第五章 管理信息系统的系统分析ppt课件

1、.,第五章 管理信息系统的系统分析,第一节 管理信息系统分析概述 第二节 系统初步调查与可行性研究 第三节 系统的详细调查 第四节 组织结构与管理功能分析 第五节 业务流程的调查与分析 第六节 数据流程的调查与数据流程图 第七节 数据字典与描述处理逻辑的工具 第八节 系统分析的工作成果,.,教学目的 介绍管理信息系统的系统分析全过程。 教学要求 使学生理解和掌握系统分析各个阶段的主要任务、要求和内容。 课程重点 可行性分析、管理业务调查、数据流程调查、数据字典、系统分析报告。 课程难点 管理业务流程图和数据流程图的绘制、数据字典的描述、系统分析报告的撰写。,.,第一节 管理信息系统分析概述,一

2、、系统分析的定义 管理信息系统分析是指由系统分析人员、用户单位的管理人员和业务人员按照系统的观点，在对现有系统深入调查和需求分析的基础上，综合运用系统科学、管理科学、计算机科学、通信网络技术和软件工程等多学科知识，深入描述及研究现行系统的活动和各项工作及用户的各种需求，使用一系列分析工具与技术绘制一组描述系统总体逻辑方案的图表，建立新系统逻辑模型的一个过程。,.,第一节 管理信息系统分析概述,一、系统分析的定义 系统分析，也称逻辑设计（逻辑模型设计），是按照系统的观点，对现行系统进行全面的调查和分析，充分理解用户的需求，从而在原有系统的基础上得到新系统的逻辑方案。,系统分析是开发MIS最重要的

3、阶段，也是最困难的阶段！,.,系统分析与系统设计,系统分析,解决的是新系统“做什么”的问题，建立新系统的逻辑模型 明确系统的功能,系统设计,解决的是新系统“怎么做”的问题，建立新系统的物理模型 如何实现系统的功能,.,二、系统分析的任务,一是了解用户需求。通过对现行系统中数据和信息的流程以及系统的功能给出逻辑的描述，得出现行系统的逻辑模型。 二是确定系统逻辑模型，形成系统分析报告。在调查和分析中得出新系统的功能需求，并给出明确的描述。根据需要与实现可能性，确定新系统的功能，用一系列图表和文字给出新系统功能的逻辑描述，进而形成系统的逻辑模型。完成系统分析报告，为系统设计提供依据。,.,三、系统分

4、析的原则 进行系统分析必须遵循结构化分析原则、逻辑模型与物理模型分离原则、面向用户的原则： 1. 结构化分析原则 结构化分析是一般系统工程常用的方法之一，它按照用户至上的原则，结构化、模块化、自顶向下地对信息系统进行分析与设计，它是有组织、有计划、有规律的一种安排。,.,.,案例,在教务管理信息系统中，最顶层的系统是教务管理系统，在顶层系统中只反映系统总的目标及系统与外界的信息关系，当分解到第二层时，把各子系统如何处理的细节隐蔽，只反映新生管理、成绩管理、学籍管理等子系统及其相互关系。当分解到第三层时，又可以把成绩管理分为成绩录入、成绩汇总、审核成绩和查询成绩等子系统。,.,2.逻辑模型与物理

5、模型分离原则 系统的逻辑模型是根据用户的需求，规定出新系统应该做什么，应该具备哪些功能。 3. 面向用户的原则 系统开发人员要和用户进行良好的沟通，共同确定用户的需求，并把共同的理解明确的表达出来，才能开发出适合用户的系统。,.,四、系统分析的内容及步骤,1.初步调查 2.可行性研究 3.详细调查 4.建立新系统的逻辑模型 5.编写系统分析报告,.,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,一、系统的初步调查 初步调查指从系统分析人员和管理人员的角度来判断新系统开发的必要性。 1.初步调查的目的 初步调查的目的就是经过调查来确认、核实现行系统尚待解决的问题，说明建立新系统的迫切性和必要性，提出解决

