外贸综合服务信息平台建设解决方案（技术标）

很荣幸有机会为XXXJDJ提供本次协同办公OA系统建设项目的协同解决方案，我们将尽力发挥的技术优势和业界经验，以“咨询+平台+应用+服务”的多维模式为XXXJDJ提供尽可能完善和先进的解决方案。在此对于xXXJDJ各位项目参与人员的大力支持和合作表示感谢，我们真诚地希望XXXJDJ能满意我们的工作。同时，我们也期待着与XXXJDJ建立长期的信息化建设战略合作关系，为XXXJDJ的信息化建设做出自己的贡献，用我们的技术实力和管理实施经验使XXXJDJ综合管理水平达到国内同类企业领先地位，并逐步与国际同类机构先进水平接轨，在XXXJDJ不断创新，探索自身发展新路的过程中提供我们完善和为XXXJDJ建立的协同办公解决方案基于协同办公应用平台将根据对XXXJDJ的系统建设需求制定出详细分析。(将来的信息化企业不仅仅是一个高度集成的电子化组织，更是一个运作良好的生态系统，是一个可以通过对内外部资源的吸收来进行自身动态调整和外部环境适应，从而实现整体的创新、成长和进化的生命实体。协同办公应用平台以知识管理为核心营养，协同运作为进化手段，使企业的资源融会贯通，吐故纳新，始终以崭新的形象协同办公应用平台具有七大主模块：知识文档管理模块(Documnt),工作流程管理模块(Workflow),人力资源管理模块(HRM),资产产品管理模块(Logistics),客户关系管理模块(CRM),财务管理模块(Financial),项目管理模块(Projct)和三大高级应用模块：集团分级管理模块(RDS)数据中心模块(datacntr)目标绩效模块(BPM),基于协同管理应用平台，通过模块的组合可以协同运作满足XXXJDJ的协同办公自动化系统建的解决方案主要是分为两个方面进行阐述：一、从组织与管理角度：述如何改善企业的管理方法，建立一定的应用基础，保证XX二、从技术角度：由于协同办公应用平台将作为XXXJDJ的信息与数据、应用系统的集成平台。统的集成问题，由于XXXJDJ的企业情况，建设协同办公应用平台的同时将遵循：2、可靠性及安全性原则；3、效益原则；第一章项目背景当前XXXJDJ面对国内外巨头的直接竞争与挑战，为更好地应对挑战，急需以信息技术为支撑点，以信息化为突破口，通过建设协同办公自动化等系统推动企业的流程再造与组织结构重组以提升竞争力。这种通过信息化早在进入21世纪之初，国家就提出了“信息化带动工业化”这一战略方针。为了迎接WTO后市场开放的挑战，用最先进的信息技术全面渗入行业设计、生产、流通、管理过程，加速产业、产品的结构调整，完善产业管理如何实现资源的优化组合使“1+1>2,这是当前XXXJDJ面临的主要问题，实现企业内部资源互补、资源融合、资源协调、资源统一，从而实现企业在战略目标上的实现不但要整合行业内资源，还要完成企业内部业务流程重组与再造、建立科学高效的管理方式。面对多点离散办公的集团本部与相隔千里的下属生产点，如何实现一体化运作呢?答案就是信息化，即“在信息的空间重建企业的运作”将改革、发展规划与信息化建设充分信息化手段建立企业联合重组下的改革、管理、运营支撑体系，辅助推进和落实改革的各项任务，使管理横跨要实现这样一个“信息空间”,仅有RP系统与传统的办公自动化系统是远远不足够的，要建设一个包含办文、办事、办会、沟通、信息发布与获取以及涵盖各部门职能业务、该系统不但能够与财务、RP、人力资源管理等系统互联互通，还能够通过互联网让XXXJDJ所有员工在任何时系统应实现XXXJDJ两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全XXXJDJ个门户、二级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖XXXJDJ信息产业的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XXXJDJ跨时间、跨区域、跨部门的集团化协同办公要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，促系统应提供对各个业务环节进行整合的方案，建设一个可以面向整个业务过程从应用的层面看，本平台以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕本平台工作，共同完成本从管理的层面上看，本平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”,任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的建设范围本系统涵盖以下建设范围：1).覆盖XXXJDJ以及下属多个下属以及关联公司的需求调研、方案规划、开发、实施和培训；2)系统配套的服务器，系统软件，机架式安装所需的零配件如显示器、键鼠、切换装置和支持所有应用模块所需购买的第三方软件产品的采购、安装、调试和集成工作；3)建立一套完整的配套管理体系。随着业务的不断发展，目前很多企业形成了多点生产的运作格局，依托传统的电话、纸质办公模式，已不能满足管理的时效性和准确性的要求，因此为了提升管理，促进发展，需要建设一套符合企事业单位自身特点的办在整合初步到位，怎样合理布局管理架构以实现企业经营的规模效益?■如何理顺企业内各部门、企业与下属企业之间的定位、管理职责和流程关系?■如何优化管理流程，提高执行力以提升企业经营管理效率?■如何解决企业分散的信息资源的整合?■如何解决在变革管理过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍?文化融合传播障碍?■如何解决本部对各部门、下属企业的生产、经营、销售、财务等信息的了解与掌控?■如何解决信息的非协同性、信息孤岛现象、信息的非结构化、非个性化?为了解决这些问题，XXXJDJ管理信息化的核心思想是利用信息化工作来推动企业信息化经营管理模式的确立和完善：对于任何大型企业集团，规模不等于效益，做大不等于做强，尤其对于多地、多层的XXXJDJ,必然会遇到战略分散、组织分散、流程分散、信息分散、资源分散、文化分散的发展瓶颈，必须通过信息化手段来推动管理的“六大整合”目标：战略一致、组织扁平、流程结合、信息集中、资源共享、文化一统，从而突破瓶颈，从战略一致战略一致组织扁平信息集中资源共享文化一统战略分散组织分散流程分散信息分散资源分散文化分散规模效益做强做大规模扩张全面整合企业统一实行标准管理，各个部门与下属企业执行相对标准的流企业统一实行标准管理，各个部门与下属企业执行相对标准的流程，通过信息系统得以推行和固化·实现信息建设的统一标准，统一平台，统一数据库和统一网络·不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通过信息手段来驱动企业改革利用高质量的实时数据分析经营现状、预测趋势，为经营决策提供有力支持■通过大平台的建设，实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化，从而共享资源，降低成本和管理风险，实现系统集成和信息协同效应建立专业的IT治理体系，关注核心领域，拓展差异化优势，外包非核心领域流程规范化资源一体化管理精细化决策科学化数据集中化服务专业化统一集成工作平台统一信息发布平台统一实时通信平台统一流程整合平台统一信息集成平台统一知识管理平台·无论在办公室还是移动办公，企业各级领导与各部门、下属企业都以协同办公系统作为工作的主要平台，个性化使用各种办公应用与未来各种业务应用·实现企业、行业、社会各种信息的统一管理和发布、提供互联网各种电子商务应用以及个性化的信息服务■提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，包括电子邮件、即时通信、短信收发、留言、意见征询、文件传阅、视频会议等等·实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档，人性化设计尊重传统办公习惯■集成与汇总企业内各部门、下属企业目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据，并进行统一的统计分析，为企业领导决策服务■系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能，改进行动决策能力、快速响应能力、提高工作效率和团队整体素质，最大限度地释放主观能动性XXXJDJ“六台合一”的综合数字化管理平台■统一信息发布平台协同办公平台也是一个内部信息发布系统，为信息发布交流提供一个有效的场所，实现企业内部各种信息(办公信息、文件、函件等)的统一管理和发布，以及个性化的服务。