第十章 办公用品管理

1、第十章 办公用品管理,学习目标 重点难点 职场经验 职场忠告 主要内容 实践课堂,【学习目标】,一、知识 （一）掌握各种办公设备的使用方法。 （二）熟悉行政办公设备选购流程 （三）掌握办公设备的收发管理 （四）掌握办公设备的安全使用方法 （五）了解办公设备故障处理的流程 二、技能 （一）复印文件、发送与接收传真、接收和发送邮件 （二）选购办公设备和耗材 （三）办公设备和耗材的管理与监督,（一）复印文件、发送与接收传真、接收和发送邮件 （二）选购办公设备和耗材 （三）办公设备和耗材的管理与监督,【职场经验】,新员工素质分析： 第一天到公司，独自工作有效率 不怕得罪人：其他办公室来复印资料，按章登

2、记，目的是独立核算 自觉性：不上网聊天，谈话不多言语。应该对自己有要求 机会总是留给有准备的人：这个看上去很普通的同事是我们集团的老总,【职场忠告】,从一开始，就应显示你的职业素养。要有意识地建设自己的职业生涯，一是不断提高专业水准，二是培养职业素养。后者更能显示出一个人的道德层次和精神境界。应该从第一天就这样要求自己，从小事做起，持之以恒。,主要内容,第十章 办公用品管理 第一节 办公自动化设备 第二节 办公用品申购 第三节 行政办公用品选购流程 第四节 有效管理办公用品,第一节 办公自动化设备,一、计算机类 二、办公设备类 三、通信设备类,一、计算机类,（一）多媒体计算机是OA的核心设备，

3、是所有设备的控制中心 （二）网络化办公 （三）设备接口,二、办公设备类,（一）打印机 （二）复印机 （三）扫描仪 （四）投影机 （五）碎纸机 （六）折页机 （七）装订机 （八）移动办公设备 参考：视频教学,三、通信设备类,（一）传真机 （二）有线电话 （三）移动办公设备 （四）视频电话 （五）电传机,【本节任务训练】,一、使用计算机设计制作复印记录簿、传真记录簿、电话记录簿，并使用装订设备装订。 二、熟悉打印机、复印机、传真机、装订机的操作方法，并保留每种作品至少一件。 三、调查本地的邮局地址、联系电话号码、网站、服务特色，列表说明情况。 四、发送一份电子邮件。,第二节 办公用品申购,一、日常

4、办公用品的范围 二、办公用品选购前的准备 三、请示文件,一、日常办公用品的范围,计算机、打印机、复印机、碎纸机、照相机 摄像机等办公设备 移动硬盘、录音笔等数码办公设备 墨盒、硒鼓等办公设备耗材 水笔、纸张等文具用品 ,二、办公用品选购前的准备,（一）信息收集和分析 （二）制定计划 文章式 表格式,三、请示文件,（一）购买办公用品计划表 （二）请示文件的制作,（一）购买办公用品计划表,制定时间：2014年5月10日,表10-1购买办公用品计划表,（二）请示文件的制作,【案例10-1】,【本节任务训练】,第三节 行政办公用品选购流程,一、采购任务、采购制度 二、选购工作程序,一、采购任务、采购制

5、度,（一）选购任务 （二）制度,二、选购工作程序,（一）制定选购工作程序 （二）现场调查和综合对比 （三）选择供应商,（一）制定选购工作程序,（二）现场调查和综合对比,（三）选择供应商,1.选择供应商对比表 2.选择供应商的理由 3.报批【案例10-2】,【本节任务训练】,到附近的商街调查了解办公用品的经销情况，任意选择一种办公设备，写一份针对这种办公设备的三家供应商的五项要素的对比表和一份选购理由的说明。,第四节 有效管理办公用品,一、接收和发放管理 二、办公用品采购成本控制A、B、C法 三、存储管理 四、使用管理 五、故障、维修、报废与闲置设备,一、接收和发放管理,（一）接收办公用品的形式

6、和来源 （二）接收准备 （三）交接验收,一、接收和发放管理,（一）接收办公用品的形式和来源 1.存储接收。 2.使用接收。,（二）接收准备,1.人员准备 2.存放和使用位置准备 3.接收现场环境准备 4.接收文件准备,（三）交接验收,1.当面查清 2.开箱检查 3.安装、试运行确认各个检查项目相符 4.接收登记。表10-4 5.发放验收,二、办公用品采购成本控制A、B、C法,（一）办公用品ABC法 （二）ABC分类标准 1.ABC办公用品的总金额和品种。 2.ABC办公用品的库存管理法。,（一）办公用品ABC法,定义：对于采购库存的所有办公用品，按照全年货币价值从大到小排序 A类价值最高，受到

