公文写作高级培训材料PPT演示课件

公文写作ABC,重庆旅游职业学院 张华艳,目 录,第一单元 公文写作概述第二单元 公文写作关键环节第三单元 常用公文写作,第一单元 公文写作概述,一个单位公文质量的高低，反映着一个单位的政策水平、工作作风、工作效率和工作质量。,一、公文的含义和特点,公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织，办理各种公务时，使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。,（一）公文的含义,（二）公文的特点,1、公文与文学作品的区别：文学是艺术品，自由洒脱，天马行空。 公文是工艺品，严肃认真，精雕细琢。,权威性：严肃郑重（发文后不得修改）、真实可信。工具性：沟通、解决实际问题的重要工具特定性： 具有特定的适用范围：作者、阅者、执行者； 特定的格式：种类、处理程序等； 特定的时效：成文、生效、废除的时间限制等。 朴实性：观点鲜明、语言朴实准确简约、易懂易行。,2、公文的特点,闲静时如姣花照水，行动处似弱柳扶风。心较比干多一窍，病如西子胜三分。,贾宝玉第一次见到了表妹林黛玉，觉得她很漂亮，印象很深。,应用文,公务文体,行政公文：命令、通告、请示、报告等（15种）事务性文书：总结、计划、简报、介绍信等,专用 文书,司法文书：起诉书等外事文书：照会等礼仪文书：祝酒辞、邀请信等科技文书,私务文体,条据类：请假条、借条等书信类：申请书、私人信件等笔记类：日记、读书笔记等其它,新闻文体：消息、通讯等（附学术论文）,二、 法定公文分类,二、法定公文分类,（1）概述：,1996年中国共产党机关公文处理条例规定文种14种；2000年国家行政机关公文处理办法规定文种13种。1998年公文主题词表中列举的其他文种就有60多种。,根据公文功能属性进行分类，简称文种。,从使用性质来看，可分为国家行政机关公文和中国共产党机关公文两大类。,按照行文方向分为上行文、平行文、下行文。,行政机关公文：13类。（国务院发）1、命令（令）；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要。党的公文：14类（中共中央办公厅发）1、决议；2、决定；3、指示；4、意见；5、通知；6、通报；7、公报；8、报告；9、请示；10、批复；11、条例；12、规定；13、函；14、会议纪要。另外，中央军委系统还有其特定的要求。,（二）公文的种类,（一）法定公文种类,（3）统一性：,2012年，党政机关公文处理工作条例确定了党政机关公文种类15个。即：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、 函、 纪要。,材 料,结 构,语 言,表 达,公文的要素,主 旨,三、公文的要素,开头用语： 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。结尾用语：如：为要（盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。过渡用语：如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。,第二单元 公文写作关键环节,一、公文结构用语,（一）公文的标题 1、规范式： 三要素组成，即：发文机关事由文种（用于重要、庄重的公务） 如：万科房地产公司关于下发二季度中干大会讲话的通知 2、灵活式 事由文种如：关于震后安全排查的报告 只有文种（常是不大重要的公务，带周知性)如：请示、报告、通知,二、公文的格式,切记，文种不能省略！,（二）公文的正文,1、原由（直截了当、主旨明确）：（1）依据： 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前”类时间状语 ；简介人物及事迹 文件： 常用“根据”；往往是一句话 （2）目的：常用“为” 原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。,常用三段论：原由+事项+结尾,2、事项（简洁明了、条理清晰）： （1）并列式。横向、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。 （2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。 在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 注意：自此以下常运用序码。顺序是 “一、” “（一）”“1、” “（1）”共四层。 不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。,3、结尾（补充完善，干脆利落）（1）各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。 “特此通知”后，不能加标点。“妥否，请批示”。注意后面是句号，而不是问号、感叹号。（2）希望、号召类。可用感叹号以示强调。,引用公文的结构顺序是： 先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号。 例如： 你行关于调整货币政策委员会及任免的请示（银发200013号）收悉。 常犯的错误有： 1.顺序颠倒，没有标注； 2.有标注，但顺序颠倒。四、关于公文中的数字 正确使用法定的计量单位和数字单位。前后的计量要统一；不能一会用“万辆”，一会用“辆”，一会用“人民币”，一会用“美元”。公文中的数字，除固定成语外，原则上使用阿拉伯数字。公文中的时间，也是用数字，如2008年5月7日。 常见错误：二零零八年五月七日,三、关于引用公文,通 知 今天下午进行公文写作培训，请大家准时参加。 特此通知！ 公司办公室 二零零八年6月17日,(why who when where whathow),特此通知后无任何标点。,落款日期要用阿拉伯数字，“”特殊。,第三单元常用公文写作,一、通知的写作,案例一：,（一）通知的含义： 通知适用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，或发布党内法规、传达上级机关的批示，或传达要求下级机关办理和需要有关单位周知、执行的事项以及任免人员。,（二）通知的特点：,使用范围广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制。 文种多具指导性：通知具有指导、指挥、知照等作用； 具有明显时效性：通知事项一般要求立即办理、执行和知晓；,（三）通知的种类,知照类,颁转类,批示类,主要用于告知某些事项、情况或意图、召开会议任免干部、变更机关名称、设置或拆并机构等事项。,（1）发布类：用于发布规章、法规；（2）转发类：用于转发上级和不相隶属机关的来文；（3）批转类：用于批转下级机关的公文。如国务院关于转发委部门调整住房供应结构稳定住房价格的通知.,上级机关对下属机关、单位就某项工作发出批示、提出要求、作出安排，而又不能或不宜使用命令、批示转文时，就用批示通知。,（四）通知的结构和写法标题 ：通常有三种形式 （1）发文机关名称+事由+文种 E.G：长安公司+关于加强防汛工作的+通知 （2）事由+文种 E.G：关于办理因病退休（职）鉴定的+通知 （3）文种（通知）,正文：通知缘由+通知事项+结尾 （1）通知缘由：通常是单独一个自然段，有的以形势、背景、情况入题；有的直接说明通知的根据、原因和目的。 （2）通知事项：正文的主体部分，或下达批示、布置任务、作出要求，或告知情况，写法通常采用条例式、分条列项写出。必须内容明确、具体、条理清楚。 （3）结束语：通常提出希望、号召或具体执行要求。如主体部分已意尽言止，则不必专门写结束语。落款：写出发文机关名称和发文时间。,国务院办公厅关于2010年部分节假日安排的通知 国办发200927号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：根据国务院关于修改的决定，为便于各地区、各部门及早合理安排节假日旅游、交通运输、生产经营等有关工作，经国务院批准，现将2010年元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节和国庆节放假调休日期的具体安排通知如下。一、元旦：1月1日至3日放假公休，共3天。二、春节：2月13日至19日放假调休，共7天。三、清明节：4月3日至5日放假公休，共3天。四、劳动节：5月1日至3日放假公休，共3天。节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。 国务院办公厅 2009年12月7日,示例：,.,22,关于的通知（标题）：（主送部门（称谓） ） （通知缘由）（通知事项） （执行要求） 特此通知 XX单位（盖章）（发文机关） 2009年9月23日（日期）附件：1、 2、,关于发生重大安全事故的报告 重庆市人民政府办公厅： 前天下午，我县发生一起重大安全事故，造成大概3人死亡，很多人受伤，事故原因正在调查处理中，若有新情况再报告。 特此报告 XX县人民政府报：重庆市人民政府办公厅；发：XX县属各单位,二、报告的写作,报告是上行文，不用下发。,（一）报告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或提出建议，是一种陈述性的上行公文。,（二）报告的特点：,单向性：报告是向上级汇报工作、反映情况的单方向上行文，不需上级机关批复，因此与 请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应。 陈述性：报告在汇报工作、反映工作时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。