浅谈as公司日常财务控制问题

1浅谈 AS 公司日常财务控制问题AS 公司成立于 2001 年 5 月 29 日，其经营范围包括：方便粉丝、调味品、饮料、方便面的生产、销售、本企业生产、科研所需的原辅材料、机械设备、仪器、仪表、零配件及相关技术的进口业务。该公司自成立以来，经营业绩稳步上升，全国销售网络逐步完善，经销队伍逐步壮大，公司上下对其发展充满信心。但至 2010 年二、三月间，其销售回收额大幅下滑，而销售费用却不可遏止地大量发生，出现流动资金严重不足的问题。当年 4 月该公司当机立断，实施重新探寻合适的费用控制方式，直到当年 9 月才恢复往年同期正常水平。该公司出现这种状况，到底日常财务控制存在何问题？这就值到研究探讨了。一、AS 公司日常财务控制存在的问题（一）控制应收账款工作做得不够深入和过细对于应收账款 AS 公司虽做了大量的工作，但是对应收账款的关键性工作做得不够深入和过细，存在着严重的缺陷。如曾在佛山红极一时的“芳邻超市”因不能持续经营于 2009 年 2 月而倒闭了。各供应商都急着向商场索要货款。幸好，该超市对供应商尚同意支付能提供确切证据的债务。AS 公司财务中心及业务部门立即收集所有有关该超市的债务票据。与超市核对往来账后，AS 公司发现双方差距甚远，芳邻超市账务所挂应付账款为 105800 元，而 AS 公司账务所挂应收账款为 134620 元。对于类似的幻 A 卖场，也同样存在较严重的问题。从 2009 年 2 月起，财务中心会同销售分公司业务部门就应收账款展开了一场大规模的清查。期间历时三个月，委派了三任应收账款清查小组负责人进行清查工作，但是其结果却是令人沮丧的，往来账发现与超市的缺口高达 50 万，但是却找不到原因，亦不能肯定是超市少计了，还是 AS 公司账务存在问题。从以上的例子说明，AS 公司日常财务控制应收账款工作队是存在着不够深入和过细的缺陷。（二）销售系统营业费用控制不当AS 公司现行营业费用控制办法是一把双刃剑，一方面切实有效地控制了风险，另一方面却制约了销售的提升。2AS 公司由于 2010 年第一季度的危机，公司董事会把企业风险的控制的重视提到了前所未有的高度。对于销售费用的控制奉行“先收后支，以收定支”的八字方针。让我们来分析该政策如何制约销售的提升：“先收后支”的含义为销售系统要先回款公司才给予拨付销售费用，而对于正常的顺序应先拨付一定的销售费用才能推动当地的产品动销。没有费用支持区域销售人员“巧妇难为无米之炊” 。公司有可能陷入一个恶性循环：公司坚持销售系统先回款才能拨付费用，销售系统没有费用不能开展一切必要的销售活动，当然就没有货款汇回公司。 “以收定支”的含义为：公司给各区域核定一个费用率，一般为 10%，每月可用的最大限额为当月回款总额乘以费用率。该模式必然为导致销售无法上台阶。因为从根本上来讲，销售提升与费用的关系是先有费用的投入才能有销售的提升。在实际的执行过程中还暴露出在该政策下必然会出现的重大缺陷：“月度费用预算表”无法执行，陷入名存实亡的境地。（三）原材料购进环节采购价格存在不合理现象采购环节存在不合理的现象：大宗原材料，如彩袋、棕桐油等，每一品种只有一家供应商，缺乏竞争；公司发觉只有一家供应商很不妥，指令供应部寻求多家供应商，但该部门要么久拖不办，要么对于第二家供应商设置种种苛刻条件。例如棕搁油及菜油，一直由批发市场一商家供应。财务中心对此提出质疑。供应部解释：该供应商提供的产品品质稳定、价格合理、垫资金额高。公司为供应部寻找了第二家供应商。在合作过程中，供应部在采购量的分配上显然不合理。没过多久，供应部便与该供应商停止合作，理由是该供应商垫资较少、送货不及时。其农副产品由于具有价格不稳定的特点，供应部对此类原材料仅确定供应商，但不确定单价。农副产品随着产品品质与季节的不同，价格随之发生波动。公司一直以来无法确定其采购价格是否合理。即使是针对同一种原材料，财务中心派人随同供应部采购员到市场采购亦无法确定其价格是否合理。因为其品质财务中心人员是无法辨认的，当然对其价格就没有发言权。二、完善 AS 公司日常财务控制的建议（一）加强对影响企业日常财务活动的各种风险的评估影响日常财务控制的风险有：应收账款发生坏账的风险、营业费用失控的3风险、采购价格高于市价的风险、存货人为报废的风险。企业对以上风险进行必要的监控和评估，可以从以下几个方面入手：1制定目标公司应制定出明确应操作的目标。应收账款的坏账损失应控制在 5%以内；营业费用要严格控制在销售回款的 10%以内；采购价格应保持在同行业平均水平。2成立独立的风险管理委员会企业成立的独立的风险管理部门是具有相当独立程度的由各部门的专业人才组成的风险管理委员会，必要时还应当聘请企业外部的有关风险评估和风险管理专家的参与。企业的风险管理机构为企业的风险管理提供的组织保障。风险管理机构对涉及企业经营管理所面临的各方面的风险均应进行管理和监控。