项目文档管理办法

1、项目档案管理办法XX二零一七年二月项目档案管理办法第一章 总则第一条 为了规范项目组文档归档工作，更好地利用现有的文档资源，实现文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。第二条 为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一名文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。第三条 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。第二章 项目文档

2、编写规范第四条 文档版本管理1文档状态变迁规则项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。2文档版本号文档的版本号规则与文档的状态相关。（1） 处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为0199，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。（2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为19。Y为次版本号，取值范围为09。文档第一次成为“正式”文件时，版本

3、号为V1.0。（3）处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为0，增加X.Y值。参见上述规则（2）。第五条 文档标识项目分类编号：A、B、C;项目标志：本项目的标识，表明本项目是“XXXX”；日期编号：文档创建日期；版本号：本文档的版本号。一个文档编码的例子为：A-MYD-V1.0。第三章 项目文档管理制度第六条 项目归档内容主要包括招标书、投标书、项目合同及附件、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件、项目成果等相关文档。第七条

4、 文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保密级别：级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意。级：限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档。其他人员查阅需经项目负责人同意。级： 一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档。公司内部人员查阅需经项目负责人同意第八条 项目文档归档项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。项目组文档管理员生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限。项目经理或有关人员按文档命

5、名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后进行归档。项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。第九条 项目文档调阅公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写项目文档借阅单（见附件一），经所在项目组经理批准后提交文档管理员，经本组项目经理审核后，开放调阅权限。调阅的权限统一设置为：只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。第十条 项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“

6、不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。 第十一条 项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范。第十二条 项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。附件一 项目管理文档借阅单项目文档借阅单编号：借阅日期：计划归还日期：借阅事由：序号文件编号及名称媒质密级实际归还日期12345678910借阅人签字：项目负责人签字：部门负责人意见（高涉密文件借阅）：备注 ：借阅人应对