第九章--建设工程档案管理.ppt

1、第九章 建设工程档案管理,建设工程资料管理概述 工程文件资料管理 工程竣工图 工程档案的整理、验收、移交,第一节 建筑工程资料概述,一、建筑工程资料管理的必要性 二、建筑工程资料的特征 三、建筑工程资料相关基本概念 四、参建各方对工程资料的管理职责 五、施工单位资料员的岗位职责 六、建筑工程资料归档范围 七、工程资料保管的期限与密级 八、工程资料的载体形式,一、建筑工程资料管理的必要性 建筑工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节，是建 筑工程施工管理程序化、规范化和制度化的具体体现。 （一）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术 资料，是工程竣工验收交付的必备条件。 （二）工程

2、技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠 的依据。 （三）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理工作 的重要内容。 （四）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依 据。,第一节 建筑工程资料概述,二、建筑工程资料的特征 建筑工程资料有以下五方面的特征： （一）真实性和全面性 （二）分散性和复杂性 （三）继承性和时效性 （四）随机性 （五）多专业性和综合性,第一节 建筑工程资料概述,三、相关的基本概念,第一节 建筑工程资料概述,四、参建各方对工程资料的管理职责 （一）通用职责 1、工程的参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入 工程管理的各个环节和相关人员的职责范围。 2、

3、工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、 设计、监理、施工等单位的主管（技术）负责人主持各自 单位的工程资料管理的全过程工作。 3、工程资料应随着工程进度同步收集、整理和立卷， 并按照有关规定进行移交。,第一节 建筑工程资料概述,4、工程各参建单位应该确保各自资料的真实、准 确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所用 表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表 的格式，应按有关规定统一归类。 5、工程参建各方所提供的文件和资料，必须符合国 家和地方的法律法规、建筑工程施工质量统一验收标 准、建设工程文件归档整理范围及工程合同等相 关要求与规定。 6、对工程的文件、资料进行涂改、

4、伪造、随意抽撤 或损毁、丢失的，应按有关规定予以处罚。情节严重 的，还应依法追究法律责任。,第一节 建筑工程资料概述,（二）建设单位的职责 1、负责本单位工程档案资料的管理工作，并设专人进 行收集、整理、立卷和归档工作。 2、在与参建各方签订合同或协议时，应该对工程档案 资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容 提出明确要求。 3、向勘察、设计、施工、监理等参建各方提供所需的 工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。 4、对本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等， 应该符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明 文件的完整、齐全、真实、有效。,第一节 建筑工程资料概述,5、监

5、督和检查参建各方工程资料的形成、积 累和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监 督和检查参建各方工程资料的形成、积累和立卷 工作。 6、对需本单位签字的工程资料应及时签署意 见。 7、及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工 等参建各方立卷归档的工程资料。,第一节 建筑工程资料概述,8、组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可 委托设计单位和监理单位、施工单位来完成。 9、工程开工前，与城建档案馆签订建设工程竣工档 案责任书，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入 城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。 10、在工程竣工验收3个月内，将一套符合规范、标准 规定的工程档案原件，移交给城建档案馆

6、，并与城建档 案馆办理好移交手续。,第一节 建筑工程资料概述,（三）勘察、设计单位的职责 1、按照合同和规范的要求及时提供完整的勘 察、设计文件。 2、对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签 署意见。 3、在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工 程质量检查验收的意见 。,第一节 建筑工程资料概述,（四）监理单位的职责 1、应设熟悉业务的专业技术人员来负责监理资料的收集、整 理、归档等方面的管理工作。 2、依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察、设计文 件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段， 对施工资料的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资 料符合有关规定，并

7、确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。 3、负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。 4、对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应在工程竣工验 收后，及时移交给建设单位。,第一节 建筑工程资料概述,（五）施工单位的职责 1、负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负 责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。 2、总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资 料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整 理、汇总，并对其提供资料的真实性、完整性及有效性 负责。 3、在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总 和立卷。 4、按照合同的要求和有关规定，负责编制施工资 料，自行保存一套，其他几份及时移交建

8、设单位。,第一节 建筑工程资料概述,（六）城建档案馆的职责 1、负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。 2、负责对建设工程档案的编制、整理、归档工作，进行监督、检查、指导。 3、组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案的编制、整理和归档等工作，进行业务指导。 4、在工程开工前，与建设单位签订建设工程竣工档案责任；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具建设工程竣工档案预验收意见。 5、在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放工程项目竣工档案合格证。,第一节 建筑工程资料概述,五、施工单位资料员的岗位职

