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文档简介

第一部分企业基本情况

一、XX明文件(见附件)

关于长城物业

—企业名称:XX市长城物业管理XX

ShenZhenchangchengPropertyManagementCO.Ltd

一创立时间:1987年

-注册资金:RMB¥800万总资产:RMB¥5200万

-企业性质:内部职员持股的XX公司

-公司股东:XX市长城地产(集团)股份XX股份比例38%

公司内部职员股份比例62%

-企业资质:首批国家一级资质物业管理企业

首批XX市甲级资质物业管理企业

—分支机构:XX市长城物业管理XXXX分公司

XX市长城物业管理XX分公司

XX市长城物业管理XXXX分公司(筹)

XX市长城物业管理XXXX分公司(筹)

—控股企业:XX市长城电梯工程XX

XX市长城环境工程XX

XX市长城智能化系统工程XX

一参股企业:XX市长城工程XX

XX市翠宝大酒楼XX

-管理规模:委托管理及顾问管理面积已超过700万平方米

-管理类型:高档智能化办公楼、高尚住宅区

—管理体系:IS09001质量管理体系

IS014001环境质量管理体系

0HSAS18001职业安全卫生管理体系

二、企业机构设置

1.XX总部组织架构:

1998年,长城物业以高效运作的管理服务体系为依托,建立了现代企业

制度,形成了长城物业总部、区域分公司、管理处三级管理架构,在总部按

职能管理需求,设立了人力资源部、行政事务部、财务稽核部等五大职能部

门,负责长城物业全国X围内业务的督导和运作。

副总经理

(准)事业部区域分公司

2.区域分公司组织架构:

区域分公司的组织架构与总部一脉相承,依据区域市场形态、管理需求

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做适当调整。

3.管理处组织架构(见第七部分)

4.组织架构说明:

XX总部负责战略规划、职能管理、品牌经营、资源整合;区域分公司实

施统一化管理模式,负责品质管理、服务体系的完善和提升;管理处是公司

管理服务输出的直接提供者,在享有总部、分公司强大资源的支持下,以满

足客户需求、实现管理服务价值为第一目标,持续提升服务质量。

三、企业从业人员结构

职员总数:1300余人,管理职员:作业职员=1:5,管理职员技术职称比例(见下图)

员级及其他

初级

39%

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四、企业历年获奖情况及管理业绩

1.历史荣誉

-现任中国物业管理协会常务理事单位

—现任XX物业管理协会副会长单位

-所管理及顾问的物业多项荣获“全国城市物业管理示X(大厦)”称号

—98年度被XX市政府授予“文明企业”荣誉称号

—99年被XX市技术监督局评为“全面质量管理先进单位”

—连续多年被XX市工商行政管理局评为“重合同、守信誉”企业

99年在全国首次经济适用房物业管理公开招标活动中一举夺得回龙观

文化居住区的物业管理权,至今在的物业管理项目面积已经超过200

万平米

—2000年成功介入XXXX市场,目前担任XX新世纪豪园、XX豪园、第一

居、怡丰都市广场、石竹新花园五个顾问项目,获得合作方一致好评。

—2001—2002年成功介入XX、胶州、XX马XX、XX义乌、XXXX等物业管理顾问

项目

—2003年成功介入XXXX、XXXX、XX市场(在XX经济开发区金融服务区物业管

理招投标中一举中标,获得XX泰达集团开发的金融服务区甲级写字楼的物业

管理权)

2.长城物业项目获得荣誉一览表

序号项目名称获得荣誉

1长乐花园96年荣获“全国城市物业管理优秀大厦”称号

2长安花园97年荣获“全国城市物业管理示X大厦”称号

98年荣获“罗赤U物业管理示X大厦”称号

3长泰花园

98年岁/全国城市物业管理示X大厦”称号

4荔湖花园

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5XX新世纪豪园2001年期事城市物业管理优秀住宅小区”称号

/\.