6、问题的初步设想。在实际操作时，从企业内部对信息系统的实际需求出发，调查和研究企业基础数据管理工作、企业管理现状以及对现代化管理方法的需求程度等。,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,2.初步调查的内容 （1）调查用户需求。 （2）调查现有企业的基本状况。 （3）调查新系统的开发条件。,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,二、可行性研究 1.可行性研究的任务 可行性研究又称可行性分析，是指在当前组织内外的具体环境和现有条件下，系统开发工作是否具备必要的资源及其他条件，从而决定是否开发系统。,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,2.可行性研究的内容 （1）管理上的可行性。 （2）技术上的可行

7、性。 （3）经济上的可行性。 （4）社会意义上的可行性。,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,三、可行性研究报告 1.系统概述 （1）引言：说明系统的名称、系统的目标和功能，系统建设的背景及意义。 （2）系统的基本环境：说明组织的组织机构、人员、设备及资金等情况。 2.拟建系统的方案 说明初步调查的全过程，提出拟建系统的候选方案，包括系统应达到的目标、主要功能、资源配置、系统研制计划等，为进行资金预算、人员准备提出依据。,.,第二节 系统初步调查与可行性研究,3.可行性论证 对拟建的系统方案进行必要性和可行性研究，并写明研究论证结果。 可行性论证的结论有三种：结论一，条件成熟，可以立即进行开

8、发；结论二，需要增加资源才能开始进行或对现有项目进行改进，暂缓开发；结论三，条件不具备，不能开发。,.,第三节 系统的详细调查,一、详细调查的目标 详细调查的对象是现行系统（包括手工系统和已经采用计算机的管理信息系统）。详细调查的目的是在可行性研究的基础之上对现行系统进行深入的、全面的调查和分析，弄清楚现有系统运行的详细情况，发现其薄弱环节，找出需解决问题的实质，并用一定的工具对现行系统进行详尽的描述，确保新开发的系统比原系统更加有效。,.,第三节 系统的详细调查,二、详细调查的原则 在详细调查的过程当中遵循以下原则： 自顶向下全面展开 弄清各项管理工作存在的必要性 工程化的工作方式 全面调查

9、与重点调查相结合 主动与用户沟通、保持积极友好的人际关系,.,三、详细调查的内容及描述工具,组织结构的调查与分析，用组织结构图来描述。 系统功能的调查与分析，用管理功能图来描述。 管理业务流程的调查与分析，用业务流程图和表格分配图来描述。 数据与数据流程的调查与分析，用数据流程图、数据字典等来描述。,第三节 系统的详细调查,.,四、详细调查的方法 1. 座谈会法 开座谈会是系统详细调查中最常用、最有效的方式之一。 2. 案卷阅读法 案卷阅读法是在一定的时间和场所内对一定的资料进行查找与阅读的调查方法，如在图书馆查阅资料等。,第三节 系统的详细调查,.,3. 问卷调查法 问卷调查法是将要调查的问

10、题以表格的形式在规定的时间内发送到一定的人员范围内，由其填写并及时回收，经过统计、归纳后得到调查结果的方法。 4. 实地实践法 实地实践法是调查者对某些问题通过亲临现场观察得到结果的不公开的调查方法。,.,5. 个别访问法 个别访问法是系统分析人员根据调查需要，有目的地直接访问企业中的各类人员，其目的是要了解组织的业务流程、数据流程和数据处理方法等。,.,第四节 组织结构与功能分析,一、组织结构分析 1. 组织结构的定义 指的是一个组织(部门、企业、车间、科室等)的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。 2. 组织结构调查的定义 就是对组织结构与功能进行分析，弄清组织内部的部

11、门划分，以及各部门之间的领导与被领导关系，并了解各部门的工作内容与职责。,.,3.组织结构图 对组织机构的调查结果通常借助于组织结构图来分析，一个组织的机构设置，自上而下一般是按级别、分层次构成的，呈树状结构，表示各组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。,.,某网络公司的组织结构图,.,某企业的组织结构图,.,4. 调查注意事项 应当适当了解组织的发展历史，从组织形成的层面理解组织结构的现状。 应当适当了解调查对象的同业者的组织结构情况，作差异对比分析，从而找出调查对象组织结构的特色及不足。 应当在调查中详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在的问题以及对新系统的要求等

