项目外包制度管理制度

项目外包制度管理制度一、总则（一）目的为了规范公司项目外包活动，提高项目执行效率，保证项目质量，有效控制成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目外包业务的管理，包括但不限于软件开发、系统集成、设备采购与安装、工程施工、人力资源外包等各类外包项目。（三）基本原则1.合法合规原则：项目外包活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益优先原则：在确保项目质量和进度的前提下，通过合理选择外包商、优化外包合同条款等方式，实现公司效益最大化。3.公平公正原则：在选择外包商、签订合同、项目执行及验收等环节，应遵循公平公正原则，确保各方权益得到保障。4.风险可控原则：对外包项目可能面临的风险进行识别、评估和控制，制定相应的风险应对措施，降低风险对项目的影响。二、外包项目的立项与审批（一）项目立项1.业务部门根据公司业务发展需求、战略规划或客户要求，提出项目外包需求，并填写《项目外包立项申请表》，详细说明项目背景、目标、内容、预算、时间要求等信息。2.申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至公司项目管理部门。（二）立项审批1.项目管理部门收到《项目外包立项申请表》后，组织相关部门（如技术部门、财务部门、法务部门等）对项目进行评估。2.评估内容包括项目的必要性、可行性、技术方案合理性、预算准确性、风险评估等。3.根据评估结果，项目管理部门出具评估意见，报公司分管领导审批。4.分管领导审批通过后，项目正式立项，并由项目管理部门下达《项目外包任务书》，明确项目的各项要求和责任分工。三、外包商的选择与管理（一）外包商筛选标准1.资质信誉：具有合法有效的营业执照、相关行业资质证书，信誉良好，无不良记录。2.技术能力：具备完成项目所需的专业技术人员、技术设备和技术经验，能够提供满足项目要求的技术方案和服务。3.项目经验：具有类似项目的成功实施经验，能够提供相关项目案例证明。4.管理水平：具备完善的项目管理体系，能够有效组织项目实施，确保项目进度、质量和成本控制。5.服务质量：有良好的服务意识，能够及时响应客户需求，提供优质的售后服务。6.价格合理：在保证项目质量和服务水平的前提下，报价合理，具有成本优势。（二）外包商选择流程1.信息收集：通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集潜在外包商信息，并建立外包商信息库。2.初步筛选：根据外包商筛选标准，对信息库中的外包商进行初步筛选，确定入围名单。3.发函邀请：向入围外包商发出《项目外包邀请书》，详细说明项目情况、要求及报价截止日期等。4.报价评审：收到外包商报价后，由项目管理部门组织相关部门对报价进行评审，综合考虑价格、技术方案、服务承诺等因素，确定推荐的外包商名单。5.实地考察：对推荐的外包商进行实地考察，了解其实际情况，包括办公环境、人员配备、技术设备等，验证其提供信息的真实性。6.合同谈判：与确定的外包商进行合同谈判，明确双方权利义务、项目要求、价格、付款方式、验收标准、违约责任等条款。7.合同签订：谈判达成一致后，签订正式的外包合同。（三）外包商管理1.建立档案：为每个外包商建立档案，记录其基本信息、项目合作情况、评价结果等，以便跟踪管理。2.定期评估：定期对外包商的服务质量、项目执行情况、合同履行情况等进行评估，评估结果作为后续合作的参考依据。3.培训指导：根据项目需求，对外包商相关人员进行必要的培训和指导，确保其熟悉项目要求和公司标准。4.沟通协调：建立与外包商的定期沟通机制，及时解决项目实施过程中出现的问题，协调双方工作。5.奖惩措施：对于表现优秀的外包商，给予适当的奖励；对于违反合同约定、服务质量差的外包商，采取警告、罚款、暂停合作直至终止合同等惩罚措施。四、外包合同管理（一）合同签订1.外包合同必须采用书面形式，明确双方的权利义务、项目内容、价格、付款方式、验收标准、违约责任等条款。2.合同文本由公司法务部门审核，确保合同合法合规，避免法律风险。3.合同签订前，业务部门、项目管理部门等相关人员应仔细审查合同条款，确保合同内容符合项目要求和公司利益。