6回龙观云趣园2002%荣获“全国城市物业管理优秀住宅小区”称号

7创展中心2000年荣获“XX省物帽理优秀大厦”称号

8XX石竹新花园。的华施'X、密物皿管理优秀住宅小区二龙昌>

9长城大厦年保解“x$物业管罩凝大厦'称号

10长福花园97奔荣家“XM市物业管型优为小区“XX市园林绿化单位”

11京港花园2000碉获“*x市瞬k管理优秀X厦”称g

12丰苑:001华荣获“上市物业管理傀秀大厦”称号

13长健园2001拒荣获“耶市物业管理优秀大厦”堂号

*4&城盛世像园2002/年荣获“X*市物业管理优秀住宅区”祢号

15通达扉200?年荣获“而优秀管理d电”称号

我们是国内最早从事物业管理的专业公司之一,积累了丰富的管理经验。

对智能化办公楼、商住公寓及高档住宅社区的物业管理,我们有一套成型的

管理模式。

五、企业所管理的写字楼公寓规模

在我公司所管物业中,创展中心大厦(XX)、第一世界广场(XX)、胶州

政府办公大楼(XX)、宽带中心(XX义乌)等为高档智能化办公楼;天创世缘

()、长丰苑(XX)、长安花园(XX)等为高档商住公寓或底层带商铺式塔楼。

序号物业名称物业特点接管时间

1XX金融服务区高档金融写字楼年

I融切

4长源楼小高层写字楼

5盛世家园高层商住楼,高智能化宽频社区2001年

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六、企业经营理念体系及管理服务优势

1、理念体系:

服务业主报效社会

创中华物业管理民族品牌

我们深信公司的价值源于顾客满意经营。只有每时每刻用心关注顾客的

需求和期望,并及时行动,才能赢得顾客的认可和社会的认同,从而赢得更

多的市场分额。

我们致力于创造一个使职员获得工作乐趣、实现个人梦想的工作环境,

同时倡导:严守工作程序,勇于承担责任;用心做事,创新思维;少计较一

时得失,以诚相待,信守承诺。

在管理工作中,我们强调结果和绩效,遵循“结果驱动过程”的管理准

则,我们所做的一切都应不断改进,追求卓越。

我们承诺:

守法经营;

与合作方真诚合作,共创价值;

为业主节约每一分,让业主满意多一分;持续提升顾客满意度;

有效保护环境,合理利用资源;

保障所有职员的身心健康,协助职员实现自我价值;

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促进行业的良性发展和有序竞争。

这些理念、价值观指导我们的企业战略、企业行为以及建立与顾客、合

作方、社区之间的关系。

2、核心优势与经验

1)经验优势

我们是国内最早从事物业管理的专业公司之一,历经十五年的市场砾

炼,公司积累了丰富的管理经验,尤其对大型社区的管理感受深刻。我们

目前管理的高层住宅区——百花村,系国内最大的高层住宅区之一,总建

筑面积达到120万平方米,投入使用的年限已超过10年,但是各项设备

设施及地下管网仍然保持良好运作。我们在保安、保洁、消防、社区文化

及公共关系等方面已形成了完善的管理程序。

2)品牌及地缘优势

长城物业自99年介入物业管理市场以来,在战略上,管理重心不断

北移,目前已建立了完善的管理平台,知名度、美誉度、客户忠诚度不断

上升,为“天创世缘”、“百旺家苑”、“加来庄园”等项目销售带来积极

的推动作用,赢得了合作方的高度赞誉。

未来[东域大厦]的物业管理将直接享有XX总部及分公司的资源。我

们将在坚持人力资源本土化的前提下,在、XX分公司选择优秀高级管理

人才介入小区的物业管理工作,充分整合人力资源。

3)机制优势

我们于98年成功完成企业改制,实施内部职员持股制度,成为国内同行

中第一家职员控股企业。四年来的实际运作和不断完善,持股制度正日益散

发其独特的魅力,有效地激发着职员的工作热情。

4)品质优势

我们于国内同行中较早建立了IS09002品质管理体系,并于97年8月通

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过了英国SGS通用公证行的第三方认证。四年多的实际运作和持续改进,品