事后性：多数报告，都是在某项工作在开展一段时间后，或在某种发生之后向上级作出汇 报。建议报告尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议已没有意义。,（三）报告的种类,工作报告,用来向上级汇报工作的报告，它分为专题报告和综合报告两种。,情况报告,如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，对工厂产生了影响，就应立即向上进行汇报。,建议报告,对于自己职权范围内的某方面的工作有了可行的设想之后，将其归纳整理，上报上级，希望上级采纳。,答复报告,答复上级机关询问的报告，此类报告内容的针对性强，上级询问什么就答复什么，不能答非所问。,报送报告,指向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常简略，只需写明“现将xx报上，请指正（请查收）”即可。,（3）落款：署发文机关名称和成文日期。,（四）报告的结构和一般写法：,报告的结构由首部、正文和落款三个部分组成。,（1）首部：包括标题和主送机关。 标题：常见有两种形式，一种由事由和文种组成；一种由发文机关、事由和文种组成。 主送机关：顶格写上受文单位全称。,（2）正文：报告缘由+报告事项+报告结语 报告缘由：简单说明报告原因、目的和意义。 报告事项：这是报告的主干部分，一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。 报告结语：通常以呈请语“特此报告”、“以上报告”、“请审阅”作结。,案例解析： 关于增加计算机的请示报告尊敬的x部门、x领导：为加强保密工作，提高工作效率，特申请增强计算机二台。另外，由于近期工作任务重，员工加班加点，特申请加班费50000元。 妥否？请批示！ 公司办公室文秘机要处 二九年五月七日,三、请示的写作,请示后切忌加“报告”二字,主旨单一，一文一事。,1.逐级行文，不得越级。2.不得多头请示。3.不得送领导个人。,（一）请示的适用范围 请示适用于向上级机关请求指示、批准。,为请求上级给予明确处理某一问题的政策、办法而写出的请示。,请求批准的请示,请求批转的请示,用于工作中遇到本机关职权范围以外的事情发生，不能自行解决办理。,职能部门对具有全局性或普遍性问题提出解决办法、意见，但按行文规则不能直接向某些单位行文要求办理，只能用此类请示报经上级机关批准后，成为上级机关指挥性批转文件，下达给有关单位。,（二）请示的种类,请求指示的请示,（3）落款：党的机关的请示在落款处署发文机关名称和日期；行政机关的请示如非联合行文，则不署发文机关，只标成文日期。,（三）请示的结构和写法,请示的行文一般包括标题、正文和落款,（1）标题：通常用完全式公文标题。注意，标题中不得出现祈请类词语；文种请示之后切忌加写“报告”二字。,（2）正文：请示理由+请示事项+请示结语 请示理由，说明为什么要请示、提出请求的原因、背景或依据等。 请示事项，是请求上级机关指示或同意、批准的具体内容，要写的直接、明白、具体。不可含糊其辞、摸棱两可。 请示结语，一般以实践中形成的规范化结语作结。如：“以上意见当否，请批示”“妥否，请批示”,（四）请示的写作要领：,所请示的主要问题必须在标题中明确反映出来，文中要写明请示的问题，并说明理由，提出解决问题的意见或办法（最好有两个方案），以供领导决策时参考。字数一般不超过一千字。,主旨单一、集中，一文一事。,应逐级行文，一般不越级请示。,不多头请示，只主送一个上级机关，需同时报送其他机关的，应当用抄送形式。 （否则可能会得到两个不同的结果，无法执行），且不送领导者个人。,请示与报告绝不能混用，不得用“报告”或其他文种的公文请示问题。, 请示事项必须明确、具体、可行。,请示与报告的区别,请 示,报 告,双向性 请求性 事前性,单向性 陈述性 事后性,四、会议纪要,会议纪要适用于记载、传送会议主要情况、精神和议定事项； 会议纪要是较为重要会议的产物，是会议重要成果的反映，有沟通情况、统一认识、布置工作的记载凭证作用。,记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。,概念,适用范围,（一）会议纪要的概念和适用范围,会议纪要不是有闻必录，而是择其要点，将会议讨论的重要问题、情况和决定的事项记载下来，突出会议的主要精神。,决议性,知照性,会议纪要一旦下发，便对有关单位和人员具有指导作用和约束力，有关范围的人员必须遵照执行。,有的会议纪并不要求有关单位执行，而只是为了通报会议的情况，使有关人了解，具有知照性的特点。,（二）会议纪要的特点,纪要性,标题： 一般由会议名称和文种两项构成。如周例会会议纪要、2015年年度总结大会会议纪要正文：包括前言、主体、结尾三项内容 主体是会议纪要的核心内容，写作时要紧紧围绕中心议题，把会议形成的决定、决议准确的表述清楚。常见的有