《我国企业档案工作数字化转型的阶段性分析》2600字

我国企业档案工作数字化转型的阶段性分析综述企业档案工作数字化转型的实现是一个长期的过程，分为不同的阶段，每个阶段都有特定的任务目标。在企业进行档案工作数字化转型的过程中，如果实施的先后顺序不科学或者没有选好切入点，就会造成企业档案数字化转型工作进展缓慢，甚至出现前后工作不协调的情况，影响企业档案工作数字化转型的效率。因此，为了明确企业档案工作数字化转型各个阶段的不同工作重点，帮助企业准确定位当前档案工作数字化转型所处阶段，找出企业在此阶段的现实状况与理想状况之间的差距，从而使企业能够更有针对性地进行档案工作数字化转型，笔者在阅读大量文献的基础上，借鉴软件领域普遍应用的比较典型的成熟度模型，构建了企业档案工作数字化转型成熟度模型。需要说明的是，笔者构建成熟度模型的初衷是为了展现企业档案工作数字化转型的阶段性，并没有针对企业档案工作数字化转型成熟度模型进行专门研究，因此，本论文中提出的成熟度模型必然存在很多不足，在权威性方面也值得进一步思考，这是本研究的其中一个局限所在，还有待进一步的研究与论证。企业档案工作数字化转型成熟度模型的构建思路和过程如图3-1所示。首先，笔者根据企业档案工作数字化转型的工作内容和成熟度模型的理论基础确定企业档案工作数字化转型成熟度模型的成熟度等级；其次，笔者将企业档案工作数字化转型的工作内容划分为五大维度，确定每个维度下的关键过程域和关键活动；最后，结合确定下来的成熟度等级和关键过程域构建企业档案工作数字化转型成熟度模型。图3-1企业档案工作数字化转型成熟度模型的构建思路图企业档案工作数字化转型成熟度模型的成熟度等级企业档案工作数字化转型是一项系统工程，包含的内容非常丰富，在结合王强王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案,2020(09):16-20.和蔡盈芳蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案,2020(08):70-71.提出的企业档案工作数字化转型内容的基础上，笔者将其归纳为以下五点：（1）建立健全企业档案工作数字化转型制度体系；（2）企业档案资源的数字化；（3）企业档案工作全业务流程的数字化；（4）企业档案工作管控模式的数字化；（5）王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案,2020(09):16-20.蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案,2020(08):70-71.能力成熟度模型是美国卡内基梅隆大学软件工程研究所在上个世纪80年代提出的，源自软件开发管理领域，该模型将软件开发划分为五个成熟度等级，分别是：初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级周林兴,韩永继.档案数据安全治理能力成熟度模型构建研究[J].档案与建设,2020(07):24-27+19.。该模型在多个学科领域都有应用，其科学性和实用性在实践中也得到了检验。因此，笔者在这一模型的基础上，结合企业档案工作数字化转型的工作内容，将企业档案工作数字化转型划分为六个等级，分别是：最低级、次弱级、中等级、高等级、优化级、完成级。处于档案工作数字化转型不同阶段的企业对应着不同的等级，企业完成档案工作数字化转型的过程实际上是由最低级到完成级的进化过程。本文所构建的企业档案工作数字化转型成熟度模型的等级划分如图3-2周林兴,韩永继.档案数据安全治理能力成熟度模型构建研究[J].档案与建设,2020(07):24-27+19.图3-2企业档案工作数字化转型成熟度模型等级图企业档案工作数字化转型成熟度模型的关键过程域和关键活动依据企业档案工作数字化转型的内容，笔者将企业档案工作数字化转型分为五大维度，分别是制度体系、档案资源体系、业务流程、档案利用服务、管控模式，每个维度下都确定了若干关键过程域和关键活动，如表3-1所示。其中，关键过程域是实现等级跨越必须解决的问题，关键活动是为解决问题而进行的特有实践。表3-1企业档案工作数字化转型成熟度模型的关键过程域和关键活动维度关键域关键活动制度体系工作规章层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型工作规章层面的制度。管理层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型管理层面的制度。业务规范层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型业务规范层面的制度。档案资源体系存量档案资源的数字化购入档案数字化需要的软硬件设备，对现有存量档案进行数字化。增量档案资源的电子化推行电子文件单轨制管理，新增电子文件仅以电子形式进行管理。业务流程档案工作业务流程的全数字化在档案管理系统与其他业务系统之间建立接口，实现档案管理系统与业务系统的有效连通，实现档案工作全流程的数字化。档案利用服务利用服务网络化对数字档案资源进行开发编研，通过计算机网络提供档案利用服务。利用服务知识化运用知识管理的相关理论方法对档案信息进行加工组织，为用户提供有价值的知识服务，实现档案利用服务的知识化。利用服务智能化运用大数据、机器学习、用户行为分析等技术，主动为用户提供档案服务，提高档案服务的智能化水平。管控模式管控模式的数字化在业务流程全数字化的基础上，进一步完善档案管理系统的功能，实现对归档文件的在线质量检测和安全控制，实现对档案工作人员工作绩效的在线考核，实现档案工作管控模式的数字化。企业档案工作数字化转型成熟度模型企业档案工作数字化转型在每个成熟度等级下都有不同的特征（如表3-2所示）和不同的工作任务（如图3-3所示），企业可以通过自身实际情况和成熟度模型中理想状况的对比，准确定位目前所处等级，参照该等级下的工作任务采取针对性措施来促进档案工作的数字化转型。表3-2企业档案工作数字化转型不同等级的特征成熟度等级维度最低级次弱级中等级高等级优化级完成级制度体系缺少企业档案工作数字化转型制度体系或者制度体系不健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。制度体系科学、详细、规范。档案资源体系纸质档案和电子档案并存，档案资源未实现全数字化。纸质档案和电子档案并存，档案资源未实现全数字化。基本实现档案资源全数字化。基本实现档案资源的全数字化。基本实现档案资源的全数字化。实现档案管理单轨制，档案资源完全数字化。业务流程档案工作以手工和线下方式为主。引入数字档案管理系统，部分简单业务迁移到线上。完善数字档案管理系统功能，大部分业务迁移到线上。完善数字档案管理系统功能，尝试在档案管理系统与部分系统之间建立接口。在档案管理系统与其他系统之间建立起接口，实现系统之间的互连互通，基本实现全业务流程的数字化。实现企业档案工作全业务流