质体系已极具严密性和实操性。2000年8月,通过IS09000——2000品质管

理体系换版认证。按照IS014001环境管理标准及OHSAS18001职业安全卫生

标准,建立了文件化环境管理体系和职业安全卫生体系,两大体系文件完全

融合在原有的管理体系文件中,并于2002年5月通过了XX质量认证中心

(SQCC)的第三方认证。

5)人才优势

人力资源的增值优先于其他资源的增值。我们高度重视人才的储备与培

养,并与大型人才市场、专业培训机构、重点高校等开展广泛对等合作,建

立畅通的人才培养与输送渠道。例如,我们先后与林业大学、首都经贸大学、

XX城市建设学院建立良好合作关系,为其物业管理专业的学生提供培训与实

习基地,以此保证人才的供应。经过十六年发展,长城物业已吸纳大量社会

专才,每位职员在为公司服务过程中均接受良好的职业生涯规划辅导,长城

物业以此保证人才的动态优势。

6)专业化优势

旗下目前拥有电梯工程、环境工程、智能化工程等与物业管理服务相配

套的专业公司,是我们降低管理成本,提供优质服务的有力保障。

长城电梯工程公司——中国电梯协会会员、XX省特种设备管理协会会员;

是具有电梯安装、维修、保养资质的专业企业,(拥有XX省质量

技术监督局颁发的二级资质,XX市建设局颁发施工安全许可证),

并在97年于XX同行中首家获得德国TUV的IS09002质量体系认

证)。

长城环境工程公司一一园林绿化施工三级企业(建设部颁发三级资质证书),

是从事园林设计施工,楼宇清洁服务以及各类家政服务的专业企

业。

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长城智能化系统工程公司——是从事综合布线、宽带业务及电脑网络增值服

务的专业企业。

7)网络优势

.CCPM.是公司与外界交流的一个重要平台,我们不断维护、更新,的内

容日渐广泛,使社会各界能及时了解长城物业的点滴变化,双向互动的交流

使长城物业保持对行业需求、客户需求的高度敏感,同时也及时给行业提供

物业管理咨讯。

建立了远程办公自动化系统,长城物业中层以上职员都可在全国X围内

实现异地办公,享受互联网给日常工作带来的无穷便利,如,网上会议、文

件发布、资料查询、e_mail、异地审批等功能的帮助,大大提高了工作效率,

为长城物业提供高品质服务提供强大保障,形成一条信息快速通道。

我们深信:在[东域大厦]的服务过程中,长城物业将导入先进的管

理模式,以提供优质物业管理服务来推动小区品质的提高。

第二部分整体设想与策划

项目调研成果归纳

对于[东域大厦]的开发建设,我公司保持将近一年的时间的关注,与

此同时我们对项目客户对物业管理的需求进行了初步调研,篇幅所限,我

们将本项目的调研成果归纳如下:

[项目调研与分析]:

1、地理位置

[东域大厦]位于XX区三元桥旁,有着得天独厚的地理优势。这里紧

邻第三使馆区,聚集众多高档饭店、办公楼、商场,有浓厚的商业氛围和

高尚的人文环境,在这里居住和工作是身份的象征,同样,投资此地极具

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升值潜力。

2、物业形态与服务需求

本物业形态多样,主要有高档公寓、商场和办公楼三种,相应地,业

主在对物业管理的需求重点上也会呈现多样化,它不同于纯住宅小区,因

此今后的物业管理服务中,应根据不同物业业主的特点,有针对性地开展

工作。例如高档公寓的业主将汇集高级白领乃至金领阶层,有着最高的生

活品质诉求,商场更注重商业气氛的营造,而办公楼则需要高效、便利、

安静的办公条件。因此,要实现恒阳华隆的利润追求和品牌价值,除[东

域大厦]已有的高素质的规划设计、建筑质量、销售管理与服务外,还需

要高质量满足不同客户入住之后的服务需求。

3、[东域大厦:]物业管理重点和难点

A、高品质物业管理服务的供应;

B、开放式管理与封闭式管理相结合;

C、商业、办公、公寓基础性服务提供与差异性服务提供;

D、大厦安全性、便利性、舒适性高度共融。

要成功达到[东域大厦]的管理目标,需要管理者具备优秀的管理服

务体系。在[东域大厦]我们将在管理系统、服务系统、文化系统、人力

资源系统全面导入长城模式,并不断改善和提升。

我们对本项目物业管理的整体策划思路如下:

第一章管理系统的建立与提升

建立IS0900UIS01400KOHSAS18001有机相融的质量管理体系:

一、长城物业质量管理发展历程及管理体系

长城物业的质量管理历程,是一个随着企业发展规划变化而变化,并

持续改进的过程。

IS09004

(IS014001、

0HSAS18001)

