公司收发存管理制度

公司收发存管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资收发存管理，规范物资出入库流程，确保物资安全、准确、及时流转，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资的收发存管理，包括原材料、辅助材料、半成品、成品、办公用品、设备及配件等。（三）基本原则1.准确性原则：物资的收发存数据必须准确无误，确保账实相符。2.及时性原则：物资的出入库操作应及时办理，避免延误生产或影响工作效率。3.安全性原则：确保物资在存储和流转过程中的安全，防止损坏、丢失、变质等情况发生。4.责任明确原则：明确各部门及人员在物资收发存管理中的职责，做到责任到人。二、物资收发存管理职责分工（一）采购部门1.负责根据生产计划和库存情况，编制物资采购计划，并按规定流程进行采购申请。2.与供应商沟通协调物资采购事宜，确保物资按时、按质、按量到货。3.负责办理物资到货后的验收手续，并及时将相关信息传递给仓储部门。（二）仓储部门1.负责物资的入库、存储、保管和发放工作，确保物资的安全和完整。2.建立健全物资库存台账，及时记录物资的出入库情况，做到账实相符。3.定期对库存物资进行盘点清查，编制盘点报告，发现问题及时上报处理。4.根据库存情况，及时向采购部门反馈物资短缺信息，协助采购部门进行物资采购。（三）生产部门1.根据生产计划，合理安排物资的领用，确保生产的顺利进行。2.负责生产过程中物资的使用和管理，避免浪费和丢失。3.及时将生产过程中产生的废旧物资、边角料等进行清理，并交至仓储部门。（四）质量部门1.负责对采购物资进行质量检验，确保物资符合质量标准。2.对生产过程中的物资质量进行监督检查，发现质量问题及时通知相关部门处理。（五）财务部门1.负责审核物资采购发票、出入库单据等，确保财务数据的准确性。2.根据物资收发存情况，进行成本核算和账务处理。3.对物资库存进行定期核对，监督物资管理情况。三、物资采购管理（一）采购计划编制1.采购部门应每月末根据公司生产计划、销售计划及库存情况，编制次月物资采购计划。采购计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.对于紧急采购需求，由需求部门填写紧急采购申请单，经相关领导审批后交采购部门办理。采购部门应优先安排紧急采购物资的采购工作。（二）采购申请审批1.采购计划和紧急采购申请单应按公司规定的审批流程进行审批。审批流程一般包括部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批等环节。2.审批通过后的采购申请单由采购部门负责组织实施采购。（三）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，选择合格的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。3.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系，对于不合格供应商及时进行淘汰。（四）采购执行与跟踪1.采购部门负责与供应商沟通协调物资采购事宜，确保物资按时、按质、按量到货。对于重要物资或大额采购项目，应安排专人进行跟踪。2.物资到货前，采购部门应及时通知仓储部门做好验收准备工作。四、物资入库管理（一）到货通知1.采购部门在物资到货前，应将到货信息及时通知仓储部门，包括物资名称、规格型号、数量、供应商等。2.仓储部门根据到货通知，安排相应的库位和人员准备验收工作。（二）验收流程1.物资到货后，仓储部门会同质量部门、采购部门等相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、质量证明文件等。对于需要进行质量检验的物资，质量部门应出具检验报告。3.验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，包括退货、换货、补货等。（三）入库手续办理1.仓储部门根据验收单，办理物资入库手续，填写入库单。入库单应详细记录物资名称、规格型号、数量、入库日期、供应商等信息。2.入库单应一式多联，分别由仓储部门、采购部门、财务部门等留存。仓储部门根据入库单登记库存台账，更新库存信息。五、物资存储管理（一）库位规划1.仓储部门应根据物资的类别、特性、用途等进行库位规划，合理划分不同的存储区域，如原材料库、半成品库、成品库、办公用品库等。2.每个库位应设置明显的标识牌，标明库位编号、物资名称、规格型号等信息，便于物资的查找和管理。（二）物资摆放1.物资应按照规定的库位进行摆放，做到分类存放、整齐有序。对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物资、有毒有害物资等，应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的防护措施。2.物资摆放应遵循先进先出的原则，确保物资在保质期内得到合理使用。（三）库存盘点1.仓储部门应定期对库存物资进行盘点清查，盘点周期一般为月度、季度或年度。盘点方式可采用实地盘点、账实核对等方法。2.盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，详细记录盘点结果，包括账实差异情况、差异原因分析等。对于盘盈、盘亏的物资，应及时查明原因，并按规定进行处理。3.财务部门应对盘点报告进行审核，监督库存物资的管理情况。（四）库存安全管理1.仓储部门应加强库存物资的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。2.配备必要的安全设施和设备，如消防器材、防盗报警装置、除湿设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.制定库存物资安全管理制度，明确安全责任，加强对仓储人员的安全教育和培训，提高安全意识。六、物资发放管理（一）领用申请1.各部门因生产、工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、领用用途等信息。2.物资领用申请表应按规定的审批流程进行审批，审批通过后方可到仓储部门办理领用手续。（二）发放流程1.仓储部门根据审批后的物资领用申请表，核实库存情况，办理物资发放手续，填写出库单。出库单应详细记录物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。2.出库单应一式多联，分别由仓储部门、领用部门、财务部门等留存。仓储部门根据出库单登记库存台账，减少库存数量。（三）限额领料管理1.对于有消耗定额的物资，实行限额领料制度。生产部门应根据生产计划和消耗定额，合理控制物资的领用数量。2.限额领料单应明确物资名称、规格型号、限额数量、领用期限等信息，并按规定的审批流程进行审批。3.仓储部门在发放物资时，应严格按照限额领料单的规定进行发放，不得超限额发放。（四）废旧物资回收1.生产部门在生产过程中产生的废旧物资、边角料等，应及时清理，并交至仓储部门。2.仓储部门对回收的废旧物资进行分类整理、存放，并定期进行处理。废旧物资的处理方式可包括出售、报废等，处理收入应及时入账。七、物资核算与报表管理（一）物资核算1.财务部门应根据物资采购发票、出入库单据等，及时进行物资的账务核算，确保财务数据的准确性。2.物资核算应包括物资的采购成本、库存成本、领用成本等核算内容，并定期进行成本分析。（二）报表编制1.仓储部门应定期编制物资库存报表，如库存日报表、库存月报表等，向相关部门报送库存信息。2.采购部门应定期编制物资采购报表，如采购进度报表、采购成本报表等，反映物资采购情况。3.财务部门应根据物资核算和报表数据，编制相关财务报表，如资产负债表、利润表等，为公司决策提供财务支持。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立物资收发存管理监督检查机制，定期对物资采购、入库、存储、发放等环节进行监督检查。2.监督检查内容包括物资管理制度执行情况、物资收发存数据准确性、物资质量状况、库存安全情况等。（二）考核评价1.对各部门及人员在物资收发存管理中的工作表现进行考核评价，考核指标可包括物资采购及时性、入库验收合格率、库存准确率、物资发放准确率等。2