内控手册-133 订单与合同管理

13.3订单与合同管理

1.1概述

规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主

要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售

确认、发货和销售情况分析评估。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其卜.属公司。

1.3相关制度

客户信用管理规定

销笆管理程序

订单评审管理规定

订单变更作业指导书

订单变更流程

合同评审与产品交付流程

预测分解与资源匹配规定（待生效文件）

产品交付管理程序

会计核算规定。

ERP编码规则

ERP系统规则

物流运输管理规定。

1.4职责分工

销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等

事宜，发货后签回装箱单。

项目组：负责订单规格技术与交期评审。

法律事务部：负责对客户合同的条款审核。

商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度：负责订单交期评审并安

排生产计划：制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。

营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。

物流部：负责订单货物物流情况。

财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。

2

1.5流程图

13.3订单和合同管理1/2

3

13.3订单和合同管理2/2

4

1.6控制目标

序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

I13.3-CT1确保制定合理的销售政策经营效率目标

213.3-CT2确保销售结果符合精售计划经营效率目标

313.3-CT3确保销仰订单的确认经过严格审核经营效率目标

413.3-CT4确保销但行为符合国家相关法律规定合法合规目标

513.3-CT5确保销出订单与合同条款便够实现经营效率目标

613.3-CT6确保销竹确认与计量准确财务信息准确性目标

713.3-CT7确保发觉收到授权资产保全目标

813.3-CT8确保发货按照订单信崽进行资产保全目标

1.7控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措瓶关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊；5表达和披露

12345

植售政策和信用政集团负货制定科学合理的哨售政策和

客户信

策管理不规范、不信用政策.规定客户管理、信用管理、客户信

13.3-I3.3-CI3.3-C用管理

科学导致资产运用合同审批、发货管理、收款管理等各预防型用管理

RI11AI规定

效率低下，影响集项管理规范，确保集团销伸活动再效规定

团经营效率规范

销售部门未能制定啻销中心各部n负责编制下一年度销

销售计划,导致销售计划和预斑,在销售计划经过低事

13.3-13.3-C13.3C编制/第竹计

传活动混乱没有约々审批后部门主管负责将计划分耕至预防型

R2T2A2审批划

束,影响集团经营毋•名精仰人员和每个月，确保集团

效率的管资源合理分配，完成销辔计划

集团没有专门人员集团0M部负责跟踪销佐计划的执行销售计

133跟踪销售计划的完13.3-C13.3-C情况，督促销售部门每个月完成销售划考核

发现型

R3成情况，导致梢售T2A3计划考核，并对梢售计划差异原因进表、改进

计划尢法及时完甘分析，落实改进计划计划

6

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

成.影响集团经营

效率

俏售合同的签订需要经过计划部（商

务管理部）、财务部、法律事务部、研订单评主营业务

1334?1334?经办/订单评

发项目部等部门进行价格、信用、法预防型审管理J收入、应收

T3A4评审审表

务、规格、交期等评审，只有评审通规定账款

合同的签订未经正过后的订单才镇确认

13.3-确授权,导致资产

损失、舞弊和法律

R4在通过各项评审后，破终由营销中心订单评主营业务

诉讼，影响集团经13.3-C13.3-C经办/销售订

负货人审批，该销佐订单才能正式下预防型审管理J收入、应收

营效率T3A5审批单

达规定账款

订单评主营业务

I3.3-C13.3C价售的P0订单经过销售经理审批,该经办/订单坪

预防型审管理收入、应收

T3A6俏售订单才可以正式下达审批审记录

规定账款

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风骚不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

尖团公司负责制定销件管理程序,现

销售管

侨伟行为违反了国13.3-CI3.3-C定销售人员从事销售工作的相关流销售管

预防型理程序

家的法律、法规，T4A7程,确保其销售行为不违反相关法律理程序

可能导致企业遭受法规要求

13.3-

外部处罚、经济损

R5订单评

央和信誉损失，影枭团审计监察部负比定期对铀当业务

13.3C13.3C经办/市管理内部审

响集团合法合规目进行审计,及时发现可能存在的违法发现型

T4A8审计规定计报告

，小行为

在进行信用评审时，财务部负贡统计

订单评信用领主营业务

集团在评审订隼13.3-C13.3-C该客户信用余额以及逾期交款情况，申请/

预防型审管理度统计J收入、应收

时，对于客户信用T3A9tn果客户有逾期交款，必须等款项交审批

13.3-规定表账款

额度评审把关不付后才予以发货

R6

严,导致坏账从险对于超过信用额度的客户，原则上不

客户信信用额主营业务

增加,影响集团资13.3913.3-C予发货,如果急需发货,必须经过计申请!