4.合同经双方签字盖章后生效，并由公司相关部门存档备案。（二）合同执行1.外包商应按照合同约定组织项目实施，确保项目进度、质量和成本控制。2.公司业务部门和项目管理部门应定期检查外包项目执行情况，及时发现问题并督促外包商整改。3.如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同付款1.付款方式应在合同中明确约定，一般按照项目进度分阶段付款。2.业务部门根据外包商提交的付款申请及项目执行情况，填写《项目外包付款审批表》，经相关部门审核签字后，报公司财务部门付款。3.财务部门应严格按照合同约定和审批流程付款，确保资金安全。（四）合同验收1.项目完成后，外包商应提交项目验收申请，并提供项目成果报告、测试报告、用户手册等相关资料。2.公司项目管理部门组织相关部门（如业务部门、技术部门、质量部门等）对项目进行验收。3.验收内容包括项目是否符合合同要求、技术指标是否达标、功能是否满足需求、文档是否齐全等。4.验收合格后，出具《项目外包验收报告》；验收不合格的，要求外包商限期整改，直至验收合格。五、项目执行过程管理（一）项目计划制定1.外包商应根据合同要求和项目实际情况，制定详细的项目计划，包括项目进度计划、质量保证计划、风险管理计划等。2.项目计划经公司项目管理部门审核通过后实施，并作为项目监控和考核的依据。（二）项目进度监控1.建立项目进度报告制度，外包商应定期（每周或每月）向公司项目管理部门提交项目进度报告，汇报项目进展情况、存在问题及解决方案等。2.项目管理部门应定期检查项目进度，及时发现偏差并分析原因，采取相应的措施进行调整，确保项目按计划完成。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致项目进度延误，外包商应及时通知公司项目管理部门，并提交书面的进度延误报告及应对措施。（三）项目质量控制1.外包商应建立质量管理体系，制定质量控制标准和流程，确保项目质量符合合同要求和相关标准。2.公司项目管理部门和质量部门应定期对项目质量进行检查和评估，发现质量问题及时要求外包商整改。3.项目验收时，质量应作为重要的验收指标之一，确保项目质量达到预期目标。（四）项目风险管理1.外包商应识别项目可能面临的风险，如技术风险、人员风险、市场风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。2.公司项目管理部门应定期对项目风险进行评估和监控，及时发现新的风险并调整应对措施。3.对于重大风险事件，应及时报告公司领导，并采取有效的措施进行处理，降低风险对项目的影响。六、项目验收与结算（一）项目验收1.项目完成后，外包商应向公司项目管理部门提交项目验收申请，并提供项目成果报告、测试报告、用户手册等相关资料。2.项目管理部门组织相关部门（如业务部门、技术部门、质量部门等）对项目进行验收。3.验收内容包括项目是否符合合同要求、技术指标是否达标、功能是否满足需求、文档是否齐全等。4.验收合格后，出具《项目外包验收报告》；验收不合格的，要求外包商限期整改，直至验收合格。（二）项目结算1.项目验收合格后，外包商应提交项目结算申请，并提供项目费用明细清单。2.业务部门根据合同约定和验收情况，对项目结算申请进行审核，填写《项目外包结算审批表》。3.《项目外包结算审批表》经相关部门审核签字后，报公司财务部门办理结算手续。4.财务部门按照合同约定和审批结果进行付款，并对外包项目费用进行核算和归档。七、保密与知识产权管理（一）保密管理1.外包项目涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的，外包商应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。2.外包商应采取必要的保密措施，如限制接触人员、加密存储信息、设置访问权限等，确保公司信息安全。3.未经公司书面同意，外包商不得将公司信息泄露给任何第三方，不得用于与项目无关的目的。（二）知识产权管理1.项目实施过程中产生的知识产权归属，应在合同中明确约定。2.如知识产权归公司所有，外包商应协助公司办理相关知识产权登记手续，并提供必要