商务函电作业：三个练习三个改错(1).ppt

1、商务函电,一、询价函二、报价函三、还价函四、接受报价函五、确认订购函六、订购函七、包装磋商函八、装运通知函九、催款函十、索赔函十一、理赔函特点:格式自由，口语化;内容求实,言无虚义;信誉与商誉;法律责任与约束;重中之重：建立业务联系函&促销信,商务函电,商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。是企业信誉.商誉的具体体现。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。,商务函电写作的7C

2、原则,完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration）完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能

3、少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。,具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有

4、这样，与对方的沟通才会有成效。一信一事、一事一信；,外贸商务信函几个写作特点1、口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。简单，自然，人性化。2、语气语调信函里所采用的语气语调也应该符合目的。您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的,这完全可以通过信函中的语气语调来表现。3、礼貌不仅是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下

5、您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。4、简洁5、回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。,6、标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。7、精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于

6、加快事务的进程。8、针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。10、语言朴实11、校对。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。,商务函电的特点1.1作用地位中心化现代国际贸易又被称为“单据贸易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往

7、函电都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。1.2传输方式信息化信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是国际贸易的发展方

8、向。目前的商务交流98%使用的是E-MAIL，其余的是电传，有时候会打电话。1.3书写格式自由化商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。1.4语言风格简洁化一方面，函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读；另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。1.5反映外贸实务程序外贸实务程序编排的，整个贸易活动包括建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理等。,商务函电格式规范:一、信头标题；编号年号/字号

9、（代表收文单位）/顺序号二、主体称谓前文：寒暄、问候语正文：引据：事实、对方、别人的意见申述：自己的意见三、签署发文单位日期四、附件,建立业务联系函,建立业务联系是进出口交易的基础，草拟建立业务联系的信函是每个外贸业务人员必须掌握的操作技能，包括以下几个部分内容：1、开头部分（1）说明如何取得对方资料首次主动与对方进行交往，说明信息来源非常必要。作为进出口商，贸易信息来源的渠道很多，主要有通过驻外商务参赞、商会、银行、第三家公司介绍；通过书刊、互联网获悉；在交易会上结识等。（2）说明去函目的通常建交函都是以建立业务联系为目的的2、介绍部分为了引起对方的兴趣，必须让对方对本公司的基本情况和产品情

10、况有大致了解，一般可以从以下几个方面进行介绍：（1）公司基本情况介绍。主要是介绍本公司的性质、业务范围、宗旨以及某些相对优势。（2）公司产品介绍。一般是对本公司经营产品的整体情况的介绍，也可以是对对方感兴趣的某类特定产品进行推荐性的介绍。产品介绍一般包括产品质量、价格水平、销路等，同时，为了对方更详细了解本公司产品，通常还附上产品目录、价目单或另邮样品等。3、结尾部分包括盼对方尽快回音、下定单或告知意见并表示敬意等语句。,改错一：建立业务关系函我们从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信，意在建立友好业务关系。我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。我们能接受

11、顾客的来样定货，来样中可具体需要产品的花样图案，规格及包装装潢的要求。为使你方对我各类台布有大致的了解，我们另航寄最新的目录供参考。如果你方对产品有兴趣，请尽快通知我方。一俟收到你方具体询盘，即寄送报价单和样本。盼早复。,南京世鸿贸易有限公司(NanjingShihongTradeingCo.,Ltd)成立于1996年，是经国家外经贸部批准的具有进出口经营权的贸易公司，主营各类食品。2013年2月10日，公司业务人员王杰(JackyWang)从国际互联网上得知德国的SunlikeTradeGmbH公司欲求购中国产的罐头食品。王杰进入该公司的网站，查到负责罐头进口业务的联络邮件stephen。练