平台也支持发布互联网上的各种信息，包括行业信息、社会信息以及网上订票订购、网上银行等在线服务。■统一流程整合平台实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转，范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工作流程类别，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，并采用尊重工作人员传统办公习惯的人性化设计，真正顺利实现无纸化办公。■统一知识管理平台系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能，改进行动决策能力、快速响应能力、提高工作效率和公务员整体素质。平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，提高企业协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的主观能动性。■统一信息集成平台集成与汇总XXXJDJ内各部门、各下属企业目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据，包括财务系统、CRM系统等，并进行统一的统计分析，为企业领导决策服务。这些数据、信息还可以集成到工作流平台中，使用户能有效获取处理信息，提高整体反应速度与工作效率。■统一集成工作平台XXXJDJ各级领导与人员都以协同办公系统作为工作的主要平台，平台除了集成本项目各种办公应用，还具备充分的扩展性，能够链接与集成目前与未来各种专业业务系统，使所有用户在统一的界面上使用不同的软件系统。并且，平台的集成框架具备个性化定制能力，可以按照不同部门、不同领导的需要，为不同类型的用户实现不同的界面风格与定制不同的软件功能使用权限。通过网络与通讯平台的支持，使出差或外地人员可以随时随地实现移动办公。■统一实时通信平台提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，包括电子邮件、即时通信、短信收发、网上传真、留言、意见征询、文件传阅、视频会议等等，它为企业提供快捷、灵活、方便的信息传递机制，实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息的传递及积累；系统中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的手机2.1.5XXXJDJ项目技术需求分析■实用性：以目前需求为基础，充分考虑发展的需要来确便于用户的使用；据请求的高速处理能力；安全性：本系统对安全级别要求较高，系统应能提供网络层的安全手段侵入以及操作人员的越级操作的安全机制，从而保护网络建设者的合法利益。可支持身份认证锁、可以与WINDOWSAD、CA集成使用等；保证应用的稳定；■持续性：系统要求能够平滑升级无须定制，软件供应商能提供简洁、操作简单的人性化设计；■管理性：系统和所需硬件设备应易于管理和维护，易学、易用、系统配置操作简单，在设备运行状态、系统安全性、数据流量、系统运行性能等方面得到很好的监视和控制，并能进行远程管理和故障诊断；■扩展性：遵循通用的国际或行业标准，开放的系统平台设计需具有良好的扩展性，允许扩充新的功能模块，能够方便集成不同系统的数据至本系统中，以适应未来发展；灵活性：随着业务发展、组织架构、业务类型和工作人员的变化，系统设计要支持自都应具有一定的灵活性，能快速实现配置变更、流程调整等符合公司规范的流程，并能的一些特殊情况；■兼容性：系统与各种操作系统、应用软件、防病成熟和先进性：系统架构设计、系统配置、系统管理方式等方面采用国际上技术先进、结构熟、实用的技术；级、与其他系统的互联集成提供良好的基础；可靠性：系统设计能有效的避免单点失败。在设备的选择和关键设备的互联时，应方面最大限度地减少故障的可能性，另一方面要保证网络能在最短时间内恢复使用；■可执行性：软件可执行代码和源程序即本项目设计与开发(含二次开发)所形成的源代码要求具有良好的编程风格；除了对本项目进行上述技术需求分析外，还必须针对XXXJDJ的管理现状与项目建设目标，对项目实施进行需求分析，找出确保项目成功的管理实施路径(而不仅仅是技术路径),才能真正实现信息化促进管理变革的目的。根据XXXJDJ管理人员的总结、我们前期的调研，结合大型企业集团建设办公自动化项目所遇到的共性问题，我们认为本项目在实施过程当中主要将遇到以下问题，必须提出针对性强的切实可行的实施解决方案：本项目涉及集团本部、以及下属的企业，覆盖面大，用户众多，合理安排实施、推广、虽然本项目已经有了明确的建设目标，但由于筹备时间较短，尚未对企业内部进行广泛的民主的需求调研，因此项目在实施过程当中必然遇到大量的需求变更问题，如果手在人力、财力、物力上的支持，需要一把手的亲自参与，否则解决管理问题的办公自动化项目很难推进。■系统上线以后的正式运行阶段是系统真正发挥价值的时候，但目前XXXJDJ信息中心没有充足的IT技术力在以往同类大型企业集团办公自动化项目的实施经验以及智慧的基础上，为了帮助XXXJDJ项目成功，公司针对上述问题将采取以下解决方案：建议XXXJDJ在企业内部做好统一认识、统一思想的培训宣传工作，让电子信息产业各部门、下属各厂、公司领导层充分认识到企业信息化对企业战略执行、企业管理变革优化的必要性、重要性。建议XXXJDJ指定办公自动化建设过程中，优先解决电子信息产业各部门与各厂的迫切问题，例如各厂中也让广大用户快速从传统办公模式转变为电子办公模项目培训工作应该与系统开发实施工作同步进行。首先对全集团各级管理人员的信息化技能进行摸底调查，提前进行“扫盲”培训并狠抓考核，确保在系统上线之前，广大用户具备基础的计算机操作能力，如Windows、Offic以及上网操作。对于广大用户的办公自动与远程结合、共性与个性结合、培训与考核结合、自助与他助结合的培用性设计将大大降低学习难度(一部分计算机操作熟练的用户无须培训),另一方面系统提供网上培训、自供一整套能够让非IT专业人员维护的易用的后台工具。系统后台采用分级管理，即由熟悉各自业务的各级管理人员维护本部门、本厂的管理流程，无须电子信息产业总部专人负责。不但系统后台要能够让非IT专业人员维护，系统前台更要作大量的人性化设计，充分尊重用户原有的工作习惯，才能帮助渡到网上电子办公，降低前台维护工作量。