计算机基础知识第4章.ppt

1、第4章 Office 2003,任课教师：李 玲 中南财经政法大学信息学院,本章内容,4.1 Office 概述 4.2 Office 使用的共性特征 4.3 Word 2003 4.4 Excel 2003 4.5 PowerPoint 2003,2,4.1 Office 概述,4.1.1 Office的组成 Word：文档制作程序 Excel：电子表格处理程序 PowerPoint：演示文稿制作与播放程序 Access：桌面数据库管理系统 Outlook：电子邮件管理与工作会议日程安排 Visio：复杂图表绘制和可视化信息生成工具,3,4.1.2 Office 2003 的安装,4,5,6

2、,4.1.3 Office系统的删除,7,4.2 Office使用的共性特征 4.2.1 操作界面的相似性与基本功能的稳定性 1.界面的相似性 目前所有的应用软件都采用了窗口式操作界面，即窗口最上面是标题栏，接下来是菜单栏和工具栏，中间主要部分为放置操作对象和显示结果的工作区，最下方显示工作状态这样一种布局(状态栏)。 Office在开发时，所有组件都采用了相似的外观布局风格和类似的工具栏，使用户在掌握了一种组件（如Word、Excel）的使用后，再学习一种新的组件（如Access、Visio等）时会觉得外观很熟悉，更容易掌握。,8,1.界面的相似性,9,2. 基本功能的稳定性 虽然应用软件会

3、根据技术的进步和用户的要求不断升级，但其基本功能往往保持稳定。 虽然应用软件的功能越来越复杂，界面越来越花哨，但在实际应用当中，只要功能实用、够用即可。软件使用有所谓“二八规律” ，即一般而言，一个复杂软件中20%的功能足以应付80%的实际工作需要。 在学习Office等应用软件时不必一定要追求最高版本，学习时不必也不可能一口气把所有的功能都全部掌握，只需根据实际需要，本着“急用先学、边学边用”的原则，掌握满足当前工作和学习需要的那一部分内容即可。,10,4.2.2 充分利用帮助功能,11,4.2.3 菜单功能的分类排列,实际上软件开发人员在设计软件时，为了便于使用者快速找到所要的功能，都采用

4、了将功能分类排列的形式。 例如，在Word中，所有向文档中添加信息的功能全部排列在“插入”菜单列里。这些添加的信息可以是分隔符、页码、图片、文件、脚注等。虽然罗列出来种类繁多，但用户只要记住，一旦需要添加内容，一般在“插入”菜单寻找所需要的功能即可，这样就能避免漫无目的地到处寻找某一菜单项的情况。,12,4.2.4 一些常用按键与操作方法的介绍,一、鼠标右键调用功能快捷菜单,图4.7 在Word和Excel中分别用鼠标右键调用文本和单元格的快捷菜单,13,二、组合键Alt、Ctrl、Shift与键盘或鼠标的配合使用,在实际练习和操作时，应当有意识地体会这几个按键的用法： Ctrl+c；Ctrl

5、+v Ctrl+z：操作失误的撤销功能 Alt+F4：关闭 按住Shift键不放，在选择相应图形形状后，用鼠标拖拽可以画出正圆、正方形、正三角形或以15度角为单位偏移的正直线。 附录2 Windows XP 快捷键 P356,14,4.3 Word 2003,15,4.3 Word 2003,4.3.1 概述 Word的基本功能大致分为三个部分，即内容录入与编辑、内容的排版与修饰美化、效率工具。 Word提供了许多效率工具帮助用户自动完成一些单调的重复性工作，以提高工作效率。这些工具包括自动保存、自动更正、对错别字和一些语法错误进行校对、自动编号，利用模版、样式、格式刷等工具对重复的版式、格式

6、设置进行自动设置。,16,4.3.2 Word 2003的界面,17,1.标题栏 标题栏位于窗口的最上方，用于显示文档的标题和当前文档的名称。当第一次打开窗口时显示的文档标题为“文档1”。 2.菜单栏 标题栏的下方便是菜单栏，由九个菜单项组成。,18,Ctrl+O,“”标记： 表示单击此命令将会弹出相应的对话框或任务窗格。,箭头图标：表示该菜单命令项包含有下一级的级联菜单。,19,3.工具栏 工具栏位于菜单栏的下方，其中每个图标对应菜单中的一项功能，可见，工具栏是菜单栏的直观和快捷的表现形式。 4.编辑区 Word窗口中间空白的区域就是文档编辑区，它也称为文档窗口。用户可以在编辑区内输入文本，