12、习一：根据上述基本情况，给德国公司发一封建立业务关系的电子邮件，要求内容包括公司介绍、产品介绍，并另寄产品目录表，及表达想与对方建交的愿望。,练习二：请写一份业务联系函,龙山市重工机械厂是一家管理优秀，技术实力雄厚的专门生产工业磨粉机的企业。近年来该企业的产品销售量连年下降，得知龙山市资讯信息公司业务面广、客户众多，重工机械厂希望与其取得联系，借以帮助拓宽市场，扩大销售，为此愿意向该公司支付成交额的5%作为信息服务费。龙山市资讯信息公司收到该厂的联系业务函后，表示愿意协助介绍客户，并能将其产品推销到西亚、北非等国外市场，但要求将信息费提高到8%。依据上述材料，请就此事代替龙山市重工机械厂和龙山

13、市资讯信息公司写出业务联系函和回函。写作要求：（1）必须具备公函式商函的标题、函号、称谓、正文、信尾5项格式。（2）字迹工整，标点准确，文面整洁。（3）企业名称、收函发函人姓名、发函时间必须具体，不得用“”代替。,改错二：一份业务联系函,To：FROM:上海易初电线电缆有限公司联系人:联系人：杨颉电话:电话真:传真：68182788QQ：394177210上海易初电线电缆有限公司是一家专业生产和销售塑胶电线电缆的公司；年产值过亿元。主要产品有：膏柔性拖链电缆，起重机电缆，葫芦电缆，行车电缆，电梯随行电缆，电梯综合电缆，UL系列单芯绝缘线及多芯线，伺服系统用线，屏蔽信号

14、控制，CE电缆线等各种国标电缆。公司产品广泛应用于机械制造，电气设备，消防工程，工业自动化，电子科技等行业。公司以良好的信誉，优质的产品已得到广大用户的认可。上海易初是一家集生产与销售于一身的现代化企业，厂部生产基地位于上海南汇区，占地达5650平方米，拥有技术、检验、质量监督等部门从而构成了我们完备的质量控制体系。易初的产品从原料进厂检验到成品出厂需要通过十二项检测，我们以此保障我们的产品绝对达到质量标准。易初所生产的产品已通过CCC认证和ISO9001管理体系认证，UL认证，ROHS环保认证，CE欧盟认证。由我公司研发生产的拖链系列电缆，是理想的国外替代产品，产品质量达到国内和国外产品专业

15、标准。易初内部分为电子商务、市场销售、生产管理、物流运输等各个部门，拥有管理、技术、销售、生产等各种人才近200余人。您从了解我们到咨询并购买产品以及了解产品生产进度及最终收到产品，我们易初人将在不同岗位上为您提供全面细致的服务。示范工程：拖链用户：北京香格里拉饭店自控工程苏州（博士）国家会议中心广州（本田）国家行政学院洛克（上海）诺基亚生产基地青岛双星北京国际世纪财富中心等工程。青岛啤酒上海环球中心西门子（中国）除上面部分工程外，我公司也在为世界500强企业提供各种相互配套的电线电缆产品。如有需要欢迎来电，我们将竭诚为你服务。顺祝商祺！上海易初电线电缆有限公司.杨颉2009年6月11日星期四

16、,阅读：一封来自香港的业务联系函,梁小姐：您好！剛剛到家，回复延遲，請見諒。隨信附上兩份文件，一份是內地客戶來港投保最為關心的一些問題的答案，包括合法性，公司背景，服務方式，以及我服務內地客戶多年，所收集的一些問題的解答，均請梁小姐參考。一份是為小朋友（小朋友指收信人的儿子。发表者注）做的一個保障和投資計劃的組合。電話中與梁小姐初步了解，獲知梁小姐較為關注小朋友的健康保障，與此同時亦考慮一份每年2萬元左右的人壽或者基金投資計劃。依據梁小姐的要求和實際需要，為小朋友設計了一個包括：醫療，人壽和基金投資三方面的投資組合。該計劃包括如下內容：1.人壽200萬，簽單一刻生效，保障到100歲。2.重大疾

17、病50萬，簽單兩個月後生效，包括51種重疾和14種非重疾，保障到100歲。在85歲前，每組重大疾病可獲賠5次，第1次索賠之後，終身無需支付保費，為我們公司，也是全行業最新重疾計劃。3.全球醫療保險，包括住院，手術，意外受傷門診，不限進口藥物，中國內地所有三甲醫院或者海外所有合法醫院均可選擇，以香港私家醫院標準收費制訂賠付限額。4.住院期間生活費，即住院現金。住院1天，額外可獲得賠償500元（海外），250（內地），最高1000天。5.以上保障均為儲蓄保單，未來收益數倍於投資保費，相當於終身免費獲得保障之餘，仍有超過最高銀行收益之投資回報。6.全球緊急援助服務，在海外可享受緊急情況下不設限額接返