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创奖追求卓越

96飞79920002001

长城物业管理体系发展过程

令[资料]

2000年,长城物业在开展“管理.创新再造”以及IS09001:2000换版认证同

时,依据管理体系八项基本原则及IS09004:2000标准对管理体系进行了全面的整

合,将公司的财务、行政、营销、决策等管理纳入公司的管理体系文件中,形成

了纵向四个层次,横向九大系统的管理体系。2001年12月,以1809004:2000标

准为基本框架,按照IS014001环境管理标准及0HSA18001职业安全卫生标准,建

立了文件化的环境管理体系和职业安全卫生体系,所有的这两个体系文件完全融

合在原有的管理体系文件中,并于2002年5月通过了XX质量认证中心(SQCC)

的第三方认证。

二、长城物业正在运作的管理文件体系:

决资营行财人力供服品

策讯销政务资源方务质

图1-2长城物业质量管理体系模型

管理处

注:斜线区间代表总部、区域公司、管理处对各管理文本的使用和依赖程度。

图1-3管理体系文件与各级组织关系

令[资料]2000年,在管理体系文件的编制、修订过程中,长城物业以IS09004

标准为基础,将IS0900RIS01400K0HSAS18001等标准有机地结合在一起,目

前《质量管理手册》、《环境管理手册》、《职业安全卫生管理手册》以及公司的财

务管理、营销管理等内容的纲领性内容已编录入被称为“公司宪法”的管理纲要

当中。所有的程序文件按目前的“四个层次,九大系统”按管理的逻辑关系融合

为一体,现场的操作文件更是以相关方满意为目标编写而成。1S09001、IS014001、

0HSAS18001所涉及的文件是一体化的,在环境和安全体系运作初期,各部门都编

写了对照各项标准要求的对照表,仅作备查所用。长城物业成为物业管理业界最

早将质量管理、环境管理及职业安全卫生等三大体系融为一体的企业。

三、IS09001国际质量管理体系的导入:

长城物业于97年在建立了IS09002质量保证体系,并顺利通过英国

SGS公证行的第三方认证。通过5年多的实际运作和持续改进,质量保证

体系已日趋完善和稳定,并具有较强的可操作性和适应性。质量保证体系

已成为我们提供规X化、标准化物业管理服务的基石。随着国际标准化组

织于2000年12月颁布了2000版质量管理标准,我们审时度势,积极跟

进,及时对原有的质量体系进行了改版,并于去年成功获得IS09001:2000

质量管理体系的认证。在[东域大厦]物业管理的实施过程中,我们将一如

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既往地推行IS09001质量管理体系,以期在为业主提供优质服务的过程中

不偏离既定的轨道,保持服务的持续性和稳定性。

四、IS014001国际环境管理体系的导入与[东域大厦]生态社区系统工程的

完美结合:

[东域大厦]作为综合高档物业,在环境规划、日照采光、环境绿化、

空气质量、排污系统、减灾防灾、能源利用、室内空气环境等多项指标达

到了较高标准。而要使这些标准得以长远实现,必须在物业管理环节予以

充分配合。

针对环境管理与维护的实际需要,为保持和提升社区环境质量,我公

司将导入IS014001环境质量管理体系,以确保[东域大厦]环境质量。

五、信息管理系统的建立:

信息管理是现代企业管理运作的利器。长城物业多年来一直致力于企

业内部的信息化建设,并取得了相当程度的适用价值。在[东域大厦L我

们将对信息化建设予以高度重视,将其纳入长城物业的信息管理系统,充

分共享信息资源。

1.信息管理系统

本着“改善信息资源共享程度,实现业务管理电子化,提高对市场的

快速反应能力”的原则,长城物业建立了的信息网络平台,明确规定了各

类信息的采集、分析、存储、运用的责任部门、目标、X围及方法。

外部信息源\R信_________1______值

内部信息源

信息输入

信息反馈

长城物业信息管理系统图

[信息系统建设]

