内部稽核之技巧.ppt

1、內部品質稽核,主講:楊 瀾,內 部 查 檢 表 之 制 作,為了能有效完成內稽作業，稽核人員在事前充份的准備是很重要的，而事前的准備最好的方式就是制作稽核查檢表，以便于在稽核過程中就查檢表內容逐一詢查，如此可避免臨場不知如何問之窘境;而查檢表內容完整与否.會影響到稽核的技巧，甚至于關系到稽核的成敗，因此，一定要慎重處理之，一般而言，制作稽核查檢表是內稽人員最弱的一環，應加強試作与演練，下面是几個參考方向:,1.請你說明法： 請受稽核人員說明某机能的程序，從中 再抓問題，例如： 請說明貴部門采購的作業流程？,2.5W1H法： 用5W1H來切入，在方向上會比較簡單，舉例 如下: 2.1 What:

2、請問你IQC這個在做什么? 2.2 Why: 請問為什么要做進料檢驗?補充: 它的目的何在? 2.3 When:請問你在什么時候做進料檢驗? (以下類推),3.從上往下法: 以進料檢驗程序而言，從收料檢驗抽樣計 划記錄判退或判收入庫記錄存檔依 從頭到尾順序一步一步追問。,4.由下而上法 同樣以進料檢驗程序則先從記錄問起 再追溯到檢驗規范抽驗計划驗收單訂 購單等確認是否性。,5.主表切入法 例如進料檢驗的主表為檢驗報告表循此 表可向前或向后問。,6.水平交互法 跨部門平行之作業則可往橫向切問如 確認檢驗報告之分發。,從上往下法查檢表制作范例,稽核內容明細表(查檢表),注: 在稽核內容中,每個問題

3、點底下均注明信據與來源。 如:1.1.中4.10是ISO條款，3.3.1是QP之章節條碼。,內 稽 的 技 巧,內稽之目的 并非在部門之間刻意地挑取毛病稽核 人員也絕非在扮演警察捉小偷的角色; 事實 上, 內稽主要在公司品質制度中找出品質上 可以改善的地方并加以矯正使其越落實. 越完美因此內稽人員的心態與技巧需要認 清其重點如下,1.圍繞主題 依內稽查檢表之明細逐一問話查閱不要 脫離主題。 2.臨場應變 在內稽查檢表中未列出事項得視狀況隨 機補充提出詢問。,3.掌握時間 內稽活動有時限因此可依查檢表之長 短衡量與控制時間。 4.面帶微笑 稽核者與受稽者之間有時氣氛緊張的 用微笑可化解。,5.堅

4、持立場 內稽的對象都是公司同事切忌開玩笑或 敷衍了事。 6.一次一問 內稽詢問時勿一次問一堆問題應一次 問一人與一個題目。,7.觀問與查 請記住一個口決觀現象問原因查 記錄很管用的。 8.廣泛詢問 在任何部門勿只針對主管或承諾辦人員 周邊的人都可以抽問。,9.少講多聽 盡量讓受稽核者講話較容易找出問題 稽核者切忌當老師。 10.隨時記錄 內稽過程中主要在找客觀証據因此對証 據的記錄要勤快。,內稽缺失報告的制作,當內稽人員依查檢表執行稽核作業時凡在查檢表上被列為“不符合”之項目均需逐一開立稽核缺失報告其格式可參閱之樣本全名為“品質稽核矯正及預防處理單”此為筆者為所有輔導廠商而設計使用者可以一表六

5、用并且能達到依各缺失作分析,矯正.預防和追蹤結案之目的.十分符合管理或ISO 9000 標准的要求經多家廠商使用的結果都感覺非常方便有效。其填寫方式概述如下,1.問題現象說明(內稽人員填寫) 內稽人員對稽核所發現不符合事實之敘述， 以“A+B”兩段式法則配合“4W”方式敘述來編 寫會比較恰當。 A: 缺失事項說明第860712號之訂購單 沒有主管審核。 B: 違反條款說明違反采購管理辦法中第 6.3.1條之規定。,2.問題原因分析 責任部門主管自行分析發生不符合 事項之原因再填寫之。,3.矯正及預防措施(責任部門主管填寫) 此二措施之填寫必須具體可行故最好依 “4W1H”之方式。 3.1 Wh

6、en(何時):擬于86年7月20日下午 5點30分。 3.2 Where(何地):在公司第2會議室。,3.3 Who (何人):由采購部經理王大年向全體采 購部同仁。 3.4 How (如何):由公司采購管理辦法 (SA3-04-002) 3.5 What(何事):執行標准書文件再教育。 (預防措施例) 將其敘述串聯起來由便會構成一個非常具體可行之對策。,4.執行情形追蹤與確認(內稽人員填寫) 由原內稽人員在期限內追蹤改善措施執行 情形并記錄之。 有關矯正與預防處理單之案例可參閱本書 附錄五之說明。,在內稽的過程中要隨時記錄“客觀證據”,稽核內容明細表,受稽核課別:品管課 日期:85年6月16

7、日 Page 1,稽核內容明細表,受稽核課別:品管課 日期:85年6月16日 Page 2,在內稽的過程中要隨時記錄“客觀證據”,稽核內容明細表,受稽核課別:品管課 日期:85年6月16日 Page 3,在內稽的過程中要隨時記錄“客觀證據”,矯正與預防措施記錄表,評 鑒 缺 點 分 類,ISO 9000 評鑒并不是以分數作評等而 是以缺點作評等,因此在現場評鑒時是以尋找 客觀缺點(不符合証據)為主缺點越多,則越 會影響驗証之通過或不通過一般驗証機構 對缺點判定之分類如下,1.主要缺點(Major Non-conformity) 當ISO 9000條款要求有整個部分的遺 漏導致ISO 9000品

8、保制度失敗或顯 著降低效果者會被當作主要缺點。 其判定原則如下,1.1 不符合ISO 9000要求之明顯重大缺失。 1.2 缺失ISO 9000條文規定之主要作業程序書 (標准書文件)。 1.3 未依既定程序書規定執行而造成嚴重作業 不良或失效。,1.4 次要缺點多且發生在許多部門中 (表示制度松散)。 1.5 次要缺點多但集中在同一部門內 (表示部門有缺陷).,2.次要缺點(Minor Non-conformity) 執行品保制度有輕微缺失導致品保制 度稍為降低效果或純系作業偶發之缺點 會被當作次要缺點。其判定原則如下,2.1 標准書文件上之輕微缺點。 2.2 未能依照已訂的標准書程序作業。 2.3 執行品保制度時之偶發缺點事件。 2.4 為提醒承辦人員注意避免犯錯特 別列舉之問題點。,3.觀查事項(Observation) 在評鑒過程中未發現客觀缺失証據,但經評 審員之經驗判斷可能會有潛在問題,