18、原住地，墊付醫療按金，支付親屬探視費，同行親友損失費，出院酒店5日居住費等18項保障。該計劃制定基於如下理由：1.關於保障：小朋友未來開銷由近至遠分別是，充足的醫療服務，長遠的教育基金，以及每個人終身皆會需要為家人承擔的人壽保障。2.關於保費：每年大約28000人民幣，符合梁小姐家庭預算。3.關於投資年期：小朋友購買保險最大的優勢是，可以在一生中保費最便宜的時候，買到盡量大的保障。而且父母歲皆年輕，未來相當長時間內收入都屬於增長期，並無供款壓力。所以，0歲的小朋友，父母年齡在40歲以下，通常都會考慮20年投資計劃，以最便宜的價格，盡可能買到更大的保障。該計劃組合的特點是，現時最重要的醫療貼身保

19、障充分，重疾，住院醫療，住院期間生活費，付款人保障均已經考慮周全，家庭為此免除長期經濟顧慮。與此同時，小朋友未來的教育，成家立業，甚至退休基金已經提前準備，做到“在任何情況之下，都可以獨立照顧自己生活”。為了方便梁小姐了解，為三份計劃做了一份概覽，分別從保險最核心的兩個功效（保障和投資收益兩方面）進行簡單明了的介紹。初次接觸香港保險，相信梁小姐需要一定的時間，亦有相當多的問題需要慢慢了解。我主要服務內地客戶多年，職務為高級理財經理，是全球百萬壽險圓桌會員（MDRT)，雙鑽石會員，全球優質金獎，全香港壽險優質服務金獎獲得者。非常願意隨時為梁小姐回答相關問題，如有需要，請不吝賜教。在北京已經有不少

20、的客戶，請問梁小姐可否方便告訴從哪位朋友處得知？再次感謝。恭祝健康，幸福您誠摯的tony敬上2011年07月29日00:54(星期五),美国进口商协会AIA对促销信的要求：AIDA,一格式方面：明确提出促销信函应该简短!要有四个段落，不可多也不可少，并对每个段落的主题提出了具体要求。AIDA二、句型简洁明快。三、用词：现代词。四、拼写或语法不可有错五、不要用E-mail或Fax,用信件。,AIDA,A吸引读者注意I构建信任，建立兴趣与渴望D让收信人相信购买你的产品或服务对他有利益，点燃愿望A告诉收信人怎样得到你所推介的产品或服务，激发其行动注意：尽量写信，写信，写信，而不是广告E-mail,练

21、习三：根据AIDA，为“黄飞红牌花生”写一封简短的促销信给经销商。具体内容自拟。,尊敬的赵本山经理：贵公司多年来一直为我们提供电脑维修服务，每年我们都和贵方签有维修协议。本月20日我们打电话寻求维修支持，联系了4次才得到回复，又过了两天才有技术人员前来。严重影响了我们的正常工作。这样的反应速度恕我们无法接受，也与贵方的承诺相去甚远。我方要求贵方退回一个月的维修合约金作为补偿。请两日内给予答复，并保证日后不再有类似情况发生。此致敬礼！农夫山泉沈阳办事处经理王浩冉2008年3月22日,赵经理：你好！合作多年，我一直记着你说过的“有事随时可以找我！”。今天有事要打搅你了。本月20日我们打电话给你们，

22、希望得到优质服务，结果打了4次电话又等了两天才得到帮助。我想你们应该为此退回我们一个月的维修酬金。你觉得这还合理吧？祝好！王浩冉08年3月22日,形式标准信件/非正式媒介语气-严肃/亲密、急迫/舒缓称谓正式/口语化,比较两封信,进入本练习review和结论,亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为,马利先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。您曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合您的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。