科技档案整理.ppt

1、2020/9/18,1,科技档案整理,一、科技档案整理依据 二、科技档案整理方法和流程,2020/9/18,2,科技文件和科技档案的定义,科学技术文件材料（科技文件） 记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动、设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。 科学技术档案（科技档案） 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。,2020/9/18,3,科技文件转化为科技档案的条件,、科技档案是科技生产活动中直接形成的、具有保存价值的科技文件转化而来的。 、科

2、技档案是一组经过系统整理、具有有机联系的科技文件的集合体，而不是科技文件的简单组合。 、科技档案是履行了移交归档手续、集中保管的科技文件。,2020/9/18,4,科技文件的质量,科技文件的质量包括内在质量和外在质量两个方面： 内在质量（内容质量）科技文件内容必须真实、完整、准确、规范、系统，签章手续完备，与科技活动实际相符合，其内容、深度和记录格式应符合有关的现行规范、标准和规程。 外在质量（载体质量）主要涉及科技文件的载体（如：纸张、磁盘、光盘等）是否耐久和安全可靠；记录方式（材料）（书写字迹、印制字迹、磁记录、光盘刻录等）是否耐久、合格。,科技档案的质量,科技档案质量包括两个方面：内在质

3、量、外在质量（外在包括载体质量质量和整理质量）。 科技档案质量总的要求是：内容真实、完整、准确，编制规范，签章手续完备，载体和书写印制材料符合档案保护要求，分类科学、组卷合理、编目规范，整理符合有关标准规范。 科技档案质量的核心完整、准确、系统。,2020/9/18,6,科研档案,科研档案,是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。,成套性特征 按课题成套。围绕一项课题的研究活动所形成的具有保存价值的科技文件构成一套科研档案。,内容构成： 按科研活动的一般程序与规律分五个阶段形成科技文件 研究准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报阶段 推广应用阶段,20

4、20/9/18,7,产品档案,产品档案,工业生产技术档案主要是工业产品档案，是指工业产品在设计、研制和制造活动中形成的具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。,成套性特征 按型号成套。围绕一个型号工业产品的设计、研制和制造活动形成的有保存价值的文件构成一套产品档案。,内容构成： 产品研发的一般程序： 计划准备阶段 设计与开发阶段 试制与鉴定阶段 产品生产阶段 产品销售阶段,2020/9/18,8,建设项目档案,建设项目 档案,建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、使用、维修和维护等活动中形成的有保存价值的应归档保存的科技文件材料。,成套性特征 按建设项目成套。围绕一项

5、建设项目的进行所形成的具有保存价值的文件构成一套项目建设档案。,内容构成 建设项目基本程序: 项目建议书阶段 可行性研究阶段 设计阶段 建设准备阶段 建设实施阶段 竣工验收阶段 后评估阶段,2020/9/18,9,设备仪器档案,设备仪器 档案,指各单位作为固定资产购置的各种机器设备、车辆船舶、仪器仪表等设备仪器在购置（自制）、使用、维修中形成的有价值的应归档保存的科技文件材料。,成套性特征 按型号成套。在实际工作中当同一种型号的彼此相对独立的设备有若干台时，为便于设备的管理和使用往往是围绕一台设备的购置、使用和维修活动形成的有保存价值的文件组成一套设备档案，即按单机成套,内容构成 设备仪器按其

6、来源可分为： 自制设备 外购设备,2020/9/18,10,一、科技档案整理依据,1、国家及行业标准 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822-2008 1989年首次发布，2000年第一次修订，2008年第二次修订。 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002 建设工程文件归档整理规范 GB/T50328-2001 其它有关的国家、行业标准规范（略）,2020/9/18,11,2、企事业单位制定的档案业务规范,企事业单位应依据国家、行业有关标准规范，结合本单位的实际情况制定以下档案业务规范： 文件、档案整理规范 档案分类方案或“档案分类大纲及编号方案” （包含

7、科技档案） 文件归档范围和档案保管期限表 （包含科技档案） 特殊载体档案管理规范,2020/9/18,12,二、科技档案整理方法和流程,整理工作是科技档案管理工作的重要业务内容。只有经过系统整理和科学编目，才能使科技档案处于有序状态，便于保管和利用。,2020/9/18,13,从一个科技项目文件材料的形成到转化为一套科技档案的全过程来说，它的整理工作一般是通过两个工作过程来完成的。,第一个过程：在科技文件形成以后和归档以前，由科技业务部门（项目部门）， 即科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件材料进行鉴别、分类，组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。

8、 第二个过程：科技文件材料经过第一个整理过程归档以后，由档案部门独立进行的整理工作（已不同于第一个过程中的整理工作）。其主要内容包括：对收进的科技档案案卷进行科学分类、排列和编制档号等工作。,2020/9/18,14,科技档案整理工作内容,包括系统整理和科学编目两部分。 系统整理：对收集的科技文件进行分类、排列和组卷，使之条理化和系统化，从而反映科技文件的内在联系。以遵循科技文件材料的形成规律，保持其有机联系，便于档案的保管和利用为原则； 科学编目：编制页号、档号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背和案卷目录等，用以固定系统整理的成果，并揭示各类案卷的内容构成。,2020/9/18,15

