办公室事务管理 1

1、国家职业资格培训四级秘书教程 之 办公室事务管理,主讲：校长办公室 赵立兵,办公环境的管理,第一节,接待工作,办公室日常事务管理,督查与调研,信息管理,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第二节,第三节,第四节,第五节,办公室事务管理概念,信息管理,第五节,前 言,办公室事务管理,办公室事务管理,前言：办公室事务管理概念,广义：包括环境、物品、财务、车辆等的管理；,狭义：指与领导活动有关的一些日常工作，包括 决策、计划、组织、指挥、督查等活动中 的各种事务管理。,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第一节：办公环境管理,办公环境的基本要求,一,按照需求进行办公布局,二,设计办公布局,（

2、一）,办公室间隔方式,（二）,办公环境实景图,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,公用资源摆放有序、用后归位,（二）,常见单人办公家具,办公设备和物品放置适当、取用方便,三,办公用品和设备摆放有序、方便操作,（一）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,办公室的安全,四,办公室的安全问题,（一）,办公环境及办公设备潜在的危险,（二）,办公室安全检查的方法,（三）,办公室安全系统,（四）,内部人员流动管理,计算机网络安全,安全保险系统,访问者安全检查,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,紧急情况的预防,五,预防紧急情况的措施,（一）,以书面形式确

3、定紧急情况处理程序,用上述紧急情况处理程序培训所有成员,进行紧急情况模拟演练,明确各级人员在紧急情况下所负的义务和责任,配备相应设备和资源以随时处理紧急情况,保证定期检查、维护和更新设备,紧急情况的应对措施,（二）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第二节：接待工作,接待工作概述,一,接待的含义,（一）,接待的分类,（二）,按接待对象国别分,从接待组织关系分,接待的作用,（三）,代表作用,联络作用,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,接待工作的任务,二,安排来宾的有关工作,（一）,收集来客信息，判断来访用意,1,拟定接待方案,2,接待方针,接待规格,接待日程安排,接待开支,接待形式,

4、国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,准备接待材料,3,安排领导会见来客,4,安排双方会议,5,保卫保密工作,6,购置纪念品,7,新闻报道工作,8,处理善后工作,9,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,安排生活接待工作,（二）,安排参观、娱乐活动,（三）,明确参观目的,1,明了参观内容,2,熟悉娱乐活动的特点及适应对象,3,讲究参观、娱乐的相关礼节,4,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,接待内宾的方法,三,上级领导机关的接待方法,（一）,平级机关的接待方法,（二）,本系统的接待方法,（三）,外事接待工作方法,四,接待外宾的一般程序,（一）,外事接待的基本原则,（二）,外事接待的次序

5、安排,（三）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,接待的礼仪,五,礼仪的产生及含义,（一）,称谓,（二）,致敬,（三）,介绍,（四）,交谈,（五）,邀请与做客,（六）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第三节：办公室日常事务管理,印章管理,一,印章的分类,（一）,正式印章,专用印章,钢 印,缩 印,名 章,手 章,戳 记,印章的规格、式样和刻制,（二）,印章的管理和使用,（三）,印章的启用和停用,（四）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,介绍信管理,二,介绍信的类型,（一）,介绍信： 是机关、企事业单位联系工作和业务的一种专用书信，具有介绍和 证明的作用，是一种简化了的“公文”

6、。,介绍信的管理及使用,（二）,普通介绍信,存根介绍信,专用介绍信,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,安排值班工作,三,值班工作任务与要求,（一）,办理上司交办的事项,1,上传下达，沟通内外,2,处理来函、来电,3,负责接待工作,4,协调处理安全保卫工作,5,掌握上司外出活动情况,6,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,值班工作规范,（二）,坚守值班岗位,1,认真处理事务,2,做好值班记录,3,热情接待来访客人,4,加强安全保卫工作,5,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,办公时间管理,四,办公效率和时间管理,（一）,有效利用时间，事半功倍,用“ABCD”法则排出工作的优先等级,

7、1,2,明确工作任务和职责,区分常规和非常规工作,分清轻重缓急、先后主次,合理分配精力，巧妙运用时间,借用办公辅助手段,注重工作规范,分工合作，团队共赢,坚持记工作日记,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,处理日常办公事务应提高组织效率,（二）,日程安排和日程计划表的编制,（三）,日程计划表的编制,日程安排表分类,1,2,年计划表,月计划表,旅程计划表的编制,3,旅程计划表,周计划表,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,办公用品与现金管理,五,办公用品管理,（一）,办公用品的采购,选择办公设备、办公用品供应商,1,2,价 格,质量和交货,服务和位置,安全和可靠,国家职业资格四级秘书培训

8、办公室事务管理,办公用品的记录和监督,3,库存控制,最大库存量,最小库存量,再订货量,库存监督,办公用品记录 及监督,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,现金管理,（二）,零用现金的管理,1,费用报销,2,由于用支票来支付小额费用难于实行，一些单位办公室中 常设有一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、 邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,完成上司临时交办事项,六,上司临时交办事项特点,（一）,广泛性、临时性、具体性、紧迫性、,上司临时交办事项范围,（二）,文书工作事项、 会务工作事项、 信访工作事项,信息工作事项、 调研工作事

9、项、 督查工作事项,联络工作事项、 协调工作事项、 接待工作事项,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,办理上司交办事项的原则,（三）,积极主动，千方百计,1,既要符合政策，又要灵活变通,2,件件有着落，事事有回音,3,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,保密工作,七,秘书部门处于各单位的枢纽地位，综合全局性工作，是文字和信息 中心，其保密范围也比其他部门广泛。保密工作是秘书工作的重要组成 部分，是秘书工作者的职责和义务。,公文保密,（一）,撰制阶段的保密,1,传递阶段保密,2,办理阶段保密,3,保管阶段保密,4,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,会议保密,（二）,会议准备阶段的保