♦资料:19M年,我们率先在业内使用单机版的物业管理软件,对业主的基

本资料进行收集和处理。1995年,我们与XX思源软件公司合作,共同进行物业管

理软件的需求分析,并于1996年6月成功开发了业内第一个网络版的物业管理软

件。同时,在公司总部建立了基于NOVELL操作系统的拥有20个节点的内部局域

网,使信息的收集和利用从单纯的业主基本资料扩展到房屋管理、设备设施管理、

业主投诉、业主维修等方面。

2300年,为了使信息的收集、存贮、检索更快捷和方便,尤其是提高分布四

处的物业管理处的信息流转速度,我们引进了基于NOTES基础上的办公自动化系

统(0A),成为业内真正第一家实现无纸化办公的典X。

2001年,我们与中国网通携手合作,建立了基于宽频传输的信息管理平台。

2.远程信息管理平台

长城物业信息管理平台由主网、辅网远程网三部分组成。主网是以公

司0A系统为中心的公用信息平台,各辅网的信息可在主网上进行汇总、

存档和共享;辅网包括财务专网、物业管理系统专网、人力资源专网、物

料管理专网等,主要负责处理本专网的信息数据并将结果通过局域网或远

程网传递至主网,实现信息的快速交换、存储、检索。

3.信息的开发和维护

为了使信息得到有效的管理、方便存储和快速检索,我们将信息分为

顾客、物料、财务、人力资源、服务提供、政府、社会及其它八大类,并

对每类信息确定了科学的编码方法。公司目前的信息编码已近万个。

在计算机网络的开发和维护方面,我们充分利用互联网的优越性,建

立以公司总部为中心的信息网络系统。我们为公司的服务器申请了独立的

IP地址,各区域公司及管理处的职员随时随地都可以通过互联网进入公

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司服务器,并登陆公司办公系统。

公司网络结构图

在宽频建设方面,我们致力于与中国网通鼎力合作,建立以光纤为骨

干网的社区宽带网络,将各物业管理处的网络系统与社区业主的网络系统

连成一体,实现信息资源共享和智能化管理,从而为业主提供更快捷的服

务。第一期工程“宽带入户”目前已经基本完成。

在办公环境方面,我们从原来的C/S结构发展到目前较为流行的B/S

结构系统,从而有效减少了系统的维护量,增加了远程信息管理和控制功

能,改变了信息传递方式,确保了信息传递的可靠性。

在软件的配置方面,除自行开发的收费系统、工资核算系统、培训记

录系统等单机版的软件之外,我们还先后与金碟、思源、安硕得、清华斯

维尔、启易等软件公司合作,共同开发了包括金碟财务管理、思源7.0

版物业管理、人力资源管理、物料管理等网络版的专业软件以及Lotus办

公系统、远程办公系统等。

在信息的发布方面,我们建立了自己的公众,并拥有独立的域名

(.ccpm..)o业主及相关方在长城物业的互联上,可全面了解到我们的公

司概况、业务X围、理论成果、内部刊物及最新动态,业主还可通过“长

城天空”的互动窗口、E—MAIL、BBS,在线递交服务申请及提出建议和投

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诉等。

陈域大厦]的信息系统的建设将纳入到整个长城物业信息管理系统

中,充分享有已搭建的信息平台所带来的强大的资讯流、技术流、知识流。

第二章服务体系的建立与提升

提要:

♦针对[东域大厦]的客户群体以及服务需求,长城物业将搭建周到、细

致并且能够迅速响应客户新需求的动态服务体系,确保服务质量获得业

主的认可以及较高的业主满意率。

♦为保障客户有效服务需求得到满足,管理处将提供无偿服务和有偿服务

(详见日常物业管理相关章节)

一、运作模式:构建服务平台一[东域大厦]客户服务中心,提供一站式服

SPP模型(服务提供平台模型)

结合[东域大厦]的情况我们将设立客户服务中心并设置客户服务助

理提供正常工作时间服务,由客户服务助理接待客户的投诉、请修、咨询、

特约服务以及家政服务等。

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以客户服务中心作为客户服务平台,对外米用酒店式接待方式面向客

户,对内协调各项目组,构建成为信息中心和指挥中心,一站式解决客户

需求。

二、[东域大厦]管理处服务提供过程:

[东域大厦]服务提供过程原理图:

门厅值班、巡查、车场管理、现场救护

避雷系统接地监护

护卫消防中心

居住

业主

业主基本要求满足业主基本要求岗位设置

、、

施业

维主

•服务界面

后台I“卜方位I”保障前台:“一站式”服务

前台接待(客户服务中心)后台作业

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SPP模型(服务提供平台模型)

