行政物资采购审计报告

1、*公司关于对行政物资采购的专项审计报告内审字2013第00*号审计组于2013年*月*日*月*日对人事行政部采购及管理进行了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益。审计组审阅了相关原始资料，与人事行政部人员进行了面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复核等方法。涉及的时间范围是从2012年1月1日至2013年4月31日。现将本次审计情况报告如下：一、基本情况：（一）公司行政物资的采购主要分成2部分，一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责

2、采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。（二）本次审计抽查会计凭证21份。其中*经手的1份，*经手的1份，*经手的10份，*经手的9份。抽查的相关记录详见附件3：抽查行政物资采购相关的会计凭证。二、审计发现的细节说明（一）、采购相关的不相容职务未分离主要问题1：行政物资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。（二）、采购计划主要问题1：行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需

3、各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。（三）、采购流程主要问题1：行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购管理。主要问题2：大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”主要问题3：部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（四）、报价单不符合规定主要问题1：*经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是

4、自行伪造的。主要问题2：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。主要问题3：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。主要问题4：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（五）、行政物资管理方面主要问题1：未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。主要问题2：行政物资采购的紧急采购频率高。主要问题3

5、：人事行政部未对行政物资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说有定期进行盘点）主要问题4：人事行政部未对行政物资采购、耗用情况进行统计分析。三、审计建议为加强公司行政物资采购管理，建立健全公司内部控制制度，节约人力物力，促进各级采购人员降本增效，针对本次行政物资采购专项检查发现的问题，审计组提出以下整改建议：1、规范采购流程。（1）、分离不相容职务。建议分离行政物资采购中的不相容职务，增加管控的节点。并制定行政采购人员定期轮岗制度，并遵循。例如采购与验收、保管职务分离。（2）、严格按照公司正常的采购流程进行采购。即先请购，审批后再采购。（3）、提供三家报价。按照公司要求提供至少三家报价，并将对询比

6、议价、报价等资料妥善保管。2、加强采购计划性。（1）、编制采购计划。建议对行政物资进行年度、季度、月度计划，按照计划进行采购。并规定计划外采购事项的审批程序。（2）、加强紧急采购的管理。例如规定紧急采购的物资类型、金额上限、采购频率等。3、每月编制购销存报表。（1）、编制购销存报表。加强管理行政物资的出入库单据，编制行政物资的购销存报表。规范相关的申请单据、出入库单据，便于整理、查看、分析、统计等。（2）、定期盘点。制定行政物资定期盘点方案，定期对行政物资进行盘点，并作相关记录。（3）、统计分析。定期对行政物资采购金额、耗用情况进行统计分析。制定采购目标，结合行政物资采购预算、采购计划进行对比

7、分析。四、内部审计人员的评论审计人员认为行政物资采购管理不到位，存在严重的漏洞，亟待完善行政物资采购管理，建议制定行政物资采购管理制度，并遵循。审计过程中行政部无法提供详细、整理规范的信息资料。本次审计由于人事行政部的抵触、不积极不及时提供资料、采购人员休假的工作交接不到位，导致此项审计无法取得完整、系统的资料，无法按计划时间完成审计项目。行政物资采购不符合不相容职务分离的原则，从而增大业务人员舞弊的可能性。行政物资采购计划工作不够，应进行年度、季度或月度采购计划。行政物资的存货管理工作不够到位，应编制出入库台账，并定期对存货进行盘点，定期对采购金额、耗用情况进行统计分析。制定目标，从而降低行

8、政物资采购成本。行政物资的紧急采购过于频繁，大部分物资先送货再出请购单、采购单，建议加强管理紧急采购的情况，严格按照正常的采购流程执行。附：1、审计方案2、审计通知书3、抽查行政物资采购相关凭证4、行政回复的调查问卷 5、审计工作底稿行政物资采购专项审计报告内审字2013第00*号根据年度审计计划的安排，审计部于2013年*月*日*月*日对人事行政部采购及管理进行了专项审计。本次审计的主要目的是加强行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，降低行政采购成本，保证供货的及时性与质量，提高公司经济效益。时间范围涵盖2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述栏请勿将与审计报告无关的内容写入，主

9、要写审计时间、审计目的。）本次审计主要发现如下：1、岗位设置不合理，不相容职位未分离2、未编制月度采购计划3、部分物资采购无三家比价资料且价格偏高一、项目概况：1、公司行政物资的采购主要分成2部分：一部分为办公用品、日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性物资，此类物资由行政专员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤气等，此类物资由总务负责采购。2、2013年1月1日至2013年4月31日，总金额XX元。本次审计抽查会计凭证21份，累计金额XX元，占总采购金额的XX%。（需要告诉管理层）二、本期审计发现：1、岗位设置：采购相关的不相容职务未分离行政物资的请购、供应商确认

10、、采购、验收、保管、对账、支付申请都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。容易导致采购人员利用权力进行舞弊。（提出采购需求是否也是采购人员提出的，请检查行政物资的账龄数量，是否存在不合理采购来说明问题。对于行政物资是否为制定采购，这一块需要明确）审计建议：2、采购计划未编制月度采购计划：行政部在调查问卷中回答有制定月度计划，但审计中发现实际未制定月度计划。未编制阅读的采购计划，容易导致各种物资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。审计建议：3、采购流程行政物资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利于采购

11、管理。（这种不是什么问题，重点不在这里。）审计建议：大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理规定。公司采购控制程序中“1.6各采购人员拿到审批后的采购单到财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。”（供应商一般只在报价单、订单上、送货单上进行确认，需要询问采购人员不签字的原因在哪里）审计建议：部分物资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采购管理规定，也丧失了请购的意义。（是否有紧急采购流程，与问题一重复。）审计建议：4、报价单管理*经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认，极可能是自行伪造的。（审计人员存在主观捏造审计问题，应该删除此类发现，或

12、者进一步分析。）审计建议：有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，提供不提供报价单不是问题，只是个表面问题。）审计建议：报价单有自相矛盾的现象。例如2013年1-2月日用品的报价单中，维达擦手纸报价有两项，一项为180元/件，一项为185元/件。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考，另外需要与财务付款等，可能存在议价，第一次议价为185元，第二次议价为180元，需要与采购进一步确认。）审计建议：审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无法提供三家报价。（这一块需要细化，需要举例说明，项目多的需要列表，另外审计人员可以依靠京东网、超市价格、当当网等的价格进行参考。）审计建议：5、行政物资管理方面未登记出入库台账，无法清晰的查询相关物资的账面库存数量，不利于实物监管盘点。行政物资验收入库以供应商送货单为准，未另外编制入库单。行政物资出入库单据、各部门申请单据不统一，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。（重新审计，这个重点是是否形成了出入库台账，另外审计人员是否根据出入库单或者供应商的送货单得到的账面数进行