9、责 1、负责施工单位内部及与建设单位、勘察单、设计单 位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关 部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行 规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无 误。 2、负责所涉及到的工程图样的收发、登记、传阅、借 阅、整理、组卷、保管、移交、归档。,第一节 建筑工程资料概述,3、参与施工生产管理，做好各类文件资料 的及时收集、核查、登、传阅、借阅、整理、保 管等工作。 4、负责施工资料的分类、组卷、归档、移交 工作。 5、及时检索和查询、收集、整理、传阅、保 存有关工程管理方面的信息。 6、处理好各种公共关系。,第一节 建筑工程资料概述,

10、六、建筑工程资料归档范围 （一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主 要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应 收集齐全，整理立卷后归档。 （二）工程文件的具体归档范围按照现行建设工程文 件归档整理规范GB/T503282001)中“建设工程文件归 档范围和保管期限表”共5大类执行。,第一节 建筑工程资料概述,七、工程资料保管的期限与密级 （一）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 永久是指工程档案需永久保存。 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应 从长。 （二）密级分为绝密、机密、

11、秘密三种。同一案卷内有不 同密级的文件，应以高密级为本卷密级。,第一节 建筑工程资料概述,八、工程资料的载体形式 （一）工程资料可采用以下两种载体形式：纸质载体和光盘载体。（二）工程档案可采用以下三种载体形式：纸质载体、缩微品载体和光盘载体。（三）纸质载体和光盘载体的工程资料应在过程中形成、收集和整理，包括工程音像资料。（四）微缩品载体的工程档案：1、在纸质载体的工程档案经城建档案馆和有关部门验收合格后，应持城建档案馆发给的准可微缩证明书进行微缩，证明书包括案卷目录、验收签章、城建档案馆档号、胶片代数、质量要求等，并将证书缩拍在胶片“片头”上。,第一节 建筑工程资料概述,2、报送缩微品载体工程

12、竣工档案的种类和数量，一般要求报送三 套，第一代（母片）卷片一套作长期保存使用；第二代（拷贝片）卷 片一套作复制工作用；第三代（拷贝片）卷片一套或者开窗卡片、封 套片、平片，作提供日常利用（阅读或复原）使用。3、向城建档案馆移交的缩微卷片、开窗卡片、封套片、平片必须 按城建档案馆的要求进行标注。（五）光盘载体的电子工程档案1、在纸质载体的工程档案经城建档案馆和有关部门验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，进行电子工程档案的光盘刻制。2、电子工程档案的封套、格式必须按城建档案馆的要求进行标注。,第一节 建筑工程资料概述,第二节 建筑工程资料的分类与编号,一、建筑工程资料分类 二、建筑工

13、程资料编号的方法,一、建筑工程资料分类 建筑工程资料的分类是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序及其收集和整理单位的不同来进行分类。 (一)建设单位的文件资料 立项文件、建设规划用地文件、勘察设计文件、工程招投标及合同文件、工程开工文件、商务文件、工程竣工验收及备案文件、其他文件 (二)监理单位的文件资料 监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料，监理造价控制资料、分包管理资料、合同管理资料、监理工作总结,第二节 建筑工程资料的分类与编号,(三)施工单位的文件资料 施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工试验资料、隐蔽工程检查验收记录、施工记录、施工质量验收记录

14、、安全及使用功能管理资料、建设工程质量验收资料 (注意:施工资料的文件应根据类别和专业系统划分,施工资料的分类、整理和保存应符合国家或地方及行业有关规定) (四) 竣工图资料 综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图,第二节 建筑工程资料的分类与编号,二、建筑工程资料编号的方法 （一）对各大类的编号 分别以A、B、C、D来代表建设单位的文件资料，监理 单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料 （二）对各小类的编号 分别以A1、B1、C1、D1来代表各小类资料 （三）对具体文件、资料或表格的编号 A1-1:项目建议书 B6-2：月付款报审与支付,第二节 建筑工程资料的分类与编号,一、加强工程

15、文件、档案管理的措施 二、各参建单位文件、档案管理的职责 三、文件的收集与归档,第三节 工程文件资料管理,一、工程文件、档案管理的措施 1、将项目档案纳入“项目法人制”、“招投标制”、“工程合同制”、“工程监理制”中； 2、坚持项目档案工作与项目建设同步进行； “四同步”：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；工程竣工验收与验收工程竣工档案同步；项目申报评优及项目有关人员晋职评优时，档案部门同步出具专题归档证明材料同步。,第三节 工程文件资料管理,3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法

16、、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等 4、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）,第三节 工程文件资料管理,二、各参建单位文件、档案管理的职责 1、建设单位的职责 建立健全档案管理规章制度；对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导；做好本单位形成档案的收集、整理；接收和汇总各参建单位档案；提交工程档案预验收和专项验收；向有关国家部门移交档案。 2、勘察、设计单位 收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与编制竣工图；向建设单位移交档案。,第三节 工程文件资料管理,3、