10、密,1,会议期间保密,2,会后的保密,3,宣传保密,（五）,计算机保密,（四）,通讯保密,（三）,保密法保密守则规定,附：,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第四节：督查与调研,督查，又称督办和查办。督查工作是指秘书协助领导，把已经布置 却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之妥善落实。,督查工作的内容,一,决策督查,（一）,专项查办,（二）,督查调研,（三）,组织协调,（二）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,督查工作的原则和程序,二,督查工作的原则,（一）,领导负责,分级负责,实事求是,讲求实效,督查工作的程序,（二）,查办立项,查办通知,督促催办,商讨处理,立卷归

11、档,结案反馈,电话督查,书面督查,直接督查,会议督查,督查工作的方法,三,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,第五节：信息管理,信息的概念,一,信息的定义,（一）,信息是事务存在的方式或运动状态的直接反映。,信息的特征,（二）,客观性,时效性,可塑性,共享性,依附性,传递性,开发性,无限性,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息的种类,（三）,按信息源性质：自然信息、社会信息,按信息表现形式：语言信息、文字信息、声像信息等,按信息内容涉及的社会领域：军事信息、教育信息等,按信息信息稳定状态：静态信息、动态信息,按信息信息来源方向：横向信息、纵向信息,按信息信息在秘书工作中作用分：预测

12、信息、动态 信息、反馈信息,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息工作的程序,（三）,信息收集,信息整理,信息传递,信息存储,信息反馈、利用,信息的收集,二,信息收集的渠道,（一）,大众传媒,图书馆,网上资源,供应商、客户,贸易交流,关系渠道,机构渠道,调查渠道,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息收集的范围,（二）,包括：自身信息；国内外市场信息、法律政策 信息、客户信息、交际活动信息等。,信息收集的要求,（三）,价值性,时效性,层次性,全面性,针对性,信息收集工作的程序,（四）,明确信息收集范围,选择信息收集方法,熟悉信息来源,熟悉信息来源,国家职业资格四级秘书培训办公室事务

13、管理,信息的筛选,三,信息筛选的定义,（一）,即对收集到的大量信息进行鉴别和选择，去伪 存真、去粗存精，提取真实、有价值信息。,办公室常备信息资料,（二）,参考书（包括工作用参考书、手册、百科全书、 字典与词典、年鉴等），报纸期刊、内部文献等。,信息资料筛选方法,（三）,信息筛选要求,（四）,对工作有指导意义与业务有密切联系；带有倾向性动向 性或突发性；有预见性，前瞻性；去伪存真、去粗存精,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息的分类,四,信息分类的定义,（一）,即根据信息所反映的内容的异同，分门别类地 组织起来的一种科学方法。,信息分类的方法,（二）,字母分类法,地区分类法,主题分类法

14、,数字分类法,时间分类法,信息分类的要求,（三）,讲究科学、系统、有逻辑性和实用性；分类标准明确， 分类层次清晰；准确归类，子类界限清晰，无交叉。,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息的校核,五,信息校核的定义,（一）,即对初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析 其可靠性和准确性，对信息真实性进行确认。,信息校核的范围,（二）,信息中的观点、事实、数据、图表、符号及时间、地点、 人物等；有关政策、计划、典型事例的信息等；要查对 出处、核实原件、地名、人名、时间等。,信息校核的要求,（三）,积极主动，千方百计,1,既要符合政策，又要灵活变通,2,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信

15、息的传递（传播）,六,传播的概念,（一）,是人类的活动；是信息的交流；离不开符号和 媒介；目的是希望发生相应的变化。,信息传递的方向,（二）,内向传递自身各系统间传递。,1,外向传递自身与外界环境间传递。,2,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,信息传递的要素,（三）,信息传递的要求,（四）,信源：即信息来源，分为原生源、再生源。,1,信道：即信息通道，包括传递和运行方式。,2,信宿：即信息终点，也就是信息接受者。,3,按不同需要把握信息传递对象、方式、时间。,1,主动、适时传递接受者。,2,保密信息按照保密规范进行传递。,3,在传递过程中保证不失真。,4,国家职业资格四级秘书培训办公室事

16、务管理,信息的存储,七,相关知识,（一）,信息存储的载体。,1,信息存储的装备和设备。,2,信息存储管理系统。,3,纸质载体,磁性载体（软盘、硬盘、磁带等）,文件夹、文件袋、文件柜、文件架等。,信息集中管理系统,信息分散管理系统,计算机辅助管理系统,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,工作程序,（二）,登记,编码,排列,保存,保管,信息储存相关要求,（三）,选择有价值的信息储存。,1,按内容确定存储期，对过期及时调整清理。,2,分类储存信息。,3,防止存储信息收到损坏、失密。,4,信息的存储要便于查询利用。,5,谢谢大家！,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图1：现代办公环境实景图,

17、国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图2：开放式办公室布局,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图3：开放式办公室间隔方式,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图4：个人办公布局,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图5：常见办公家具,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图6：印章尺寸规格,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,紧迫,重要,D,C,B,A,图7：个人时间管理“ABCD”法则,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图8：年计划实例,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图9：月计划实例,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图10：周计划实例,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,图11：旅行计划表（某领导）,国家职业资格四级秘书培训办公室事务管理,保密法 保密守则规定：,不该说的机密，绝对不说,不该问的机密，绝对不问,不该记录的机密，绝对不记录,不该看的机密，绝对不看,不在非专用记录本记录机密,不在私人通信中涉及机密,不在公共场合和家庭子女、亲友前谈论机密,不在不利于保密的地方存放机密文件、资料,不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项,不携