预防型用管理度统计收入、应收

金安全T3A10划部（商务管理部）经理及集团领导审批

规定表账款

审批后才能予以接受

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

订的变更没有经过

审批,导致集团无订单变更后订单管理员负责组织相关订单变变更后主林业务

13.3-13.3-CI3.3-C经办/

法按照变更后订单部门进行评审，评审后的订购取代原预防型更作业的箱仰J收入、应收

R7T3All审批

进行排产,影响集来的订单,交由相关部门进行归档指导书订单账款

团经营效率

预测分

解与资

资源发生冲突时，

源匹配

没有对订单进行排究源发生冲突时，公H优先考虑集团

13.3-I3.3-C13.3-C规定（待排产计

序,导致无法有效战略客户、大客户、边际贡献高的客预防型

R8T5A12生效文划

利用集团产能,影户进行排产

件,订单

响经营效率

评审管

理规定

9

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

客户要求集团给予折扣后，业务员及

给予客户的销售折

时提交折扣申请,经过营销中心经理、折扣申

扪未经过审批，导订单评主营业务

13.3-13.3-C13.3-C财务部、集团领导等审批后决定给予申清/清

致销售折扣可能被预防型审管理J收入、应收

R9T6AI3客户折扣金额，客户折扣金额应在订审批悄售订

业务员侵吞，影响规定账款

胆中反映,以保证日常发票和记账是单

弟团的使金安全

按照折扣后金额执行

销售部门未建立合

集团营销中心负责建立销售合同台

同台账，导致无法

13.3-13.3-C13.3-C眩，记录客户名称、合同名称与箱号、策售合

了解合同签署和执预防型

RICT5A14合同金额.合同主要条款以及合同履同台账

行情况，影的销售

行情况等信息

恬理效率

销售合同未进行归

档,导致需要的时订单评销售合

13.3-13.3-CI3.3-C耨售合同统一归档至新务部,对合同

候无法查阅合同有预防型审管理同归档

RIIT5A15借阅情况进行登记

关条款，影响％团规定清单

经营效率

10

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊:5表达和披露

12345

客户订单信息未严

订单坪订单信

13.3-格保存，3致客户13.3-C13.3-C对客户订单信息进行严格保护,未经

预防型审管理息存档

RI2订单信息泄露，影T4A16授权不得随意接触

规定情况

响集团声誉

集团的生产未能满计划部负贵跟踪销售订单,在下达销

足销售交货期，导告订单后，及时将销隹订单转化为生0A内外

13.3-13.3-C13.3-C订单变

致到期后无法及时产或采购订单，控制和协调生产计划预防型部反馈

RI3T5A17更流程

交付产品,影响集的落实,确保在规定交期内能够将产流程

团声誉品交付给客户

集团没有及时将销

计划部负费跟踪销隹订单，在下达销

售订单转化为生产合同评

督订单后，及时将销售订单转化为生

13.3-计划，导致无法在13.3-C13.3C审与产OA订单

产或采购订单,控制和协调生产计划预防型

RI4规定时间内完成生T5AI7品交付评审

竹落实，确保在规定交期内能够将产

产,膨响集团及时流程

吊交付给客户

交货

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊:5表达和披露

12345

发货程序不规范或

产品交

各项手续办理不齐主林业务

13.3-13.3-CI3.3-C集团建立发货的管理规定，规范各项付管理产品交

金，可能延误发货预防型J收入、应收

RI5TIA18发货程序程序付程序

时间，导致企业形账款

象受损

未发货的商M就确集团按照£企业会计准则B中收入确

相关会

认收入，导致梢告认原则来确认收入，只有在确认风险主营业务

13.3-13.3-C13.3C会计核计分录

收入确认不符合公界州已经转移的情况N才能确认销仰预防型收入、应收

RI6T6A19算规定以及原

计制度规定，影响收入的实现，严禁对尚未发货的商品账款

始凭证

财务报表准确性确认收入

发货未得到授权，

弟团订单管理员下达发货通知后，在主营业务

13.3-导致集团随意发出13.3-C13.3C申请/产品交发货申

经过计划部/商务部和物流部确认审预防型q收入、应收

RI7商品，影响集团资T7A20审批付程序请单

枇后才可笛贪发运账款

产保全目标

133精售订单、发货单13.3-CI3.3-C对销售订单与发货单连续编号，并由经办/ERP编码销售订主营业务

预防型jV.V/

RI8未连续嫡号，导致ISA21专职人员定期对订单与发货单的完整审核规则单、发货收入、

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

有部门订的没有被性进行审核单应收账款

执行.影响集团销

售计划实现和资产

利用效率

没有人对发货单与

销售仃单进行核信息系统自动核时发货单与销售订单销售订主营业务

133I3.3-C13.3-CERP系统

对，导致发出的货的一致性，由订单管理员调查异常产发现性单、发货J■J收入、应收

R19T8A22规则

物与订单不符.影生的原因单账款

响集团资产保全

仓库人员未按照发

货单数量与规格装信息系统自动将销倍订单和发货单进

13.3-运产品，导致集团13.3-C13.3C行匹配，在仓库管理员按发货单备货经办/ERP系统主营业务

发现型