根据本项目的要求，公司还将派驻技术专家到XXXJD长期运维服务支持，实现运维过程的自动化，所有IT资源都在自动监控之下运作，发现问题能提前报警、智能分析、提前排除隐患，确保XXXJDJ业务顺2.1.7XXXJDJ项目需求分析总结综上所述，通过本项目的建设，将实现六大平台合一的协同办公系统，该系统符合“六化”信息化目标，从而协同办公系统建设目标协同办公系统建设目标信息化目标管理目标战略一致组织扁平流程优化信息集中资源共享文化一统XXXJDJ协同办公OA平台项目目标实现路线图我们认识到新一代企业集团办公自动化系统的建设是一个系统工程，我们将利用长期服务电子信息产业企业信以“标准”为关键，以“服务”为保障，系统地建设XXXJDJ协同办公自动化系统，为XXXJDJ长远的发展打在该系统的建设过程中，我们将全力以赴，以自身雄厚的技术实力及多年的设计实施经验，帮助XXXJDJ建设一个即符合现实应用需求，又能够适应未来战略发展需要的，安全、实用和先进的以事务联动和业务整合为目的的协同办公平台，为XXXJDJ的办公自动化建设在电子信息产业以及国内大型企业集团树立典范工程。我们相信，XXXJDJ协同办公OA平台系统建成以后，将能取得以下显著的效益：可量化的成本降低用；同时通过行政流程审批间接降低内部来回沟通的隐性成本。化，简单的事情规范化”,从而提高管理的执行力。在XXXJDJ全企业范围内共享各种通知、公告、大事记，各种与业务部门即时发布行政业务信息，所有员工第一时随着信息化建设的深入，各大应用系统必然要进行面向用户业务处理过程的整合，除了实现统一登录以外，协同办公系统将与财务系统、CRM系统、RP系统、BI系统等在业务逻辑与数据层面上进行广泛的整合，种以人为本、围绕着用户的事务与业务，组织安排各个业务系统相互配合、同时提供服务的企业门户系统，而“自动化”再上一个台阶就是“智能化”,即针对不同用户的知识使用需求来设计与建造全面的知识管理信息化推动企业文化整合与改革，协同办公系统能够利用信息化帮助企业统一建设企业文化，使得XXXJDJ意见征询、企业论坛、统一的系统首页宣传以及思想政治工作的信息化等都被证明是有效的协同应用模信息孤岛：相互独立的网络系统、应用系统缺乏统一的界面，数据被封存在不同数据库、主机、服务器上，信息非结构化：企业信息与知识的90%都是数据库难以存取的非结构化数据。信息非个性化：不同用户的信息切入角度和所关注的重点不同，而系统对信息的提供往往“千人一面”。协同管理思想的协同思想主要体现为三大方面：“信息网状思想”:建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的来源、结构是什么,信息节点都可以到达任意的相关信息节点，极大的方便企业获“业务关联思想”提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求，但"随需而应思想":将企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”进行充分的整合。在协同办公OA系统中，这些资源可以实现各种关联，当企业由于某个目的触发一个应用的时候，相关的资源可以随之被调动并被自动加入统一管理和协同工作的环境中，从而进行紧密的协调和运作。总结而言，在协同办公OA系统中，企业可以更有效的对各种分散存在或被分隔的资源进行整合，并让它们门户以及协同管理具有信息协同、应用协同、访问统一及个性化的特点：(1).信息协同对于XXXJDJ来说，人员、流程、供应商、客户的业务数据系统等逐步引入，如果每一个信而的解决方案则解决了上述问题，它采用中央数据库管理公司各类信息，数据可以以从信息归结的友好界面入口，进行大范围和深度的信息提取所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的，强相关联的。所以XXXJDJ所有的知识和(2).应用协同为XXXJDJ门户以及协同管理的系统将实现业点带面”和"协同运作",任何一个因素的变化都会在系统中的相关点反应出来，并通过协同平台提供给公(3).访问统一及个性化以信息门户的形式，提供给XXXJDJ一个集成了公司内、外部的信息、资源和应用的“窗口”,使内部办公人员、公众和下属子公司能够从单一的WB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而它满足不同用户群的需求，用户群可以分级外部用户：经销商、合作伙伴、供应商、代理商及大客户门户站整体规划，分步实施：针对企业信息化进程中遇到和存在的种种问题，提出的是整体解决方案，提供的是一个长远的平台应用规划，进行分步实施。以人为核心，工作流程为血脉，面向以人为核心，工作流程为血脉，面向SOA对象构建协同办公应用平台：出程引经销商门户流程引管理者门户客户门户供应商门户决策者门户安全控E整个系统以人力资源和工作流程为基础应用模块。人力资源管理主要是对组织机构、人事结构、角色、权限的维护，从而作为用户在系统中进行信息读取和应用操作，以及整个业务流程定义的基础；工作流程管理主要根据用户的实际情况设定各种业务流程，同时作为独立的引擎承载信息到各个功能模块，保证信息的协同性和关联性。人力资源和工作流程的高度可定义性保证了整个协同办公OA系统、协同平台的灵活性，可以适应企业组织结构和业务流程的重组。同时，基于此协同管理应用平台，为XXXJDJ打造公司内部(包括员工与员工之间、部门内部、部门与部门之间、分子公司之间)的应用协同、公司与外部伙伴(可包括供应商、合作单位、客户等)之间的应用协同，便于XXXJDJ涉及到的业务价值链的每部分都可以充分享用相应的资源：XXXJDJ协同办公OA平台系统应实现公司和下属企业两级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全公司一套系统、一个平台、一个门户、二级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖XXXJDJ的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足XXXJDJ跨时间、跨区域、跨部门的公司化协同管理要求；根据不同的业务，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务、客户、分销商、供应商等紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。从管理的层面上看，本平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”,任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统应用解决方案，以及功能强大的协同办公系统,总体上为按照XXXJDJ的实际需求为导向，以应用促进信息化建设，吸收当今先进的管理系统应用经验，进行统一规划，分阶段实施，稳步建设，有效保护并扩展系统的投资。在此解决方案中主要为XXXJDJ实现以下目标：●使得XXXJDJ领导能够对整个公司运营进行有效掌控，功能；●提供完备的零距离垂直化管理模式，同时有效的将高层管理层的精力节约至战略性发展问题；●建立职责明晰的岗位部门建制，将日常工作权力分化给协同工作的下属中层管理人员；2)利用进行公文管理，实现无纸化办公公文自动流转，节省时间、提高效率、减少人为失误；方便地查询流程执行情况，以及流程的责任人、相关进行集中的电子化管理，包括档案、财务文档、工程文件、技术文档、报告、合同等；●实现办公流程规范化，包括公文流转、报告的审批流程、人事管理流程、预算流程、采购流程、年(月)度计划报批流程等，通过办公自动化系统实现自动运转；●内部文件流转自动化，可根据文档(如合同)的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人；●实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者●个人工作的有效组织，便于管理层有效组织部门计划；●会议全过程管理：会议建立，召集，议程管理，会议结束等；3)有效地组织和管理企业员工及其工作在系统中为每个员工建立信息档案，需要时可快速地了解相关员工的信息；您可以确切地知道您的每一个员他们组织到不同的项目中；总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。