12、。,.,二、管理功能调查 1.管理功能的概念 功能是指完成某项工作的能力，管理功能是指被调查系统具有哪些完成管理任务的能力。,.,2.管理功能图与组织结构图的关系,功能要依靠组织机构来具体实现。因此，在理想情况下，功能和组织应该是一致的。 但是由于客观情况的复杂性，在现行系统中，功能结构和组织机构并不能一一对应。,管理功能调查使我们在了解组织结构的同时，对于依附于组织结构的各项业务功能也有一个概貌性的了解，也可以对于各项交叉管理、交叉部分各层次的深度以及各种不合理的现象有一个总体的了解。,.,.,.,第五节 业务流程的调查与分析,一、业务流程调查的任务及方法 1. 任务 业务流程的主要任务是调

13、查现行系统中各个环节的业务活动，掌握业务的内容、作用、信息的输入输出、数据存储和信息的处理方法及过程等。它是掌握现行系统状况，确立系统逻辑模型不可缺少的环节。,.,2. 调查方法 调查所有环节业务的处理内容、处理顺序、信息来源、处理方法、信息去向、提供信息的时间和形态(报告、单据、屏幕显示等)。业务流程调查的工作量比较大，需要系统开发人员不但要耐心细致工作，还要与用户保持密切的联系，以便进行良好的沟通。通常用业务流程图和表格分配图表示业务流程的调查结果。,.,二、业务流程图,1. 业务流程图的概念及意义 用以描述系统内各单位、人员之间的业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表。 用一些规定的符号

14、及连线来表示某个具体业 务处理过程。业务流程图易于阅读和理解，是 分析业务流程的重要步骤。 通过详尽的业务流程图，可以帮助分析人员找出业务流程中不合理的业务流向和岗位结构。,.,2. 业务流程图的常用符号,外部单位或者部门的符号表示提供源数据或者使用系统数据的单位或者其他模块；人员表示系统工作的主体；单据等数据文件表示工作中所涉及到的各类票据、报表等载体;信息传递过程符号表示业务中数据流动的方向。,.,3. 绘制业务流程图的方法,第一，用文字将此业务流程正确描述出来。 第二，分析系统的边界，确定系统外实体和系统中涉及的部门及人员。 第三，弄清各过程传递的数据内容及数据方向 。 第四，正确辨别数

15、据处理过程需要使用什么数据存储文件。其中系统中人员读取数据文件时应将数据流向的箭头指向系统中人员，只有同时修改数据存储文件时，该数据流才是双向的。 第五，根据业务发生的顺序及各人员、部门之间的业务往来绘制业务流程图。,.,在对某企业物资管理进行详细调查的时候，系统分析人员通过实地实践的调查方法记录了以下业务过程： 车间填写领料单给仓库要求领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的领料单退回车间，已批准的领料单被送给库工。 库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存台账。若账上有货，则通知车间前来领料，并登记用料流水账，否则填写缺货通知单，并递交给采购员。 采购员根据缺货通知单，查阅订货合同单，若已

16、订货，则向供货单位发出催货请求单，否则就填写补充订货单提交供货单位。供货单位发出货物后，立即向采购员发出提货通知单。 采购员收到提货通知单后，更新订货合同单就可以办理入库手续。接着库工验收入库，修改库存记录，并通知车间领料。此外，库工还要依据库存账和用料流水账定期生成库存报表，呈送有关部门。,典型案例:某企业物资管理的业务流程图实例,.,车间,相关单位,一般系统数据主要来源的外部实体尽量安排在左方（或上方）， 而数据主要去处的外部实体尽量安排在右边（或下方） 。,.,第五节 业务流程的调查与分析,三、表格分配图 为了传递信息，管理部门经常将某种单据或报告复印多份分发到其他多个部门，在这种情况下