17、施工单位 收集、整理所承担工程施工过程中形成的档案；编制竣工图；向建设单位移交档案。 4、监理单位 收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。 5、科研单位 收集、整理所承担科研课题工作中形成的文件；向建设单位移交档案。,第三节 工程文件资料管理,三、文件的收集与归档 （一）收集方法 1、依据标准范围收集 2、根据工程性质收集 3、采取有效措施收集 “四列入” ：将文件材料的形成列入计划管理，列入施工管理及考核范围，列入有关领导和技术人员岗位职责，列入经济责任制建立档案工作机构及网络。,第三节 工程文件资料管理,“三参加”：档案人员参加设备开箱、参加各

18、单位验收和项目总验收、参加项目技改鉴定； 实行文件登记，对文件流程进行控制。,第三节 工程文件资料管理,4、抓住重要环节收集 工程设计档案：主要抓住初步设计完成阶段、设计结束和总结阶段； 工程施工和竣工档案：关键抓住交工和竣工验收阶段； 设备档案：与土建工程连在一起的设备在工程竣工验收阶段进行收集；自制设备在设备鉴定时进行收集；外购设备在设备开箱验收时进行收集； 科研档案：抓住年终总结、成果鉴定阶段。,第三节 工程文件资料管理,5、建立档案管理网络,第三节 工程文件资料管理,（二）合理确定文件归档的时间 1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进

19、行。 2、勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。,第三节 工程文件资料管理,（三）保证文件归档的质量 归档的工程文件应为原件，一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。,第三节 工程文件资料管理,（三）保证文件归档的质量 4. 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅

20、笔等。 5. 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6. 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。,第三节 工程文件资料管理,（三）保证文件归档的质量 7. 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8.所有竣工图均应加盖竣工图章。 9.利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面13的，应当重新绘制竣工图。 10.不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方

21、法（GB10609389）统一折叠成A4幅面（297mm210mm），图标栏露在外面。,第三节 工程文件资料管理,第四节 工程竣工图的编制,一、竣工图的概念 竣工图是工程竣工后，真实反映建筑工程项目施工结果的图样。主要反映地上、地下建筑物、构筑物，以及设备、工艺管道、电气、自动化仪表等安装工程的真实情况，是工程竣工验收的必备条件，也是工程维修、管理、改建、扩建的依据。它是工程建设完成后的主要凭证材料，也是国家的重要技术档案资料之一。各项新建、改建、扩建项目均必须编制竣工图。,二、竣工图的作用 1、竣工图是进行新建、改建、扩建、工程管理维修的技术依据。 2、竣工图是城市规划、建设、管理等工作的重

22、要依据。 3、竣工图是司法鉴定裁决建筑纠纷的法律凭证 4、竣工图是工程决算的依据,第四节 工程竣工图的编制,第四节 工程竣工图的编制,三、编制形式 1、按图施工没有变更的，直接盖竣工图章，即可作为竣工图； 2、 一般变更的，在原施工图上修改，盖竣工图章后，即可作为竣工图； 3、重大变更的，或图面变更面积超过1/3的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。,四、对竣工图进行四方会审 由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际状况。,第四节 工程竣工图的编制,五、竣工图章 格式及尺寸：,第四节 工程竣工图的编制,1、竣工图章的基

23、本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 2、竣工图章尺寸为：50mmX80mm 3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处,第四节 工程竣工图的编制,第五节 工程档案的整理,一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后

24、依次排列即可。,二、组卷,（一）组卷原则 1、组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。,（二）组卷方法 1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； 2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 5、竣工图可按单位工程、专业等组卷； 6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。,（三）立卷过程中宜遵循下列要求 1、案卷

25、不宜过厚，一般不超过40mm； 2、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。,三、卷内文件排列,1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。,四、案卷编目,（一）卷内文件页号规定 1、卷内文件均按有书写的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下面，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右

26、下角。 3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。,四、案卷编目,（二）卷内目录规定 1、卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。 2、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 3、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责 任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 4、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。,四、案卷编目,（二）卷内目录规定 5、文件题名：填写文件标题的全称。 6、日期：填写文件形成的日期。 7、页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 8

27、、卷内目录排列在卷内文件首页之前。,卷内目录,卷内目录,四、案卷编目,（三） 卷内备考表填写规定 1、卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。 2、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。 3、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。,卷内备考表 互见号：JZ101（照片）,四、案卷编目,（四）案卷封面编制规定： 1、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。 2、案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 3、档号应由分类号、项目号和案卷

28、号组成。档号由档案保管单位填写。,四、案卷编目,4、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。 5、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 6、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 7、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 8 、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 9 、密级分为绝密、机密、秘密三种。,附：案卷题名的拟写,案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字； 案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图,附：案卷题名的拟写,不规范的案卷题名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 变更文件 施工文件 竣工图 合同文件,案卷封面填写示意表,1、案卷可采用装订与不装订两种形式。