9、,（一）将科技文件按项目分开； （二）依据XXX科技文件材料归档范围判定（鉴定）每一份科技文件是否在归档范围（是否有保存价值）； （三）依据XXX档案分类方案对同一项目有保存价值的每一份科技文件进行归类，确定其所属的类目、分类号。,第一步 分 类,2020/9/18,16,组卷是科技档案整理中最关键的步骤， 要认识案卷是由互有联系的若干文件组合而 成的档案保管单位。 组卷的含义：把一组有内在联系的文件，以案卷的形式组合在一起，形成能表达一个相对独立的概念，且便于保管和利用的基本单元“案卷”。,第二步 组卷,2020/9/18,17,组卷原则, 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有

10、机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 组卷要在一个独立的项目（一个产品、一个科研课题、一个建设项目、一套设备仪器）范围内进行，对具有相同分类号的文件进行合理的组合。,2020/9/18,18,组卷要求(GB/T11822), 案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。,2020/9/18,19,组卷方法, 针对具体项目（产品、科研、项目建设、设备仪器）的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。 成册、成套的科技文

11、件材料宜保持其原有形态。 不破坏原来的保管单位及排列顺序。,2020/9/18,20,组卷方法, 通用图、标准图可放入相应一项目文件 中或单独组卷。其他涉及这些通用图、 标准图的项目，应在卷内备考表中注明 并标注通用图、标准图的图号和档号。 底图以张或套为保管单位进行整理。,2020/9/18,21,组卷方法, 产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。,2020/9/18,22, 1、科技文件宜

12、按系统、成套性特点进行案卷或案卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。 没有译文的外文资料，要求翻译标题。 2、案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。,第三步 案卷和案卷内文件材料的排列,案卷和案卷内文件材料的排列, 3、科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 4 、产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。,案卷和案卷内文件材料的排列,

13、5、建设项目类案卷宜按项目前期（依据性文件、基础性文件）、项目设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 6 、设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。,2020/9/18,25,卷内科技文件的排列,卷内文材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的（总图目录、初步设计目录、随机文件目录等）。科技文件材料没有目录或原目录不能适应组卷的排列时需重新排列。 卷内科技文件材料的排列方法当如下：,2

14、020/9/18,26,卷内文件的排列（文字材料案卷）,1、按重要程度排列重要的在前，次要的在后。 如：成果性材料原始材料中间性材料； 2、按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后； 3、按隶属关系或逻辑关系排列，如：来文与复文关系，复文在前，来文在后；主件与附件关系，主件在前，附件在后；正文与原稿关系，正文在前，原稿在后。 4、如果有译文的外文资料，一般要求译文在前，其相对应的原文在后。,2020/9/18,27,卷内文件的排列（图样材料案卷）,图样材料按专业、图号排列 按原有图样目录顺序排列； 没有图样目录的按总体与局部的关系顺序排列，先总后分，先大后小的原则排列，总的顺序为：总图在前，

15、其他图样在后；组件在前，部件图、零件图在后。 例a ：机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如总图组件图部件图零件图； 例b ：建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如总体布置图平面图大样图。总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后。,2020/9/18,28,卷内文件的排列（图文混合案卷）,案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。 成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，零散文件在前，成册材料放在后面。,2020/9/18,29,第四步 文件折叠、装订、编页号,1、案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠 方法见技术制图 复制图的折叠方法GB/T

16、10609.3。 2、破损的科技文件应修复。 3、幅面小于A4且影响装订的科技文件要裱贴在A4 纸上。 4、装订线外有字迹的要加边。 5、成册科技文件小于A4不用加工。 6、应剔除卷内文件上容易锈蚀的金属物。,装订前,2020/9/18,30,技术制图 复制图的折叠方法GBT106093, 3.1 折叠后的图纸幅面一般应有A4(210mm297mm)或A3(297mm420mm)的规格。对于需装订成册又无装订边的复制图，折叠后的尺寸可以是190mm297mm或297mm400mm。当粘贴上装订胶带(见附录A)后，仍应具有A4或A3的规格。 3.2 无论采用何种折叠方法，折叠后复制图上的标题栏均

17、应露在外面。 3.3 根据需要，可从本标准中任选取一种规定的折叠方法。 ,2020/9/18,31,装 订,两种装订方式：案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 装订要求：符合档案保护要求。装订所用材料必须对文件无害，不影响档案的保存寿命。装订后要求达到结实、整齐、不掉页、不倒页、 不压字、不损坏文件、不妨碍阅读与复制。 装订位置：左侧装订。装订时应将文件左侧、下侧对齐。,2020/9/18,32,装订方法, 以件为单位装订的一般用线装订（缝纫机装订、较厚的文件用棉线“三孔一线”装订）。 整卷装订的一般采用棉线“三孔一线” 装订。,2020/9/18,33,“三孔一线”的装订方式。两端孔距约1