17、，可以采用表格分配图来描述有关业务流程。表格分配图表达清楚，可以帮助系统分析人员描述系统中复制多份的报告或单据的数量，以及这些报告或单据都与哪些部门发生业务联系。 1. 表格分配图的符号及含义 绘制表格分配图常用的图形有以下几种:,.,第五节 业务流程的调查与分析,.,2. 表格分配图的绘制方法 绘制表格分配图可以分为四步：首先，分析并弄清多份表格或数据产生的部门和传递的部门；其次，了解产生表格或数据的部门进行的处理工作，同时了解接收表格或数据的部门所进行的处理工作；再次，弄清各部门经处理工作后形成的数据文件；最后，用数据流向符号将数据、数据文件及各处理相连接。,第五节 业务流程的调查与分析,

18、.,典型案例 某企业发货的表格分配图实例 某企业发货的业务流程为：供应部门根据发货计划准备出库单，出库单一式四份，一份送给成品库，用来登记库存台账；一份送给销售部门，用来登记合同执行情况，并录入合同台账；一份送给财会部门，用来登记应收款处理，并计入应收账；一份留在供货部门作为存档资料。,.,典型案例 某企业发货的表格分配图实例,.,第五节 业务流程的调查与分析,四、系统化的业务流程分析 （1）现行流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化。 （2）业务流程的优化。现行业务流程中哪些过程存在冗余信息

19、处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。 （3）确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图。 （4）确定新系统的人机界面。新的业务流程中要确定人与机器的分工，即哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与。,.,通过对某企业物资管理业务流程图的分析，可以发现该业务流程图中有部分不合理的流程，比如收货是由采购员负责的。一般来说，在企业的采购过程中，当采购员下了采购单之后，会通知收货部门等待收货，当货物到达时，收货部门负责收货，通知库工入库；并填写收货单据给采购员，采购员根据收货单更新订货单合同。因此，可以建议企业进行业务流程重组，成立专门的收货部门，由收货员负责收货

20、验货。据此可以绘制新的业务流程图。,.,新的业务流程图,.,第六节 数据流程的调查与分析,一、数据流程的调查 数据流程是指数据在系统中产生、传输、加工处理、使用和存储的过程。 数据流程的调查是把数据在现行系统内部的流动情况抽象地独立出来，舍去了具体组织机构、信息载体、处理工具、物质、材料等，单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式。数据流程调查与分析的基础是数据或资料的收集。,.,第六节 数据流程的调查与数据流程图,收集的主要内容包括以下几个方面： （1）全部的输入单据，如入库单、收据、凭证等；全部的输出单据，如出库单、库存报表等；全部的存储介质，如库存台账、订货合同单、用料流水账等。 （

21、2）主要的内外部数据载体。 （3）在上述各种单据、报表、账册的典型样品上用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。 （4）在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）等。,.,二、数据流程图 1.数据流程图的定义 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。 数据流程图具有抽象性和综合性两个特点。其抽象性表现在已经完全舍去了具体的物质，如组织机构、工作场所、物质流、货币流等，只保留了数据的流动、存储、使

22、用及加工的情况。综合性表现在它可以把系统中的各种业务处理过程联系起来，形成一个整体。,第六节 数据流程的调查与分析,.,2.数据流程图的基本符号及含义 绘制数据流程图的符号没有统一的规定，一般而言数据流程图基本符号有四种。,第六节 数据流程的调查与分析,.,2.数据流程图的基本符号,外部 实体,是指系统之外的实体，可以是人、物或其它软件系统，它们通常是软件系统数据的来源或终点，它们与加工处理之间形成了系统与环境的接口和界面。可以用字母S1、S2、S3等来表示外部实体的编号。,处理 逻辑,处理逻辑是对数据进行加工处理的单元，它接受一定的输入数据，对其进行变换，并产生输出。可以用字母P1、P2、P