长城物业一切服务资源全部围绕客户需求而组织,[东域大厦]管理处

将按这一运作原理向客户提供优质的服务,以确保业主在安全需求、环境

需求、资讯需求、服务需求、文化需求得以充分满足。

三、服务过程监控方法与持续改进

为确保服务的有效性和适用性,适时检测服务品质以及服务效率,长

城物业服务体系中还建立了非常完善的监控方法。

公司制定《过程控制一览表》,明确规定服务过程中重要的控制点、

责任人、主要服务过程,通过管理体系执行分级督导的方式对日常的服务

实施过程进行控制,收集服务过程的各种信息,利用统计技术进行对服务

过程进行改进。

♦公司品质管理部根据公司所有的服务过程制定了《管理体系执行督

导程序》,及302条服务提供的过程的检验标准,实行“总公司品质管理

部、分公司、物业管理处经理、物业管理处项目组主管”督导的四级督导

制(督导流程图及督导责任要求请见附图)。

♦为确保服务过程的有效性,公司于2001年开始实现服务现场工作

记录及看板制度,将所有的服务过程控制点的要求放在提供服务的现场,

每个物业管理处根据提供服务的过程多少,设置15-30个不等的现场工作

控制点,(其中客户服务中心、上门维修、消防检查、保洁、园艺、护卫、

设备房等的现场控点是必须的)。通过这一举措使得顾客也参与了公司服

务过程的控制。

对过程检测中发现的问题及需要改进的缺口,长城物业提请管理处在

充分而全面考虑客户利益的基础上提出持续改进要求,并形成方案立即实

施,观察实施后效果。

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督导乡£型督导单位责任单位频次

一级翟导公司管理者代表、公司品质分公司1次/月

管理部

二级售导分公司管理者代表、分公司管理处(部门)2-4次/

品质管理部门月

三级,导管理处(部门)经理、品质项目组1次/周

督导员

四级杏导项目组主管管理处(部门)职员1次/日

经理(无主管的职员)

四、长城物业与顾客建立良好关系的方法

方法一..

听取业主意见

依法力

业主目I向业主委员会I的收支状况、工作计划

限规定召开业

对小区的重大管理事项■:通报和表决

设置客户I

态度和服一站式”服务

服务中心

社区文曾围聚:力

管理报处收支工作计划等理透明

对业主的投必:须立即改进并及时反馈

小时.月随时受理业申请

管理职员定期走业主须立即处理或安慰

方完善档案内容,为业主提疾

建立互联即时发布公司动态,在线接受业主投诉、建议及服务申请;

19/136

第三章企业文化体系的建立与提升

在十五年的发展历程中,长城物业的管理层始终高度重视企业文化的

培育和建设,并把它作为企业可持续发展的动力源泉和核心竞争力,我们

认为:“只有微笑的员工,才有满意的客户”通过企业文化力的作用,对

职员进行有效地激励及约束。

一、精神文化

在十五年的市场砾炼和持续发展中,长城物业将企业的经营理念与企

业文化建设紧密结合,使企业经营理念逐步渗透到每一个员工的内心深

处,并形成公司的共同的价值观和行为准则,提出了“服务业主、报效

社会、创中华物业管理民族品牌”的最高使命。以此为指引,长城物业

努力培育“全员参与、追求卓越”的企业精神,积极塑造“专业、诚信、

亲切”的企业形象,并形成了长城物业独特的文化特色,即“结果驱动

过程”的管理文化、“顾客满意经营”的服务文化、“质量一成本双否决”

的经营文化以及“增值及效能最大化”的团队文化。

二、制度文化

首先,长城物业对公司的组织架构进行了精心的设计,并形成了董事

会领导下的,总部、区域公司、物业管理处三级管理的直线职能式的组织

架构。总部的六大职能部门及两大事业部门(市场拓展、物业咨询),是

公司管理架构中的核心层,分公司和XX分公司是公司管理架构中的紧密

层,参股和控股企业则形成了公司管理架构的松散层。长城物业对企业管

理体制进行了彻底的变革,并于98年实施了职员控股的内部职员持股制

度。以科学的架构及先进的体制为基础,长城物业大力推进管理规章制度

的建设和完善,并最终形成了纵向四个层次、横向九大系统的文件化的长

城物业管理体系。(前文已

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