报价、质量等方面进行澄清、承诺。一般地，报价最高的几家投标单位不进行询标。评标由评标小组按照招标文件中确定的评标办法进行，完成后出具评标报告 ，该报告需评标小组全体成员签字。评标时应参考长沙控股基建处、招标部、北京基建处与此标的相同或类似的相关资料。综合比较标的物性能、质量、价格、交货期、运输费用、投标方的资信情况及其商务条款等因素，按照公正、科学、严谨和公司利益最大化的原则及招标文件的要求进行评标。评标环节包括：符合性检查、商务评议、技术评议、价格评议、资格后审。评标采取逐级淘汰制。即符合性检查不合格则不能进入商务评议；商务评议不合格则不能进入技术评议；技术评议不合格则不能进入价格评议。只有在商务和技术上均满足招标文件要求，通过资格后审且综合得分最高的投标商才能建议中标，评标采取百分制法。13. 技术与商务澄清利用各种商务技巧，同投标人反复洽谈，报出最低价，同时确定最优惠的付款条件，作为议标内容之一。澄清与承诺可以采用电话澄清（事后补书面澄清）或传真方式澄清。技术要求高和标的金额超过 500 万元的，应由评标小组与单个投标单位进行澄清与新的承诺，当场制成会议纪要。澄清后，由商务经理初步填写预评标报告 ，对符合技术要求的投标单位要求第二次投标报价。14. 商务谈判、资格后审和考察：对于符合技术要求，综合评议最好的的两名投标单位进行资格后审和考察，进行商务谈判。商务谈判技巧与要求： 付款条件优惠时，可以要求再降价； 声称其它投标单位报价更低，商务条件更好； 在中标通知书发放之前，要求将所有的商务条款、技术条款和合同条款全部确定，确定好，在签订合同前发送。 只有在合同条件均已经谈妥并可以签订合同的情况下，才能发送中标通知书 ，以避免一对一谈判的被动； 原则上不到签订合同前，不让预中标单位确定他一定中标； 原则上，在确定合同而非中标前，把合同准备好。15. 合同审查合同谈判结束后，在签订合同前，将正式合同文本（填写好合同单位、合同金额）发送到控股知识产权办进行法律审查。送知识产权办进行法律审查时，需要填写法律咨询单,见以下附页。法律咨询单部门： 咨询人： 咨询日期： 备注：咨询内容：16. 领导合同审查将知识产权办的反馈意见根据需要修改后，填写商务呈批函，连同正式的评标报告 ，报领导审批。定标：将评标报告与长沙 QM 重工基建处、财务处或审计监察部已经有的如质量、造价等资料一同递交总裁或其授权代表，由其确定中标单位。17. 编写评标报告根据实际情况填写正式评标报告 ，正式评标报告包括以下内容： 招标项目概况； 招标过程（时间、投标单位情况）简介； 开标情况； 二次投标情况； 开标一览表； 商务审查、技术审查表等； 评委意见表； 比价报告； 商务呈批函等。详情请见附件样本。要求简洁、清晰。18. 评标报告审批与定标商务经理在获得正式评标报告和准备好商务呈批函、比价报告后，收集所有应参加开标人员、评标人员的签字后报总裁或其授权代表定标。在规定时间内向中标单位发送中标通知书 ，办理履约保函 ，同时向财务部门申请退回投标保证金。19. 订立合同在评标报告获得审批后，向中标单位发送中标通知函同时由相关负责人与中标单位签订合同，合同内容以谈判后签订的协议为依据。20. 合同投递、资料归档合同签订后，向项目资料组一份正本、财务送一份正本、一份复印件，商务科一份复印件，项目指挥长一份复印件。商务经理负责将招标过秤的所有资料一套（见附件招标目录）送项目组资料归档，商务经理留一套复印件以备查。21. 合同执行合同签订后，由项目组负责执行。22. 退保证金审批商务经理填写投标保证金退回申请，财务确认可以开始退回后，才向未中标单位发送为中标通知书。23. 发送未中标通知书：在签订合同并收到中标单位的履约保函后，由商务经理签字向未中标单位发送未中标通知书 ，通知财务退回投标保证金。中标单位凭投标保证金收据和履约保函收条、未中标单位凭未中标通知书和投标保证金收据到财务部门领取。24. 合同执行与合同管理项目指挥长负责合同的执行，合同管理按照公司有关合同管理的规定执行。三. 附件：招标表格表格目录1 准备阶段1.1 表一：招标计划审批表1.2 招标申请书1.3 招标请示表（时间安排、人员安排、参选单位、投标保证金数额、履约保证金数额等）1.4 招标请示文件呈阅表2 资格预审2.1 投标方情况表2.2 项目业主证明表2.3 诚信承诺2.4 投标单位汇总表2.5 通过资格预审单位汇总表3 发标3.1 招标文件审查审批表3.2 招标文件发放登记表4 开标4.1 标书送达登记表4.2 投标文件收据4.3 投标文件完整性检查记录表4.4 投标单位开标一览表4.5 投标文