工作流角色管理用户手册

工作流角色管理用户手册编写约定 通用格式约定格式 意义宋体 正文。下划线 输入信息。斜体 提示信息。 图形界面格式约定格式 意义“” 窗口名称。 普通菜单项或树状结构菜单项。【】 窗口中的按钮。窗体中的选项。 连续选择菜单及其子菜单或树状结构。 键盘操作约定格式 意义键 1 键盘上的键名。键 1+键 2 在键盘上同时按下两个键。 鼠标操作约定格式 意义单击 按下鼠标左键单击某一对象。双击 连续两次鼠标左键打开某一对象。右击 选中某一对象按下鼠标右键。拖放 按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。 特别标志格式 意义温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意： 提供一些应用关键的描述。举例： 列举实例以便用户加深理解。操作前提： 进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义： 定义内容中出现的财务或计算机术语。工作流角色管理用户手册 目 录I目 录1 工作流角色管理概述 .11.1 总体概述 11.2 特性介绍 22 详细配置及流程应用 .42.1 工作流角色 42.1.1 菜单位置 42.1.2 工作流角色 42.1.3 工作流角色列表界面 72.2 工作流角色组 82.2.1 菜单位置 82.2.2 工作流角色组 82.3 流程配置工具改造 92.3.1 参与人设置 92.3.2 连接弧设置 112.4 工作流角色运行期逻辑 122.4.1 参与人设置工作流角色的运行逻辑 122.4.2 连接弧设置工作流角色的运行逻辑 133 案例分析 .143.1.1 参与 人应用 143.1.2 连接弧应用 1611 工作流角色管理概述1.1 总体概述工作流遇到的问题：流程执行人的静态设计无法满足运行期的动态变化。目前的 EAS 组织体系、职位和职员体系、参与人关系等无法完全满足工作流的参与人配置，为了实现更复杂的参与人设置，通常需要写大量的脚本，脚本里可能涉及到组织、职位、人员，当组织架构调整、职位变化，职员离职，脚本可能会挂起或者计算错误，需要进行调整，工作量很大，且操作复杂，需有开发经验的人员才能处理，使维护和管理变得更加困难。为什么会存在这些问题：因为工作流的汇报关系具有个性化和动态性的特性。个性化包括行业特性和管理特性；动态性包括业务变化、管理变化、异常变化等特点。而 ERP 内在的汇报关系是固定的，工作流的定义是预置的，也是相对固定的，这就会导致需要不断调整工作流配置去适应动态的变化，目前需要能做到不需要调整工作流也能使用动态变化。解决方案：基于以上原因，增加了一种参与人设置，即工作流角色，将相同角色的人员定义为一个角色，人员对应不同的行政组织，流程配置工具参与人直接设置为某角色，运行时根据单据的组织能准确找到该参与人。优点：(1)根据单据的组织字段自动匹配对应的审批人 (2)实际审批人发生变化时，只需要去调整角色里的人员，不需要更改流程定义。 工作流角色管理系统由以下部分组成：1、工作流角色菜单：配置工作流角色界面，将相同审批角色的人员定义成一个审批角色，对应不同的行政组织，运行时根据单据上的组织自动找到对应的审批人。对应使用角色：业务系统实施人员，企业工作流管理人员、业务人员。、工作流角色组菜单：配置工作流角色组界面，角色组可以随意组合已有且启动的工作流角色对应使用角色：业务系统实施人员，企业工作流管理人员、业务人员。3、流程配置参与人设置界面优化：流程配置工具增加工作流角色和工作流角色组参与人设置。4、流程配置连接弧界面优化：连接弧条件增加判断单据申请人是否属于某角色。5、工作流角色运行服务：流程参与人设置了角色，根据规则找对应的审批人，规则在下文详解。 1.2 特性介绍1、 可定制、方便易用工作流角色定义简单，根据客户的业务需求，可以将不同职位的人按照职责要求定义在相同的工作流角色里，供审批时使用。