7、或者对文档内容进行编辑、修改和格式化等操作。,20,5. 标尺 6. 滚动条,21,7. 视图切换按钮,22,视图模式,普通视图: Word默认的视图方式。这种模式的显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入工作。在普通视图中，并不显示页边距、页眉和页脚、背景以及图形对象等，所以不能在普通视图方式下编辑这些对象。 大纲视图:可以显示文档的层次结构，突出文档的主体，使用户可以清晰地查看文档的概况。 页面视图:其显示效果与打印效果完全一致，它能够显示页眉和页脚、图形、文本框等对象在页面中的实际打印位置，这是在其他视图中不会看到的。,23,8. 任务窗格,可以通过单击“视图”菜单项中的“任务窗格”命

8、令来打开或者关闭任务窗格。 各种“任务窗格”都有不同的用途，用户可以很方便地在窗格中找到所需的内容。 在Word 2003中，共有十四种任务窗格，例如“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”和“新建文档”等等。,24,9. 状态栏,当前页的页码、页数、根据标尺的刻度显示光标所在的位置，以及当前的操作状态等。,25,4.3.3 文档的基本操作,掌握文档的最基本操作，如创建文档、输入文本、打开文档、关闭文档和保存文档。,26,4.3.5 文档编辑,文档编辑:选择文本、复制、移动与粘贴文本、插入与改写文本、删除文本、撤销与恢复、查找与替换文本、定位文本，以及多个文档

9、的编辑等相关内容。,27,一、选择文本 1.鼠标操作选择文本： 1)使用鼠标选择文本 2)使用页边空白区选择文本 3)Alt、Ctrl、Shift可实现一些特殊的选择效果:如垂直选择、同时选择多处文本等。 2.键盘操作选择文本： 按住键盘上的“Shift”键不放。,28,表4.2 常用的组合选择键使用说明 P141,29,二、复制、移动、粘贴、插入与删除文本,复制:Ctrl+C, Ctrl+V 移动(剪切):Ctrl+X, Ctrl+V 删除文本:Delete或退格BackSpace,30,三、撤销与恢复,“撤销”按钮右边的“恢复”按钮，即 按钮 组合键“Ctrl+Z”,31,四、查找与替换

10、单击“编辑”菜单下的“查找”命令项；或者按下组合键“Ctrl+F”，便可弹出“查找和替换”对话框。,32,单击“编辑”菜单下的“替换”命令项；或者按下组合键“Ctrl+H” 。,33,表4.3 光标定位组合键名及其作用,34,观看视频： 文档编辑1.exe 文档编辑2.exe,35,4.3.6 文档格式设置,一、使用鼠标右键调用设置功能 表4.4 几种常用的改变字号的组合键,36,37,图4.13 利用制表符实现文本的垂直对齐效果,二、设置制表位,1.设置制表位 水平标尺最左端有一个按钮，即“ ”按钮，单击该按钮便可改变制表符类型。主要有如下5种制表符： 左对齐式制表符：文本在此制表符处左对齐

11、。 右对齐式制表符：文本在此制表符处右对齐。 居中式制表符：文本的正中间都位于此制表符的竖向延伸线上。 小数点对齐式制表符：数字的小数点在此制表符处对齐，如果没有小数点则与右对齐式制表符作用相同。 竖线对齐式制表符：在此制表符处画一条竖线。,38,首先选定要在其中设置制表位的段落。 单击水平标尺最左端的按钮，直到它变为自己所需的制表符类型为止。 在水平标尺上单击将要插入制表位的位置，则用户选择的制表符便会出现在此位置上。 选中的段落便会按照用户所选择的制表符类型对齐。 如果要输入新文本，按下“Tab”键，直到光标移动到该制表符处，此时输入的文本将按照用户所选择的制表符类型对齐。,设置制表位的具

12、体操作步骤,39,2.通过“制表位”对话框精确设置制表符 (1)单击“格式”菜单下的“制表位”命令，或者单击“段落”对话框中的“制表位”按钮。,40,现场操作,41,三、页面格式设置,页面设置功能安排在文件菜单中，也可双击标尺调出对话框。,42,1.设置页边距 2.设置纸张 3.设置版式 设置节的起始位置 设置“页眉和页脚”的有关属性 设置页面的垂直对齐方式 设置应用范围 观看视频：页面格式设置及打印.exe,43,4.3.7 表格处理,在Word文档编辑过程中，为了显示数据、计划安排或财务信息等，经常会插入一些表格。 表格是办公软件处理的重要内容。除组织数据外，表格也是一种重要的排版工具，广

13、泛应用于复杂的报纸、网页的版式设计中。,44,一、创建表格,1. 插入表格 通过“表格”菜单下的“插入表格”命令项。,45,2. 绘制表格,单击常用工具栏上的“表格和边框”按钮，即“ ”按钮；或者单击“表格”菜单下的“绘制表格”命令项，则弹出“表格和边框”工具栏。,46,二、选定单元格与表格内容、编辑表格,1.定位单元格 2.选择表格内容 3.插入或删除行、列和单元格 4.拆分与合并单元格 5.调整表格的行高和列宽 6.调整单元格高度和宽度等,47,三、设置单元格的对齐方式,48,四、设置表格边框与底纹,49,50,观看视频：表格处理,课堂实验演示： P44 实验四 表格制作,51,4.3.8