建立XXXJDJ的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持；●人事公告、通知和发文的发布平台；●定岗，定编，建立完善的符合现代化企业运作的电子组织形式，使公司运作顺畅；●建立员工卡片，员工资料集中管理，查询方便；●建立人力资源库，实现从提请用人到新员工入职的全过程管理；●任务的下达、执行自动化，提高工作效率；●劳资、培训、党务等的管理流程化、规范化；●科学的绩效考核方案；●工会、妇女、员工关怀的建设和运行；●完善灵活的人力资源状况报表。●构建个性化的公司门户、工厂门户、部门门户、个人门户、领导决策支持门户、供应商门户、客户门户等，同时实现公司以及客户和供应商通过外部门户按照权限进行统一的信息访问入口，实现异构系统之间统一身份论证。●通过不同门户的管理，外部供应商、客户通过门户与各内部机构实时交换信息。外部资源可以在信息门户中查看最新的资料，并与企业内部人员即时沟通。通过不同门户，针对不同服务对象化管理：对普通员工来说，可以及时为他们提供与工作相关的信息，为其日常办公提作平台；对部门主管来说，可以提供部门的相关信息，并可实时收集客户的意见和建议，及时反自定义工作流引擎：通过IT技术，基于先进的工作流引擎，实现管理的规范化、标准化和高效化，通过流程的建立和规范，通过系统的流程数据分析，最终达到优化流程。通过流程优化，减少XXXJDJ办公业务中的有关的所有信息，包括合同、项目方案书、工程进度和计划表、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、实现对公司范围内的文档进行统一管理、按照权限共享的同时，促进知识文档在公司范围内的利用、创新和●将公司的所有文档进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能；●建立公司级的知识库，并且将管理权限细化到不同类别的知识文档；●分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档；●建立公司内部信息发布体系，使得新闻，人事任免，重大规章制度调整等做到及时有效的传达给公司所有相关员工；实现内部会议申请发起和审核以及决议的执行管理，同时可满足避免时间冲突和会议提醒；以及对会议形成的决议一个追踪，包括对会议决议的任务下达、在执行实现XXXJDJ对公司、部门、员工目标的制定、分解、下达，并可对计划的执行及时反馈和监督。满足高层满足领导、员工日常工作安排制定，并可通过短信、邮件方式及时提醒所需处理的事项。同时通过与供应链10)三方业务系统集成整合A、流程集成平台：流程与RP,预算系统之间B、门户集成平台：实现RP系统、预算系统以及其他业务系统之间数据报表自动在OA决策支持门户中按照权限以图形化报表方式展现，同时异构系统页面数据直接在OA门户中展现。同时供应商和客户可以通过相C、基础数据同步：RP等业务系统已经发生订单的客户及供应商可以实现与OA中客户和供应商进行同步。11)综合事务办公平台系统等。12)系统权限管理基础架构系统权限管理：作为一个集团，不同的级别的领导需要有不同的系统信息进行相关权限文档的支撑和信息数快速作出基于客观事实的反应满足不同权限的人对信息个性化的需求.同时作为系统维护而系统分级管理：针对公司多级、多层、多地办公的特征，系统今后扩展要求能做到分级系统管理员、流程分权、知识文档分3.1.1XXXJDJ关键需求阐述随着公司的不断发展，内部已逐渐积累各种业务资料、规章制度等信息，需要能快速把这些信息推送至每位员工等，其他还包括有：1)根据单位内部不同岗位、不同部门、不同下属公司的员工本身的工作范畴，建立内部的统一信息门户，信息门户的展现形式、内容都可以根据用户的不同个性化的展现，加强工作信息的利用价值。岗位工作标准、综合管理制度)资料和指引(即某些制度的详细解释或实施细则)各部门各岗位的职责、3)常用资料用来存放企业员工经常会使用的内部资料和外部资料。内部资料如：办事指南、组织4)由于所处部门、所在岗位的不同，需满足员工可自行定义日常工作所需关注的信息及5)信息门户的展现形式、内容都可以根据用户的需要的不同，个越来越丰富多样化，但分散在各个部门和各个下属单位的信息资产缺乏有效的管决策为导向，进行信息采集、汇总、存储、管理、统计分析、统一发布，使各类用户的信息。财务、HR等软件。通过后台的SSO单点登陆的设置，实现对用户名以及密码的同步认证。7)对于一些纯WB的信息系统，需要通过对其他业务系统页面能直接展现并可快速进入到各个系统中，即需8)可根据公司的vi形象快速调整信息门户的展现样式。为XXXJDJ提供的信息门户应用解决方案总体架构通过信息门户解决方案总体可实现：1)帮助建立信息发布平台：通过此平台可供XXXJDJ统一发布内部综合新闻、人事新闻、业务新闻、通知公告、动态资讯、规章制度、外部报道等动态信息；2)帮助建立企业文化中心：可用来快速传播企业文化、员工天地、电子期刊、杂志刊物、企业大事3)帮助建立竞争情报中心：可快速获取相关行业的动态发展、竞争合作对象的外部信息、相关政策情报；4)帮助建立集中的报表中心：为管理层提供业务数据驾驶舱，在线快速全面了解企业运营数据；5)帮助建立员工办公桌面：为每位员工提供集中式的待办工作、计划日程处理、知识订阅等统一入口；6)帮助建立信息化系统统一入口区：集成和整合各业务系统，实现单点登陆和验证和页面呈现；7)个性化设置：提供信息门户层级、模板、样式、从而协助决策层、管理层以及执行层达到●提升个人与团队工作协作效率●个人绩效达成情况建立内部信息门户：可用来集团总部或公司集中发布最新的通知公告、规范制度、新闻、人事任命、会议日程等动态信息，让所有员工能快速了解到公司动态，拉近公司组织与员工之间的距离，从而增强员工的部分归属可根据不同职能部门和业务部门的工作内容性质不同，从而为各个部门设计出有针对性的部门内信息门户，同时可加强上下游部门对本部门的工作动态和发展有更快的了解，从而打破组织内的信息壁垒，增强部门与部门领导审批的流程、催办、督办的流程、交办事宜处理情况自动汇总到领导门户，领导无需任何功能菜单就可以同时，业务系统数据报表集成在协同管理系统门户上展现报表，实现管理驾驶舱：如：管理层可以直接通过协可根据不同行业的企业所从事的业务不同，针对主营业务的工作提供专项业务门户，如的楼盘门户、研究院的企业在不断的发展过程中，肯定会有越来越多的知识已沉淀下来，结合知识管理的应用，信息门户可按照一定系统自动把员工日常工作内容推送到个人门户平台，进行汇总、跟踪、查询，包括有自动把上级或其他同事所提出的申请请求推送到办公桌面上、有最新的知识提醒阅读、外部的门户信息、每天安排的计划日程、所需查通过信息门户→首页内容维护→设置元素，通过元素的设置将系统内的文档、流程、计划、协助、客户、项目等信息都通过信息门户的方式发布到信息门户中在信息门户的元素设置里，在信息门户增加一个文档元素，通过对文档元素的功能根据不同的制度文件定通过知识文档模块结合信息门户模块实现，首先在知识文档模块中，建立对应的资料库，将资料存储在我们的知识文档库中，随后通过信息门户中的元素设定，自动发以上实现解决方案主要适用于公司内部的员工，但对于公司上下游的客户、供应商、合作伙伴，同样可有针对性的提供相应的信息或事项推送出去，方便与客户、供应商、合作伙伴之间的快速沟通和事项处理。可包括有：工作门户根据不同的机构&岗位有针对性的推送相应信息流程优化搭建规划应用3.2流程管理应用解决方案3.2.1XXXJDJ关键需求阐述建立全公司统一的工作流程管理平台，采用电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨企业的即时沟通，构造协作的环境。系统支持自定义各种简单到复杂的流程，如公文流转、行政审批、费用管控、合同审批、采购申请、任务安排等，从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，可在平台中快速设置符合企业规范的流程。工作流系统必须采用图形化设计器，实现流程定制功能，同时要求流程的定制与组织架构绑定；工作流系统能够具备对复杂流程模式的支持，如并行、回退、条件分支等，同时支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写；工作流系统还必须支持对各流程环节的编辑和控制功能。系统应提供一个独立的工作流程引擎，实现工作流程与其他模块之间的协助和交流。作为一个单独的工具，可以与其他模块可以进行互动，为其它模块的信息载入和载出并保持不同功能块之间信息的协同。系统需支持可视化的图形配置；支持用户可自行定义流程表单信息内容、以及所需要审批的路径环节；支持单人、多人顺序、多人并行、单个多人等流程模型；角色与组织结构树岗位相结合；业务继承功能；提供两种角色规则；可设置每个步骤的处理时限；步骤字段权限控制功能；重定位功能；委托和移交功能；和文档管理集成；流程跟踪与监控机制；可以设置整个流程的截止时间，超过一定时间的流程自动中断；完善的打印设置。3.2.2应用总体方案为XXXJDJ提供的流程管理解决方案总体架构：战略目标执行如何有效实现经营责仟目标的分解与达成?通过的流程管理解决方案，总体可实现：：提炼日常工作过程的规律，建立通用可行的流程管控机制；：通过流程引导内部沟通路径，让文本管理制度图形化；3)丰富的数据支持流程审批：协同、立体、全面的数据信息表帮助决策者快速审批；5)提供流程数据报表决策：自定义的流程和数据报表，快速呈现数据统计；6)灵活的工作流程配置：从字段、表单到流程路径的全面开放，方便日常流程的变更和快速调整；可用来对公司内部甚至对外部的部分衔接和沟通过程，通过电子化方式执行起来。同时消除纸质管理制度对于不同的员工有不同的理解的现象，让所有工作岗位真正按照公司制定的规章制度贯彻，从而建立电子化的运营和规范作业体系。对于日常工作中的流程，根据多年来的推广经验，常用的流程体系可包括有：流程类别内部沟通内部留言总结计划周总结计划月总结计划季度总结计划半年总结计划年度总结计划公告审批人事任命通告日常行政公章(印章)使用申请公章(印章)外借申请出门证件管理外来参观接待因公出国审批飞机订票申请火车/汽车订票申请资料印刷出门证件管理资产管理固定资产请购资产领用申请办公用品采购办公用品采购资产维修记录资产借用申请资产调用申请资产报废记录IT软硬件维修申请IT规划报告审批日常运维管理记录IT设备购置收文传阅发文签审收文传阅档案归档档案借阅ISO体系管理组织结构编制岗位设置/调整审批人员调动员工辞职报批程员工辞退开除报批程干部竞聘录用薪资调整申请可与larning对接员工技能评估审批内部培训实施出差申请借款申请、绩效考核绩效体系设计/调整考核方法设定/调整绩效目标设定/调整月资金需求计划费用管理费用报销解决当领导审批时以往只能了解到单一信息而很难直接决策的困境，通过协同、立体、全面的数据信息呈现，帮助审批者可全面了解相关的信息，例如：通过费用报销流程，审批者包括领导可直接了解到此次费用的发生人员、部门、以及是为了哪个客户、哪个项目，从而可再直接了解到详细的客户、项目进展情况；通过报销的金额，此笔金额可同时分摊到对应的人员上、所在的部门成本中、所对应的供应商上或项目成本中：用据at回联幢实时反映借款图表决策依据历史记录依据制度文档依据作为XXXJDJ公司来说，在没有构建协同平台之前，对于业务审批流程整体周期是没有一个较好工具可以统计，通过流程效率分析，可以知道一个流程平均流转周期是多少，是那一个审批节点耗时最长，是流程本身的问题还是人的问题，从而有效为企业提供流程优化工具。流程类型统计：对公司所有流程的统计，可全面掌控到内部管理内容待办事宜统计：可分析各个部门、各个岗位、各个人员上日常的工作承担量和分布流转时间分析：对各个流程的环节时效分析，及时判断此流程是否存在过长现象流程效率排名：观察哪些流程最容易延时、哪个环节最容易之后o流程数据报表，提供针对业务过程数据的印证，提供高层领导决策企业所需的报表是多种多样的，Workflow不仅提供固定报表，还提供报表的自定义。这些自定义报表的数据基于系统中的工作流程，由于工作流程本身也可自定义，所以自定义报表可以满足企业根据实际业务对数据提例如，针对预算费用流程表单的按照部门、事业部的实时汇总表；合同支付实时报表；合同收入确认流程实时报表，从而提供给财务部门准确的应收应付以及资金准备依据；由于人员的变动、请假加班的信息均通过协同办公系统流程处理，实时形成准确的人员考勤、变动等报表；应该可以说，只要是通过流程引擎进行流转的相关数据，最终都可以形成相关报表，这些报表通过同业务系统基于平台和多年积累的流程构件库，可为用户提供流程规划、梳理服务，并最终在协同办公OA系统上落地执行、分析优化。流程规划——整体运作流程理解，关键有效流程识别；流程梳理——行业流程模板借鉴，工作流程拆分引用，工作过程跨职能衔接；流程执行——流程化落地执行，流程运行监控督查，流程权限及信息管控；流程分析——流程数据信息报表分析，流程效率报表分析，流程处理时效分析；流程优化——关键流程分析优化，工作流程适时调整，组织机构职能重组。流程规划流程规划流程梳理分析流程执行流程分析流程优化管理表格的化——管理表格式企业内部各个业务环节沟通的基础，是数据记录的载体，提升效率的基础是对管理表格的设计，因此，管理表格式作为流程化体系的基础；可视化的流程路径体系——流程的流转过程代表该项事务的验证过程，因此，每一个流程的处理节点都对应着不同的管理权限以及责任，因此流程的路径体系是企业部门的事务责任体系；流程的统计与分析——流程化的目的是改善效率，因此通过流程数据的化可了解公司运营流程的处理效率，有目的的改善；流程的控制与决策体系——流程在审核过程中，最大的难点在于决策数据的支撑，如果没有决策数据的支撑无法准确的判断该项事务的合理性，因此在建设流程引擎的同时需要考虑决策数据。3.3知识管理应用解决方案3.3.1XXXJDJ关键需求阐述作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。知识管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。主要包括：知识管理、档案管理、合同管理、知识文档权限管理、制度规范管理。建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由员工个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。“层次化”管理各种文档，如参考档案管理的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，以及使用关键字或全文索引，方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新和有效的文档。