2、 动态性当业务人员发生变动时， 举例：人员离职、人员职责变动等，只需要更改工作流角色即可，不需要改流程定义重新发布。3、 可修复流程运行期也支持修改角色人员，避免了找错人或者人员离职导致挂起等问题。4、 引擎强大流程运行期根据单据的组织字段自动在角色中匹配对应行政组织的审批人42 详细配置及流程应用温馨提醒：工作流角色管理同时支持 WEB 和 GUI 配置，以下以为详解。2.1 工作流角色工作流角色是将相同职责的人员定义成一个审批角色的过程，分为职员角色、职位角色和组织角色。2.1.1菜单位置Web 门户登录应用企业建模业务流程管理 工作流管理平台工作流角色GUI 客户端登陆应用中心企业建模业务流程管理工作流管理平台工作流角色52.1.2工作流角色工作流角色菜单打开的是角色列表界面，新增角色有三种类型：职员角色、职位角色、组织角色。1) 职员角色定义：角色定义对应的是职员，运行时通过单据上的组织字段自动在定义的角色中找到对应的职员。WEB 页面展示:GUI 页面展示:6职员角色界面字段详解：字段名 描述角色编码 角色编码，唯一性，不能重复角色名称 定义角色名称，可以重复管理员 该角色的管理员，默认是角色创建人，可修改为其他人。角色管理员不用分配权限就可以修改删除角色。角色所属组织 角色必须设置所属某组织，该组织设置后有两个作用：1、角色列表界面左边的组织树会显示该组织 2、分录对应的行政组织是按照该组织过滤的，显示该组织和该组织的下级组织角色描述 描述角色作用分录-行政组织 行政组织范围与单据头“角色所属组织”设置有关，显示的是“角色所属组织”设置的组织及下级组织分录-是否包含下级“是”表示行政组织及下级组织，表示当前组织及下级组织对应的审批职员是一样的；“否”表示仅仅是所选行政组织分录-组织对应职员职员默认在所选行政组织下的职员，但可以通过勾选“全部组织” ，从所有的组织下的职员中选择分录-是否委托 “是”表示委托，当组织对应职员离职或者禁用等状态发生变动时，可通过委托找委托职员，这样流程不会挂起。 “否”表示不需要委托分录-委托职员 “是否委托”设置为是，那委托职员必须设置，否则不能设置72) 职位角色定义：角色定义对应的是职位信息，运行时通过单据上的组织字段自动在定义的角色中找到对应的职位。WEB 页面展示:GUI 页面展示:职位角色界面字段详解：字段名 描述角色编码 角色编码，唯一性，不能重复角色名称 定义角色名称，可以重复管理员 该角色的管理员，默认是角色创建人，可修改为其他人。角色管理员不用分配权限就可以修改删除角色。角色所属组织 角色必须设置所属某组织，该组织设置后有两个作用：1、角色列表界面左边的组织树会显示该组织 2、分录对应的行政组织是按照该组织过滤的，显示该组织和该组织的下级组织角色描述 描述角色作用8字段名 描述分录-行政组织 行政组织范围与单据头“角色所属组织”设置有关，显示的是“角色所属组织”设置的组织及下级组织分录-是否包含下级“是”表示行政组织及下级组织，表示当前组织及下级组织对应的审批职员是一样的；“否”表示仅仅是所选行政组织分录-组织对应职位职位默认在所选行政组织下的职位，但可以通过勾选“全部组织” ，从所有的组织下的职位中选择分录-是否委托 “是”表示委托，当组织对应职员离职或者禁用等状态发生变动时，可通过委托找委托职员，这样流程不会挂起。 “否”表示不需要委托分录-委托职员 “是否委托”设置为是，那委托职员必须设置，否则不能设置3) 组织角色定义：角色定义对应的是组织信息，获取该组织下的所有职员信息，组织角色主要作用是判断单据申请人是否属于该角色， 举例：启动条件判断申请人属于该组织角色，触发该流程定义，一般不做审批人使用。WEB 页面展示:GUI 页面展示:角色界面字段详解：9字段名 描述角色编码 角色编码，唯一性，不能重复角色名称 定义角色名称，可以重复管理员 该角色的管理员，默认是角色创建人，可修改为其他人。