遗传所科研档案进馆工作情况总结

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4、档案进馆工作顺利地完成了。从这次工作过程中，我们获得了不少经验、教训，总结如下，为以后的档案工作吸取我们的经验，避免我们犯过的错误打下基础。 学习培训，配备合格的档案管理人员：由于缺少专业知识，在刚接手档案工作时，我们都属于门外汉，看着罗列在档案室中的档案、材料，根本不知从何下手。这时候院里档案馆组织的档案学习班给我们极大的帮助，我们所多次派专人参加了院里档案馆组织的档案学习班，明确了这次进馆工作的重点和重要性，对档案管理工作和一些专业知识进行了突击培训。科研档案管理工作应该配备熟悉本所专业知识、有一定档按管理经验的人员，并且有认真负责的工作态度这几方面缺一不可。为了赶时间、赶任务，我们曾临时

5、聘用外所人员进行简单的整理、录入工作。因为时间比较紧，对他们的培训做的不够，而档案是非常严格细致的工作，一旦其中的一环出现问题，必定牵扯后面的一系列的工作出现错误，再要修改就变得比做一份档案本身还要困难。短期临时聘用的人员一方面没有专业知识，一方面对档案没有科学严谨的态度，我们为此又做了较多的校对工作。所以聘用人员上应考虑本所退休的研究人员或曾从事过档案工作者等。 制订工作计划：在向所及部门领导汇报了有关学习情况后，我们根据我所科研档案的具体情况制订了档案进馆前的工作计划，并提出一套具体的科研档案分类方案和鉴定小组成员名单。我们从已有的经验中看出，制订周密完备的工作计划是非常必要的，它可以指导

6、我们每一步工作都不会茫目进行，并且会提高工作效率，减少不必要花费的时间、金钱和人力，这对于时间短、任务急的档案进馆工作是非常重要的。档案分类应针对本所情况制订，尽量简单明了。如果制订得太复杂会加大出错的几率，太简单又不能把科档合理地分类。 成立鉴定小组、组织鉴定：我所的科研档案先由负责管理档案的人员分类排放，整理整齐；同时，由所务会商讨决定发文确定科研档案鉴定小组，小组组长由我所负责科研的薛勇彪副所长担任，小组成员都是我所各个学科、专业方面的专家，以确保个学科的档案都由本专业的专家负责鉴定。根据中国科学院各类档案管理规范及档案馆档案进馆暂行办法，我们向科研档案鉴定小组的专家们传达了这次进馆档案

7、的鉴定原则和鉴定方法，每卷档案都认真填写了鉴定表，最后再由鉴定组组长复审，共鉴定了800多卷科研档案。经过这样多次的审核，我们就可以把科研档案分成进馆档案、所内保存档案以及要销毁的档案等几类，从而集中力量先整理要进馆的一部分。但是，由于我所原来的科研档案管理不善，又几经搬动，档案排放混乱；原来的分类也很不科学，都是按照课题组分类，这样很容易重复立档（例如：两个以上课题组承担同一课题。），造成了很多复杂的情况。当时我们也缺乏管理档案的经验，为了解决问题，我们只好先进行前期整理，以便减少科研工作者在鉴定过程中花费太多宝贵的时间。这就大大加强了档案管理人员的工作量，并且有很多重复的工作，耽误了一些时

8、间。经验告诉我们，干工作一方面不能光凭一腔热情和蛮力，一定要有严谨周密的计划和流利顺畅的程序，多动脑筋在这方面下工夫，尽量减少重复劳动；另一方面，要多向有经验的档案管理人员请教，与他们多交流，尽量不要走弯路，干工作就能事半功倍。如果有条件，应聘请退休并了解科档课题情况的专家先进行科档的鉴定，同时补充缺少的材料和归档说明书，然后再交给档案管理人员拆卷整理。 归档说明：随着时代的发展，档案管理也在日新月异的变化，管理方式也在不断规范化。新规定对于老档案来说更提高了要求，在档案进馆前必须要作一定的修改才能符合现在的管理要求。填写归档说明书就是其中之一。六十八十年代的科研档案一般没有归档说明或档案摘要

9、，这非常不便于查阅，所以进馆的档案要求补上这一部分。为了适应现在科研人员网上办公的要求，我们制作电子表格，分发给负责填写归档说明的专家，他们填好后利用电子邮件发给我们，不但方便今后的录入工作，而且节省了时间，又没有地域的约束，受到专家们的一致欢迎。 档案整理：科研档案的整理工作可以说是最难、最重要的一部分工作，它是最终反映我们所有工作成绩的一环。科研档案是科研工作者在研究过程中逐渐形成的，每个项目和课题都有其特殊性，加上原来没有相应的规范（或规范与现在的不同），整理每卷档案时都会遇到不同的问题。例如：一卷档案中，有的文件使用的是b5纸，有的却是a3纸；有些文件或实验记录没有预留装订线这些文件我

10、们都经过贴边、裁边、折叠等手段整理成a4纸大小，这样装订出来的档案整齐一致，也符合了现在的规格。经过拆卷、整理、修补、搜集、分类、编页码、录入系统、装订、填写卷盒封面、卷内封面、卷内目录、备考表校对、修改等一系列工作，我们共整理出268卷进馆科研档案。 取得领导支持：我们所对于档案进馆工作非常重视，由所领导和管理档案的部门领导亲自参加其中的部分工作，我们也很注意随时向领导汇报工作进展，从而取得领导对我们工作的支持。当我们在工作进行中遇到困难时，领导不但支持着我们渡过难关，还积极主动的给我们具体工作的人员提出好的建议。例如：在使用计算机录入系统时，由于是使用网络版，我们的电脑受到黑客的攻击，造成

11、大量数据丢失。陈永强书记和袁萍副所长听说后非常着急，在事件发生当天就招集部门负责人和档案管理人员商量办法，提出了又一套录入办法，就是由网络版改成单机版，并且每天备份，防止数据全部丢失。这不但需要从新安装系统，还需要配备更多的电脑，为了支持我们的工作办公室主任和科技处处长分别把自己使用的电脑贡献出来，作为档案录入工作的专用电脑。科技处邓向东主管百忙中抽时间参加了档案馆录入系统的培训，分别给文书档案(办公室)、科研档案(科技处)及原发育所三个地点分别安装了“中科院档案进馆管理系统”数据库软件，提高了软件的可靠性和安全性，并建立了相应的安全保障措施。所以有难于解决的问题多向领导汇报，请他们帮助解决会

12、有更大的优势。 配备充足的人力、财力和物力：档案整理工作程序复杂，又必须一丝不苟，在没有充足的时间前提下，补充充足的人力、物力和财力是唯一的出路。为此，我们所拨了专款，由专人负责，并且聘请了一些档案管理人员配合整理。为了提高效率，争取早日完成档案整理工作，我们科技处还特别聘请了两位专门负责档案整理的工作人员吴军老师、杜雪云老师，她们配合科研档案管理人员加班加点地工作，在所里的高温假期间也没有休息，尤其是今年北京发生了非典疫情的情况下，她们也和其他同事一样严格要求自己，仍然坚持工作，没有为此耽误档案的整理。整理过程中，我们经常开小会探讨当时的进展以及下一步要做的工作重点，及时地调整工作计划，以确

13、保任务按时完成。啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊遗传所科研档案进馆工作情况总结啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊

14、啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊遗传与发育所科技处 方红曼在多方努力下,遗传所档案进馆工作顺利地完成了.从. 学习培训,配备合格的档案管理人员:由于缺少专业知识,在刚接手档案工作时,我们都.啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊啊