《M公司人力资源共享服务中心的构建框架设计案例报告》16000字（论文）

M公司人力资源共享服务中心的构建框架设计案例报告目录TOC\o"1-3"\h\u9200M公司人力资源共享服务中心的构建框架设计案例报告 1155511.1M公司构建人力资源共享服务中心的目标和定位 1186091.2M公司构建人力资源共享服务中心的管理架构设计 2260251.3M公司人力资源流程优化 4165161.3.1人力资源流程优化的原则 4322861.3.2人力资源流程优化的目标和方法 5288011.3.3招聘流程的优化 658091.3.4考勤流程的优化 9284921.3.5员工关系管理的优化 11313371.4人力资源管理信息化升级 13304541.5M公司人力资源共享服务中心人员配置 20208891.5.1定岗定编 2048621.5.2人员的培养和发展 23215841.5.3标准化工作的保障 251.1M公司构建人力资源共享服务中心的目标和定位根据集团对M公司的业务发展战略，发挥西安高校资源及人力资本优势，承接总部更多研发生产项目。M公司的人力资源共享服务中心不能盲目照搬照抄，而是结合战略的基础上，发挥人力资源部门在优化流程、协调资源、员工关系管理等方面的优势，通过人力整合利用，提高服务水平，实现人效提升及聚焦战略。集中服务，降低成本。企业内所有业务单元的人事行政工作，都应该交由资源共享服务中心，利用资源共享服务中心，来对各种资源进行统一集中处理，在企业内部形成规模效应，同时企业应该解决人员数量过多的问题，来不断降低人力资源成本。2）更专业、更标准的服务。企业在内部直接制定一样的服务要求，培养专业人士提供专门的服务。即使各人力资源的标准都不相同，但是企业同样应该做的公平公正，同时企业完善执行力度，尽量做的统一化管理，以此来提高员工的满提高，确保企业在人力资源管理方面有高度统一性。3）提高效率、聚焦战略。企业应该提高服务质量，打造标准化服务，同时企业应该重视人力资源效率的提高，企业的管理层应该重视提升员工能力，通过团队建设来培养员工的素质水平。人力资源共享服务中心必须以高效率低成本为目标，在服务平台制定中，应该注重人员的稳定，在处理重复性事宜的时候，更应该注重节约时间成本（如图4-1所示），实现通过E-HR线上可以处理员工60%的问题、人事行政助理可以处理35%的员工问题、人力资源各业务主管要处理的工作量不应该超过5%的目标。根据公司实际情况，再结合专家学者的成功经验，M公司根据现状制定目标。M公司构建人力资源共享服务中心包含四个关键步骤：管理架构调整设计，根据架构调整后重新优化工作业务流程，根据流程及结合员工需求进行信息化升级，最后进行人员配置及培训上岗，这四个关键要素紧密联系，缺一不可，人力资源共享服务中心的构建，能够将公司管理者和员工都整合其中，实现一体化办公，各部门的问题能够迅速传达，快速处理事务请求，让优质的人力资源服务触手可得。图4-1SSC实施目标图1.2M公司构建人力资源共享服务中心的管理架构设计当今时代，企业中绝大部分的技术都是相通的，都可以引进，在企业运行过程中，通常最难解决的问题就是管理问题，整个管理机制的改革使十分困难的，因为管理涉及的人员范围过于广泛，每一个流程背后都是每个人的权力。基于M公司人力资源共享服务中心的目标和定位，人力资源共享服务中心不仅是标准服务的提供者，也是M公司推行人力资源三支柱的第一步和重要环节，成就一体式管理的重要一步。M公司各部门直线职能管理方式已经不适应于现在发展，如何加强横向沟通，共同推动制造和研发部门发展，才能完成集团对于M公司的战略要求。构建人力资源共享服务中心的目的非常明确，就是为了提高工作效率，节约人力成本，提高业务质量，使企业运行更规范，所以将企业运行中繁琐不规范的岗位职责进行梳理，通过设立人力资源共享服务中心再不断细化每个职能，不断深入延伸、探讨。2019年5月，集团对M公司现有组织架构进行优化，采用弱矩阵管理，在集团人事行政体系下成立西安平台管理中心，再向下设置各分部，全面指导、协调、组织M公司各部门完成公司下达的方针目标，如图4-2所示：图4-2M公司优化后的组织架构图人力资源服务部，即人力资源共享服务中心，将原人事行政部承担各模块中重复性高、事务型的考勤、人事管理、入离职办理、五险一金缴纳、宿舍入住、行政咨询等人力资源与行政基础职能纳入管理，将公司内所有与HR工作相关员工纳入其中，同时接手相关工作，比如绩效统计、岗前培训等，由人力资源服务部根据固定的模式要求提供人力资源服务，避免以往人力资源机构五花八门的现象，同时更加优化人力资源各种服务，形成更加规范的标准和要求。而专业性强的招聘、绩效考核、薪酬等模块由原来人事行政部纳入新成立的人力资源管理部。主要职责囊括以下方面：1）人事变动：帮助员工办理离职、入职的手续，签署劳动合同，选拔内部优秀员工，处理岗位变动等事宜。M公司是中型企业，而且公司行业属于制造业，有很多的岗位和员工，所以员工流动关系较大，人事关系变化也很快，工作量较重。原来各个部门分开办理，现在集中专人负责入离职手续办理，同时兼顾劳动合同到期续签、解除等内容，不但减少了用人成本及用工风险，而且提升了专业度和工作效率。2）员工服务：主要的职责其一是为员工的健康体检工作保驾护航、比如年度体检工作、员工工伤等，还要专门针对职业病进行检查、宣传健康小常识、安排健康分享会等；其二是为员工办理出入境相关手续、根据员工不同的需求找不同的负责人进行处理对接；其三是组织员工关怀活动、员工住宿的安排等；还有部分如果出现投诉的诉求，要认真看待，由专门的人进行对接交涉、员工处理的业务如果有不认可的地方，企业文化建议、部门管理等各方面投诉及优化建议。再有，员工关爱结合各部门情况，要在一定时期针对员工岗位的不同组织丰富的员工活动，一方面可以让员工感受到公司的人文关怀，减轻他们的工作负担，当他们以更大的热情投身工作中，另一方面，适量的员工活动有利于团结员工的力量，营造良好的工作氛围。3）落实五险一金：为员工解决社保、医保、工伤等保险和公积金难题，设置专人，向员工提供针对五险一金及其他商业保险的缴纳、转移、待遇、业务咨询政策解读。4）员工薪资的发放：主要职责就是负责员工的月末考勤，工资结算、绩效奖惩等的统筹和结算。员工每天进行公司wift打卡、机器打卡、脸部识别等，在各部门设置考勤员负责月考勤异常情况处理，确保每个人的薪资正常公平发放。负责薪资计算的相关工作人员要紧密联系每月的考勤结果，加上员工每月的补贴以及其他岗位津贴等相关信息进行汇总至E-HR系统，在系统上直接进行薪资总额的计算。每个月工资要按照固定的时间发放，如果工资发放的时间正好非工作日，就要提前发放当月的工资，总之工资不能拖欠。5）数据收集：具体职能为车间工时、设备运转、人员结构等数据收集汇总提交至数据管理人员进行分类分析，对比历史数据及相关数据，得出相关结论，为管理提供支持，以此提升效率。6）分子公司支持：主要的职责就是成立新的子公司分担部门人力资源共享服务中心各个模块不同的工作。为了维护公司可以更好运行下去，就要将人力资源管理统筹到人力资源共享服务中，各分子公司的具体职能就是分担部分人力资源共享服务中心需要在本地区要办理的业务或者是在当地组织员工关怀活动等，不需要分担人力资源服务中心本可以处理的业务。和传统人力资源管理中的六大模块相比，每个模块的职能都需要有政策的支持，需要有人执行政策，有具体的事务性的支持。但是人力资源共享服务中心中人力资源角色分工清晰，满足不同客户需求，成立HRSSC，集中HR事务性工作处理，为员工提供标准化服务，提升效率和效能。M公司人力资源共享平台的职能设计，最小化的流程调整，从业务部门中剥离人力资源工作，降低运营成本，建立分子公司时不必考虑人力行政等工作的低成本管理模式，可以充分发挥了M公司在集团的竞争优势，适应公司未来5G业务的发展。1.3M公司人力资源流程优化企业在流程优化过程中，应该明确一个角色的职责，划分相应的流程，确保企业的各个流程都能够得到优化，同时企业在发展过程中，应该重视在每一个流程对决策和评审，从而实现角色与组织之间的对应关系。企业在流程优化过程中，应该制作相应的模板表单在这一阶段应该重视基础阶段的展开，形成阶段性流程，提高各个工作环节的效率。比如企业的面试工作的流程，可以根据角色的实际情况来设置子流程，为面试员工提供详细的指导，在开展相关工作时，需要保证为角色提出更高标准的要求。以角色为基础的子流程往往具有跨部门的特点，在招聘工作过程中企业管理层应该对各个部门的负责人提出更高的要求，无论从哪个方面来进行流程优化，在这个阶段都要重视流程中的工作模板和表单。1.3.1人力资源流程优化的原则1）“以公司战略需要为基础”原则无论是公司的业务流程还是人力资源管理过程中的相关流程，都必须重视与企业战略目标的结合，以公司的长远发展为首要目标，如果公司业务的战略目标不明确，也就导致公司在发展过程中很难发挥较高的作用，甚至在长远的发展过程中还会起到反作用影响。2）“科学方法结合实际”原则此过程应该结合公司实际情况并遵循原理，将复杂的工作流程优化，再利用人力资源设计，过程中要充分考虑标准化流程。在企业的主管管理制度方面，要重视制度的实施制度，完善管理制度。3）从事务性人力资源转向业务伙伴原则分析目前企业现有的人力资源流程，我们可以发现公司人力资源部门的主要任务是完成各种基础性的工作，在优化人力资源管理流程过程中，需要高度重视人力资源职能角色的转换。通过业务伙伴以及领域专家的转变，确保公司在经营过程中能够得到基本的帮助。在完善公司基本运营过程中，应该重视各种流程的运转，提高工作效率，确保人力资源流程能够真正地在企业的经营环节过程中做出较大的贡献，这也是人力资源管理流程工作最需要保证的原则。企业在发展过程中应该重视人力资源的转型，如果企业人力资源管理者不能让自己成为整个组织战略的核心，那么企业的技术性工作和事务性工作就会分离，无法保证企业的长期稳定发展。4）“优化而非推翻”原则在优化企业人力资源管理流程过程中，公司内部会受到巨大阻力，同时公司内部也会面临较大的风险。分析M公司的实际情况，结合M公司的发展历程，进行彻底的优化，首先应该优化公司的人力资源管理流程，确保在优化的过程中能够不断总结经验教训，不断提高公司的发展速度。1.3.2人力资源流程优化的目标和方法在人力资源流程优化过程中，应该将最基本的工作妥善处理，撤销不必要的程序，企业在发展过程中应该重视精简化管理，明确各个流程节点的责任人和相关权限。在企业发展过程中，应该重视优化岗位职能，确保员工在管理过程中具有完善的规章制度。企业应该重视信息集成，通过设置规范的考核标准来控制相应节点，保证管理制度的完善，在企业发展过程中，应该控制不同流程的质量防止各个环节出现错误。流程优化，是为了提高经济效益，通过合理科学改变流程时长、资源投入和成本消耗量这三种因素的逻辑关系，达到效益的最大化，根据实际情况和相应的理论基础，不断改进，调整为一个最优化最令人满意的方案，其中最重要的具体目标是时间优化和资源优化。时间优化是指快速有效的进行工作，首先判断工作是否紧急，先完成关键性工作，压缩关键工作的时间，进而缩短整个流程时间，同时出现大量的关键工作时，对总持续时间进行同等时间的压缩，就可以高效的缩短时间，提高工作质量。资源优化是指资源按照时间的分布，来调整工作之间的逻辑关系，降低成本、劳动投入，进而提高工作效率。在分析M公司的流程优化过程中，主要应该重视M公司基本工作流程的效率提升，撤销不必要的程序，明确各个流程节点的责任人权限，同时在优化M公司岗位职能时，要实现信息集成共享规范考核制度，增加企业内驱动力，从而提高管理的效率。流程优化的众多方式中，DMAIC模型在应用过程中更是企业质量的提升；ESIA分析法在应用过程中更重视顾客价值链上的价值分配；SDCA循环更重视对企业内部管理体系进行完善；对工序进行优化，最为常见的是ECRS分析法，减少无效的程序，提高生产效率。结合相应的实际状况，E是指取消（Eliminate），考虑到某些工作是否重要，有无可能取消：C是指合并（Combine），将两个或多个相同或者相关的程序合并到一起，避免重复工作。R是指重排（Rearrange），对工作的先后顺序进行重新组合，先做关键或者紧急的工作，提高工作效率。S是指简化（Simplify），对一个复杂的工作进行取消、合并、重组之后变为简单的工作，这个方法可以大大的缩短工作时间，消除浪费，达到人力资源最优化，提高效率，改善工作质量。在调研结果的基础上通过ECRS方法进行分析M公司当前人力资源管理落实到具体的流程和环节上究竟出现哪些问题和不足之处，根据流程出现的各种问题进行优化，提高企业的发展效率。1.3.3招聘流程的优化组织架构调整前，M公司的招聘的流程包括增补审批子流程、面试子流程、入职审批子流程，如图4-3所示，招聘前用人部门提需求，经过不同层级审批通过；HR招聘人员根据用人需求选择合适的招聘渠道进行邀约面试、现场面试、确认录用及背调；招聘完成后人事行政助理完成入职审批流程并办理员工入职。按照这一流程，如制造部门需要招聘一名一线工人，线下纸质签单，从发起增补到人员入职，不含招聘时间，仅流程审批正常情况需要5个工作日，经常出现因人员不足造成产线工序不平衡，甚至是停线，极大地影响了生产效率。同时复杂的流程也消耗了时间成本和人力资源投入，急需进行优化。图4-3M公司招聘流程优化的目的是节约人力成本，提高工作效率，基于ECRS的流程优化方法，删除招聘流程中不必要的子流程，取消不必要的审批，明确流程责任归属，进一步提高招聘流程的效率。通过梳理发现，一线普工走入职审批的流程无审批意义，整个面试的流程缺乏规范，入职审批流程可以简化。具体招聘流程问题点对应的优化方案如下：取消——一线入职审批流程优化前：现有的一线普工需提前走入职审批的环节，审批流程需要部门、事业部及人力资源，至少2个工作日。优化后：经过分析一线普工的定薪都是最低工资标准，人员入职前都是经过部门面试通过的，部门、事业部签字没有实质的意义。鉴于以上情况，直接取消一线普工入职审批的环节，面试通过后体检，由人事行政助理给员工办理手续并签订合同，同时安排员工顺利上班，具体的定薪直接由薪酬组进行，不需要入职审批作为依据。2）重排——面试规范化表4-1优化前后的面试流程关注点流程优化前流程优化后有无工作文件及相关流程相关流程都没有形成规范，随意性强有从面试邀约——面试——录用——背调——入职担保整个流程有无相关话术无电话邀约话术、岗位介绍话术、薪资福利话术、约定面试时间话术等有无规范模板无《面试邀约邮件》、《录用确认书》、《报道条》、《背景调查报告》有无存档备案要求无所有的记录需要保存以备查用如上表4-1所示，进行流程优化前整个面试的流程都是由招聘人员随意发挥，没有规范性的要求，这样会带来两个问题：一是一些错误的方式一直沿用下来，二是给应聘者的感受不好，显得公司特别的不规范（比如：面试邀约没有礼貌，发offer不专业等问题）。优化后的流程中，从面试邀约一直到录用、背调，整个过程中对话术进行规范，相关发至候选人的邮件等都有模板要求、背调也有具体的模板和背调内容的要求，人事行政助理按照既定的规范进行执行操作，这样一来不仅仅规范了工作，减少了因操作不规范带来的麻烦，同时也提高了整个招聘工作效率和专业性。3）简化——入职审批签字流程，如图4-3所示：图4-4M公司优化前后的入职审批流程优化前：新员工面试成功后走入职审批周期大概需要7-10天，带来两大问题：一是候选人等不及而造成的流失，二是业务部门着急用人，但人员却不能及时到位，从而影响部门业务开展及业务部门的满意度。优化后：梳理整个流程，从人选确定——助理提入职审批——业务部门内部签字——西安当地人力签字——人事行政副总裁签字，简化总部人力签字且规范每一步的签字周期时长，同时在助理提单后先提交招聘组进行确认，资料、格式等合格后再安排让部门签字，以免造成签完字后发现单据有问题需要重新提单的重复流程，最终拟制了《入职审批签字周期规范》，整个入职审批流保证在5个工作日内完成，各部门人事行政助理可以根据其签字周期进行入职审批单的跟催，提高其效率。综上所述，通过ECRS的流程优化方法，招聘流程的优化主要从以下方面对其进行优化，具体如表4-2所示：表4-2招聘流程优化方案E取消C合并R重排S简化取消一线普工走入职审批的环节无合并环节规范重排招聘中的《面试规范化》简化入职审批签字流程1.3.4考勤流程的优化考勤是人力资源中最容易被人忽视和不重视的点，但是整个考勤环节却和每个员工的工资直接挂钩，人事考勤没有规范和标准很容易出现人为操作，最终导致员工对考勤制度的不满意和投诉。考勤流程包含员工上下班签卡、外出审批、请假审批、加班审批等。优化过程应以降低处理时长，节约人力成本的同时，提高工作效率，基于ECRS的方法，应该将不必要的流程取消，同时新增或者重组个别工作流程，进一步提高工作效率。通过梳理现有考勤流程，发现存在签卡审批流程、请假审批流程复杂及加班申请不规范的问题，具体考勤流程问题点对应的优化方案如下：取消——考勤签卡事业部环节，如图4-5所示：图4-5M公司优化前后的签卡审批流优化前：员工因公外出、忘打卡或考勤异常等原因导致的未打卡补卡均需员工本人、部门领导和事业部领导审批。优化后：经过调研分析后发现，事业部人数较多，领导无须过于关注二级下属，存在流程无意义，且占用领导时间。因此优化后直接取消事业部签字，人事行政助理根据直接上级签字审核的单据进行补卡，不仅节约了事业部领导和人事行政助理时间，而且简化了流程，提高了效率。2）重排——加班申请流程规范表4-3优化前后的加班申请流程关注点流程优化前流程优化后有无工作文件或管理规定仅有《非一线员工加班管理细则》有《加班申请流程规范》有无检查审核责任无增加检查审核人及未按期申报的处理办法有无考核责任无加入到助理的月度考核中如上表4-3所示，原加班申请仅有《非一线员工加班管理细则》，遗漏了一线员工加班申报的规范和标准，同时申报的及时性和准确性无人审核，有些部门一天处理，有些部门一周处理，也存在一些部门先加班后补数据的不规范行为。优化后的流程，增加了一线员工加班规范，明确了申请人和审核人的责任及相关注意事项，明确了人事行政助理当天申报加班并跟进审批流程，保证在加班前完成系统的申报，确保可追溯当天的加班人员，而非加班后再去申报。3）简化——请假审批流，如图4-6所示：图4-6M公司优化前后的请假审批流优化前：员工连续请假3天以上需要部门主管领导签字，5天以上需要人事行政副总裁签字，不仅流程长浪费时间，同时也给领导们增加了很大的工作量。优化后：根据不同请假时长员工的状态和对工作影响，评估整个请假流程，对请假的审批进行了流程梳理及简化：1天请假仅需部门领导签字，1天—3天请假签至事业部领导，3天—10天请假签至主管领导，10天以上请假签至人事行政副总裁。综上所述，通过ECRS的流程优化方法，考勤流程的优化主要从以下方面对其进行优化，如表4-4所示：表4-4考勤流程优化方案E取消C合并R重排S简化取消签卡事业部签字环节无合并环节规范重排加班申请流程简化请假审批流1.3.5员工关系管理的优化员工关系是整个人力资源管理及企业文化的综合体现，具体包括企业文化建设、员工纪律管理、员工投诉等。但M公司无具体流程，都是在遇到事情的时候请示领导如何处理，出现疲于救火，工作效率低的现象。优化的目的在于节约人力资源，提高工作效率，基于ECRS的流程优化方法梳理，发现员工投诉处理流程缺失、一线普工辞职审批流程复杂，具体员工关系管理的问题点对应的优化方案如下：重排——员工投诉处理流程表4-5优化前后的员工投诉处理流程关注点流程优化前流程优化后有无投诉记录无增加《员工投诉事项处理表》、《员工意见及投诉处理记录》有无投诉渠道任意规范员工投诉渠道有无回复时限无投诉收到后7个工作日反馈处理结果有无存档记录无有如上表4-5所示，M公司原来没有投诉处理流程，员工投诉没有渠道，一旦发现问题就是大事，而领导在处理这类紧急事件无时间了解根因，只能就事论事，先解决眼前问题，会最终导致公司的雇主品牌受到巨大影响，也就无法真正改善企业与员工的关系。通过设置信访举报箱、投诉电话、投诉邮箱、微信公众号及面对面等多种形式收集员工投诉，同步建立员工投诉处理流程，具体如图4-7所示，投诉受理人收到投诉后，填写《员工投诉事项处理表》，并在七日内回复处理结果，对已经处理解决的投诉资料进行归档保存，并登记到《员工意见及投诉处理记录》中，最终由人事行政助理负责存档，其他部门的人未经主管领导批准无权查看。图4-7M公司员工投诉处理流程2）简化——一线普工辞职审批流，如图4-7所示：优化后优化后图4-7M公司优化前后的一线离职手续办理流程优化前：员工辞职需要走《离职手续办理单》，部门助理开具考勤确认表后由员工本人自行走流程，找对应的部门进行确认签字，最终员工本人签字确认后提交离职单至招聘负责人处，离职手续即办理完成。针对一线普工，中间的签字存在不知道找谁、不认识人的情况，整个离职办理难度较大。优化后：针对此问题，对一线普工的离职签字流程进行了简化，一部分（部门负责人签字、考勤确认、退宿、退饭卡）由员工本人走流程，另一部分（事业部、会计、人力资源）由人事行政助理代办，所有需要退回人力资源的资料统一提交人事行政助理，最终由人事行政助理统一给相关负责人。这样不仅仅提升了人力资源的服务度而且简化了流程，帮助员工节省了时间。综上所述，通过ECRS的流程优化方法，员工关系管理的优化主要从以下方面对其进行优化方案，如表4-6所示。表4-6员工关系变更流程优化方案E取消C合并R重排S简化无取消环节无合并环节梳理员工投诉处理流程简化一线普工辞职签字1.4人力资源管理信息化升级目前关于人力资源管理系统主要依赖于电子信息技术，这个技术可以将人力资源管理的每个方面更深层次地进行剖析，通过该技术能够让企业实现线上流程化管理，具有自动化的特点。利用人力资源管理系统能够让企业管理者工作简化，还能减少HR工作的重复环节。在如今企业发展过程中，更应该重视人力资源工作者日常工作质量的提升，利用人力资源管理系统，可以从企业的人事部门将大量的信息进行收集，分析企业的管理问题，同时制定合理的解决方案，并上交于管理层，供管理层分析以便做出决策。在人力资源管理系统优化过程中，应该重视向知识型员工提供帮助。我国员工，特别是中西部欠发达地区的员工习惯于面对面的服务，主要就是信息技术的普及不够。为了提升公司的效率水平，M公司在2009年就购买了人力资源管理系统，利用人力资源管理系统实现考勤、薪酬自动核算，一定程度上提升了人力资源从业者自身工作效率，但未能满足员工和管理者的需求，多年的小修小改已经难以满足此次人力资源共享平台的构建，必须切合实际的进行更深层次的优化，才能满足企业的管理需求。在原有E-HR版本覆盖业务模块和功能的基础上（如表4-7所示），结合此次新的流程优化，升级原有基础业务模块的操作流程，并且扩展和完善更多的基础业务模块。通过工作流程驱动，将HR信息通过经理平台、员工自助进行信息互动，同时结合通信行业特色和需求，提供多种HR解决方案，实现系统化的流程，参考关键性的指标数据，实时优化决策。同时通过电脑端、手机端同步向员工及管理者展示。通过人力资源部门、IT部门及供应商顾问多次讨论，汇总出具体各业务模块的功能升级点及蓝图（如表4-8所示），下面选择此次信息化升级的一个重点项目人事管理进行详细分析其流程优化。

表4-7M公司E-HR系统实现功能模块功能概述组织机构管理主要是用来进行企业的组织机构的树状模型管理，可以根据企业的实际运营情况，自由灵活的改变企业的架构体系，如部门新增、删除、作废、合并、拆分等。人事管理对员工的资料进行管理，同时对员工在管理过程中发生的一切调配变动的操作，主要业务是员工入离职管理、员工变动管理、员工动态信息管理、职业健康附表登记管理等等。合同管理对员工的劳动合同进行时间段的登记管理，通过查询方式进行筛选，然后进行相应的合同续签、终止等操作。薪酬管理通过系统对企业员工（含劳务派遣员工）的薪资进行准确的核算、发放、EXCEL报盘、打印加密工资条等操作。保险管理目前是通过和社保局的社保缴费数据进行系统内工资的核算。考勤管理通过门禁道闸系统，对员工的刷卡数据进行自动的收集，然后通过系统对员工的出勤进行日结果分析和月结果汇总，最终为薪酬核算提供月出勤数据进行工资核算。休假管理根据国家劳动法规，对员工的年假进行自动计算及管理的过程。宿舍管理通过宿舍登记情况，进行宿舍的费用管理及员工费用分摊折算，并将员人分摊费用汇总引入到薪酬模块运算。计件管理登记物料计件的情况，只记录每月员工的计件量，实现数据的基础录入情况问卷调查可通过系统自定义问卷调查模板，发起调查统计结果绩效管理对员工的绩效考核成绩管理，每季度进行员工考核，考核成绩通过各指标占比及系数得出，最终考核分数直接引入工资计算。培训管理目前只记录培训的相关课题、讲师以及参训人员记录目标管理默认业务功能，未正常使用此模块功能招聘管理默认业务功能，未正常使用此模块功能岗位规则对岗位进行层级规划，岗位编制管理。同时将岗位挂靠到部门，进行岗位超缺编提醒表4-8各业务模块功能升级表蓝图设计系统改善新增功能组织机构管理1点7点人事管理2点8点合同管理6点5点薪酬管理1点3点社保管理4点2点考勤管理2点4点绩效管理2点2点岗职位管理0点4点1）现有功能概述：目前M公司的人事管理主要是借助于软件来进行信息管理的，日常管理内容包含：（1）人员的入职流程管理新入职员工持二代身份证在人事行政助理处做系统登记——>手工录入招聘专员提供录取人员的入职登记表——>扫描或复印各种证件资料——>指纹登记——>照片——>进一步完善个人资料，如员工提供原单位离职证明，如无法提供，则需要员工当面签署保证书。（2）人员的信息资料和档案资料的管理目前人员的基本信息、相片、个别动态人员附表是在E-HR系统里进行管理，主要是通过手工的维护，而其他各种扫描复印等证件类信息，目前是完全的手工纸张式管理，一旦需要查找资料，都需要在档案室里面手工调阅。（3）人员调配变动管理在实际的人员管理中，可能存在员工因工作调动等因素带来的调配变动，常见的有晋升、加薪、部门内异动、跨部门异动、离职、其它个别重要项目变动等。所以针对这些变动，都必须通过一定的调配变动的操作动作，来改变其相关属性。但是目前的问题是，原来的系统中，调配变动无法带来变动记录的动态管理（即变动操作后，无法记录变动前后的数据信息），往往需要操作人员先变动再登记，容易造成变动记录遗漏登记或错误登记等问题产生。2）系统改善：升级后的人力资源人事模块的业务流程还是按照上述流程来实现，具体的流程根据提交表单进行开发实现。另外E-HR系统主要是在操作、表单打印、记录保存方面提供更为便捷的功能，具体表现在：（1）对于部分项目需要中英文对照的要求，我们将建立对应的项目对应规则，输入了中文内容，另外一个项目自动英文对照，达到免录和保证信息准确的要求。（2）实现新入职员工的试用期日期的自动处理，同时对于某些员工的特殊周期试用期，增加另外一个“试用期到期手工日期”项目，计算试用期转正的，手工日期优先级最高。如图4-8所示：图4-8系统处理转正日期和手工转正日期3）新增功能点：（1）新入职人员的登记表，由应聘者在面试初的环节来通过电脑系统录入，新的系统将根据现有的“入职登记表”格式，将相关信息实现电子化。一旦招聘录用后，人事专员无需输入大量的简历信息，直接一键就可以完成入职资料的迁移。图4-9入职登记表电子化样例（2）对于电子化的“入职登记表”，我们将通过相关的规则来约束数据的规范性，比如某些项目的必填（不填就保存不了）、某些项目的必选（只能从下拉选项中选择录入），这样可以绝对保证信息的准确性和规范性。如图4-9所示中，*表示必填，有下拉选项的表示必选，如不填不选就无法提交保存。（3）通过文件高拍仪外设，实现目前所有可视化的资料的电子化管理，如身份证、证件、合同附件、签名保证书等等，都可以一键拍摄，所有的信息都保存在服务器的指定目录，并可以随时调阅。（4）根据公司实际情况，定义好各种文本来的表单、文书等格式，直接调用打印，如自动生成打印离职证明格式。如图4-10所示：图4-10直接在系统内套打各种文书、报表（5）为适应目前大环境招工困难的问题，增加“离职再入职”的业务流程变动，按照行业规则，离职再入职一般包含两种：再入职、离职返职（返聘）。如图4-11所示：再入职：重新登记入司日期，工龄重新计算。离职返聘：保留之前的入司日期，原工龄继续保留。集团内入职：保留入集团日期，工龄按照入集团日期计算，并重新登记入司日期。图4-11再入职业务（6）梳理离职类型和离职原因的分类，通过设置变动必填项，来规范离职录入，进而实现精准的离职率分析和离职原因分析的数据报表。如图4-12所示：图4-12离职率分析报表样例（7）通过摄像头可以实现入职拍照，大小裁剪。（8）通过流程中心实现入职、离职、转正、异动等线上电子流程审批。目前系统提供人事流程如下入职审批流、离职申请流、离职手续交接、转正申请、人员动态通过对“人事管理”模块的改善和功能点新增，将彻底改变员工入职资料登记的工作，让人事行政助理能够更轻松更便捷的实现入职登记。同时借助于电子化的手段，实现完全电子版档案证件资料的管理。另外系统预埋更多的文书报表，可以一键执行并打印，通过上述改善可以提高人事专员的工作效率，提高数据的规范性和准确性。另外对于人员在系统中的各种变动、离职等操作做到更准确更便捷的历史记录操作，增加再入职功能备用，增加离职原因分析和离职率分析的数据基础。1.5M公司人力资源共享服务中心人员配置1.5.1定岗定编如何合理有效的配置人力资源共享服务中心的人员，这个分配在一定程度上会影响人力资源共享服务中心能否构建起来，甚至还会对人力资源成本以及实际服务效果产生影响。根据M公司人力资源共享服务中心的职能，设置人事行政助理岗位，根据岗位业务性质内容，按职能等级对应为初级、中级、高级。初级人事行政助理是指在他人指导下进行单一领域工作开展；管理过程中应该正确理解岗位的相应政策，确保在领域内能够准确执行各个程序环节，高级人事助理必须掌握某一领域的特殊知识，同时在运作过程中能够对该领域的运作流程提出合理化建议，具体的职责范围如下所示：1）岗位职责：负责所服务部门的人力资源及行政相关基础类工作，具体包含：（1）人力资源及行政制度的宣导及各项稽查，包括配合所服务部门或车间宣导及执行最新修订制度内容；日常员工行为准则宣导及执行，如车间办公室工作规范、厂牌佩带、工衣穿着要求等；员工考勤宣导，如上下班打卡、加班、请假等；每天车间日巡查、加班稽查及协助配合各项稽查工作。（2）人力资源具体业务：每天09:00前车间出勤报表发送；每天16:00前调试计件系统录入核算（针对射频车间）；服务部门日常考勤处理（排班、考勤异常、请假、加班）；员工离职手续指引、办理；每月1号完成上月月结、工资计提核算相关数据；每月3号提交上月《月结确认表》、《加班超时审批表》、《职工月考核评分表》；每月6日提交上月工资相关数据；每月10号提交当月上岗证考核相关资料，负责新员工岗位培训及上岗证发放跟踪；每月15号提交下月《转正确认表》、《合同续签确认表》当月《试用期员工正式聘用考核表》；每月28号提交当月新入职人员《入职审批表》；每月月底倒数第二个工作日提交转正、入职定级表；根据部门需求提交员工《员工动态审批表》、《增补单申请表》及《入职审批》等；协助服务部门及车间新员工入职培训工作。（3）行政具体业务：每月4号对服务车间员工车辆出入证信息汇总提交；每月20号对服务部门劳保、办公用品审核、提报；物业、设备、工程类按需提单申报；所服务部门固定资产巡检、日常管理维护；协助所服务部门会议准备、用车安排；协助公司各项活动宣导、组织及落实。（4）人事行政后勤支持：每天人事行政类文件会签；收集、汇总及反馈所服务部门车间员工合理意见；完成所服务部门领导交办的人事行政相关业务；负责及时与所服务部门、人事行政系统的沟通和协调。（5）发现业务痛点：人事行政助理不仅要做好服务，更要发现业务部门问题，提供合理化判断意见，关注业务匹配度。比如：部门增补一人，人事行政助理可根据部门的运营管理及员工状态判断是否需要增补，关注人员匹配度，从而控制人力成本，提高人员效率。（6）提案改善：业务逐渐规范化后，人事行政助理要转变工作思路，重点发现所服务部门的一些问题，每人每月结合所服务部门现实情况提出问题点，并按照自己的思考方式提出解决方案，在下月中旬针对各问题点及对应方案进行沟通讨论寻求最佳解决方案，为业务部门管理提出合理化意见，为人力行政业务提供管理支持，同时激发人事行政助理从执行层到思考层面的转变，提升自身能力。比如：研发强制加班、考勤打卡繁琐、劳保用品不全面等提案改善，目前均在落实当中。2）经验（1）学历：大学专科以上。（2）工作经验：不同级别，需有不同的经验要求，如表4-9所示：表4-9各级人事行政助理工作经验要求表资格级别工作经验初级人事行政助理新员工中级人事行政助理初级同岗位半年以上经验高级人事行政助理中级同岗位半年以上经验3）素质不同级别，需有不同的素质要求，主要从细心度、责任心等方面进行分析，具体素质要求如下，如表4-10所示：表4-10各级人事行政助理素质要求表M司人力资源共享服务中心设置面临的一个重要问题是人事行政助理的定编。人事行政助理的配置打破之前的以“部门定编”，实现更人性化、专业化的以“服务对象定编”，通过其从业人员数量与服务对象数量的比值来反映，人事行政助理的配置与以下几个因素有关：①服务对象的规模。人事行政助理的人数与业务部门服务人数的规模成正相关。业务部门服务人数增加，会推动其规模不断扩大,随即也需要更多的人事行政助理。②人力资源服务的覆盖范围。例如研发部门所覆盖的服务范围相比制造部门有所增加，所需要的人事行政助理的需求也不断上升。③信息化条件。M公司在人力资源共享服务中心的人力资源管理工作中，大多数都是较为基础性的工作，这些工作都有一定的套路模板，已经可以按照一定的规范化程序在电子信息中直接呈现，尤其当前人力资源管理工作大多数可以通过人力资源共享服务系统直接完成。这样不仅有利于提高共组效率，还有利于节约人力成本，减少人力资源专员的配置。参考行业及M公司过往经验，结合不同部门及办公场地情况，M公司一个人事行政助理服务75-120名员工，人事行政助理全面覆盖所服务部门的人力行政工作，员工所有人力行政业务均由人事行政助理办理，人力行政各业务负责人将不再受理员工个人业务，仅支持人事行政助理的工作。具体配置如图4-13所示：图4-13人事行政助理配置转变对比图1.5.2人员的培养和发展1）岗位培训为使新入职人事行政助理对公司有一个全方位的了解，对其进行培训，向其传播企业文化，告知其岗位工作任务，以及任务完成技巧等，使新入职人事行政助理尽快熟悉公司，能够快速独立完成岗位职责，同时悉知人事制度、人事表单及相关文件会签流程，M公司对新入职人事行政助理开展1个月的入职培训，包括两周理论基础知识学习，以及两周的岗位实战练习，每周培训任务如下：第1周：第1天了解企业文化，主要包括公司发展历程、发展计划以及现状等，同时培训公司构成，讲解各部门职责以及员工所享受的公司福利政策等等；第2天培训公司用人制度，主要以员工守则为主，奖惩条例、费用报销流程等相关工作信息；第3、4天新员工对《人事行政助理工作指引》、《人事行政助理管理制度》、《人事行政助理说明书》、公司人事制度及流程、各种人事表单等资料进行学习；第5天培训人员对以上资料进行考核并讲解答疑。第2周：第1天上午对考勤、加班及员工入离职手续进行讲解，下午新入职人事行政助理自行消化理解，培训人员进行答疑；第2天上午对员工在职期间各种异动手续办理进行讲解，包括员工动态、员工转正、合同续签，下午新入职人事行政助理自行消化理解，培训人员进行答疑；第3天上午对员工考核、劳保用品及办公用品的申请与领用进行讲解，下午同样为培训人员答疑；第4天对新入职人事行政助理需要涉及的相关工作整体进行梳理；第5天培训人员对以上资料进行考核并讲解答疑。第3、4周：新入职人事行政助理到服务部门进行实际操作培训，将所有培训过的内容运用到实际中，由专职培训人员指导，将工作中遇到的问题进行一一解决，最终达到能独立完成各项人事行政助理岗位要求。人事行政助理入职培训采用脱岗培训和在岗培训的方式，脱岗培训由人力资源服务部专人进行一对一培训，在岗培训将新入职人事行政助理分配到要服务的部门，由人力资源服务部专人对其已有的理论基础与工作岗位所要求的技能进行结合，综合实践培训，找出差距，采用一对一的方式进行培训，同时挖掘新员工个人能力，为其确定工作方向。2）定期轮岗员工长时期处于同一环境中，很容易对目前工作产生疲惫心理，定期的轮岗可以让员工产生新鲜感，可以接触更多的业务知识和不同的员工，去了解业务部门的需求，同时对个人能力提升也是一种挑战。制定定期轮岗计划，让不同部门的人事行政助理进行定期轮岗，比如：射频车间的人事行政助理和天线