23、3等来表示处理逻辑的编号。,.,数据流,数据流是指处理逻辑的输入或输出，用一条带箭头的直线表示。箭头指出数据的流动方向，数据线上方注明数据流的名称。可以用字母D1、D2、D3等表示数据流的编号。,数据 存储,数据存储用于表示信息的静态存储，它可以是一个实际的账簿、文件夹、一叠登记表等手工文件，也可以是某个计算机文件或数据库等。当数据流的箭头指向数据存储时，表示将数据流的数据写入存储文件，反之，则表示从数据存储读取数据流的数据。可以用字母F1、F2、F3等来表示数据存储的编号。,.,（1）确定系统的边界。 首先识别系统的外部实体，外部实体提供数据的来源与去向，故它为系统确定了边界；然后确定主要的

24、逻辑功能及相应的输入输出、主要的数据存储和数据流，并画出顶层的数据流程图。顶层的数据流程图能够概括的反映出系统的最主要的逻辑功能、外部实体和数据存储。,3.绘制数据流程图的方法,.,（2）逐层分解数据流程图 逐层分解数据流程图是对上一层图中某些处理逻辑加以分解。首先，按照系统功能逐层分解上层的数据流程图，分解时，应尽量将一个大的处理逻辑分解为几个相对独立的处理，以减少它们之间的联系。其次，确定分解后的每个处理逻辑的输入和输出以及相关的数据存储，将外部实体、各处理过程、数据存储用数据流连接起来，得到相应的数据流程图。,.,（3）由外向里、从左向右的绘制数据流程图。 先画左侧的外部实体，然后画由此

25、外部实体产生的数据流及处理逻辑，接受系统数据的外部实体（即数据的终点）一般画在数据流程图的右侧。数据流程图要合理布局，尽量避免线段交叉，使用的符号要一致。,.,某企业物资管理的数据流程图,第六节 数据流程的调查与分析,.,.,典型案例 某企业销售管理的数据流程图绘制实例 在对某企业销售部门进行详细调查时，系统分析人员通过个别访问方法对销售部门的相关人员进行了采访，并记录以下销售过程。 （1）用户提交订货单，销售部门根据库存台账及用户信用手册进行销售处理后并发货，同时修改相关存储文件。 （2）销售处理工作分为三部分：判定订货处理方式，开发货票，开付款通知单。具体操作如下：,.,判定订货处理方式。

26、根据用户信用情况（用户信用手册）、库存情况（库存台账）和购货金额将订货单分类处理：针对信用好的企业、老顾客，可以赊货，立即发货，并修改库存账，输出订货单D1，如果库存不足，则等有货后再发货，输出订货单D2，同时填写待有货再发货清单；针对信用不佳的企业，要求先付款，进行先付款处理，输出订货单D3。 对于可以发货的用户，开发货票。发货票一式四份，自留一份，给仓库、用户和财务科各一份。开票之后，将订货单存档。 对于先付款后发货的用户，开付款通知单。 按照绘制数据流程图的方法，可以将该销售管理的数据流程图分为两层来绘制。,.,典型案例 某企业销售管理的数据流程图绘制实例,销售处理顶层数据流程图,.,典

27、型案例 某企业销售管理的数据流程图绘制实例,销售处理第一层数据流程图,.,第六节 数据流程的调查与数据流程图,4.绘制数据流程图的注意事项 （1）合理划分层次。 （2）检查数据流程图的正确性。首先，数据要守恒。 其次，一套完整的综合数据流程图中，任何一个数据存储必定有流入和流出的数据流，即读文件和写文件，读数据存储时，数据流的方向从数据存储流出，写数据存储则反向，有读有写用双向箭头。最后，任何一个数据流至少有一端是处理逻辑。 （3）提高数据流程图的易理解性。,.,第七节 数据字典与描述处理逻辑的工具,一、数据字典 数据字典就是将数据项、数据结构、数据流、数据存储、处理逻辑和外部实体等的详细情况