从 AS 公司目前的情况来看，公司可以成立由公司财务中心、总裁办、销管部、品牌推广部、采购部、茂源物流公司组成风险管理委员会，由其对公司日常财务上的风险进行分析与评估，定期或不定期地提出风险分析报告。3分析和评估影响日常财务控制的风险辨识和分析风险的过程是一种持续及反复的过程，也是有效内部控制的关键组成要素。企业的风险一般是由外部因素和内部因素所产生的。对于应收账款、营业费用、采购价格、存货而言，外部因素主要有新的法律法规、自然灾害、经济环境的改变、竞争环境、经销商、供应商；内部因素主要有：决策层及管理层的职业素质、人力资源状况、培训方法及激励制度等。4环境变化后的管理经济、产业及管理的环境都是会改变的，企业的活动应随之改变。对应收账款而言，芳邻超市前几年发展非常迅猛，经营状况十分良好，产品销售节节攀升，货款回收严格遵照合同执行，曾经是 AS 公司应收账款授信额度仅次于好又多的大型卖场，高达 40 万元。一旦该超市出现产品动销形势不好，货款支付违约，公司应立即启动风险评估系统，对其进行风险评估，作出减少或停止供货的决策。（二）规范和完善日常财务的各种控制活动1授权的控制4对于应收账款的财务控制，应严格执行应收账款的审批程序及管理规定。只有符合条件的大型终端卖场才能获得公司的应收账款，具体的授信额度及账期应依据规定的审批程序，开具出货单应获得销售管理部及财务部相关人员的签字认可；对于营业费用的控制，应切实执行总裁办公会确定的年度各区域费用率，销售系统总体控制在回款的 10%以内；对于采购价格的控制，规定应签订合同的供应商，没有生产分公司总经理、财务总监、总裁签字确认的合同审批表不得向该供应商采购；临期产品的退回，超过五件以上必须经公司总裁签字同意，否则库房拒收退货，临期产品的报废严格遵照执行报废程序。2预算的控制AS 公司对于费用内部控制失效可谓是教训深刻，但是现行预算制度存在一定的矫枉过正。销售费用控制过死，不利于销售系统业绩提升及推广宣传活动的开展。为了既坚持“量入为出、以收定支”的费用控制原则，又有利于销售系统经营活动的进行，增强其自主及主观能动性，各个部门可根据实际情况，在费用总额不超前提下进行调节，以达到增强市场应变能力的目的。对于各种预算应按计划执行。3实体控制对于有资格接触和管理的相关实物、不相容职务的分离、不相容职务的岗位分离、盘点与账目对账等工作，都属于财务实体工作，对这些财务实体工作，必须按照有关会计法规准则、财务规章制度的规定和要求，严格把控制和管理职责落到实处，并发挥各项实体控制工作的作用，提高其工作效益。4程序控制对于现代企业来说，需建立完善的内部控制，其手段之一就是监督部门对业务部门进行程序控制。财务中心对供应部的监督主要就是通过程序控制。这是因为财务中心由于直接掌握着资金，能够支配款项，直接参与采购业务，与供应商建立密切的业务关系是不妥当的。但是若采购部失去公司控制及监督，则漏洞过多。建议财务中心对于采购价格的控制应从制定规则、监督执行制度来着手解决此问题。采购比价制度已经被众多企业证明是一个行之有效的办法。（三）建立简单高效的日常财务控制的监督系统要保障健全的内部控制得到切实的执行并有效地运行，需要建立与之配套5的监督系统。所谓监督就是由适当的人员，在适当的基础上，评估控制的设计和运作情况的过程。监督活动由持续监督、个别评估所组成，其可确保企业内部控制能持续有效的运作。1建立应收账款内部控制的监督系统。由财务中心、商场部、销管部、茂源物流公司、总裁办法律审计课组成。其中，财务中心相关人员有进销存会计、费用会计、收入会计、应收账款专管员；商场部相关人员有业务员及主管；销管部相关人员有开单员；茂源物流公司相关人员有运作部及仓库。由上述人员组成的监督系统，其工作分工明确，相互检查工作。应收账款专管员成为信息的枢纽，能够及时发现存在的问题。审计课的审计员定期或不定期的对制度执行情况进行检查，亦能够及时发现问题。通过上述多层次的监督系统，就能够切实有效的保证应收账款内部控制系统的有效运作。2建立临期存货内部控制的监督系统。临期存货内部控制涉及到的部门有财务中心、物流公司仓库、销管部、品牌推广部、品质保证部。各部门之间构成一个监督体系。财务中心作为保证该制度执行的监督部门，确定专人监督检查各项工作，若发现未履行该制度的行为应给予禀告以上的处罚。3建立采购内部控制的监督系统。采购内部控制涉及的部门有：销管部、总经办计划室、采购部、财务中心。该体系就是一个监督系统。同时，财务中心和法律审计课组成调查小组不定期地进行市场调查或与供应商谈判，以获取市场的第一手资料。对于明显高于市价的采购行为，公司将进行重点调查并追究相关人员的责任。6参考文献1熊筱燕、罗建玉、王殿 龙：会计控制论，新 华出版社，2010（01）。2闰培金、王成:企业财务内控精要，中国经济出版社，2009（01）。3李玉周:内部财务控制及 风险防范，西南 财经大学出版社，2009（10）。4宋建波:企业会