《高效能时间管理》PPT课件.ppt

1、高 效 能 时 间 管 理,2,习惯成 自然,知道,相信,实践,绩效,学习是,能够正确地感知,能够正确地采取 行动,能够正确地思考,能够正确地生活,重新定义学习,学习三要诀：开心、开放、开动,认识时间的本质,1,管理者应该思考什么？,管理追求“效率”和“效果”,手段：效率,结果：效果,资源利用,目标实现,低浪费,高成就,目标,管理者最重要的事：创造企业的价值、绩效和利润,时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用,世界管理大师彼德.杜拉克,工作效率低、办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次

2、 经常被电话、不速之客干扰 上班时间不紧凑，晚上加班干 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 没有目标、没有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 没有时间安排表，由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲,你是否有这样的一些习惯,工作效率不高的的根源?,不速之客闯入 话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件 漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等指示 考虑事情过于复杂 管事必亲躬 完美主义办事 凭记忆办事 主办人员迟到,缺乏明确的目标 拖延 缺乏优先顺序 想做的事情太多，而且有头无尾 缺乏条理与整洁 不懂授权 不会拒绝别人的请求 仓促决策 懒惰与心理消极 行动缓慢 做事拖

3、拉 会议很长,既然知道了问题：为什么安于现状?,为何你我不满意现状, 但是却安于现状? 1.无奈无奈 2.不确认改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满意现状时，表示会有新的事物发生在你的身上但是要用用“新的思考方式”,时间管理的真相,2,有效地利用时间是高效率的工作的基础,把时间用于重要的事情上，而不只是紧急的事情上 要能够区分什么是重要的，什么是紧急的 结果而非方法是时间管理策略的重点 有理由在必须说“不”的时候不感觉内疚,时间管理的关键不在于是否懂得讲师们所说优先排序之类的那些方法，而在于个人习惯的知觉与克服，即:个人事务的管理。,时间发展足迹,周一 2010年11月9日

4、,马上练习,Diarize（定出做的时间） 变为 Do it later（呆会做）,4D原则,Do it now！,Dont do it。,重 要,紧 迫,Delegate,规划做,马上做,放弃做,授权做,有多少做的总是紧急而不重要的？,1、防患未然 2、准备工作 3、改进产能 4、人际关系 5、规划、休闲,1、紧急状况 2、迫切问题 3、限期完成的会议或工作,1、忙碌琐碎的事 2、处理文件等函件 3、无聊电话 4、浪费性时间 5、逃避性活动,1、造成干扰的访问、电话、信件、报告 2、许多迫在眉睫的急事 3、不速之客 4、某些会议 5、受欢迎的事情,有远见、有理想 平衡、纪律、自制 少有危机,

5、偏重的结果,压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,无责任感 工作不保、经常跳槽 依赖他人或社会机构为生,重 要,紧 迫,短视近利 危机处理 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系破裂,不重要,营销经理如何安排这一天,邀请总经理共进午餐（1-1.5小时） 处理积压过多的公文（1-1.5小时） 与业务经理讨论上个月的业绩情况（4 小时 ） 处理急待回复的若干信件（1小时） 浏览相关的行业杂志（0.5小时） 为下个月的业务会议准备口头汇报（2小时） 为客户撰写项目建议书（2-3天） 回复总经理分派的工作（0.5小时） 辞退小李，与其谈话（15分钟） 参加公司下午两点召开的主管会议，但议题不

6、明（1小时） 聆听下属关于项目进展情况的报告（0.5小时）,13小时，如何安排？每人2分钟的时间,案例研讨,用“6W 3H ”提高时间使用率,WHY为什么要制定这个措施？ WHAT到达什么目标？ WHERE在何处执行？ WHO有谁负责完成？ WHEN什么时间完成？ WHICH各种选择及优先顺序？,How to怎么执行？ 找出问题的真正原因 确定解决问题的重点对策 制定解决问题的行动计划 How many工作数量多少? How much多少预算费用?,工作效率提升的策略,3,19,彼得.德鲁克的问题,问题一 动机没有目标，人生、工作缺乏方向,完 成 工 作 的 时 标 准,目标量化三要素,数量,