28、加以记录，并按照一定方式进行排列所形成的一部关于数据的字典。 1. 数据项 数据项又称数据元素，是数据的最小单位，用来构成“数据结构”、“数据流”等。数据项的定义包括：数据项编号、数据项名称、别名、简述、类型及长度、取值范围和备注等 。,.,.,数据项描述实例,.,第七节 数据字典与描述处理逻辑的工具,2. 数据结构 数据项是不能再分解的数据，而数据结构是可以进一步分解的数据包。数据结构用来描述某些数据项之间的关系，由两个或两个以上相互关联的数据项或者其他数据结构组成。一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。数据结构的定义包括：数据结

29、构的编号、名称、简述和组成。,.,数据结构描述实例,.,3. 数据流 数据流表明数据项或数据结构在系统内的传输路径。数据流可以是一个已经定义的数据结构，也可以是由若干个数据项和数据结构组成。如果是已经定义的数据结构，可以直接在描述栏里写上该数据结构的编号和名称；如果是由若干数据项和数据结构组成，则必须按照数据结构的组成方式来描述该数据流的组成。数据流的定义包括：数据流编号、数据流名称、简述、数据流来源、数据流去向、数据流组成、数据流量以及峰值流量等。,.,数据流描述实例:已经定义过数据结构,.,数据流描述实例,.,4.数据存储 数据存储是数据流暂时或永久被保存的地方，也是数据流的来源与去向之一

30、。在数据字典中只涉及数据的逻辑存储结构，不涉及其物理结构。数据存储的定义包括：数据存储编号、数据存储名称、简述、数据存储组成、关键字及相关联的处理等。,.,数据存储描述实例,.,5.处理逻辑 处理逻辑主要描述数据流程图中的基本处理过程，比较复杂，在数据字典中仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。处理逻辑的定义包括：处理逻辑编号、处理逻辑名称、简述、输入的数据流、处理逻辑、输出的数据流等。,.,处理逻辑描述实例,.,6.外部实体 外部实体主要说明外部实体产生的数据流、接收到的数据流等。外部实体的定义包括：编号、名称、简述以及有关数据流的输入和输出。输入数据流是指外部实体发出的数据流，输出数据

31、流是指外部实体获得的信息。,.,外部实体描述实例,.,第七节 数据字典与描述处理逻辑的工具,二、描述处理逻辑的工具 常见的描述处理逻辑的工具有判定树、判定表和结构化语言等。 1.判定树 判定树也叫决策树，是采用树型结构来表示处理逻辑的一种方法，适合描述具有多个判断，而且每个决策与若干条件有关的处理逻辑。,.,用判定树描述判定订货处理逻辑 订货处理人员根据用户手册、库存台账将订货单分类处理：首先查看信用手册。 （1）如果欠款时间在30天以内的（包括30天），再查看库存台账，如果需求量小于或等于库存量，立即发货；如果需求量大于库存量，先按库存发货，等进货后再补发。 （2）如果欠款时间在30天以上，

32、100天以下（包括100天），再查看库存台账，如果需求量小于或等于库存量，先付款再发货；如果需求量大于库存量，则不发货。 （3）如果欠款时间在100天以上，就通知对方先付欠款。,典型案例,.,典型案例 用判定树描述判定订货处理逻辑,.,2. 判定表 判定表又称决策表，是一种呈表格状的图形工具，适用于描述处理判断条件较多，各条件又相互组合、有多种决策方案的情况。 判定表分为四个部分：其左上部是条件或数组元素的名称，右上部是所有条件的组合，左下部是处理中活动的名称，右下部标明条件组合和相应活动的对应关系。,.,判定订货处理方式的判定表,.,IF 欠款天数30 IF 需要量库存 THEN 立即发货 ELSE 先按库存发货，进货后再补发 ELSE IF 欠款天数100 IF 需求量库存 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要求先付款,3.结构化语言,.,4.几种表达工具的比较,工,具,指,标,.,第八节 系统分析的工作成果,一、建立新系统的逻辑模型 新系统逻辑方案的建立是系统分析阶段的成果，它是对于下一步系统设计和实现的纲领性的指导文件。它包括新系统目标、新系统的业务处理流程、数据处理流程、新系统的总体功能结构及子系统的划分和功能结构。,.,