14、 图形处理,52,53,观看视频：图形处理,4.3.9 文本框,文本框是Word中一个重要的排版工具，它使文字和图片内容可以浮在页面上，从而在页面任意位置移动而不影响页面上内容的版式。 文本框可以认为是一种可移动、可调大小的文字或图形容器。,54,1.插入文本框 首先要将光标置于需要插入文本框的位置。 选择“插入”菜单下的“文本框”，在其级联菜单中单击“横排”或“竖排”命令项；或者在“绘图”工具栏上直接单击“文本框”按钮 或 ，则会出现绘图画布，同时鼠标指针将变成十字形状。如果需要，用户可将文本框从画布上拖开。 按住鼠标左键并拖动鼠标，绘制出一个文本框。 调整文本框的大小并拖动到合适的位置。

15、单击文本框内部的空白处，使得光标置于文本框内，输入相关文本。 单击文本框之外的地方，便可退出文本框。,55,2.设置文本框格式 用户可以采用设置图形格式相同的方式来设置文本框的格式，包括添加颜色、填充、边框等，以及在图示中的位置等。 观看视频：使用文本框,56,4.3.10 高级功能,一、使用样式与模板 1.样式 样式是Word的主要功能之一，它是一组已命名的字符和段落格式的组合。用户通过使用样式可以在文档中对字符、段落和版面等进行设置，从而提高工作效率。,57,新建样式 可以通过两种方法来新建样式，一种是利用“样式和格式”任务窗格，另一种则是使用工具栏上的“样式”列表框。 使用“样式和格式”

16、任务窗格 单击“格式”菜单下的“样式和格式”命令项；或者直接单击工具栏上的“格式窗格”按钮，即 ，则在窗口右侧出现了“样式和格式”任务窗格，单击该任务窗格中的“新样式”按钮，则会弹出“新建样式”对话框。,58,观看视频: 使用样式,59,使用工具栏上的格式刷,首先选择已经设置好文本格式的文本，再用鼠标选择工具栏上的“格式刷”按钮，即“ ”。 当单击格式刷按钮时，样式只能粘贴一次，而当双击格式刷按钮时，样式则可以反复粘贴。如果已经双击格式刷按钮，可通过再次单击格式刷按钮或按下“Esc”键退出格式粘贴。 观看视频：使用格式刷,60,2.模板,模板是用于提供了特定文档外观的特殊文档，使用模板时无需定

17、义文档的格式和布局就可以得到满意的文档效果。 在建立新文档时，如果没有选择其他模板，Word将自动选择Normal.doc作为新文档的模板。,61,创建模板 使用文档创建模板 首先打开要用于创建模板的文档，再单击“文件”菜单下的“另存为”命令项，则会弹出“另存为”对话框，在该对话框中的“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”项。 使用新建命令创建模板 单击“文件”菜单下的“新建”命令项，则会出现“新建文档”任务窗格。在该任务窗格的“模板”栏目里，单击“本机上的模板”，则弹出“模板”对话框，在该对话框的“新建”栏目里，选择“模板”，如图4.25所示，单击“确定”按钮，则打开了“模板”窗口。,62

18、,应用模板,通过使用模板可以快速创建新文档。而应用模板的具体操作步骤如下： 单击“工具”菜单下的“模板和加载项”命令项，则弹出“模板和加载项”对话框。 在“模板和加载项”对话框中的“文档模板”栏目里显示出当前的模板，如果想要选择其他模板，可以单击“选用”按钮，则弹出“选用模板”对话框。 在“选用模板”对话框中选择适当的模板名称，单击“打开”按钮，则返回到“模板和加载项”对话框下。 选中“自动更新文档样式”选项，这样在每次打开文档时都会使用相应的模板来更新当前文档的样式。 单击“确定”按钮，便完成了应用模板操作。,63,64,二、公式编辑器,在日常编辑有关自然科学的文档中，用户很有可能要输入一些复杂的公式，而使用公式编辑器便使这类工作变得简单和方便，在建立公式时，它会根据数学中的排版格式自动调整字体大小、间距和格式等。 1.启动公式编辑器 单击“插入”菜单下的“对象”命令项，则会弹出“对象”对话框，如图4.27所示。,65,66,67,观看视频：使用公式编辑器,上机实验教学计划,实验地点：南湖校区现代教育技术中心学生公共机房。 实验时间：每个人有50个小时的免费机时，全天开放。 实验基本要求： 要求熟练掌握Windows XP 操作系统、Office办公软件和Internet国际互联网的基本操作，并利用计算机解决实际问题。 实验过程中，务必仔细观察上机现象，记