实现文档处理过程的工作流自动化，如自动发送更有效地进行安全性控制，在加强制定和实施组织档保密制度的同时，也同时以信息技术的手段对各种文档实可以分为不同的栏目进行管理；有相互关联的知识文档可以建立必要的联系方式并能通过相关查找手段找到；不同的角色对知识文档有不同的操作权限；提供较强大的搜索功能，可以支持内容关键字的查询，以便知识的快速查找和索取；通过的知识管理解决方案，总体可实现：1)帮助建立统一的知识库：建立建议书、方案、案例等经验和培训文档、工作指南、模板等技能知识库2)建立知识地图充分共享利用知识：根据不同岗位、面向行业、业务发展制定相应的知识地图3)搭建专家网络：建立专家网络库，实现网络求助、在线解答和头脑风暴4)建立员工自助中心：提供知识学5)建立知识分享共享体系：通过知识推送、订阅、收藏充分利用知识辅助到业务工作6)建立知识安全管控体系：需在保证安全、机密7)ISO质控文件管理：通过知识后台配置，灵活实现ISO质控文件的核心管理从企业的核心价值链出发，同流程梳理相结合，逐步从一级流程、二级流程到三四级流程进行梳理，梳理的同时确认，哪些控制点的相关信息对于企业来说是知识，从而确认企业特殊的知识体系；①知识积累工个人电脑、专项IT系统(PLM.6sigma,xx工艺平台等)O●缺乏统一的企业知识库●缺乏统一的存储标准规范●员工培训、师傅带教传授●从专项IT系统中搜索(PLM.6sigma、xx工艺平台等)●欠缺知识应用的多种方式●在需要的时候找不到知识信息·6sigma项目推广、研讨会等●缺乏人员组织保障●缺乏考核激励制度●各专项IT系统(PLM,6sigma.xx工艺平台等)o标准化知识属性●前置关系●后置关系●可对应的工划合同●文档类型●合同金额●注册时间●生效日期●岗位●组织部门●对应项目●对应任务节点●对应工作计划●对应会议知识属性标签企业中的资料、知识、文件一般都各自存放在部门内或具体人员内，而通过的解决方案可建立统一的知识库，集合各个部门、各个岗位、各个人员上的工作资料和知识，并充分进行分享利用。在此首先需要按照不同的类型建立对应的知识类型进行归类：一般情况下，结合企业日常普遍的工作内容，常用的知识类型可包括有：人事管理制度人事管理制度安全管理制度行政管理制度工会管理制度团委管理制度资产管理制度资产管理项目管理制度办公用品管理制度办公用品管理制度公司其他管理制度公司其他管理制度部门内部通知***部门***部门公司通知公司通知项目相关通知项目申报通知项目验收通知***部门***部门组织架构图公司组织机构图部门岗位架构图职位等级图职位说明书职位说明书年度规划年度规划工作计划总结月度定期述职定期述职临时工作临时工作员级员工绩效员级员工绩效实习报告实习报告知识地图岗位知识地图岗位知识地图员工座谈会会议纪要部长级主管级主办级员级管理人员员级员工总经理意见箱员工满意度调查从而建立完整的知识过程管理规范知识目录知识权限知识目录知识权限价值链说计管理设理组织文档类型EQ\*jc3\*hps16\o\al(\s\up2(一),6)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up2(三),AT)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up2(的文特头),可文修内)填知识多维度属性、标签知识多维度属性、标签流程、文档命名规范知识过程管理规范o知识文档的积累，知识来源于工作，从多系统中自动汇总知识管理最大的难点也是起点第一步就是知识的有效积累，的知识管理解决方案通过在日常业务工作和沟通中帮助企业自动积累知识，包括单个知识文档的手动建立、在日常流程运转过程中的自动积累、内部沟通协作过程中的自动积累、计划日程安排时形成的知识文档积累、内外部邮件来往沟通的自动积累、与异构系统的文件交换的知识积累、以及隐性知识的转换积累。o知识文档的目录模板设置、权限模板设置、文档模板设置通过目录模板设置：有效的固定知识体系结构，使得下属企业、部门能够按照集团要求不折不扣的执行知识收通过知识权限模板设置：能够有效的下发知识权限安全体系；通过文档模板设置：可以自己设置符合企业需求的文档模板，确保未来在系统中创建的文档有统一的样式和格式，保证对于关键资料管理的完整性和一致性；对于企业来说，在知识收集和分享中存在一个难点，即如何将隐性的知识显性化；系统通过主动与被动两种方式实现；主动方式包括：建立专家库、互助讨论区(协作区)积分机制等；被动方式包括：通过流程、绩效等方式强制相关节点的隐性知识落地到系统中；实现企业内部的专家资源共享，通过专家网络，员工可以方便的找到企业专家，并很快与其沟通，从而达到专家共享的目的。针对企业员工工作中遇到问题，通过知识互助平台进行问题发布、解答、推荐固化等方式实现通过协助模块建立企业内部的讨论社区，在协助区建立大的板块，在每一个主题板块下建立不同的讨论主题；主题栏目的设定：用户可以在实现预设的主题板块中发起主题；主题的发布范围：用户可自由设定不同的参与人员；主题的发布时间：可以控制主题的发布，可以具体到哪一天；匿名开关：设置整个论坛是否允许匿名；可添加与主题有关的资料与具体时间：在主题可加入相关的文档、流程甚至是项目；突出显示主要的主题：用户可自由选择与设定需要关注的主题；自动回复的提醒：当主题得到回复后自动提醒道相关人员；讨论主题的主动推送：相关的主题可自动推送到相关的人员的门户员工可以通过订阅、搜索等多种模式获取自己感兴趣的知识，并且可以通过协作区、专家库将相关诉求向知识根据岗位知识模型，系统通过知识门户、知识地图、业务场景以及工作动作的自动推送，使得知识最大效能的o建立培训学习系统建立和推广知识管理的一个重要内容，是利用现有的网络条件建立起企业的分布式网上培训体系，网上培训是企业重视信息沟通和员工素质提高这一策略的延续。分布式网上培训体系的建立不但会全面迅速地提高员工的素质，实现以人为本的经营策略，对公司企业文化的形成起到促进作用，同时标志着企业信息化建设跨越了一主要功能：培训计划的收集、审核公布：通过流程或者文档的形式来收集各个部门的培训计划，随后通过信息门户工具培训计划；培训活动审批：通过在流程中建立培训活动审批，从而实现培训的申请；培训报名情况的收集和统计：员工可以通过工作流程的方式提交培训请求，培训管理员可以通过后台的流程报表系统查看与统计参与人员；培训课件、员工培训心得资料库：通过知识地图以及解决信息门户，实现培训课件的制作与发布，实现员工的3.4.1XXXJDJ关键需求阐述针对：《条例》中规定的文种有14个，分别是决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要；以及《办法》中规定的文种13种，分别为命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。总计公文的18种类型(其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要9个文种是两大公文法规中共有的);提供完整支撑。3.4.2需求实现方案概要公文处理系统系统主要完成XXXJDJ内部公文收文处理、发文处理、文件起草和制发、文件传阅、皮实处理等各类公文处理，满足日常公文处理要求，完整支撑18种行文规范。企业行政公文管理-执行、督办、分析企业行政公文管理-执行、督办、分析收文效率公文数量公文标准档案分布电子图片图名公司命令议家虚议下级请示审批代理配置管理报表管理发文拟稿发文校对发文核稿发文签发发文发布收文登记收文审板收文批阀收文办理收文传阀套红文件J印权限3.4.3主要功能特点在本项目中，将以公司应用支撑平台的工作流引擎为核心，以协同办公自动化系统构建公文处理子系统。公文处理主要实现收文、发文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便单位领导及时掌握单位工作人员的工作情况。