18、80mm，中孔到边孔距离约90mm，装订线距订口1520mm。,2020/9/18,34,卷内科技文件页号的编写, 1、案卷内科技文件以件为编写页号，以有效内容的页面为一页。 2、已有页号的，不必重新编写页号； 3 、卷内目录、卷内备考表不编写页号。,加盖档号章,1.以件为单位装订的应在每份文件首页空白处加盖档号章； 2.在不装订的每张图纸标题栏附近空白处加盖档号章； 3.整卷文件材料装订在一起（未与内封面、卷内目录装订在一起）的案卷首页空白处需加盖档号章，此时序号不填写。,2020/9/18,36,编制卷内目录是将卷内文件的内容、形式特征 及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。 卷内

19、目录排列在卷内文件首页之前。,第五步 编制卷内目录、备考表,2020/9/18,37,2020/9/18,38,卷内目录编制,序号：应依次标注卷内文件排列顺序。 每卷从“1”起依次标注文件在卷内排列的顺序，一份文件一个序号，案卷之间序号不能连续编写。 文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 责任者：应填写文件形成者或第一责任者。,2020/9/18,39,卷内目录编制,文件题名：应填写文件的全称。文件没有题名的，应 由立卷人根据文件内容拟写题名。 文件题名不准确、不明确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写题名。题名中拟写增加的部分应加“ ”括上。,2020/9/18,40,

20、卷内目录编制,日期：应填写文件的形成时间年、月、日。 应以8 位阿拉伯数字标注年月日，年度应填写四位数字；月、日应填写两位数字，月、日不足两位的前面补0，如：20150410。 页数：应填写每件文件的总页数。 页号：应填写每件文件的起始页号或起止页号。 备注，可根据实际填写需注明的情况。 档号。由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。,2020/9/18,41,编制卷内备考表,卷内备考表是卷内文件状况记录单。卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题。并由立卷人、检查人签字，以确认卷内文件内容的真实、有效、准确与齐全。,2020/9/1

21、8,42,2020/9/18,43,卷内备考表编制,说明：包括案卷内科技文件材料的总件数、总页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 立卷人：应由责任立卷责任者签名，一般是档案整理者。 立卷日期：应填写完成立卷的时间。 检查人：应由案卷质量审核者签名，一般是形成部门或科技项目的负责人。,2020/9/18,44,卷内备考表编制,检查日期：应填写审核的时间。 互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括上。 档号。由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后。,2020/9/18,4

22、5,档号：J1.4-009 卷内备考表,互见号： JG-017（光盘） 说 明 ： 1、本卷有文件材料27件，共235页。其中附图5张,照片3张。 2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印件， 原件见J14004案卷。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日,2020/9/18,46,第六步 编制案卷封面、脊背,卷盒外表规格为：310mm220mm，脊背厚度可根据需要设定；卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。,2020/9/18,47,2020/9/18,48,案卷封面编制,案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用案卷内封面形式（虚线内为提示项）。 内封面的规格要与卷内目录和卷内

23、备考表的规格相一致，A4型（297mm210mm） 案卷封面内容：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。,2020/9/18,49,案卷封面编制, 案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。案卷题名由立卷人拟写。,2020/9/18,50,案卷题名的拟写要求,拟写案卷题名要注意以下几点： 1、案卷题名要简明、准确揭示卷内文件的内容，但不能过于概括笼统。比如：“某某工程前期文件材料”。 2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。,案卷题名的拟写要求,3

24、、尽量不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料（1）”、“某某项目施工文件材料（2）” ；还要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把案卷题名区分开来，比如用阶段、单项工程名称、标段、专业、桩号等，而不要使用序数词来区分。 4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。如“某某设备说明书、安装说明”，不写成“某某设备文件材料”。,案卷封面编制,立卷单位：应填写负责组卷的部门或单位。 起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间年、月、日（年度应填写四位数字）。 如：2011年5月17日2011年8月30日,2020/9/18,53,案卷封面编制, 保管期限：应填写组卷时依据有关规定划定

25、的保管期限。 密级：应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级。 档号：由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。,2020/9/18,54,档 号,档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。 全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。（DA/T42-2009） 分类号：应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定。 目录号：应填写目录编号。 案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。,2020/9/18,55,档号结构,按照国家档案行业标准档号编制规则DA/T13-1994 档号结构有三种： 全宗号案卷目录号案卷号件、页（张）号 全宗号类别号案卷号件、页（张）号 类别号项目号案卷号件、页（张）号 企事业单位科技类档案号基本结构： “全宗号分类号案卷号” 或“分类号案卷号”,2020/9/18,56,档号的编制,科技档案的档号（科技