角色管理员不用分配权限就可以修改删除角色。角色所属组织 角色必须设置所属某组织，该组织设置后有两个作用：1、角色列表界面左边的组织树会显示该组织 2、分录对应的行政组织是按照该组织过滤的，显示该组织和该组织的下级组织角色描述 描述角色作用分录-行政组织 行政组织范围与单据头“角色所属组织”设置有关，显示的是“角色所属组织”设置的组织及下级组织分录-是否包含下级“是”表示行政组织及下级组织对应的所有职员， “否”表示仅仅是所选行政组织对应的职员2.1.3工作流角色列表界面工作流列表界面显示所定义的工作流角色信息，左边的组织与角色所属组织有关。WEB 页面展示:GUI 页面展示:列表界面按钮功能详解：按钮名 功能描述10按钮名 功能描述新增 新增角色，可新增三类角色，职员角色、职位角色、组织角色。只有分配了新增角色功能权限的用户才能新增角色，权限项位置：企业建模-业务流程管理-工作流角色管理-工作流角色-工作流新增角色权限复制 复制角色，有新增权限的用户可操作此按钮查看 查看角色 ，有查看权限的用户可用，权限项位置：企业建模-业务流程管理-工作流角色管理-工作流角色-工作流查看角色权限修改 只有管理员和角色创建者可修改角色，不需要分配权限删除 只有管理员和角色创建者可删除角色，不需要分配权限。启用的角色及被流程引用的角色不允许删除更多-刷新 刷新角色功能更多-启用 角色的启用，角色新增后默认启用状态更多-禁用 角色的禁用，流程一旦被角色组和流程引起，不允许禁用更多-职员角色查询输入职员信息，可以查看该职员在哪些角色中配置，通过“查看角色”按钮可查看角色详情2.2 工作流角色组工作流角色组是已启动角色的组合。使用场景：在流程配置工具参与人设置，如果参与人需要设置多个角色时，可以直接选择角色组，当业务发生变化时，不需要更改流程定义参与人，只需要改角色组的内容即可。2.2.1菜单位置Web 门户登录应用企业建模业务流程管理 工作流管理平台工作流角色组WEB 页面展示:11GUI 页面展示2.2.2工作流角色组工作流角色组菜单打开的是角色组列表界面， 角色组是已启动角色的组合。WEB 页面展示:GUI 页面展示:列表界面按钮功能详解：按钮名 功能描述12按钮名 功能描述新增 新增角色组，只有分配了新增角色组功能权限的用户才能新增角色，权限项位置：企业建模-业务流程管理-工作流角色管理-工作流角色组-工作流新增角色组权限复制 复制角色，有新增权限的用户可操作此按钮查看 查看角色 ，有查看权限的用户可用，权限项位置：企业建模-业务流程管理-工作流角色管理-工作流角色组-工作流查看角色组权限修改 只有管理员和角色创建者可修改角色，不需要分配权限删除 只有管理员和角色创建者可删除角色，不需要分配权限。被流程引用的角色组不允许删除2.3 流程配置工具改造由于增加了工作流角色和工作流角色组两个功能，流程配置工具也改造使用角色相关功能，主要改造的地方有两个，一个是参与人设置，另外一个是连接弧条件设置。2.3.1参与人设置参与人设置增加工作流角色和工作流角色组，支持按照编号和名称模糊查询、支持查看角色详情，可选择多个角色，如图：13操作前提：参与人配置工作流角色和角色组时一定要选择组织字段，因为角色都是需要通过组织找到对应的人员信息。如果不选择组织字段，确定时会有信息提醒。温馨提醒：提交节点的参与人不能用工作流角色和角色组2.3.2连接弧设置连接弧设置增加了“设置单据申请人是否属于某角色” ，如果单据申请人属于该角色，结果为 true，否则为 flase使用场景：不同角色的申请人走的流程分支不一样，以前需要写脚本判断申请人的职位信息，现在只需要在连接弧设置工作流角色即可。 举例：公司总经理和普通员工的费用报销单的审批节点不同。14操作前提：申请人字段一定要设置才能使用。温馨提醒：连接弧属性设置业务条件设置和角色判断是与的关系，可以配合使用。