信息流转的处理范围完全涵盖国家现有18种日常公文格式，包括如收文、发文、传阅公文、签报等等。公文处理子系统具体工作流程可以由xXXJDJ系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵活定义，实现机关员工收发文处理工作流自动化，过程计算机化，提高办公效率。公文处理子系统主要功能特点是：■系统提供图形化的工作流自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。■系统提供流程的实时监控及统计：管理员可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况，还可以统计出个■提供公文格式(表头、正文、附件、表单)的全屏设计功能：用户可以根据需要设计所需的格式，并且可支撑WORD,可保留所有修改痕迹：无论是正文、附件还是公文处理表单，无论是word还是wps文件的修改的痕迹都可以保留，方便查询，并且表格中的签名、批示也提供完善的远程办公功能：不仅可实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可实现出差提供常用词条功能：用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用，提高公文处理效支持多表单处理模式：在文件审批过程中，支持多表单的处理模式，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，公文处理包括WB客户端与管理工具端两部分，WB客户端主要完成日常文件的流转与办理，管理工具端主要基于Intrnt/Intrant模式构建的公文流转系统实际上是一个信息流转系统，其日常的办公工作都以WB模式提供，对于普通用户或公文管理员，都可在WB端通过简单的鼠标点击完成日常的办公工作，其操作的模式就如在公文处理的WB端可实现以下功能：各级用户可根据实际需要撰写新公文(如进行收文登记、发文拟稿等),并可将扫描件、常用Offic格式文件、甚至是办公自动化系统里的公文作为新公文的附件。新公文撰写完毕只需点击发送按钮便可将新公文发送给文待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。用户办理待办公文可对公文进行以下操作：■对正文、附件进行修改；■在文件处理表输入批示意见；■通过手写签名或电子印章进行文件的签发批示；■将文件发送给选定人员。当然，所有的操作都只能在权限设定范围内进行，同时系统还将如实地记录下文件办理的修改痕迹：当前用户对文件内容的修改，系统都会自动记录下修改痕迹，而文件处理表则通过”所见即所得”的权限设置记录下当利用流程设计工具中的催办、督办设置项目，就能简单的使流转中的公文处于系统监控中，达到催办、督办的目的。可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人系统记录下公文办理详细的处理信息，用户可随时查看到具体一份公文每一步骤每一办理人办理公文的时间及系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限公文授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型公文，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以”XXXJDJX(代理XXXJDJX)的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办公文中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息系统的公文处理子系统支持与档案管理子系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的用户在日常公文的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如”同意”、"已阅”、”请速办"等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则费时费力，本系统方案将提供常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常对公文的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护公文的。公文的日常维护功能包括：■删除文件：将无须保留的文件从数据库中删除。■结束流程：对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。■修改文件名称：修改正在流转或流转结束后的文件名称。■将文件归档：将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。流转系统通过管理工具端为模块管理员提供了自定义公文流程、自定义文件处理表等公文定制与日常自定义的流转系统的管理工具端包括公文设计工具、流程设计工具，其中：公文设计工具侧重于文件处理表单的定制，在公文处理系统的管理工具端，模块管理员可实现以下功能：根据XXXJDJ的办公情况，模块管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉■图形化的流程定制骤、设定各步骤之间的流程连线(各个步骤的收件人、接收条件),便可以形象的流程图完成流程的定制工作。■流程日常的图形化更改提供了图形化的流程设计界面，当机构改革、人事变动导致流程发生变化时可相当方便地对流程做出修改，o文件处理表单的定制与维护XXXJDJ日常文件办理的处理表单均可无任何源代码的■文件处理表单的定制利用公文设计工具，模块管理员通过划表格、选取相应控件的方式便可定制出与单位日常办公所用表单完全一致的模板，普通用户无需更改任何办公习惯就可适应定制文件处理表单时，模块管理员可根据单位的实际情况定制一份带表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一项或多项。更重要的是，本系统方案中的公文不再只局限于传统的公文形式，可以包含文字、表格、声音、图像、传真、mail、Word文档、xcl表■权限的严格设定系统的公文有双重权限设置：>文件类型的权限设置对于不同的文件类型会有不同的权限设置，如拥有收文登记权限的用户也许只是少数，但限的用户则可能是全体人员，因而管理工具端提供了对文件件类型不同的处理情况分配哪些人具有读取、新建、访问、删除、归档等不同的操作权限>文件办理步骤的权限设置设定每一步骤对文件正文、附件、文件处理表单、流程的操作权限，能否查看、修改等等。普通用户即使有该类型文件的操作权限，没有相应办理步骤的权限同样也无法对文■文件处理表单的更改与流程的设计一样，公文设计工具也提供了图形化的界面。当用户的文件处理表单发生变化时，无须修改任何源代码便可轻松的修改文件处理表单、修改权限设置，使公文的定制、更改更好地系统支持对个人、或者部门所办理的公文进行各种数据统计，包括：公文总数、已办公文、未办办公、在办公针对企业内部其他单位或者外部来文，已经使用了第三方公文系统的，提供WS、FTP、接口等多种方式的公文交换服务，并集成形成公文交换中心模块3.4.6需求实现方案建立专门的档案门户，为每个用户提供最新档案展示、档案标签、档案推送、本地上传等多种门户元素。