7、高度重视 B类价值中间，受重视程度稍差 C类价值最低，仅进行例行控制管理,（二）ABC分类标准,1.ABC办公用品的总金额和品种 2.ABC办公用品的库存管理法。,（二）ABC分类标准,1.ABC办公用品的总金额和品种 （1）A类办公用品在总金额中占7580，而品种仅占10以下； （2）B类办公用品在总金额中占1015，品种占1015； （3）C类办公用品在总金额中仅占510，而品种却占75以上。,（二）ABC分类标准,2.ABC办公用品的库存管理法 A类：重点管理，严加控制，采取较小批量的定期订货方式，尽可能降低库存量 C类：采用较大批量的定量订货方式，节省手续，留出精力管好重要办公用品 B

8、类：根据情况区别对待,三、存储管理,（一）存储安全 （二）库存管理程序 （三）库存保管,（一）存储安全,1.有安全防范设施。 2.有安全保障制度。 3.严格执行安全保障制度。,（二）库存管理程序,1.库存记录卡片 2.库存账簿 3. 盘点,（三）库存保管,1.所有库存物资放置的位置都能确保安全。 2.库房中应设置货架，保证所有物资都不能直接放置在地板上。 3.分区分类存储，同一性质的物品存储在同一区域内，同一型号的物品存储在一处。 4.按物品的轻重大小合理存放。一般较重的物品放在货架的下面，较轻的物品放在货架的上面；较大的物品放在货架的下面，较小的物品放在货架的上面。 5.按物品的发放频率和存

9、储期限合理存放。一般发放频率较高的物品放在库房的外侧，发放频率较低的物品放在库房内侧；存储期较短的物品放在库房的外侧，存储期较长的物品放在库房内侧。 6.易燃易爆、有毒物品，必须单独安全存放。 7.贵重物品，应单独存放在带有密码锁的保险柜中，并由专人保管。 8.库房和货架，应保持清洁和合理的温度、湿度、通风和采光。,四、使用管理,（一）放置位置的选择 （二）节支增效 （三）监督使用者按操作手册使用 （四）培训新使用者,五、 故障、维修、报废与闲置设备处理,（一）常用办公电器设备的安全使用要点 （二）办公设备的常见故障的种类 （三）故障报告程序 （四）办公设备的维修 （五）过期、残损和多余办公设

10、备的处理,【本节任务训练】,一、你所在的办公室购买了一台复印机，由你接收，开箱检查后，核实清楚各检查项目的真实情况后验收合格后，请你做一个及时、完整、准确的记录，包括填写“办公用品交接验收登记表”，移交和接收双方都要在登记表上签字，表示确认完成移交。其他角色需要与工作伙伴合作完成 二、定期检查你的各种办公室的设备，并书写不少于一个月的故障日志。检查时可以向其他工作人员询问他们负责使用的设备情况，把曾经发生的故障补充到你的记录上，故障日志应包括：设备名称、故障日期、报告人姓名、故障描述、清除日期、处理措施、处理人签名等项内容。,【实践课堂】,一、任务模块 （一）复印文件 （二）与其他成员合作选购

11、一种办公设备和耗材 （三）管理办公设备和耗材，并监督其使用。,二、目的和要求,目的一：训练和检验复印文件和收发传真的职业能力。 要求：熟练掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领（9条） 目的二：训练和检验选购办公设备和耗材的职业能力。 要求：熟练掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领（8条） 目的三：训练和检验管理办公设备和耗材的职业能力。 要求：熟练掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领（9条）,三、模拟现场设计,（一）所需场地：模拟办公室（或实训室）2间 （二）模拟办公室的物品设置（数量以班级人数为限） （三）相关任务包 （四）模拟办公用品仓库 （五）模拟操作步骤,四、完成任务后每个人需要提交的工作成果,（一）复印机操作 1.所执行的4项复印任务的书面的、电子照片或视频记录 2.书面解释如何处理复印中所遇到的情况，包括：无纸问题、无墨粉问题、机器卡纸问题。 （二）发送与接收传真的书面记录。 1.能够发送和接收以下传真件：单