补充：判断条件可以仅设置申请人，也可以仅设置组织字段，也可以全部都设置，全部都设置是与的关系2.4 工作流角色运行期逻辑2.4.1参与人设置工作流角色的运行逻辑使用工作流角色作为参与人，最关键的是通过对应的行政组织，然后找到对应的审批人，但是配置单据上的组织字段不一定是行政组织，因此关键就需要根据配置的组织字段找到对应的行政组织，因为工作流角色是按照行政组织配置的。通过单据上的组织字段找行政组织是后台自动查找，查找规则是：15第一步：判断该组织字段本身是不是行政组织，如果是，就找到了第二步：如果该组织字段不是行政组织，找它的委托关系是否存在行政组织委托，如有有，就找到了。第三步：如果没有行政组织委托，就找该组织字段的上级业务组织是否是行政组织，直到找到为止。具体通过组织字段找申批人的运行逻辑如下：2.4.2连接弧设置工作流角色的运行逻辑16判断单据上的申请人字段是否属于某角色，只需要判断该申请人是否在这个工作流角色里即可。注意：为什么不直接用创建人而需要设置申请人字段呢？因为很多单据的创建人并不是单据申请人，比如采购单，入职申请单等，单据创建人通常是采购部门人员和hr 人员，而不是申请人本人，直接用创建人去判断会出错。3 案例分析本章以两种典型的业务应用场景为例，介绍工作流角色具体设置方法。介绍过程中为了突出描述关键业务的实现，对整个流程定义进行了简化，实际应用过程中，可以根据具体的业务需求，综合运用各类典型案例所提供的方法进行流程定义的设计。3.1.1参与人应用本案例介绍参与人设置为工作流角色的使用场景，实际应用过程中，可参考类似场景进行参与人的设置。3.1.1.1 参与人应用1) 业务场景费用报销单提交后都需要经过一级部门经理审批，才能到出纳，由于不同提交人的部门不一样，需要根据提交人所在部门，准确找到对应的一级部门经理。2) 场景分析某一级部门下还分多个二级部门或三级部门，员工所属部门级次不确定，关键是通过申请人所属部门找到对应的一级部门。3) 关键步骤配置此流程的关键配置步骤在于首先需要配置经理人角色，然后正确配置参与人。步骤 1：配置经理人角色17Web 门户登录应用企业建模业务流程管理 工作流管理平台工作流角色，新增职位角色（或职员角色） ，如图步骤 2：参与人配置4) 实现结果根据参与人配置的组织字段所获取的申请人部门信息，找经理人组部门对应的审批人。因为角色的部门包含下级，所以不管申请人是二级部门还是三级部门，都可以直接找到一级部门对应的经理人3.1.1.2 职员离职变动引发的工作流角色的应用1) 业务场景18广州分公司财务部总经理张三离职了，导致经过他的流程挂起了，信息部发现问题后，需赶快修正，否则越来越多的流程将挂起。2) 场景分析通过工作流角色的“职员角色查询”查找张三该职员出现在哪些角色里，然后全部修改为其他人即可，好处：1、流程定义不需要重新修改发布 2、运行期的流程不会再挂起。3) 关键步骤配置在工作流角色列表界面，通过“职员角色查询”查找并修改某职员所在的角色即可。4) 实现结果角色修改后，运行中的流程和以后发起的流程都正常运行。体现了流程的动态性，人员离职、人员职责变动等，只需要更改工作流角色即可，不需要改流程定义重新发布。193.1.2连接弧应用3.1.2.1 连接弧分支应用本案例介绍连接弧设置为工作流角色的使用场景，实际应用过程中，可参考类似场景进行连接弧的设置。1) 业务场景某分公司的费用报销单流程，普通员工提交的单据只需要直接领导审批，然后到财务出纳；而经理人提交的流程，需要分公司总经理审批、财务经理审批，才能到财务出纳，审批的级次不一样。2) 场景分析该案例关键是如何区分单据申请人是普通员工还是经理人，以前可能需要写脚本通过判断申请人的职位信息，通过返回值设置连接弧条件，现在可直接使用工作流角色。203) 关键步骤配置此流程的关键配置步骤在于首先需要配置经理人角色，然后正确配置连接弧条件。步骤 1：配置经理人角色Web 门户登录应用企业建模业务流程管理 工作流管理平台工作流角色，新增职位角色