方便o档案审批归档档案目录信息中设定有档案位置字段，显示档案归档组合查询是指用户将不同的查询条件，进行组合式的、公式化的查询，如某一字段等于或大于什么值，包含、系统提供类似百度和谷歌的模糊查询方式，在搜索框中输入相关检索文字，就可以找到在标题、正文包括搜索档案的权限设置可以由多个维度来设置，比如从人员、部门、角色等维度来选择共享对象，并明确共享对象对针对安全级别交高的档案，建议采用开通档案安全级别与人员安全级别对应的方式增强其安全性；●档案借阅：档案申请人可以对自己权限下的档案申请借阅。●实体借阅：如果用户没有查询到需要的数据，也可以直接发起“实体借阅”,在借阅单中填写借阅的要求，●档案借阅批准：档案管理员对申请者的借阅信息进行审批，规定借阅的时间期限。●档案收回：档案管理者可以对开放借阅权限的文档进行收回。收回后借阅者无法再查阅相关档案。档案的鉴定销毁工作，是档案管理者对档案文件的价值作出判断，并对保管期限已满、失去保存价值的档案予到期档案鉴定是指对保管期限到期的档案进行鉴定以确定该份档案是销毁还是继续保存。若是销毁，需要打印报表系统提供完整的报表处理功能：报表生成、设计维护、报表打印等，支持两种报表格式：目录报表与统计档案设置主要对系统的文件、档案、资料等门类进行维护，可以动态增加档案类别，并且对这些类别进行自定义录入项，以及对录入项的默认值进行设置，还可以对录入界面进行自定义，以及档案记录的列表显示进行设信息门类主要包括门类设置、门类模板、列表设置、目录报表、档号格式，归档设置六个功能模块。下面依次介绍其功能。3.5.1XXXJDJ关键需求阐述可建立个人日程安排、同时可按照时间分布展现日程，日程的建立与维护可与会议、领导交办相衔接可在我的计划日程中建立个人日程，并可按月、周、日来查看日程。通过会议与我的日程的关联可直接与日程的关联。3.6.1XXXJDJ关键需求阐述实现集团公司领导日程信息的新增、编辑、查看、检1)提供集团公司领导日程信息的新增、编辑、保存、删除、查看、检索等；2)新增和编辑的内容包括总裁姓名、日期(包括日期和时间)、活动名称、地点、相关人员(选填)、具体安排(选填)、资料档案(选填)等栏目；3)可按照领导姓名、日、周、月进行分类查看；4)设置检索功能，通过关键词搜索并展示高管日程内相关内容。提供集团公司领导日程信息的新增、编辑、保存、删除、查看、检索等；新增和编辑时，可以通过秘书指定日程接受人(领导姓名)、开始和截止日期(包括日期和时间)、紧急程度、活动名称标题、地点、相关人员(选填)、日程内容(具体安排-选填)、相关文档(资料档案-选填)、相关客户、相关项目、相关任务、相关流程等要素；日程类型：自带了多种日程类型，如工作安排、会议日期、目标计划等，用户也可自定义日程类型及其显示颜3.7.1XXXJDJ关键需求阐述实现对会议的申请、会议安排、会议室管理和会议资料管理组成。会议申请通过后，由会议管理员进行会议安■参会人员的日程安排和冲突检测■会议召开审核■会议议程和事务资源安排■会议召开记录■会议决议下达■会议决议行动计划执行和监控会议室整体资源管理：集中管理企业的会议室资源，包含实体会议室和虚拟会议资源会议室台账管理：设定不同会议室的相关属性，例如面积、桌面会议室使用核算管理：针对会议室的单位时■会议类型管理将会议类型模板化，设定默认信息，如会议负责人、会议议程、会议参与人、会议审批流程等，当新建会议时，系统可以统计会议缺席、决议和进展情况，建立参会人黑白名单，提升会议参加率和决议执行效率。形成有效量的统计。形成有效车辆分析报告体系，形成企业整体车辆管控体系3.10.1XXXJDJ关键需求阐述根据企业需求，通过流程引擎可以搭建办公厅用印申请等流程，并通过数据的传递，直接变更项。用印申请流程涵盖企业所有用印审批，包括集团和股份的中文、钢印、英文、党组、份证复印件和营业执照的用印申请；申请人填写用印申请单，并上传Word、xcl、扫描文档等文件，需要以正文形式展示用印申请内容，用印申请内容修；1)审批流转中可以退回给用印拟稿人，由拟稿人补充、修改文件。2)拟稿人全程都可以查看用印申请的办理情况，3)拟稿人作为中间协调流程走向节点，在部门负责人审核后，可以指定送会签部门审批还是办公厅领导，可以选择一个或多个会签人会签，也可以设置是否依此或并发会签，通过邮件、待办等方4)拟稿人根据会签的意见，将用印申请发送给办公厅用印。完成后流程结束，通过邮件、待办等方式通知拟稿针对XXXJDJ提出的内部协作沟通需求，相应的解决方案可包括如下：改变软件开发导向的传统思路从功能导向转变为任务事务导向，有力支持企业多事项跨部门的动态团队协作，帮助沉淀事务协作中的信息交流知识，帮助组建跨组织、跨地域的虚拟团队，推动企业由刚性组织向柔性同步企业组织架构与人员信息，满足日常点对点沟通，交流的附件自动归档到知识库中在协同办公系统中集成腾讯RTX。RTX一个即时通信平台，该平台定位于降改善与客户之间的沟通渠道，创造新兴的沟通文化。RTX的实施效益包括减少公司内部通线负荷、提高工作效率、减少纸张/打印、降低出差次数/费用、创造轻松的办公环境、令办公室更安静、给员RTX功能丰富，主要应用有即时通信、文件收发、直接贴图、多方会话、网络会议、与OFFIC集成、文件发送控制、桌面共享、远程管理、IP电话、三鼎控股系统广播、双向短信、群发短信、手机作为企业的中高层管理者，除了自身工作内容的不断执行与反馈，下属与团队的执行力与工作具体的了解途径。通过查看下属工作微博的填报，领导层同样可以快速的了解该员工目前的工作进展以及每日3.11.1XXXJDJ关键需求阐述●协助企业构建从任务计划安排、任务分解、任务执行、任务反馈和任务分析的综合任务管控体系●自动汇总成相关工作报告(月、季、年),便于员工快速了解自己的工作状态和工作成绩提供的计划任务管理解决方案总体架构如下：绩效评估任务管理工作内容，强化任务京识目标下达：为何而做?将公司战略目标分解发布，明晰岗位职责，保证岗位职责与公司目标的对接计划报告：该怎么做?确定执行的方法，将目标强化到执行层面，周期性滚动的目标执行方法任务执行：要做什么?将目标、计划落实为具体事项，强化任务意识，形成组织协作绩效评估：结果如何?强化结果导向，以做的结果作为考核依据对公司整体战略目标按照组织、时间两个维度进行分解并发布，通过目标明确每个岗位的职责，保证岗位职责与公司目标的对接，确保个人的努力及成效与公司期望一致从组织角度上可由下而上的计划合并、员工各自制定周期性的工作计划、并可以从目标中自动生成工作计划，从而使工作计划能更有价值并促使达成目标。持工作计划报告进一步分解到工作任务，打造以任务执行为核心的目标落地体系，对计划内的工作反馈执行效果、同时执行过程的信息随时记录。3.12.1XXXJDJ关键需求阐述通过督办功能，有限提高各项工作执行力、提高工作效率；防止出现漏交办、漏办理事项；规范督查工作流程。主要用于集团领导安排的重要工作的下达，实现督办事宜的执行、跟踪等记录和反馈功能。可以单独发起也可以从请示、收文中转为督办事项。督办管理用于对重要事件按责任部门进行下发办理，本模块采用不定流程的方式办理，即不受固定流程环节的控制，督办发起人新建时选择具体办理人，已选的办理人可以根据实际情况加入新的办理人或者填写办理意见两种方式进行情况反馈。支持催办功能：督办的发起人可以根据督办文件的办理情况手动发起催办事宜。3.12.2需求实现方案o多类型督办任务支持协同办公系统支持多种类型的督办任务，包括：重大项目任务督办、公文督办、月度重点工作督办、领导交办、会议转督办任务等。任务启动任务启动任务执行协办任务任务交派被动督办重点工作督办任务结项项目任务会议管理会后流程转办工作改善任务来源于各个模块帮助XXXJDJ建立督办门户，展示集团领导安排的重要工作、督办事宜的执行、跟踪等记录和反馈功能等信息；所有督办任务、督办事项等汇总与此门户，提高各项工作执行力、提高工作效率；防止出现漏交办、漏办理事主要用于集团领导安排的重要工作的下达，实现督办事宜的执行、跟踪等