7、质量,目标量化 三要素,完成工作的时间量,完 成 工 作 的 时 数 量,措施:以终为始，管道人生,互动：大家想3分钟,工作上：您的目标在哪里？您的策略是什么？ （短中期目标） 对于人生：您的目标在哪里？您的策略是什么？ （短中期目标） 请大家写在白纸上,问题二 行为缺乏条理与计划，寻找占用了你所有时间,保持重点 80/20 的运用,备注：做计划是珍惜时间的最有效途径 ！,80/20定律,案例：在老家修车两家老板的对比,措施:时间矩阵，实施计划,时间管理的策略与方法 保持办公桌的整洁有序,工作环境“6” 不同层次员工的准备工作 金领高管的准备工作 、整体工作目标、阶段性工作规划 、下级状况备忘

8、录、用好秘书这个帮手 白领阶层的办公室“” 、工作计划表、常用文件及工具书 、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录,杂乱的办公桌显示杂乱的心思。文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间,掌握现时工作环境-找出影响你的外在的东西,如何保持办公桌的整洁有序,将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金语良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档,时间管理的策略与方法 避免干扰,不要采取无条件的“门户开放

9、政策” 安排秘书挡驾（电话、不速之客等） 站立会客 在办公室外接见外界不速之客 让秘书控制会谈时间 面谈,以下时间问题如何解决？ 上级管理烦 同级管理-差 下级管理-松,时间管理的策略与方法 学会说“不”,拒绝的学问 灵活运用日常价值法 快速反应，马上决断 注意国人的“讲面子” 婉言谢绝，而非强力拒绝 动之以情，晓之以理 提供良好的建议,不-学会对别人说这个字，可委婉可直接,问题三 角色错位努力的做了不该做的事,高层战略方向 中层战术方案 员工战斗状态,时间管理的策略与方法 授权通过别人把事情做好,“事必躬亲”是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。 在探讨授权的真义

10、与授权的技巧之前，希望你先根据底下的测验，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬亲”的倾向。,为什么怕授权？ 下属功高盖主/怕部属做不好/自己做比较放心/不愿意放弃权力/对下属不信任,1、拖延的现象分析背后本质是不用承担责任 2、拖延的8大原因 复杂任务的担忧 / 害怕犯错 / 犹豫不决 / 对事先优先次序的困惑/对琐事的厌烦 / 缺乏关注的重点 / 懒惰 / 状态不精,措施:立即行动，不进则退 1、立即行动，请勿拖延 2、职责所在，请勿推辞 3、关注细节，一丝不苟,问题三 拖延乌龟跑的比兔子快,导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因： (1)担心早到而无所事事； (2)对时间的敏感性及

11、判断力不够； (3)处事不富条理而延误时间； (4)对约会的对象欠缺尊重； (5)轻视守时的价值； (6)视不守时为洒脱； (7)以约会迟到作为显示权威或身份的手段。,时间管理的策略与方法 准时准点,1、正确认识执行力 2、结果第一，完美第二 3、认真第一，聪明第二 4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地,措施:职业素养，全力以赴,问题四 只追求完美，缺乏迅速行动,1、沟通与做事的准则：讲到点上、反馈及时、主动协商、对事不对人 2、正确把握员工状态，有效安排 3、把握沟通要诀，激励员工工作意愿,问题五 无效沟通，工作滞后,自我否定，走不出自我的框架 化繁为简与寻求合作,措施:寻找捷径，脑力

12、激荡,问题六 自我设限，杀死了你的潜能力,带着建议赴会，带着任务离开,时间管理的策略与方法 开有效的会议,1、正确认识执行力 2、结果第一，完美第二 3、认真第一，聪明第二 4、歪歪斜斜的到达终点与整整齐齐的站在原地,措施:职业素养，全力以赴,问题六 过于追求完美，缺乏迅速行动,习惯的形成与人际,4,时间管理的策略与方法建立良好的习惯（改变你的行动链）,结果导向 策略优先 行动快速,写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出改变习惯的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为,团队组织的时间管理与工作效率,案例：华为的时间管理 韵律原则 1、保持自己的韵律，具体方法如：对于无意

13、义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少上司地打扰等； 2、要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,体质通过自我监测，发现并充分利用自己的高峰期,一般10-12点，需要充足的睡眠和营养充足的早餐（防止低血糖时间） 下午3-5点，午餐不能太饱 晚上10-11点，晚上不能太饱，绝不能沉迷于电视连续剧,提升精力 按时睡觉和起床 少食多餐，每天5-6餐 每天吃早餐 每天喝48-64盎(ang)司水 工作90分钟短暂活动一下 每天进行身体锻炼 每星期2次力量训练 做自己喜欢的事,今天事情今天办，困难事情想法办；